Slik filtrerer du e-post i Outlook til bestemte mapper (med regler)

Du kan opprette en regel i Outlook som hjelper deg med å filtrere e-post til bestemte Outlook-mapper. Faktisk kan du sette opp regler i Outlook på riktig måte, og hjelpe deg med å organisere innboksen din, håndtere uønskede e-postmeldinger, administrere epostabonnementene dine og mer.

Regler er et viktig verktøy som kan hjelpe deg med å bruke Microsoft Outlook mer effektivt. Hvis du har fulgt med i denne opplæringsserien, vet du allerede hvordan du lager regler i Outlook. Hvis ikke, kan du lære alt om hvordan du oppretter en regel i Outlook i fra dette veiledning om hvordan du oppretter regler.

En av de mest kraftfulle aspektene av MS Outlook-regler er muligheten til å sette opp e-postfiltre. I denne opplæringen lærer du alt om hvordan du håndterer uønskede meldinger ved hjelp av autofilter. Først vil vi diskutere hvorfor du får uønskede meldinger og også undersøke det vanlige problemet med cyberbullying. Deretter lærer du noen gode fremgangsmåter for bruk av e-postfiltre. Endelig lærer du om å sette opp regler i Outlook for å flytte e-post til mapper.

Guide til Inbox Zero Mastery (gratis eBook Download)

Før du går videre med å lære å lage Microsoft Outlook autofilter-regler, må du ta tak i vår gratis eBok: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er fullpakket med innboksen organisasjonsstrategier og killer tips for å administrere all din innkommende e-post mer effektivt.

La oss nå grave inn i materialet om hvordan du filtrerer e-post med Outlook. 

Hvorfor får du uønskede meldinger

Hvis du mottar e-post, får du sannsynligvis også uønskede e-postmeldinger. Dessverre, i dagens nettmiljø er det alt for vanlig for spammere å få tilgang til din bedrift eller personlig e-post. Selv om du tror du er forsiktig med e-postadressen din, har hackere og andre måter å finne ut eller kjøpe e-postinformasjonen din. De fleste e-postsystemer, for eksempel MS Outlook, har systemer på plass for å hjelpe deg med å administrere spam. I Outlook kan du for eksempel rapportere søppelpost-men noen få spammeldinger kan fortsatt gå gjennom og gjøre det til innboksen din.

Spam er bare en type uønsket e-postmelding du mottar. Andre typer uønskede meldinger kan omfatte:

• E-postabonnementer. Det er viktig å merke seg at e-postabonnement ikke er spam. Du valgte å motta disse meldingene på et tidspunkt. Du vil kanskje fortsatt motta abonnementet (du vil lese det en dag), du vil bare ikke ha det i innboksen din. 
• E-post fra tidligere ansatte eller kolleger. Tidligere ansatte har e-postadressen din selvfølgelig fordi de en gang jobbet med deg. Hvis de forlot firmaet eller feltet i mindre enn stellære omstendigheter, vil du kanskje ikke motta e-postadressene i innboksen din. 
• Personlige e-postmeldinger du ikke vil ha i innboksen din. Akkurat som du ikke vil motta e-post fra noen tidligere kolleger, kan du også ha tidligere venner hvis e-post du ikke vil gå til innboksen din. Eller du vil kanskje bare beholde din personlige e-post fra din e-postadresse.
• Salgsemails. Hvis du noen gang har deltatt på et messe eller til og med gjort forretninger med et selskap, mottar du sannsynligvis salgs e-post. Hvis du ikke er i markedet for produktet, vil du kanskje beholde disse e-postmeldingene ut av innboksen din.  
  

Dette er bare noen eksempler på hvilke typer meldinger du vil ha kontroll over. Jeg er sikker på at du kan tenke på mer. I noen tilfeller vil du kanskje ikke ha meldingene i det hele tatt. I andre tilfeller vil du ikke at de skal rote seg i innboksen din, men du vil ha dem. I begge tilfeller kan du sette opp regler i Outlook for å blokkere eller filtrere uønskede e-poster.

Hva om mobbing?

Cyberbullying er en spesiell type uønsket e-post som må behandles annerledes. Dessverre er cyberbullying et alvorlig problem som blir stadig mer vanlig. Det er så alvorlig at vi trenger å berøre det her.

Du kan tenke på cyberbullying som noe som skjer med barn, men det kan også påvirke voksne. StopBullying.gov definerer cyberbullying som:

"Cyberbullying inkluderer å sende, legge ut eller dele negativt, skadelig, falskt eller middels innhold om noen andre. Det kan inneholde personlig eller privat informasjon om noen som forårsaker forlegenhet eller ydmykelse."

Hvis cyberbullying skjer med deg, gjør du følgende:

1. Lagre bevisene. Du trenger dette hvis du må ta tiltak med juridiske myndigheter eller med firmaets HR-avdeling.
2. Rapporter meldingen. Hvis mobbinger fra noen i din bedrift, kan du rapportere meldingen til HR-avdelingen din. Hvis meldingen er fra din bedrift, rapporter den til din leverandør av Internett-tjenester og til Outlook. Også, hvis du føler deg truet, rapporter meldingen til juridiske myndigheter.
3. Blokker avsenderen.Du kan blokkere meldinger fra en bestemt avsender i Outlook. Se instruksjonene nedenfor i denne veiledningen.
   

Du kan finne ut mer om cyberbullying fra US Department of Health & Human Services, StopBullying.gov. 

Slik blokkerer og fjerner du blokkering av meldinger fra en bestemt sender

Du kan bruke Outlook-verktøy til å blokkere alle meldinger fra en bestemt avsender og sende dem automatisk til din Søppelpost mappe. 

1. Blokker e-postmeldinger

Slik gjør du det: 

Trinn 1. Velg meldingen som skal blokkeres

Fra Outlook-innboksen velger du en melding fra avsenderen du vil blokkere. I dette eksemplet bruker vi en fiktiv tidligere ansatt, Timothy Tester:

Du kan blokkere e-postmeldinger fra en bestemt avsender i Outlook. 

Høyreklikk på meldingen. En popup-meny vises:

Hvis du vil blokkere en melding i Outlook, klassifiserer du en av meldingene som Skrape og deretter blokkere avsenderen.

Trinn 2. Velg Blokk Sender-alternativet

Velg Skrot alternativet fra menyen. En annen hurtigmeny viser:

Blokkerte meldinger går direkte til mappen med søppelpost.

Velg det første alternativet, Blokker sender. En melding viser at avsenderen av den valgte e-posten blir satt på din Blokkerte avsendere liste. Klikk på OK knappen for å bekrefte denne handlingen.

Merk: Det er en grense på antall e-postadresser du kan blokkere i MS Outlook. Den grensen er 500.

Når meldingen er blokkert, forsvinner den fra innboksen din. Fremtidige meldinger fra denne e-postadressen går til din Søppelpost mappe.

2. Fjern blokkering av e-postmeldinger

Etter at du har blokkert en avsender, kan du endre deg. Heldigvis kan du fjerne blokkering av en blokkert avsender. Slik fjerner du blokkering av avsender:

Trinn 1. Velg søppelpost

Klikk på en melding. Høyreklikk for å åpne popup-menyen og klikk på Skrot alternativ. En annen meny vises:

De Alternativer for søppelpost valget åpner Alternativer for søppelpost dialogboks.

Denne gangen velger du Søppelpost alternativer fra rullegardinmenyen. De Alternativer for søppelpost dialogboksen viser:

Velg Blokkerte avsendere fanen fra Alternativer for søppelpost dialogboks.

Trinn 2. Fjern blokkering av senderen

Klikk på Blokkerte avsendere fanen for å vise en liste over blokkerte e-postadresser:

Klikk på e-postadressen du vil fjerne fra listen.

Klikk på Fjerne knappen til høyre for dialogboksen. Adressen er fjernet fra Blokkerte avsendere liste. Klikk OK nederst i dialogboksen for å lagre endringene dine. Fremtidige meldinger fra denne avsenderen vil ikke bli sendt til Søppelpost mappe.

Merk:Eldre meldinger fra den tidligere blokkerte avsenderen vil fortsatt være i din Søppelpost mappe. Hvis du vil ha dem i en annen mappe, må du manuelt flytte dem.

Tre vanlige grunner til å sette opp en Outlook AutoFilter (Best Practices)

Ofte er de "uønskede" e-postmeldingene du mottar i Outlook, ikke spam, og de trenger ikke å bli blokkert. I stedet kan de være meldinger du vil håndtere samtidig eller meldinger du vil se på senere. For disse meldingene, er det en god ide å konfigurere en e-post autofilter i Outlook. Dette Outlook-filteret, opprettet ved hjelp av Regler i Outlook, sender automatisk bestemte meldinger til Outlook-mapper.

Her er noen vanlige grunner til å bruke en Outlook autofilter:

1. Å holde relaterte e-poster sammen. Anta at du jobber med et prosjekt med kollegaer. Som en del av prosjektkommunikasjonen får du mange e-postmeldinger. Du vil beholde alle prosjektrelaterte e-postene i en bestemt mappe slik at du raskt kan finne dem.
2. For å holde abonnement e-post sammen. Du har flere e-abonnementer knyttet til virksomheten din. Du har ikke alltid tid til å lese dem med en gang, men du vil beholde dem til å lese senere. Bruk et Outlook-filter for å sortere dem til en abonnementsmappe.
3. For å holde e-post fra samme avsender på samme sted. La oss si at du veileder en ansatt. De sender deg mange e-postmeldinger med spørsmål, og du vil holde rede på hva du har gått over med dem. Et e-postfilter kan hjelpe.
   

Som du kan se, er det en god praksis å holde relaterte e-poster sammen. Selvfølgelig er det mange andre grunner til å ha Outlook-filter e-post for deg, og du kan sannsynligvis tenke på dine egne eksempler der du oppretter en autofilterregel i Outlook, vil være nyttig..

Slik konfigurerer du en Outlook AutoFilter-regel (Video)

Lær hvordan du oppretter et Outlook-filter for å autofilter e-postmeldinger i denne korte videoen:

 

Eller du kan gjennomgå de skriftlige opplæringsstrinnene nedenfor.

Slik filtrerer du e-post i Outlook ved hjelp av regler

Du kan bruke Outlook Rules-funksjonen til å konfigurere en regel som setter alle e-postadresser fra en bestemt avsender (eller en gruppe sendere) til en spesifisert mappe. Dette vil hjelpe deg med å organisere innboksen din og også hjelpe deg med å finne viktige e-poster raskt. For mer informasjon om hvordan du bruker regler, studer vår veiledning om å opprette MS Outlook-regler:

I trinnene nedenfor viser jeg deg hvordan du konfigurerer en autofilter, slik at abonnements e-post fra en bestemt avsender automatisk går til en Outlook-e-postmappe som er merket Abonnementer. Jeg bruker et e-postabonnement som et eksempel her, men trinnene kan brukes på alle avsendere hvis e-postmeldinger du vil filtrere automatisk.

Merk:Før du oppretter Autofilter regelen for dette eksempelet, opprettet jeg en MS Outlook-mappe som heter abonnementer.Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter en mappe i Outlook for bestemte e-poster, kan du studere denne veiledningen:

Slik autofilter meldinger fra en enkelt sender eller flere sendere

Du kan bruke Microsoft Outlook Regler-verktøyet til å filtrere e-postmeldingene dine.

Trinn 1. Åpne Regelveiviseren

Pass på at du har en mappe for å filtrere meldinger til. I så fall bruker vi den nye mappen jeg opprettet merket abonnementer:

Pass på at du har en mappe for å filtrere meldingene dine inn i.

Klikk på Fil fanen øverst til venstre på skjermen for å få tilgang til Kontoinformasjon vindu. Klikk deretter på Administrer regler og varsler boks for å åpne Regler og varsler dialogboks:

Du kan få tilgang til Regelveiviseren fra Regler og varsler dialogboks.

Trinn 2. Velg Flytte meldinger fra noen til en mappemal

Det er en mal satt opp for automatisk filtrering av meldinger til en mappe, så velg det alternativet. (Det er det første alternativet under Bli organisert overskrift.) Klikk neste på bunnen av Regelveiviseren. 

Den enkleste måten å sette opp en autofilterregel i Outlook, er å bruke en mal.

Neste skjermbilde av veiviseren vises:

Bruk neste skjermbilde av Regelveiviseren å definere vilkårene for den nye autofilterregelen.

Trinn 3. Velg e-postadressen eller adressene som skal filtreres

På neste skjermbilde av Regelveiviseren, klikk avkrysningsboksen ved siden av det første alternativet og klikk på Folk eller offentlig gruppe hyperkobling under Steg 2 på veiviseren (mot bunnen av dialogboksen). EN Regeladresse dialog åpnes som viser noen av kontaktene dine.

Velg e-postadressen (e) du vil bruke autofilterregelen til.

På toppen finner du kontaktinformasjonen for et epostabonnement kalt Daily. Velg begge kontaktoppføringene for Daily, og klikk deretter på Fra knappen nederst på siden. Du vil at Outlook automatisk fyller feltet ved siden av Fra med e-postadressene til de valgte kontaktene.

Klikk OK. De Regeladresse dialog lukkes. Klikk neste på bunnen av Regelveiviseren. Neste skjerm ber deg om å velge handlinger for Outlook å ta med meldingene som oppfyller denne tilstanden:

I dette Regelveiviseren skjerm fortelle oversikt hvilke tiltak du skal ta. 

Trinn 4. Velg mappen for autofilter

Velg flytt det til den angitte mappen alternativ. Klikk deretter på spesifisert hyperkobling i Steg 2 delen av veiviseren:

Velg mappen du vil autofilter meldingene dine til.

Velg mappen der du vil at de autofilterte meldingene skal sendes (i dette eksempelet, abonnementer mappe). Deretter klikker du OK. Deretter klikker du på neste knappen nederst på siden Regelveiviseren.

De Regelveiviseren spør om det er noen unntak fra autofilterregelen du nettopp har satt opp. Hvis det er, kan du skrive dem inn nå. Hvis ikke, velg neste knappen nederst i veiviseren.

Trinn 5. Bruk Autofilter-regelen

For å fullføre oppsettprosessen for reglene, blir du bedt om å nevne regelen du nettopp har opprettet og slår den på:

Slå på Autofilter-regelen du bare har satt opp og avsluttet.

Du kan også velge å kjøre regelen på meldinger som allerede er i innboksen din ved å klikke i avkrysningsboksen ved siden av det aktuelle alternativet. Når du er ferdig, klikk på Bli ferdig knapp. Deretter klikker du Søke om og så OK på Regler og varsler dialogboksen for å lagre endringene dine.

Du har nettopp opprettet en Autofilter Regel å sortere e-postmeldinger fra bestemte avsendere til en mappe i MS Outlook. Når nye meldinger kommer inn fra disse senderne, går de direkte til mappen du valgte i stedet for innboksen din. Du kan gjennomgå dem for din bekvemmelighet.

Flere nyttige tips og strategier for e-post

Ikke glem å registrer deg for nyhetsbrevet Tuts + Business og ta vår gratis eBok: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er fullpakket med innboksen organisasjonsstrategier og killer tips for å administrere all din innkommende e-post mer effektivt.

Start Autofiltering e-post i dag

Du har nettopp lært om å sette opp regler i Outlook for å autofilter Outlook-e-postmeldingene dine. Du har også lært noen prinsipper om cyberbullying og håndtering av spammeldinger. Nå som du bedre forstår hvordan du oppretter autofilter-regler i Outlook, er du klar til å begynne å administrere dine e-postmeldinger mer effektivt.