Share
Dine Gmail-kontakter er viktige. Som småbedriftseier vet du at virksomheten handler om folk. Å holde kontakten med de menneskene du gjør forretninger med, er en av nøklene til suksess. Ved å organisere og administrere Gmail-kontaktene dine, kan du bygge og styrke forretningsforbindelsene dine.
Hvis du er som mange Gmail-brukere, har du ikke tenkt mye på kontaktene dine i Gmail. Det du trenger å vite er at Gmail inneholder verktøy for kontaktadministrasjon som gjør at du kan bruke Gmail-kontaktene dine i mange av Googles andre produktivitetsverktøy for G Suite, inkludert kalender.
I denne opplæringen lærer du alt du trenger å vite om Gmail-kontakter. Du lærer å finne kontakter på Gmail, legge til nye Gmail-kontakter og praktiske måter å bruke Gmail-kontaktgruppene dine på.
Bfør du graver deg inn i denne opplæringen, last ned vår nye eBook (GRATIS): Den Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Den er fullpakket med en rekke profesjonelle e-post organisasjonsstrategier du kan sette for å bruke raskt.
Merk: Denne opplæringen fungerer med de nye Google Contact-funksjonene. Hvis du bruker den klassiske Gmail-kontaktlisten, kan du bytte til den nye Gmail-kontaktlisten før du fortsetter.
Du lurer kanskje på hvorfor det er viktig å organisere kontaktlisten din. Tross alt lagrer Gmail automatisk kontakter du sender e-post til. Hvorfor bry deg om å organisere dem bedre?
Svaret er enkelt. Å organisere kontaktene dine sparer deg tid og hjelper deg til å gjøre bedre bruk av Googles funksjoner. Husk at du over tid kan få hundrevis av navn i kontaktlisten din, og noen av dem har ingen grunn til å kontakte deg igjen. Er det ikke bedre å organisere kontaktnavnene dine i grupper som gir mening og hjelper deg å finne og nå disse kontaktene du virkelig trenger raskt?
Gmail-kontaktlisten din er en del av Google-kontoen din. Det betyr at Gmail-kontaktlisten du har konfigurert, er den samme som Google-kontaktlisten du bruker med G-Suite-verktøy.
Google har noen grenser for hvor mange kontakter du kan ha. For tiden er grensen for totalt antall Google-kontakter 25 000 eller en lagringsgrense på 20 MB (ikke telle fotobilder). Hvis du sender og mottar mange e-postmeldinger, kan du overskride det nummeret før du skjønner det.
Når dine kontaktgrupper i Google er konfigurert riktig, kan du også bruke disse gruppene til å:
La oss starte med et raskt videooversikt over å jobbe med Google Gmail-kontakter.
Se denne hurtige skjermbildet for å lære grunnleggende om hvordan du legger til, organiserer og administrerer Google Gmail-kontaktene dine:
Eller gå gjennom de detaljerte skriftlige trinnene nedenfor for mer informasjon, og begynn med detaljer om hvordan kontakter kommer inn i gmaillisten din.
Det første trinnet for å organisere Gmail-kontaktene dine, er å finne og legge til kontaktene du trenger. Selv om du aldri har lagt til en Gmail-kontakt, holder Gmail oppdatering av hvem du har sendt e-postmeldinger til i Hyppig kontaktet liste det genererer.
Google genererer også automatisk en Alle kontakter liste som inneholder alle kontakter du legger til eller importerer. Å beholde din Alle kontakter liste håndterbar, tenk på det som en midlertidig plass for kontakter til du flytter dem til en kontaktgruppe.
Start fra hoved Gmail-vinduet. Å åpne Hyppig kontaktet liste, velg Gmail> Kontakter. Din nåværende Google Kontakt vinduet viser.
Gjeldende Google Kontakt vindu med Hyppig kontaktet liste.Dette er en relativt ny Gmail-konto som jeg opprettet for disse opplæringene. Til tross for det, merk at jeg allerede har tre navn på den automatisk genererte Hyppig kontaktet liste.
Jeg har heller ikke en Google+ sosiale medier-konto som er tilknyttet denne Gmail-kontoen, så Circles vises ikke i sidefeltet. Hvis jeg hadde en Google + -konto, Circles ville dukke opp under grupper i sidefeltet.
Merk: Kontaktnavn som brukes i denne opplæringen er ikke ment å representere ekte mennesker.
La oss lære å få flere kontakter på listen min.
Den første metoden for å få navn på Gmail-kontaktlisten din, er å importere dem. Start med å velge Mer> Importer i venstre panel på Google Kontakt vindu. De Importer kontakter fra andre kontoer boks viser.
Velg et importalternativ.I forbindelse med denne opplæringen, la oss si at du vil importere kontakter fra Outlook-e-postkontoen din. Klikk på Outlook.com alternativ.
Du blir bedt om å godkjenne Vilkår for bruk og Personvernregler. Du blir også bedt om å skrive inn passordet ditt. Fortsett å følge instruksjonene til Outlook-kontaktene dine er importert. Google viser en liste over importerte kontakter.
Disse kontaktene ble importert fra Outlook.De nye kontaktene er plassert i en Google-kontaktgruppe som heter Importert Outlook.com [Dato]. Ikke bekymre deg, men du kan endre navnet på denne gruppen senere.
Hvis du har kontakter du vil importere fra noen av de andre alternativene, velg det alternativet for øyeblikket. Følg instruksjonene for å importere kontaktene dine.
Merk: Du kan bare importere 3000 kontakter om gangen. Hvis du trenger å importere mer enn 3000 kontakter, legger du i kontaktlisten CSV-format og bryte den inn i separate lister med mindre enn 3000 navn.
Hvis du er aktiv på sosiale medier, forstår du hvor viktig sosiale medier nettverk kan være for din småbedrift. Du kan legge til profesjonelle kontakter du utvikler gjennom sosiale medier til Gmail-profilen din. For mer informasjon om hvordan du bygger en profesjonell Google + -profil, bør du vurdere denne veiledningen:
Gmail gjør det enkelt å inkorporere Google + -forbindelsene dine i Gmail-kontaktene dine siden Google+ Circles vises i din Kontakt sidebar.
La oss se på Circles på Gmail-kontoen som jeg har knyttet til min Google + -profil. Jeg klikker på min Skrive kollegaer sirkel for å se på disse kontaktene i Google Kontakt vindu. (Navnene på Google + -kretsene dine vil være forskjellige, slik at forbindelsene dine.)
Du kan legge til en Google+-tilkobling til Google-kontaktlisten din.Jeg bestemmer at jeg vil legge til Andrew fra min Skrive kollegaer sirkel til kontaktlisten min. Jeg velger Andrew fra listen. Et kontaktkort vises med informasjonen fra Andres Google+-profil.
Klikk på Legg til kontakter ikon for å legge til Google+-tilkoblingen til Gmail-kontaktene dine.For å legge til Andrew i Gmail-kontaktlisten klikker jeg på Legg til i kontakter ikonet (det ser ut som en person) over bildet. Han er nå i Gmail-kontaktlisten min.
For kontakter fra andre sosiale medier-plattformer, må du først eksportere dem til CSV-format. Det er også noen plugin-moduler som kan importere kontakter fra sosiale medier.
Av og til kan det være lurt å legge til en kontakt du nettopp har møtt. Kanskje, noen ga deg visittkortet ditt på et messeshow. Du kan legge til en ny kontakt i Gmail.
Bruk søkefeltet øverst i vinduet for å søke etter en kontakt for å legge til eller bruke ikonet nederst til høyre i vinduet.
For å bruke Legg til nye kontakter ikonet, klikk på det. Skriv navnet på kontakten du vil legge til ved spørringen. Systemet kan foreslå kontakter fra eksisterende Google+ profiler basert på navnet du skriver inn.
Klikk på Skape knapp. Et tomt kontaktkort vises.
Skriv inn kontaktinformasjonen på blankt kortet.Skriv så mye informasjon som mulig om din nye kontakt. Legg til et bilde hvis du har en. Klikk på Lagre knappen for å lagre det nye kontaktkortet.
En viktig del av å organisere Gmail-kontaktene dine er å fjerne kontakter som du ikke lenger trenger. Kanskje noen har forlatt en organisasjon eller endret karriere. Slik fjerner du kontakter fra Google-kontaktlisten din.
Start med Kontakt vindu åpent. Klikk navnet på kontakten du vil fjerne. Kontaktkortet åpnes. Klikk på de tre punktene over bildet for å åpne en undermeny.
For å fjerne kontakten, klikk Slett.Klikk på Slett alternativ for å fjerne kontakten. Kontakten slettes fra Gmail-kontaktene dine og fjernes fra alle kontaktgrupper.
Hvis du klikker på Fjern fra listen "Alle kontakter" alternativet, kontakten er fjernet fra Alle kontakter liste, men forbli i noen kontaktgrupper hvor du plasserte dem.
Det kan hende du finner at kontaktlisten din har dupliserte oppføringer. Dette skjer noen ganger når du manuelt legger til nye kontakter, og glemmer at de allerede er på listen din.
Heldigvis har Google et verktøy som hjelper deg med å finne og eliminere dupliserte kontakter. Fra sidefeltet klikker du på Finn duplikater alternativ. Systemene viser mulige duplikater. Du har muligheten til å Avskjedige (ignorer) eller Slå sammen duplikatene.
Hvis du velger Slå sammen alternativet, vil kontaktinformasjonen for duplikatene kombineres på et enkelt kontaktkort.
Så langt har vi gått over hvordan du legger til Gmail-kontakter. Bruker grupper funksjonen, kan du organisere kontaktene dine. Denne funksjonen lar deg gruppere kontakter sammen.
Du kan kanskje lage en gruppe for potensielle kunder, leverandører, ansatte, kolleger, nåværende kunder og mer. Mulighetene er endeløse.
Start fra Kontakt vindu. Klikk på Ny gruppe alternativ i sidepanelet. De Ny gruppe popup-skjermer.
Skriv inn navnet på den nye Google-kontaktgruppen.Skriv inn navnet på gruppen du vil legge til. Klikk på Lag gruppe knappen for å opprette Gmail-kontaktgruppen.
Du har nå en gruppe, men det er ingen kontakter i den. Start med gruppen åpen som du vil legge til kontakter til. Klikk på Legg til person ikonet nederst til høyre på skjermen.
Hvis du vil legge til en ny kontakt, klikker du på Skape knapp.Hvis du ser personens navn, klikker du på det for å legge dem til i gruppen.
Hvis du vil legge til en ny kontakt, klikker du på Skape knapp. Et tomt kontaktkort vises.
Skriv inn personens kontaktinformasjon i kortet. Sett inn et bilde for personen hvis du har en. Klikk på Lagre knappen for å opprette den nye kontakten og lagre den i Gmail-kontaktgruppen din.
For å gi nytt navn til en Google-kontaktgruppe, start med gruppen åpen. Klikk på Endre navn på gruppe ikon (det ser ut som en blyant). De Endre navn på gruppe popup vises.
Skriv inn gruppenavnet og klikk på OK knapp.Skriv inn det nye navnet på gruppen i Vennligst skriv inn et gruppenavn felt. Klikk på OK knapp. Gruppens navn endres.
Sorter dine kontakter etter først eller listnavn. Start med å åpne en gruppe eller hovedkontaktlistevinduet. Klikk på Sortere alternativikonet øverst til høyre.
Google-kontakter sortert alfabetisk etter fornavn.Klikk på alfabetisk sorteringsalternativet du vil ha. Velg mellom sortering etter kontaktens fornavn eller etter etternavn.
Her er hva et etternavn ser ut som.
Google-kontakter sorteres alfabetisk etter etternavn.Tilordne en eller flere kontakter til en annen Gmail-gruppe. Start med gruppen åpen. Plasser musen over bildet ved siden av kontaktnavnet som skal tilordnes. Bildet er erstattet av en avkrysningsboks. Klikk på avkrysningsruten for å velge den. En menylinje vises over toppen av Kontakt vindu. Avkrysningsbokser vises også av alle navnene i gruppen.
Klikk på Endre grupper ikonet for å overføre kontakten til en annen gruppe.Hvis du trenger, velg flere navn. Klikk på Endre grupper ikonet (det ser ut som folk) i menylinjen. En rullegardinmeny med nåværende gruppenavn vises.
Velg et gruppenavn for å tilordne kontakten.I dette tilfellet ønsker jeg å flytte Joe Test Person fra gruppen Testgruppe til gruppen Ny testgruppe. Jeg klikker Ny testgruppe å sette en sjekk etter det gruppenavnet. Jeg klikker Testgruppe for å fjerne sjekken etter dette gruppenavnet.
Klikk i det hvite rommet. Du vil få en melding om at [Kontaktnavn] har blitt flyttet fra en gruppe til en annen.
Fra tid til annen må du kanskje fjerne hele gruppen. Det er lett å gjøre det.
Start med gruppen du vil slette åpen. Klikk på Slett gruppe ikon (det ser ut som en søppelpost).
Hvis du vil slette gruppen, klikker du på Slett ikon.En popup vises.
For å slette gruppeklikk Slett.Velg ett av følgende:
Når du har konfigurert Google-kontaktlisten og -gruppene i Gmail, er det mange praktiske måter å bruke dem på. Her er bare noen få.
Del en Google Kalender-hendelse med en individuell kontakt eller en hel gruppe. Start med Google Kalender åpen. Gå til https://calendar.google.com for å finne Google Kalender. Legg til Gmail-kontaktgruppen til arrangementet som du ville en person. Hvis personen du inviterer, også bruker Google Kalender, blir arrangementet lagt til i kalenderen innen en halv time.
Merk: Event invitasjoner med mer enn 200 gjester er underlagt spesielle begrensninger.
Bruk Google-kontaktgrupper til å sende gruppemails. Dette er spesielt nyttig hvis du jobber med et lag, og du må holde gruppemedlemmene informert. Send gruppemails fra Gmail-innboksen din, eller ved å bruke menylinjen øverst i kontaktgruppen din. Det er to metoder for å sende gruppemails.
Fra Gmail-innboksen klikker du på komponer knapp. I Til feltet, skriv inn navnet på kontaktgruppen. Du vil se de enkelte e-postadressene i Til feltet når du trykker på Tast inn nøkkel. Fullfør skrive meldingen din og send som vanlig.
Når kontaktgruppen din er åpen, plasserer du musen over bildet til venstre for et kontaktnavn. Bildet er erstattet av en avkrysningsboks. Klikk avkrysningsruten ved siden av navnene på alle kontaktene du vil sende en gruppepost til. En menylinje vises over toppen av Kontakt vindu.
Deretter klikker du på Flere handlinger ikonet (det ser ut som tre vertikale punkter) til høyre på menylinjen.
Hvis du vil sende en gruppepost til de valgte kontaktene, klikker du på e-post alternativ.Klikk på e-post alternativet på rullegardinmenyen. En ny e-post åpnes. Skriv og send meldingen som vanlig.
Start en Google Hangout med en eller flere av dine kontakter.
Start med en gruppe eller Alle kontakter liste åpen. Plasser musen over bildet ved siden av et kontaktnavn. Bildet er erstattet av en avkrysningsboks. Klikk på en avkrysningsboks for å velge kontaktnavnet. En menylinje vises over toppen av Kontakt vindu.
Deretter klikker du på Flere handlinger ikonet (det ser ut som tre vertikale punkter) til høyre på menylinjen. Fra Flere handlinger rullegardinmenyen, klikk på Henge alternativ. En popup vises og ber deg om å sende en invitasjon til hangouten din.
Du kan invitere en eller flere kontakter til en Google Hangout.Klikk på Send invitasjon knapp. Når dine inviterte svarer, kan du begynne å chatte.
Merk: Hvis Henge alternativet er gråtonet, kontakten kan ha Hangouts deaktivert. Det kan hende at det ikke er nok informasjon på kontaktkortet for å sende en Hangout-invitasjon.
Hvis du vil vite mer om hvordan du bruker Google Hangouts for småbedrifter, bør du vurdere denne veiledningen:
Husk at organisering av dine kontakter er viktig, men det er også å organisere e-postinnboksen din. Ikke la innboksen din bli et uorganisert rot.
Lær hvordan du håndterer e-postene dine riktig. Bruk mindre tid i innboksen din, samtidig som du behandler meldingene dine mer effektivt.
Vi har et spesialtilbud for deg. Registrer deg for Tuts + Business Nyhetsbrev og få Innboks Zero Mastery eBook GRATIS. Oppdag hvordan du bruker de beste e-postadministrasjonsteknikkene nå.
Lære å finne og organisere Gmail-kontaktene dine er en stor timesaver. Du vil også utvikle sterkere relasjoner for småbedrifter, ettersom du bedre bruker Gmail-kontaktene dine.
Lær mer om hvordan du arbeider med Gmail i vår multi-part Ultimate Beginner Guide til bruk av Gmail. Den dekker å konfigurere kontoen din, innboks organisasjons tips, raske e-post snarveier og mer.
Accentsconagua