Share
Hvis du har vært i virksomhet en stund, er jeg sikker på at du har hørt ordtaket: "Du er bare så god som folkene du ansetter."
I en annen opplæring i denne serien om HR for småbedrifter, dekket jeg prosessen med å ansette ansatte. Men å ansette gode mennesker er ikke nok alene. Du må også gi disse menneskene støtten til å utvikle sine ferdigheter og gjøre sitt beste arbeid. Det er her trening kommer inn.
Her er problemet, men: På grunn av begrensede ressurser og andre prioriteringer gir mange små bedrifter ikke samme type strukturerte treningsplaner som større bedrifter gjør. En 2016-rapport fra Federation of Small Business i Storbritannia fant at selv om 91% av bedriftseiere anerkjente verdien av å investere i opplæring og utvikling av personalet, sa bare 43% at de gjorde det.
Er du klar til å lage et treningsprogram for din småbedrift? (fotokilde)Så i denne opplæringen ser vi på hvordan små bedrifter kan lage en opplæringsplan for ansatte og gi bedre treningsmuligheter til ansatte. Vi ser på noen fordeler med å gi god opplæring og deretter vise deg hvordan du kan sette sammen en omfattende ansattopplæringsplan for din småbedrift. Vi vurderer ulike typer trening, inkludert de med minimal kostnad, slik at du vil være rustet til å utforme en effektiv treningsplan, selv om du har et stramt budsjett.
Du sannsynligvis allerede setter pris på viktigheten av å trene dine ansatte, men bare i tilfelle, her er en rask gjennomgang av de viktigste fordelene:
Når folk ikke har blitt trent, kan de ofte fortsatt utføre oppgaver, men ineffektivt. For å ta et enkelt eksempel, for mange år siden pleide jeg å lage PowerPoint-presentasjoner ved å formatere hvert lysbilde individuelt. Så gikk jeg til en rask trening og lærte å bruke lysbildemaster og presentasjonsmaler.
Etterpå var jeg mye mer produktiv - jeg kunne lage en presentasjon på halve tiden, og sluttresultatet var mye bedre, noe som betyr mindre omarbeidelse. Det samme gjelder stort sett alle relevante ferdigheter dine ansatte lærer - det vil gjøre dem bedre på jobbene sine.
Folk verdsetter trening og utvikling. En brosundersøkelse fant at det å ha en kultur av læring i en organisasjon var # 1-driveren av både engasjement og lojalitet blant ansatte.
En undersøkelse fant at 40% av de ansatte forlater en jobb i løpet av det første året hvis de får dårlig opplæring. Omsetning av ansatte er dyrt for bedriften din på så mange måter, ikke bare kostnaden ved å ansette noen ny, men den tapte kunnskapen, bortkastet tid osv. Tren dine eksisterende ansatte godt, og de er mer sannsynlige å holde seg fast.
God opplæring bidrar til å sikre at alle er på samme side. Det gir dine ansatte direkte trening på ferdighetene eller oppføringene som forventes av dem. Hvis hele ditt folk har blitt opplært på samme måte, er det en høyere sjanse for at de gjør ting på samme måte.
Uansett hvilken bransje du befinner deg i, kommer du sannsynligvis til å møte flere, raske endringer på grunn av teknologi og andre faktorer. I denne raskt forandrede verden må selskapene være klare for å holde seg i forkant. Å ha godtutdannede medarbeidere som er oppe i fart med de nyeste utviklingene er avgjørende.
Når det gjelder opplæring og utvikling av medarbeiderne, har du mange alternativer tilgjengelig for deg. Her er en oversikt over de viktigste typene trening du kan tilby, med et sammendrag av fordeler og ulemper ved hver.
Den enkleste (og ofte billigste) treningsformen er å få dine ansatte til å trene hverandre. Det gir perfekt mening: Dine ansatte har alle forskjellige ferdigheter, så hvorfor ikke oppfordre dem til å dele disse ferdighetene med hverandre?
Fordelen med intern opplæring er at det er enkelt å ordne og innebærer null eller minimal kostnad. Det kan også ha fordeler ikke bare for folkene som trent, men også for folk som trener, som kan føle seg mer empowered og få tillit, forbedre deres presentasjonsferdigheter og så videre.
Den største ulempen er at du ikke introduserer nye ferdigheter eller kunnskaper i organisasjonen. Du sørger bare for at det folk vet, deles bredere. Det kan være andre ferdigheter eller perspektiver som du bare kan få fra eksterne kilder. Og mens noen ansatte føler seg bemyndiget ved muligheten til å trene folk, kan andre se det som en byrde - du må være forsiktig med hvordan du håndterer det.
In-house trening kan ta flere former:
Det er mange alternativer der ute for online trening. Du besøker en av dem akkurat nå - på Envato Tuts +, i tillegg til et bredt spekter av forretningsopplæringer, har vi en rekke detaljerte videokurser som dekker alt fra JavaScript til logo-design. Så du kan oppmuntre dine ansatte til å hente nye ferdigheter på nettet, enten med gratis opplæringsprogrammer eller ved å ta ut et abonnement for å la dem se på videokursene og e-bøkene også.
Det gode med nettbasert trening er at det ofte er ganske billig, og du kan få tilgang til et bredt spekter av trening på tvers av mange forskjellige emner. Det er også fleksibelt, slik at ansatte enkelt kan tilpasse seg det rundt sitt andre arbeid eller gjøre det på fritiden. Du har ikke problemet med at alle er ute av kontoret samtidig for å delta i en planlagt opplæringshendelse.
Denne fleksibiliteten kan imidlertid også være en ulempe. Ansatte må være ganske selvmotiverte for å fullføre opplæringen, og det kan ende opp med å bli utsatt. Det kan være verdt å jobbe med ansatte for å hjelpe dem med å planlegge et par timer med vanlig treningstid hver uke. Dette unngår også et annet potensielt problem: Medarbeiderne føler seg som om de blir bedt om å gjøre arbeidsrelatert trening i sin egen personlige tid.
Dette ser kanskje ikke ut som et opplæringsalternativ i begynnelsen, men mange bransjeforeninger gir opplæring for sine medlemmer, samt tilbyr tidsskrifter, ebøker og andre ressurser som kan hjelpe dine ansatte til å utvikle nye ferdigheter.
Fordelen er at dette ofte er svært målrettet, spesialisert trening for din bransje, og det kan være kostnadseffektiv. I tillegg til å være medlem av en bransjeforening har andre fordeler, for eksempel nettverksmuligheter, oppnå troverdighet, holde seg oppdatert med bransjestrender og så videre.
På den annen side kan treningsalternativene være begrenset enn med de andre alternativene, siden opplæring ikke er hovedfunksjonen til en bransjeforening.
Det er opplæringsmuligheter overalt: seminarer, konferanser, spesialdesignede treningsprogrammer og så videre.
Disse kan være flotte for dine ansatte fordi de ofte er høykvalitetsbegivenheter levert av profesjonelle trenere, og de gir mulighet til å samarbeide med andre mennesker i bransjen. Å gjøre denne typen investering kan også vise dine ansatte at du virkelig verdsetter deres personlige og faglige utvikling.
Den største ulempen er kostnaden. Disse programmene kan være svært dyre, og så er det også kostnaden for reise, overnatting osv. Store bedrifter plukker opp kategorien for denne typen ting hele tiden, men en liten bedrift kan ganske enkelt ikke ha budsjettet for det. Du mister også den ansatte og deres produktivitet i løpet av treningen.
Et relatert alternativ er å ansette et treningsfirma for å komme til arbeidsstedet ditt og trene ansatte på stedet. Du unngår reiseutgiftene på den måten, men det kan fortsatt være et dyrt alternativ. Og du mister noen av fordelene som nettverk, komme vekk fra kontoret, osv.
Men på den annen side får du tilpasset ansikt til ansiktstrening fra erfarne fagfolk. Hvis budsjettet ditt kan strekke seg til det, kan det fortsatt være et godt alternativ.
Noen arbeidsgivere betaler for sine ansatte å forfølge formell utdanning, som en bedriftsgrad eller en regnskapskvalifikasjon. Dette er et flott incitament til å tilby, selv om kostnadene selvsagt kan rake opp ganske fort. For å holde budsjettet ditt, bør du vurdere å bare bidra med et visst beløp og få ansatt til å betale resten, eller begrense det til kortere og billigere programmer.
Hvis du har råd til det, er fordelene en bedre utdannet og trent arbeidsstyrke, med ferdigheter og kvalifikasjoner til å ta på seg mer ansvar, slik at du kan fremme fra innsiden istedenfor å måtte rekruttere eksternt for eldre roller.
Nå som vi har sett de ulike typer trening, la oss begynne å sette sammen en treningsplan for dine ansatte.
Det første stedet å starte er med nye medarbeidere: Hva trenger de å vite for å få fart raskt?
Noen av det er den praktiske informasjonen vi dekket i veiledningen for arbeidstakerhåndboken: Hvordan lønner og fordeler arbeid, hva er politikken for å ta ferie, og så videre. Men en orienteringsplan vil gå videre enn det. Gi den nye medarbeider en full introduksjon til selskapet: din historie, hva du gjør, hvorfor gjør du det, etc. Hva er filosofien din? Hvordan liker du å gjøre forretninger?
Deretter introdusere folket. Hva er den generelle strukturen i virksomheten, og hvordan skal den nye medarbeider passe inn i det? Hvem er nøkkelpersonene? Som du vet, hvis du noen gang har blitt introdusert til en haug med folk på et stort parti, er det umulig å huske for mange navn samtidig. Så hold det lys og bare fokus på nøkkelpersonene den nye medarbeideren vil samhandle med først.
Og hva med kundene? Hvem er de og hva vil de ha fra din bedrift? Dette er viktig selv om personen ikke vil være i en direkte kundevendt rolle. Det eksisterer en virksomhet for å betjene sine kunder, så alle i selskapet bør forstå hvordan man gjør det og arbeider mot målet om å gjøre det mer effektivt, selv om de aldri håndterer en kunde direkte.
Deretter dekke alt som er spesifikt for din bedrift eller personens rolle. Bruker du spesiell programvare som arbeidstakeren trenger å lære? Har du spesielle prosesser som de trenger å forstå? Eventuelle spesielle ferdigheter som personen trenger å skaffe seg hvis de ikke allerede har dem?
Som du sikkert har forstått, vil noe av materialet for orienteringsplanen være felles for alle ansatte, mens noen må tilpasses til de enkelte medarbeider avhengig av jobbfunksjonen, ferdighetene de kommer med, og så videre.
Så start med å lage et kjerneorienteringsopplæringsprogram som inneholder elementene som gjelder over hele linja, og deretter vurdere det for hver ny medarbeider og legge til nødvendige områder. Hvis du ansetter et stort antall nye personer, kan det være verdt å skape "moduler" med informasjon som gjelder for visse vanlige roller, for eksempel en salgsmodul for kundesikret personale, en modul som omhandler finansiell programvare for backofficepersonalet, og så videre. Velg deretter de riktige modulene for hver nyansattes situasjon.
Et nøkkelelement til et effektivt orienterings- eller onboarding-program er å drive regelmessige undersøkelser av nye ansatte. Fange opp med dem etter en uke eller to på jobben, og finn ut hva som fungerte og hva gjorde det ikke. Hvilke spørsmål ble ubesvarte, og hvilke problemer oppsto de i deres tidlige dager? Deretter innarbeide det i fremtidige orienteringsopplæringsprogrammer.
Å få de nye medarbeiderne opplært effektivt er en god start. Nå kan du gå videre til dine eksisterende ansatte. Ofte er ledere og bedriftseiere ganske reaktive når det gjelder opplæring - de venter på at de ansatte krever opplæring, eller de kommer over et treningsprogram som høres bra ut, og forteller ansatte å ta det. Men det er bedre å ha en mer systematisk tilnærming, og skape en individuell opplæringsplan for hver ansatt. Dette er hvordan:
Begynn med å vurdere ansattes nåværende ferdigheter, i forhold til hva som er nødvendig for jobben sin. Hvis du opprettet en skikkelig jobbbeskrivelse når du ansatt dem, bør du ha en klar ide om hva som kreves for rollen. Ta i betraktning:
Vi snakker personlige ferdigheter her, som tidshåndtering og presentasjonsferdigheter, samt mestering av programvare, prosesser og andre oppgaver som er nødvendige for å utføre jobben sin. For folk som styrer andre ansatte eller kanskje må gjøre det i fremtiden, må du også vurdere deres ledelsesevner.
Selv om de spesifikke behovene til arbeidstakerens jobb er viktige, er det også verdt å gå utover det og tenke på virksomhetens behov som helhet.
Har du noen ferdighetsgap totalt? Er det noen ekstra funksjoner som du vil at denne medarbeider skal ta på i fremtiden, som han eller hun trenger trening for? Og hva med trender i bransjen? Er det noen ny teknologi som personen skal trent i? Nye ledertrender eller forretningspraksis som du vil at de skal forstå?
Tross alt handler trening om å møte behovene til både medarbeider og virksomheten, så sørg for at du dekker begge vinkler.
Noen ganger vil medarbeiderne ha klare ideer om hva de vil lære. Kanskje de har hørt om en ny teknologi som de ønsker å mestre. Kanskje de vil flytte inn i en mer senior rolle og ønsker å skaffe seg ledelsesevner.
En viktig del av å opprette en opplæringsplan er å oppfordre de ansatte til å foreslå opplæring de ville være interessert i. Så lenge det er relevant for jobben og innenfor budsjettet, kan du prøve å imøtekomme disse forespørgene når det er mulig. Selvmotivert læring er ofte den mest effektive typen. Voksenopplæring er ikke som skole-folk trenger å se hva som er i det for dem, å føle at trening er relevant, og å være fullt tilpasset målene.
Nå som du har samlet all denne informasjonen, sett deg ned med den ansatte og lage en treningsplan sammen. Dette er noe du bør gjøre regelmessig, minst en gang i året eller kanskje oftere. Planlegge de ferdighetene du vil fokusere på i det kommende året.
Igjen, prøv å lytte til den ansatte så mye som mulig. Din virksomhet har visse behov, selvfølgelig, men hvis medarbeiderne er veldig motstandsdyktig mot ideen om å lære en bestemt ny ferdighet, er det usannsynlig at treningen vil være effektiv. Vær klar til å gå på kompromiss, og prøv å finne en rettferdig kamp mellom dine behov og de ansatte.
Når du har avgjort ferdighetene, bestem deg deretter hvordan de skal kjøpes. Hvilke av alternativene vi så på i del 2, vil du bruke? Noen av dette vil være basert på budsjettet ditt, og noen vil være basert på ansattes preferanser og læringsstil. Alle har sin egen måte å lære på - en felles rammeverk er å bryte elevene inn i tre grupper:
Dette er bare et raskt sammendrag, og det er mange andre konkurrerende modeller der ute. Den grunnleggende ideen å huske er at alle lærer annerledes. Så prøv å bli kjent med hvilken type trening som vil fungere best for hver enkelt person, og ordne opplæringsmuligheter på det grunnlaget.
Når du lager en treningsplan, og når du kommer tilbake til det og oppdaterer det hvert år, husk at det ikke handler om å skaffe ferdigheter - det handler om retningen til en persons karriere.
Opplæringen som folk gjør kan ofte avgjøre hvilke muligheter som er tilgjengelige for dem, så det er viktig å ta hensyn til det. I tillegg til de umiddelbare behovene til virksomheten og individet, ta også deg tid til å planlegge videre. Hva er medarbeiderens langsiktige karrieremål? Hvordan kan du hjelpe dem med å oppnå disse målene?
I noen tilfeller kan medarbeiderens karrierevei ende opp med å ta dem til roller som bare ikke er tilgjengelige i din bedrift. Du kan ende opp med å trene folk som reiser. Det kan være vanskelig, men det er uunngåelig. Hvis personen er bestemt nok, vil de gå uansett - eller de vil bli og være misfornøyde. Det er bedre å nyte tjenestene til en lojal, motivert ansatt i noen år enn en frigjort ansatt i flere tiår.
Eller som den langvarige bedriftens vitsen setter det:
En finansdirektør spør, "Hva skjer hvis vi investerer i å utvikle mennesker og de forlater oss?"
Konsernsjef svarer, "Hva skjer hvis vi ikke gjør det, og de blir?"
I denne opplæringen har du lært hvordan du oppretter en opplæringsplan for ansatte for småbedriftspersonalet. Du har sett fordelene med trening, utforsket de ulike alternativene som er tilgjengelige, og så sett hvordan du skal lage orienteringstrening og løpende individuelle opplæringsplaner for hver ansatt.
Denne opplæringen er en del av en større serie på HR for små bedrifter. Hold deg oppdatert for resten av serien, der vi ser på bedre medarbeiderkommunikasjon, HR-programvareløsninger for små bedrifter og mer.
Før du går, her er en endelige opplæringstips for ansatte: Små bedrifter kan noen ganger få statlige insentiver eller skattekreditter for ansattes opplæring. Så vær sikker på å undersøke hva som er tilgjengelig i ditt område - det kan bidra til å redusere kostnadene ved trening dramatisk!
Accentsconagua