Share
Hva du skal skapeEr fakturaen din en ettertanke? Hvis det er, gjør du en feil.
Som småbedriftseier bør du vite at fakturaen din er en del av merkevaren din. Det må se bra ut fordi det representerer virksomheten din.
Din faktura må også være klar. Det bør ikke være spørsmål om hvor mye du fakturerer for eller hvordan kunden din skal betale deg.
En uklar faktura kan skape unødvendige betalingsforsinkelser. Det kan også kaste bort tiden din som klienten prøver å kontakte deg med sine spørsmål.
I denne opplæringen lærer du hvordan du lager en profesjonell faktura ved hjelp av en MS Word faktura mal. Jeg starter med å oppgi elementene i en god faktura. Deretter tar jeg deg gjennom trinnvis prosess for hvordan du lager en faktura i Word. Til slutt vil jeg dele noen ressurser der du kan finne dine egne Word faktura maler.
Opprette en faktura er ubrukelig dersom fakturaen ikke er informativ og nyttig. Faktisk kan en uprofesjonell faktura være verre enn unhelpful. Det kan forvirre eller opprøre klienten din. Her er noen viktige elementer i gode fakturaer. Din faktura skal:
Du kan lære mer om grunnleggende om hvordan du lager en faktura i dette innlegget:
La oss ta en nærmere titt på hvert fakturaelement.
Uten riktig informasjon kan kunden din ikke vite hva fakturaen er for. De kan ikke engang vite hvor mye å betale deg eller hvor du skal sende betalingen.
Her er grunnleggende informasjonen alle fakturaene skal inneholde:
For å unngå forvirring, kontroller at fakturaene inneholder riktig informasjon.
Betalingsvilkårene dine er spesielt viktige. De rette vilkårene kan oppmuntre klienten til å betale raskt. Hvis du vil vite mer om de beste betalingsbetingelsene som skal brukes, bør du vurdere denne veiledningen:
Hvordan fakturaen ser ut er også viktig. Du bør vurdere at fakturaen din er en del av din merkevarearbeid. Som brevpapir, visittkort og andre merkede dokumenter, representerer det firmaet ditt.
Klienten din vil sannsynligvis lagre fakturaen i sine filer. Neste gang de trenger å bestille lignende tjenester, kan de bruke fakturaen din for å få kontaktinformasjonen din. Så, inntrykket av fakturaen din kan være en varig. Din faktura må være skarp og profesjonell.
Du kan ikke ha råd til en grafisk designer for å lage en egendefinert faktura, men en god faktura mal er rimelig (mellom $ 5 til $ 9) og kan hjelpe deg med å opprette en profesjonell faktura i løpet av minutter.
Du kan finne profesjonelle faktura maler på Envato Market (GraphicRiver) eller bla gjennom et kurert utvalg av MS Word faktura design i denne artikkelen:
Disse faktura maler har klare design, evne til å tilpasse dem raskt til småbedriftsmerket, og få dem til kundene dine og samle inn betalinger profesjonelt.
Når skal du fakturere din klient?
Svaret kan virke åpenbart. I de fleste tilfeller faktureres når arbeidet er fullført. Men vær oppmerksom på eventuelle tidligere avtaler du har gjort med klienten. For eksempel, hvis du har avtalt å fakturere klienten en gang i måneden, følg deretter gjennom avtalen din.
Overraskende er det noen småbedriftseiere som er nølende med å sende ut fakturaer. De kan sende faktura dager eller uker etter at prosjektet er fullført.
Unngå å gjøre det. Sent fakturaer betyr sen betaling. Klienter forventer at du fakturerer dem for utførte tjenester. Så send fakturaene dine ut i tide.
La oss se på hvordan du lager din egen faktura.
Du kan bruke en mal for å lage en profesjonell utseende med Word. Her er en trinnvis veiledning for å hjelpe deg med å opprette dine egne fakturaer:
For å sikre at du ikke vil legge ut noe ut av fakturaen din, må du lage en liste over hvilken informasjon du vil inkludere. Her er noen steder å se etter fakturainformasjon:
Når du har samlet inn fakturainformasjonen, er du klar til å starte.
I dette eksemplet bruker jeg en Word-mal til å opprette en faktura for Anytown Consulting, selskapet vi først så i denne opplæringen:
I dette nye eksemplet har Anytown Consulting skapt en e-boksdeksel for Jane Doe. Den enkle fakturaen vi skal skape er for en e-boksdekorasjon og litt møtetid. Du kan følge denne samme prosessen for å lage fakturaer for dine kunder.
Når du vet hva fakturaen din må inkludere, velger du riktig Word-faktura-mal. Jeg brukte denne fakturaen mal fra Envato Market fordi den har en ren, profesjonell følelse. Du bør velge faktura malen som passer for dine forretningsbehov.
Når du har lastet ned faktura fakturaen, åpner du Windows Filutforsker og Dobbeltklikk faktura-malfilen for å åpne den. Filen har en .zip-utvidelse:
Åpne Word-faktura-malen Zip-filen.Klikk på undermappen, hovedfiler. Å velge fargen som følger med logoen din, Dobbeltklikk i mappen for fargen du vil bruke. Malen jeg valgte, kommer med fem fargeskjemaer:
Velg faktura-malfilen som passer best til ditt fargevalg.Hver fargeskjema er i sin egen mappe. Jeg valgte den blå faktura fargevalget fordi det passer best med min logo. Dobbeltklikk i mappen for å åpne den og malfiler for den fargeskjema-skjermen:
Åpne den blå Word-fakturaen.Å åpne Word-malen, Dobbeltklikk på filen med .docx forlengelse. Fakturamalen vises i Beskyttet visning:
Fakturamalen åpnet i Word Protected View.I Beskyttet visning er de fleste redigeringsfunksjoner slått av. Vi ønsker å tilpasse malen for vår småbedrift, så vi trenger redigeringsfunksjonene som er tilgjengelige. Så, vi skal slå Beskyttet visning av.
Hvis du vil aktivere vanlige redigeringsfunksjoner og slå Beskyttet visning av, klikker du på Aktiver redigering knappen til høyre for den gule stangen øverst i vinduet. Du er nå klar til å begynne å tilpasse malen.
Når du har lastet ned malen, gjør den din egen ved å tilpasse den. Før vi starter, er det imidlertid en god ide å lagre malfilen under et annet navn slik at du kan gå tilbake til den opprinnelige mal hvis du vil bruke den igjen.
Nå er du klar til å tilpasse fakturaen din. Begynn med å bytte ut logoen.
For å erstatte logoen, klikk på boksen til venstre for malen som sier "Logo plass her."Du får se håndtakene rundt boksen:
Velg "Logo plass her" -boksen.Hvis nødvendig, bruk håndtakene rundt logoholderen for å endre størrelsen på logoen. (Merk: Håndtakene ser ut som hule prikker.)
Klikk på Sett inn alternativet fra menyen øverst i vinduet. Klikk nå på Bilder ikonet for å velge logoen filen fra datamaskinen din. Skjermen din bør se slik ut:
Klikk på ikonet Bilder og velg logoen din.Velg loggfilen du vil legge til på fakturaen din. Klikk på Sett inn knappen nederst til høyre på Filutforsker vindu. Logoen er lagt til i fakturaen din:
Sett inn logoen i fakturaen din.Hvis nødvendig, bruk håndtakene i logoets hjørner for å endre størrelsen på logobildet for å passe til fakturaen. (Merk: Hvis du bruker de andre håndtakene, forvrenger du logoen.)
Nå kan du også viske ut plassholderen ved å endre fyllfarge til hvit. For å gjøre dette, velg plassholderen. Høyreklikk å hente opp en popup-meny:
Ta opp logoen plassholdermenyen.Klikk på Format form alternativ. Menyen Format Shape sidebar vises. Klikk på Fylle alternativ:
Klikk på Formatform og deretter Fyll alternativ.Forsikre deg om at bytteknappen av Massiv fylling alternativet er valgt. Klikk på Farge ikon i sentrum av Format form sidebjelke for å vise Tema Farger palett:
Vis paletten for temafargene.Klikk den hvite boksen øverst til venstre på fargepaletten for å bruke den hvite fargen på plassholderen. Fakturaen skal se slik ut:
Påfør den hvite fargen på plassholderboksen.Nå er vi klare til å begynne å legge til vår informasjon, som begynner med adresseinformasjonen.
For å endre returadressen i malen, klikk på returadressefeltet. Håndtakene vises rundt teksten:
Klikk på returadressefeltet.Marker teksten du vil endre for å velge den. Skjermen din bør se slik ut:
Fremhev teksten.Skriv over den uthevede informasjonen med firmaets adresse, telefonnummer og nettside.
Gjenta prosessen for å endre teksten for klientens informasjon og annen tekstinformasjon du vil endre.
I denne malen er følgende alle tekstfelter:
Alle disse feltene kan endres ved hjelp av prosessen beskrevet ovenfor. Du kan også slette tekst du ikke vil ha ved å høyreklikke på den valgte teksten og velge Cut alternativ fra rullegardinmenyen.
Når du er ferdig, bør fakturaen din se slik ut:
Ordfaktura-mal med tilpasset tekst anvendt.Vi har diskutert hvordan du personliggjør mesteparten av fakturaen, men faktureringsteksten er i tabellformat og trenger spesiell håndtering.
For min eksamensfaktura vil jeg bare regne for to tjenester:
Det betyr at mitt faktureringstabell har mange ekstra rader. Vi må fjerne de ekstra radene.
Begynn med å velge alle, men to tabellrader, ved å markere dem. neste, Høyreklikk å vise nedtrekksmenyen:
Velg tabellrader og høyreklikk.Klikk på Slett celler alternativ for å fjerne uønskede tabellrader. Velg Slett hele raden alternativ og klikk OK. Din faktura bør se slik ut:
Slett uønskede rader.Endre teksten i hver celle ved å velge den (dvs.. fremheve det) og skrive over det. Vær forsiktig så du ikke velger flere celler samtidig.
Dollarnstallene under Tidspris kolonne og Koste kolonne er også tekst. Du kan endre dem ved å skrive over dem også.
Ikke glem å endre subtotal, skatt og total tall. De beregnes ikke automatisk i denne fakturaen mal i Word.
I dette eksemplet er det ingen kunderabatt, så jeg slettet den tabellraden ved hjelp av den tidligere beskrevne prosessen.
Din faktura skal se ganske bra akkurat nå. Ta et øyeblikk for å sikre at alle feltene er riktige. Ikke glem å endre Totalt kjøp figur øverst til høyre på fakturaen. Dette er et tekstfelt.
Det er en god ide å korrekturlese hele fakturaen din på dette tidspunktet. Se etter feilstavinger i klientens navn eller adresse og andre typografier.
Hvis du har endret fakturaen mye, må du kanskje også omplassere noen av tekstfeltene. For å gjøre dette, velg tekstfeltet (du bør se håndtakene) og dra den til der du vil at den skal være.
Din ferdige faktura bør se slik ut:
Endelig tilpasset MS Word faktura design.Merk: Jeg brukte versjonen av Word fra Office 365 for å opprette denne fakturaen. Hvis du har en tidligere versjon av ordet, kan trinnene dine være litt forskjellige.
Dine fakturaer er viktige for småbedrifter. En profesjonell faktura gir et godt inntrykk med kundene dine og hjelper deg med å bli betalt raskt. En uprofesjonell faktura kan føre til forvirring og forsinkelse av betalingen.
En god faktura bør:
Du kan opprette din egen faktura ved å bruke en faktura mal for Word. Kom i gang ved å finne riktig faktura mal for deg på Envato Market.
Accentsconagua