Share
Tidshåndtering er et tema som ofte kommer opp i samtaler mellom frilansere. Det er fordi hver av oss må ta ansvar for å få alt på platen hennes ferdig, uten at noen andre gnager oss om arbeidet.
Men når du etablerer et byrå, blir situasjonen vanskeligere: på toppen av å få det kreative arbeidet som du trenger for å holde kundene lykkelige, må du også tildele arbeid til alle andre på byrået, hvis ikke fortsett å sjekke for at alt blir gjort.
For noen frilansere er det en rask måte å bli gal. For andre er det bare et spørsmål om å sørge for at det er et godt system på plass og at du vet hva dine prioriteringer er. Forutsatt at du føler deg komfortabel med et lite administrasjonsansvar, er det å gjøre alle organisert svært gjennomførbart.
Selv om du har gjort det så langt avhengig av et regneark eller noen håndskrevne notater, betyr overgangen til å kjøre et byrå at du må gå høyteknologisk. Det er på tide å velge et prosjektstyringsverktøy som lar deg tildele arbeid til teamet ditt. Det er bare for ineffektivt å styre arbeidet på en annen måte. Spesielt vil du ha et verktøy som teamet ditt kan oppdatere uten at du tikker hver boks for dem - du vil ha alle sine oppdateringer om deres arbeid på bare ett sted.
Det er alltid viktig å sørge for at verktøyene dine er enkle å jobbe med - ingen ønsker å tilbringe timer som kjører med et prosjektstyringsverktøy før de selv kan komme i gang med selve prosjektet.
Beste fremgangsmåter inkluderer å velge et verktøy som lar deg plassere alle de kreative eiendelene knyttet til et gitt prosjekt på ett sted. Det trenger ikke å være innenfor det samme verktøyet som du bruker til å administrere prosjektdetaljer (selv om det er mange apper som gjør begge), men det trenger å være tydelig organisert, med en måte å spore forskjellige versjoner av hver prosjekt.
Du må bestemme om du vil at kundene dine også skal ha tilgang til prosjektstyringsverktøyene dine. Det er et alternativ som mange klienter ser ut til å ha, selv om å få dem til å faktisk gjøre bruk av disse verktøyene, er det et problem. Det er imidlertid en viss verdi i å kunne diskutere et prosjekt vekk fra kundens oppmerksomhet.
Nøyaktig hvilke andre funksjoner du kanskje vil ha tilgjengelig i et prosjektstyringsverktøy, kan avhenge av hvilken type arbeid agenturet påtar seg og arbeidsflyten du følger. Det er alltid viktig å sørge for at verktøyene dine er enkle å jobbe med - ingen ønsker å tilbringe timer som kjører med et prosjektstyringsverktøy før de selv kan komme i gang med selve prosjektet. Det er også nyttig å se etter muligheter for å strømlinjeforme prosjekter. Hvis du for eksempel tar på lignende prosjekter igjen og igjen, velger du et verktøy som lar deg starte nye prosjekter fra maler, det logiske trekket.
Det er generelt verdt å vurdere en web-basert app for prosjektstyringsverktøyet disse dager, slik at teamet ditt har tilgang til programvaren, uansett hvor de er. Det er visse alternativer du kan kjøre på din egen server, men med mindre det er noe du allerede vet hvordan du skal gjøre og som du kan feilsøke for, er det sannsynligvis mer praktisk å betale for et alternativ.
Med et byrå er det alltid best å gjøre oppgaver som standardisert og enkelt repeterbar som mulig. Du vil ikke fortsette å lære nye mennesker hvordan du gjør det samme arbeidet igjen og igjen, så det er ideelt å sette opp ting slik at du har samme person som gjør den samme oppgaven igjen og igjen. Det kan være litt mindre gøy enn å la alle gripe delene av et bestemt prosjekt som de finner interessant, men det er mye mer håndterbart.
Hvis du har en eller to personer som håndterer en bestemt oppgave - og allerede vet hva de skal gjøre - kan du kanskje få dem startet på et nytt prosjekt med litt mer enn en rask omtale. Selvfølgelig vil du ha et mer robust system for å håndtere arbeid enn de hurtige nevnene, men å kunne få ballen til å rulle raskt er uvurderlig i et byrå, spesielt hvis du er villig til å ta på seg rush jobber.
Den vanskeligste delen av å standardisere hvordan du deler opp prosjekter kommer inn hvis du stole på entreprenører i stedet for ansatte. Når du først starter, er det lite sannsynlig at du har heltidsansatte, men hvis du ikke kan være sikker på at en gitt freelancer du jobber med, vil du ha fritid for hvert prosjekt du tar på, er det vanskeligere å være sikker at du bare kan overføre en bestemt del av prosjektet til samme person igjen og igjen.
Du kan komme opp med noen få navn på listen din for forskjellige typer arbeid. Det er mulig, selv om du kanskje trenger å gjøre noe for å kunne ombord på en ny freelancer raskt hvis dine foretrukne entreprenører ikke er tilgjengelige.
Selv om du har et stort heltidshold, kan du stole på å gjøre akkurat det du sier for hvert prosjekt, vurder å sette sammen treningsmateriell for ditt byrå. På det bredeste nivået, ved å kodifisere dine forventninger til alle frilansere i en håndbok, sparer du tid på å fortelle alle hva du trenger på en faktura hver måned.
Forhåpentligvis har du valgt et prosjektstyringsverktøy som allerede er kjent for teamet ditt, og brukes ofte nok til at det allerede finnes opplæringsprogrammer på nettet som du bare kan peke på.
Det inkluderer å gi opplæring for eventuelle prosjektstyringsverktøy du stoler på. Som freelancer kan du ha blitt frustrert når en klient insisterte på at du bruker sine interne verktøy - men det er alltid verre når du ikke vet hvordan du bruker verktøyet eller hvis klienten organiserer informasjon på en uvanlig måte i verktøyet.
Forhåpentligvis har du valgt et prosjektstyringsverktøy som allerede er kjent for teamet ditt, og brukes ofte nok til at det allerede finnes opplæringsprogrammer på nettet som du bare kan peke på. Hvis ikke, vær imidlertid ikke overrasket hvis du avslutter å skrive disse veiledningene selv.
Prosessen med å skrive opp treningshåndboken trenger ikke å være for utmattende: det kan være like enkelt som å lage et delt dokument og legge til notater hver gang du sender en forespørsel til noen på laget ditt, eller du må svare på et spørsmål. Denne tilnærmingen vil gi deg et søkbart dokument som vil hjelpe deg med å holde ting sammen for en stund. Du vil kanskje til slutt redigere det til et lettere å følge format, men det er ikke et krav å komme opp og løpe.
En av fordelene ved å jobbe på nettet er at du kan holde kontakten med medlemmer av teamet ditt, selv om de befinner seg tre stater unna. Dra nytte av det faktum ved å være tilgjengelig for å snakke om noen trenger deg. Selv om du bare har satt opp en IRC-kanal for teamet ditt, kan du løse potensielle problemer før de vokser til noe større. Noen ganger trenger laget ditt bare en avgjørelse gjort på en eller annen måte, og du er den eneste som kan gjøre det. Du vil ikke være grunnen til at alle andre måtte slutte å jobbe.
Det er også viktig å sjekke inn med teamet ditt på en vanlig tidsplan. Du trenger ikke å ringe hver dag, men pinge dem for statusrapporter så ofte som du trenger å føle deg komfortabel for at arbeidet blir gjort på plan. Når du ikke er i samme kontor, er berøringsbasen den eneste måten å vite små detaljer, som om utvikleren beveger seg sakte denne uken fordi han tok influensa. Når du arbeider med mange bevegelige deler, er det opp til deg å opprettholde kommunikasjon.
Når det er sagt, må du også balansere din egen arbeidsbelastning. Konstante avbrudd for å snakke med teamet ditt er ikke veldig bra for produktivitet. Du må klare forventningene når du er ledig til å chatte, for å sikre at du har så mye stille tid som du trenger for å fullføre arbeidet ditt.
Det kan bety at du blokkerer bestemte timer når du ikke vil være tilgjengelig for jobb (noe som igjen kan bety at du trenger en delt kalender), eller det kan bety at du arbeider noen timer når resten av teamet ditt er av. Tidszoner kan gjøre det lettere å velge tider når laget ditt, og kanskje dine kunder, ikke trenger deg.
Nøkkelen til kommunikasjon er konsistens. Vær tilgjengelig på de samme kommunikasjonskanalene samtidig, og det vil være mye lettere å holde kontakten med teamet ditt.
Accentsconagua