Share
Managing cash flow er som å ha den perfekte baseball swing: det handler om timing.
Pengene flyter inn i og ut av virksomheten din daglig, ettersom du får betalinger fra kunder og avgjør regninger med leverandører og ansatte. Deretter er det overkostnader og avgifter, og tusen andre betalinger for å holde styr på.
Timing er viktig fordi selv om virksomheten din er lønnsom, kan du få problemer hvis betalingene fra kundene kommer inn for sakte, og du har for mange utganger mens du venter på sjekken om at du har blitt lovet det som er i post.
Dette er spesielt viktig for små bedrifter, som ofte har små reserver av penger og kreditt for å falle tilbake. Ifølge Dun & Bradstreet er 90% av småbedriftsfeilene forårsaket av dårlig kontantstrøm.
Så i denne opplæringen vil vi undersøke kontantstrømmen i detalj, og gi deg noen verktøy som hjelper deg med å prognostisere kontantstrømmene nøyaktig i de neste 90 dagene. Deretter gir vi noen praktiske tips om hvordan du forbedrer bedriftens kontantstrøm, enten ved å øke tilstrømningen eller redusere utløpet.
Ved slutten av denne opplæringen vil du forstå hvorfor timingen av kontantstrømmer er så viktig for en bedrift. Du vil være i stand til å håndtere og prognostisere kontantstrøm effektivt, og vil vite hvilke skritt du skal ta hvis kontanter begynner å løpe kort.
Først av alt, la oss få tydelig på hvilken kontantstrøm er.
Kontantstrøm refererer bare til måten en bedrift mottar penger på og betaler den ut. Mens fortjeneste ser på når et salg ble foretatt eller en kostnad ble pådratt, ser kontantstrømmen på når selskapet faktisk mottok pengene eller betalte det ut. De to kan være ganske forskjellige, som vi ser senere.
I en tidligere opplæring så vi på kontantstrømoppstillingen og så at det var et sammendrag av alle pengestrømmer i løpet av et år.
Men et år er lang tid i virksomhet. Selv om et selskap har en positiv kontantstrøm i løpet av året, kan det møte forretningsmessig tilsvarende de månedene hvor kjøleskapet må byttes ut, pantet er forfalt, og det er en forsinkelse som mottar lønnsslipp. Så i denne opplæringen skal vi se nærmere på ebb og kontantstrøm over kortere perioder.
Hvis du vil forstå noe og håndtere det effektivt, må du først måle det. I kontantstrømmenes verden betyr det å holde oversikt over din nåværende kontantbalanse og prognose alle pengene du forventer å motta, og alt du må betale ut i de kommende ukene og månedene.
Ifølge denne banken av amerikansk papir har bedrifter som gjør månedlig kontantstrømplanlegging en overlevelse på 80% sammenlignet med 36% for de som bare planlegger en gang i året. Ikke å ha en jevnlig oppdatert kontantstrømsprognos er virksomhetsekvivalenten til flygende blind.
Heldigvis er det ikke vanskelig å holde oversikt over dine kontantstrømmer. Det er ganske likt det du gjør med din egen personlige økonomi hver måned, og trener når lønnen din kommer inn og når kredittkortbetalingen forfaller, og sørger for at du har tilstrekkelig i kontoen til enhver tid. Forretningskontoer har en tendens til å være mer komplisert, og kontantstrømmer kan være mer uforutsigbare, men grunnprinsippet er det samme.
Det er verktøy for å hjelpe deg også. Småvirksomhetsregnskapsprogramvare som QuickBooks har kontantstrømsprognoser innebygd, eller du kan bruke spesialiserte kontantstrømadministrasjonsprogrammer som Pulse, Float eller PlanGuru..
Hvis du ikke vil investere i dedikert programvare, vil et Excel-regneark også gjøre jobben. Microsoft Excel har inkludert en kontantstrøm prognose mal i alle versjoner fra 2007 og fremover. Andre maler er tilgjengelige online, for eksempel denne Excel-malen fra Business Education Nonprofit SCORE.
Her er en kontantstrømsprognos for et fiktivt selskap, CoolGadget Corp., tilpasset fra malen som følger med Excel. Du kan også laste ned dette eksemplet som et regneark.
Som du kan se, planlegger CoolGadget å starte februar måned med $ 5000 i sin konto, men vil ha en tynn positiv balanse på bare $ 1000 i måneden. Når vi leser ned i detaljene, kan vi se hvorfor. Selskapet forventer å motta $ 15 000 i løpet av måneden, men betaler ut $ 19 000.
Vi tar da $ 1000 balansen og ser hva som skjer i mars, og deretter i april. I mars er kontantinntektene litt høyere enn pengene utbetalt, så kontantbalansen tommer opp til $ 1 250. Men i april vil selskapet slippe inn i det røde. Salget øker, men en planlagt annonsering på $ 5000 er mer enn selskapet har råd til akkurat nå.
Derfor er kontantstrømsprognose viktig. Bedrifter kan gå i problemer selv når salget stiger, bare fordi de ikke har råd til investeringene. CoolGadget må forsinke noen av utgiftene, eller prøve å få pengene til å komme raskere inn.
Det kan også være nødvendig for selskapet å starte prognoser ukentlig eller daglig, fordi selv i februar og mars det seiler svært nær vinden. Det slutter måneden med en slank positiv balanse, men hvis timingen av betalingene ikke er gunstig, kan den dyppe inn i røde i løpet av måneden.
Hvis du synes at du må prognose oftere, kan du bruke samme grunnleggende mal, og bare endre overskriftene øverst fra måneder til uker. Malen vi har brukt tillater månedlig planlegging for de neste 12 månedene, men du kan enkelt endre det til ukentlig planlegging for de neste 12 ukene. Du kan også endre kategoriene nedover til det som gir mest mening for bedriften din.
Generelt, jo mer usikre kontantposisjon, desto mer detaljert må prognosene dine være. Det er det samme som med personlig økonomi: hvis du sliter med å få endene møtt, må du budsjettere for hver tur til supermarkedet, mens når du har en sunnere bankbalanse, har du råd til å være litt mer hands-off.
Så hva kan du gjøre hvis, som CoolGadget, ser du det fryktede sprutet med rødt blekk på kontantstrømsprognosen?
Husk, det handler om timing. Hvis en bedrift har et sunt salg og overskudd, men dårlig kontantstrøm, er det generelt fordi timingen er slått av, og pengene går raskere ut enn det kommer inn. For å forbedre kontantstrømmen må du enten få betalinger som kommer raskere eller forsinke betaler penger ut.
La oss se på noen praktiske måter å gjøre det på.
Bedrifter gjør salg på forskjellige måter, så hvordan du håndterer dette, avhenger av forretningsmodellen din. En forbrukervendt virksomhet som en restaurant eller kafé tar betaling fra kunder med det samme. For å ta penger i raskere må det øke salget, kanskje ved å tilby en spesiell begrenset kampanje.
Men mange bedrifter får ikke umiddelbar betaling fra sine kunder. Det er spesielt tilfellet for forretning til forretning transaksjoner. CoolGadget, for eksempel, selger ikke direkte til forbrukerne. I stedet sender den en kasse av gadgets til en elektronikk grossist, og det selskapet vil sende betaling innen en avtalt tid, som 30 dager.
Og det er der problemet kommer inn for mange bedrifter. En 2012-undersøkelse fra National Federation of Independent Business viste at 64% av småbedrifter hadde fakturaer som hadde gått ubetalte i minst 60 dager. Disse forsinkelsene kan virkelig skade et selskaps kontantstrøm.
I dette tilfellet er den mest effektive måten å forbedre kontantstrømmen ved å samle inn penger raskere. Du kan gjøre dette på en rekke måter:
Mange små bedrifter ser fakturering som en kjedelig administrativ oppgave, men å få det riktig er en viktig komponent for suksess. Du må sende ut en faktura umiddelbart etter at du har levert varene, og inkludere all nødvendig informasjon, spesielt betalingsbetingelser, for eksempel hvilke gebyrer og interesser du vil belaste, og en fremtidsdato for forfallsdato..
En undersøkelse fant at 25% av småbedrifter hadde minst $ 5000 i måneden i omsetningen forsinket på grunn av faktureringsfeil. Dette er virkelig lavt hengende frukt. Sende nøyaktige fakturaer så tidlig som mulig er en enkel måte å forbedre en virksomhets kontantstrøm på. QuickBooks, regnskapsprogramvaren nevnt tidligere, inkluderer en faktureringsfunksjon, eller du kan prøve en online-tjeneste som FreshBooks eller Fakturabel.
Dette kan være vanskelig, fordi du vil ha gode relasjoner til dine kunder. Men hvis en betaling skyldes, anbefaler Small Business Administration å være høflig, men fast. Send en ny faktura, inkludert sen gebyrer og renter. Ring og kontroller at fakturaen ble mottatt, og spør om noe er uklart. Hold en vennlig tone, men legg deg ikke til du får en avtalt betalingsdato, som du kan bekrefte via e-post eller skriftlig.
Ideelt sett vil du forhandle betalingsbetingelser med kundene dine som minst er lik, og helst kortere enn de du har med leverandørene dine. For eksempel, hvis du må betale dine regninger innen 30 dager, vil du at kundene dine skal betale innen 30 dager, eller kanskje enda mindre. Du vil absolutt ikke gjøre betalinger innen 30 dager, og motta dem om 45 dager.
Det kan være vanskelig for små bedrifter, spesielt når det gjelder større bedrifter som har en sterkere forhandlingsposisjon. Men du kan begynne med å være klar over hva vilkårene dine er, og ta hensyn til ordlyden av kontrakter og fakturaer. Det er noen nyttige råd på betalingsvilkår i dette britiske regjeringens faktaark.
I tillegg til at betalinger kommer raskere, er en annen måte å maksimere kontantstrømmen, å redusere utgangene. Her er noen alternativer:
Hvis bedriften din har det bra, er det fristende å investere i nytt utstyr eller markedsføring i et forsøk på å øke veksten enda mer. Men noen ganger kan en investering som vil være lønnsom på lang sikt, forringe en virksomhet på kort sikt.
Med vårt CoolGadget-eksempel var det en $ 5000 reklamebetaling som tippet selskapet over i det røde. Selv om den annonsen trolig ville bringe mer salg og være god for selskapets langsiktige helse, må den bli forsinket i en måned eller to, til selskapet har nok penger til å dekke utgiftene.
På samme måte som du gjenforhandler med kundene dine, kan du også prøve det med leverandører. Se om du kan få dem til å godta et lengre betalingsvindu, si 45 dager i stedet for 30. Det kan bare være kontanterpute din virksomhet trenger.
Selv om du ikke kan få en utvidelse, kan du sørge for at du tar så lenge som mulig å betale. Du må være forsiktig her, fordi du ikke vil bryte noen tidsfrister som du har avtalt med leverandører. Det setter dem i kontantstrømproblemer av seg selv, og er dårlig for omdømmet ditt. Og du vil sikkert sørge for at du alltid betaler dine ansatte til tiden.
Men hvis du har fått 30 dager til å betale for noen varer, ta full 30 dager. Tillat at pengene skal sitte på kontoen din så lenge som mulig, og gi deg mer av et sikkerhetsnett hvis du har andre uventede utgifter.
Med vårt fiktive selskap CoolGadget oppdaget vi fra balansen at den hadde $ 100 000 i beholdning. Det er $ 100 000-verdt av usolgte gadgets som bare sitter i lageret.
En mer effektiv måte å håndtere kontantstrøm på er å beholde beholdningen til et minimum. Du vil ha nok til å tilfredsstille etterspørselen, men ikke mer. Hvis CoolGadget hadde bygget opp en mer fornuftig beholdning på $ 20.000, ville det ha blitt igjen med ytterligere $ 80.000 for å dekke andre utgifter, og kontantstrømmen ville være mer sunn.
Bedrifter med kontantstrømsvansker kan få det vanskelig å låne penger, men det er verdt å utforske eventuelle muligheter. Selv om du ikke kan låne mer, kan det være mulig å refinansiere eksisterende gjeld til lengre vilkår med lavere utbetalinger.
Hvis du kan forhandle en kredittkreditt eller til og med en kassekreditt med rimelige rentenivåer, kan det gi deg litt ekstra fleksibilitet i månedene der du har en uventet utgift, eller hvis din store kunde forsinker betalingen.
Med alle disse kontantstrømstyringsteknikkene er det viktig å balansere de kortsiktige og langsiktige behovene til bedriften din.
For å sikre kortsiktig helse, ville det beste være å ha en stor kontantbalanse som sitter i kontoen din, sammen med lån og kredittlinjer bare i tilfelle.
Men det kan være en langsiktig dra på veksten i virksomheten din. Det overskytende kontanter kan ofte brukes bedre, for eksempel ved å investere i nytt utstyr for virksomheten din, bruke penger på reklame og markedsføring, eller betale ned gjeld.
Lære å prognose kontantstrømmer nøyaktig og administrere dem effektivt, hjelper deg med å opprettholde riktig mengde penger til enhver tid. Ved hjelp av prognostiseringsverktøyene du har lært om i denne opplæringen, kan du se når du har råd til å investere i virksomheten din, og når du trenger å være mer forsiktig. Du kan spille med forutsetningene, se hva som ville skje under et "verste fall" scenario. Enda viktigere, du kan ta skritt for å avverge et mulig kontantstrømproblem, før det blir en krise som truer virksomhetens fremtid.
Ved å håndtere kontantstrøm effektivt, kan du finne den rette balansen mellom kortsiktige og langsiktige. Du kan føle deg trygg på å investere penger i fremtiden, fordi du vet at du også har holdt nok penger til hånd for å håndtere de kortsiktige oppturene og nedturene.
Grafisk kreditt: Utfall designet av Luis Prado fra Noun-prosjektet.
Accentsconagua