Share
E-post er blitt den viktigste måten som mange forretningsfolk kommuniserer. De fleste av oss sender ut flere forretningsmails enn noen annen form for forretningskommunikasjon.
Hver dag har du e-post som går ut til sjefen din, dine kunder, dine leverandører og dine profesjonelle kontakter.
E-postene dine er viktige. En god e-post kan føre til suksess. Mens en dårlig e-post kan skade et profesjonelt forhold, kan du sidestille prosjektet ditt, eller forårsake skade på ditt omdømme.
Til tross for sin betydning blir e-postformatering ofte ignorert. Riktig formatering forbedrer sjansene for at en mottaker vil lese, svare og reagere positivt på e-posten din.
I denne opplæringen lærer du hvordan du oppretter profesjonelle forretningsmails ved å bruke riktig e-postformat for virksomheten. Jeg vil også gi deg eksempler på gode og dårlige e-postadresser som du søker på din egen kommunikasjon.
Før du graver deg inn i disse veiledningstrinnene, bør du vurdere å laste ned vår nye eBook: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. (Den er tilgjengelig GRATIS med Tuts + Business Nyhetsbrev.)
Ikke alle e-postmålgrupper er de samme. Derfor må ikke alle e-postmeldinger formateres og skrives på samme måte. Noen e-postadresser skal struktureres i en mer formell stil. Men hvis du er mer kjent med mottakeren din, er det greit å strukturere e-posten din i en mindre formell stil.
E-poststilen du velger bestemmer e-poståpningen og -lukkingen. Det kan også bestemme hvilket språk du bruker og tonen i e-posten. For å lære mer om formell og uformell e-post stil, les det siste innlegget mitt:
Her er et raskt sammendrag av noen generelle regler om når du skal bruke en formell versus uformell e-poststil.
Bruk en formell e-post stil:
Bruk en uformell e-post stil:
Valget mellom formell og uformell stil varierer fra bedrift til selskap. Derfor er det viktig å vite hva som er akseptert i din bedrift. Hvis du ikke er sikker på om du skal bruke en formell e-poststruktur eller en uformell e-poststruktur, er det ofte tryggere å bruke en mer formell stil.
Hvordan du formaterer e-postadressen din, gjør en forskjell. En god forretnings e-poststruktur hjelper med å kommunisere meldingen din tydelig. En dårlig formatert e-post kan gi et dårlig inntrykk.
Alle gode e-postadresser skal ha minst disse delene:
Bruk et riktig e-postformat. Konstruer e-posten din slik at de første setningene i kroppsteksten forklarer hva e-posten handler om. De siste par setningene bør være en konklusjon som oppsummerer forretnings e-posten. Konklusjonen er også et godt sted å inkludere en oppfordring til handling. Et anrop til handling forteller e-postleseren hva du skal gjøre neste og hvordan du gjør det.
Mange av oss har aldri lært den riktige måten å strukturere en forretnings e-post på. Derfor kaster så mange mennesker bare en e-post sammen og håper på det beste. Dessverre gjør de haste e-postene ofte mer skade på vårt profesjonelle rykte enn godt.
I denne delen dissekerer jeg to dårlig skrevet og dårlig formaterte e-postprøver. Vi ser på begge eksemplene, og jeg forklarer hva som er galt med hver av dem. I neste avsnitt gjør jeg en overføring på hver av disse e-postene og viser deg hvordan du kan forbedre dem.
Her er et eksempel på en formell e-post som ikke ble formatert eller skrevet godt. Ta et øyeblikk for å se på eksemplet og se om du kan fortelle hva som er galt med det. Jeg vil detaljere problemene med denne e-posten nedenfor.
La oss se på denne virksomheten e-post nøye for å finne ut hva som er galt. Her er noen av problemene:
Det er sannsynlig at mottakerne av denne e-posten savner noen av poengene som blir gjort på grunn av måten den er formatert og formulert på. I tillegg ser det seg sløvt og dårlig organisert. Alt i alt er denne e-posten ikke en god måte å representere en bedriftsorganisasjon.
Mange bedrifter vil finne ovennevnte e-mail pinlig. Likevel er det ikke uvanlig for en bedrift profesjonell å skrive e-post raskt og uten å tenke. Noen av de rushed e-postene inkluderer noen av de samme problemene som vårt eksempel e-post.
Her er et eksempel på en uformell e-post som var dårlig formatert og dårlig formulert. Ta et øyeblikk for å se på det og se om du kan fortelle hva som er galt. Jeg vil detaljere problemene med denne e-posten nedenfor.
La oss se nøye på hver del av e-posten for å finne ut hva som er galt. Her er noen av problemene:
Ikke bare er denne e-posten dårlig formatert, den gir også en uprofesjonell, negativ tone. I stedet for å få resultatene avsenderen ønsker, er det sannsynlig at leseren vil bli sint og defensiv.
Dårlige e-poster kan forbedres med effektiv redigering og formatering. La oss gjenta de forrige e-postene for å gjøre dem mer effektive. Jeg endrer formateringen og ordlyden for å vise deg hvordan du retter de dårlige e-posteksemplene.
Her er et eksempel på den formelle e-posten, omskrevet og formatert for å formidle et mer profesjonelt bilde.
La oss se på hva vi gjorde for å forbedre e-postadressen:
Den reviderte e-posten er en bedriftskommunikasjon som enhver organisasjon ville være stolt av. Det har blitt omarbeidet med et profesjonelt e-postformat. Det overfører også meldingen tydelig og kortfattet på en forretningsmessig måte.
Tips: E-posten kan forbedres ytterligere ved å inkludere en profesjonell e-signaturmal som de som finnes i Envato Market Her er tre eksempler på hvordan en profesjonell e-signaturmal kan brukes:
Eksempler på bedrifts e-post-signaturmaler Lær mer om hvordan du lager en profesjonell epost signatur:
Her er et eksempel på en uformell e-post, omskrevet og formatert for å formidle et mer profesjonelt bilde:
Hva har forandret seg? La oss ta en titt:
Som du kan se, gir vennlig lesing og bedre formatering leseren et mer positivt inntrykk. Leseren av denne e-posten er mye mer sannsynlig å svare, og problemet er mer sannsynlig å bli løst.
Du kan lære enda mer om å komponere effektive e-postmeldinger i denne Tuts + opplæringen fra David Masters:
Så hvordan unngår du e-postkatastrofe? Med planlagt planlegging kan du mestre riktig e-postformat for virksomheten og opprette en e-post som formidler meldingen uten å ødelegge forretningsomdømmet ditt.
Her er fire enkle retningslinjer for å skrive riktig e-postadresse:
Bedriftsemailene dine kan gjøre forskjellen mellom å oppnå forretningsmålet eller gjøre firmaet ditt dårlig. Tenk på hvordan e-postene dine er formulert og formatert.
E-postene dine er kritiske: Sett et mål for å jobbe med riktig formatering av alle dine e-postadresser.
For å lære deg å skrive effektive e-postadresser, se gjennom vår guide til Skrive effektiv e-post, eller kom i gang med den første opplæringen i flerpartiserien:
Ønsker mer profesjonelle e-posttips og toppstrategier. Lær hvordan du tar kontroll over innboksen din, behandler e-posten raskere, og administrer e-posten din som en proff. Registrer deg for Tuts + Business Nyhetsbrev og få den gratis innboksen null e-bok nå.
Hvilke e-strategier fungerer best for deg? Gi oss beskjed i kommentarene.
Accentsconagua