Slik organiserer du Outlook e-post innboks effektivt

Hvis Microsoft Outlook-innboksen din er rotete og full av meldinger, er det sjansen for at du kommer glipp av en viktig melding. Som bedriftseier kan manglende en melding være katastrofalt. Det kan bety tapte forretninger. Og selv om du ikke eier en bedrift, vil ingen overse en viktig epost. 

Du kan lære å organisere Outlook slik at det er mer effektivt. Microsoft Outlook inneholder flere verktøy du kan bruke til å gjøre innboksen mer organisert, hvis du vet hva du skal gjøre. Hvis du bare har begynt med Outlook, eller hvis du ikke er i gang med det, kan du ikke bruke den til full kapasitet.

I denne veiledningen viser vi deg hvordan du organiserer Outlook-e-posten din. Vi forklarer hvordan mapper og kategorier fungerer. Vi berører kort på Fokusert innboks verktøy. Endelig lærer du hvordan du organiserer e-post i Outlook ved hjelp av Arkiv og Slett egenskaper.

Lær nyttige e-post organisatoriske tips og strategier

Før vi takler emnet for hvordan du organiserer Outlook, ikke glem å melde deg på nyhetsbrevet Tuts + Business og ta det gratis eBook: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er fullpakket med innboksen organisasjonsstrategier og killer tips for å administrere all din innkommende e-post mer effektivt.

La oss nå fortsette å lære om mapper og kategorier i MS Outlook:

Slik organiserer du Outlook e-post innboks med mapper (video)

Se denne hurtige screencast-veiledningen for å lære grunnleggende om hvordan du bruker mapper i Outlook raskt:

 

Eller gå gjennom de detaljerte skriftlige trinnene nedenfor for mer informasjon om hvordan du organiserer Outlook-innboksen din.

Hva du trenger å vite om mapper og kategorier

Hvis du vil lære å organisere e-postmeldinger i Outlook, må du forstå mapper og kategorier. Dette er de viktigste verktøyene du vil bruke for å få innboksen din under kontroll.

Microsoft Outlook-mapper

Mapper vises til venstre for innboksen under e-postadressen din (dette kalles også Navigasjon Pane). Det finnes to typer mapper:

1. Standardmapper. Standardmapper er standard med MS Outlook-programvaren. Standardmapper inkluderer utkast, Sendt epost, Slettede elementer, Søppel, spam og så videre. Noen versjoner av Outlook kan også ha en Rot mappe, selv om dette blir faset ut.
2. Personlige mapper. Dette er ekstra mapper du lager for å prioritere meldingene dine. Det er viktig å være forsiktig så du ikke lager for mange mapper, eller du kan bli forvirret om hvilken mappe du skal bruke.
   

For eksempler på hver type mappe, se på desktopversjonen av MS Outlook-innboksen nedenfor:

Microsoft Outlook Bånd vises over innboksen din.

Viktig: Microsoft har flere nåværende versjoner av Outlook tilgjengelig. Skjerm utseendet og funksjonaliteten kan svært lite avhengig av hvilken versjon du bruker og hvordan den er konfigurert. Mesteparten av denne opplæringen er basert på den nyeste versjonen av Outlook som installert på skrivebordet mitt. Vi tar imidlertid en titt på Outlook.com for å markere bestemte funksjoner.

Legg merke til mappen merket From My Boss. Dette er ikke en Misligholde mappe. Snarere er det en Personlig mappe som jeg la til for dette eksemplet.

Microsoft Outlook-kategorier

Du kan bruke kategorier for å fargekode meldingene dine. For eksempel kan du bruke den røde fargekategorien til meldinger som er haster, den grønne fargekategorien til meldinger du er klar til å handle på, den lilla fargekategorien til møter og så videre. Du vil ønske å komme opp med ditt eget system. 

Ved å kategorisere innboksen med fargekodede kategorier kan du raskt skanne innboksen din for å bestemme hva du skal gjøre med hver melding.

Du vil bruke kategorisere ikon for å tilpasse og bruke kategorier. De kategorisere ikonet vises i midten av Bånd mot høyre side: 

De kategorisere Ikonet lar deg fargekode meldingene dine.

Merk: De kategorisere Ikonet er bare tilgjengelig for Microsoft-e-postbrukere ved hjelp av et Pop-eller Exchange-e-postoppsett. Hvis du bruker et IMAP-oppsett, er dette alternativet ikke tilgjengelig.

1. Slik bruker du mapper

Mapper i Outlook er ganske enkle å bruke hvis du vet hva du skal gjøre. Her er noen av grunnleggende til å bruke mapper:

Trinn 1. Lag en ny mappe

For å opprette en mappe i MS Outlook, klikk Mappe fanen fra Bånd. Klikk deretterde Ny mappe ikon. De Opprett ny mappe dialogboksen viser:

Bruke Opprett ny mappe dialogboksen for å legge til mapper og holde e-postene dine organisert.

Skriv inn navnet på den nye mappen din i Navn felt. Klikk på mappen der du vil plassere den nye mappen, og klikk OK når du er ferdig.

I dette eksemplet har jeg opprettet en mappe som heter Memos og plassert den under mappen From My Boss. Slik ser mappene ut nå:

Du kan legge til en undermappe under en eksisterende mappe.

Trinn 2. Gi nytt navn til en mappe

Du kan endre navnet til en mappe når du har opprettet den. Velg mappen du vil endre navn ved å klikke på den. Klikk på Gi nytt navn Mappe ikonet i Mappe fane. Du får merke til at en boks vises rundt mappenavnet:

Bruke Endre navn på mappe ikon for å gi nytt navn til en eksisterende mappe i MS Outlook.

Skriv inn et nytt mappenavn i boksen. Når du er ferdig med å skrive, trykker du på Tast inn nøkkel på tastaturet. Ditt nye mappenavn er lagret.

Trinn 3. Flytt en melding til en mappe

Når du har opprettet flere mapper, er du klar til å begynne å legge inn meldinger i dem. Gå tilbake til hovedinnboksen din for å se meldingene dine:

Slik organiserer du e-post i Outlook ved å flytte meldinger til mapper.

Klikk på en melding for å velge den og bare dra meldingen i mappen du ønsker. I eksemplet nedenfor drar jeg e-posten "Prosjektestimater" til Memos-mappen:

Som du kan se, er meldingen "Prosjektestimater" nå i Memos-mappen.

Trinn 4. Slett en mappe

Av og til kan det hende du finner ut at du ikke vil ha en mappe du har opprettet. Når dette skjer, kan du enkelt slette mappen. 

Klikk på mappen du vil slette i Navigasjon panelet (til venstre) for å velge det:

Slik organiserer du innboksen for Outlook-e-post ved å slette unødvendige mapper.

Klikk på Slett ikonet i Bånd. (Det ser ut som en X.) Mappen er slettet.

Forsiktighet: Hvis duslett en folder, enY-meldinger i den mappen vil også bli slettet.

2. Slik bruker du kategorier for å få mer organisert i Outlook

La oss ta en nærmere titt på hvordan du tilpasser og bruker kategorier for å organisere innboksen din.

Trinn 1. Gi nytt navn til en kategori

Kategoriene er som standard navngitt etter farge. For å gi nytt navn til en kategori, klikk på nedpilen til høyre for kategorisere ikon. Fra rullegardinmenyen velg Alle Kategorier. De Fargekategorier dialogboksen vises:

Du kan fargekode meldingene dine i Outlook for å organisere dem.

Sett et merke ved siden av fargen du vil endre navn på, og klikk på Gi nytt navn knapp. Skriv over standardnavnet på kategorien for å endre navn på den. Klikk på OK knappen når du er ferdig å omdøpe kategoriene.

Her er et eksempel på noen omdøpte kategorier:

Navngi hver fargekategori for å organisere Outlook-innboksen din

Dine egne tilpassede kategorier kan være forskjellige.

Trinn 2. Slett en kategori

Etter at du har tilpasset kategoriene dine, kan du oppdage at du ikke bruker dem alle. Hvis det skjer, kan du slette den ubrukte kategorien.

For å slette en kategori, klikk på Alle Kategorier alternativ i kategorier nedtrekksmenyen. De Fargekategorier dialogboksen åpnes:

Du kan slette Outlook-fargekategorier som du ikke bruker.

Klikk avkrysningsboksen ved siden av fargen du vil slette. I eksemplet ovenfor sletter jeg kategorien Oransje fordi jeg ikke bruker den. Klikk på Slett knapp.

Når en melding vises, spør du om å bekrefte slettingen Ja. Når du er ferdig med å gjøre endringer i kategoriene klikk OK. Oransjekategorien vises ikke lenger på kategorisere rullegardinmenyen, og du vil ikke kunne bruke den til en e-postmelding.

Trinn 3. Bruk en kategori til en melding

Når du har tilpasset kategoriene dine, er du klar til å begynne å bruke dem på meldinger i innboksen din. Hvis du vil legge til en kategori i en melding, klikker du på meldingen for å velge den. Klikk på kategorisere ikon. De kategorisere rullegardinmenyen viser:

Bruk rullegardinmenyen Kategoriser for å bruke kategorier til å e-post og organisere innboksen din.

Klikk kategorien du vil søke på den valgte meldingen. Kategorien brukes til meldingen. Du ser kategorien farge som et firkant til høyre for meldingsavsenderen i innboksen din. I selve meldingen er det under avsendernavnet. 

Her er et eksempel på en innboks med kategorier som er brukt på alle meldingene: 

Med kategorier som brukes på meldingene dine, kan du fortelle om hva du skal gjøre med hver e-post.

En melding kan ha mer enn én kategori brukt til. Hvis du vil legge til en ekstra kategori i en melding, velger du meldingen og klikker på en annen kategori i kategorisere nedtrekksmenyen.

Trinn 4. Slik fjerner du en kategori fra en melding eller endrer den

Over tid kan kategorien for en melding endres. Du kan fjerne en kategori fra en melding eller endre den. Her er hva du skal gjøre.

For å fjerne kategorien fra en melding, klikk på meldingen i innboksen din for å velge den. Klikk på kategorisere ikon. Fra rullegardinmenyen, klikk på kategorien som for øyeblikket er brukt på e-posten for å fjerne den:

Du kan fjerne en tilordnet kategori fra en e-post.

Du kan bruke en ny kategori til meldingen fra kategorisere rullegardinmenyen eller la den være ukategorisert.

Hvis du vil fjerne alle kategoriene fra en gang fra en e-postmelding som har mer enn én kategori, velger du meldingen og klikker på Fjern alle kategorier alternativ fra kategorisere nedtrekksmenyen: 

Bruke Fjern alle kategorier alternativ for å fjerne alle kategoriene fra en epost med mer enn en tilordnet kategori.

3. Slik bruker du en fokusert innboks

Microsoft er i ferd med å utrulle en ny funksjon som heter Fokusert innboks til Outlook-brukere. Hvorvidt du har tilgang til fokusert innboks, eller ikke, avhenger av hvilken versjon av Microsoft Office du bruker.

Hvis din versjon av Outlook brukte Rot mappe for å sortere ut ubetydelige meldinger, har denne funksjonen blitt rullet inn i det nye Fokusert innboks. Din eksisterende Rot mappen blir en vanlig mappe når systemet ditt er oppdatert til Fokusert innboks trekk.

Microsoft Outlook Fokusert innboks er designet for å organisere innboksen din automatisk. Når den er aktivert, er innboksen din delt inn i to faner

1. Fokusert faneblad. E-post sortert i denne kategorien er de viktigste og krever raskere svar. 
2. Andre faner. Annen e-post er sortert i denne kategorien for at du skal håndtere når du får en sjanse.

Jeg har for øyeblikket ikke Fokusert innboks funksjonen tilgjengelig på PC-skrivebordet ennå. Det er imidlertid tilgjengelig i mange webversjoner av MS Outlook akkurat nå. Det inkluderer denne gratis versjonen av Outlook-e-posten jeg har fra Outlook.com. Her er en titt på Fokusert innboks med fokusert fanen åpen:

Outlook.com har Fokusert innboks funksjon tilgjengelig nå.

For å bytte til Annen fanen fra fokusert kategorien, klikker du bare på den:

Det er enkelt å bytte Fokusert innboks faner.

Som du kan se, i dette eksemplet fokusert fanen inneholder tidsplanvarsler fra min Outlook-kalender mens Annen fanen inneholder mindre viktige rutinemessige produktmeldinger. De Fokusert innboks funksjonen legger disse meldingene i riktig mappe automatisk uten at jeg må bestemme hvilken melding som går der.

Outlook.com er en gratis webbasert e-posttjeneste fra Microsoft. For å lære mer om Outlook.com, vurder denne veiledningen der den er sammenlignet med Gmail:

4. Hvordan arkivere eller slette gamle meldinger og rydde opp postkassen din

De fleste av oss lagrer for mange e-postmeldinger, og dette kan gjøre for en rotete innboks. En annen måte å organisere Outlook-innboksen på er å arkivere eller slette gamle meldinger.

Mens både arkivering og sletting av e-post fjerner meldinger fra innboksen din, er det viktig å forstå forskjellen:

• Archive.Sender en melding til en Arkiv mappe. De Arkiv mappen er beregnet for eldre meldinger du har tenkt å lagre. Når du arkiverer en e-post, kan du enkelt hente den på en fremtidig dato.
• Slett. Sender en melding til Slettede elementer mappe (det ser ut som en søppelkanne). Hvis Slettede elementer mappen tømmes, det kan være vanskelig å hente meldingen. Slett er vanligvis reservert for e-poster du ikke forventer å trenge i fremtiden.

MS Outlook har også a Opprydningsverktøy. Du har sikkert fått en av disse meldingene der en haug med tidligere meldinger kopieres øverst. Du kan også ha hver av de tidligere meldingene i Outlook-innboksen din. Når du bruker Opprydningsverktøy til en samtale eller til en mappe eller undermapper fjerner verktøyet disse dupliserte meldingene.

Men du gjør det, når du fjerner meldinger, kan postboksen frigjøre plass i innboksen din. For å ordne innboksen riktig, er det viktig å lære å bruke hvert av disse verktøyene:

Trinn 1. Slett gamle meldinger

Det er enkelt å slette en gammel epost. Bare klikk på e-posten for å velge den:

Slik organiserer du innboksen for Outlook-e-post ved å slette gamle meldinger.

Klikk på Slett ikonet i Bånd (det ser ut som en X). Meldingen flyttes til slettet elementer mappe.

Hvis du vil fjerne en melding permanent fra e-posten din, klikker du på Slettede elementer mappe for å åpne den. (Det er i Navigasjonsrute til venstre og ser ut som en søppelkanne). Klikk på meldingen igjen for å velge den. Klikk på Slett ikonet for å slette den valgte meldingen permanent.

Forsiktighet: Noen permanent slettede meldinger kan muligens bli gjenopprettet fra serveren hvis de fortsatt er i Slettede elementer mappe, men det er også mulig at du ikke vil kunne gjenopprette en e-post når du har slettet den.

Trinn 2. Arkiver meldinger manuelt

En mindre permanent måte å fjerne gamle e-poster fra innboksen din er å arkivere dem. For å arkivere en e-post, klikk på meldingen for å velge den. Klikk på Arkiv ikon i båndet ved siden av Slett ikon:

Bruker Arkiv ikonet er en annen måte å holde gamle meldinger fra cluttering opp innboksen din.

Hvis du ikke har brukt Outlook Arkiv funksjonen før, blir du bedt om å opprette en arkivmappe. Klikk på Opprett arkivmappe knapp. Outlook lager en ny mappe med tittelen Arkiv og sender e-posten du valgte til den:

Lagre gamle e-postmeldinger i din Arkiv mappe for å organisere innboksen din.

I fremtiden når du arkiverer en e-post, går det til denne mappen.

Trinn 3. Konfigurer arkivparametere

Du kan også endre MS Outlooks automatiske arkivinnstillinger. Klikk Fil> Valg å åpne Outlook-alternativer vindu:

Du kan konfigurere Outlook til å arkivere meldinger automatisk.

Klikk på Avansert alternativ fra Navigasjonsrute til venstre. Klikk deretter på AutoArchive-innstillinger knapp. De Automatisk arkivering dialogboksen vises:

Bruk dialogboksen AutoArchive til å definere arkiveringsparametere i Outlook.

Bruk avmerkingsboksene til å velge arkivalternativene du vil velge. Klikk OK på Automatisk arkivering dialogboks når du er ferdig. Klikk deretter OK på Outlook-alternativer vindu.

Trinn 4. Bruk Outlook Cleanup Tool

E-postmeldinger har blitt mer konversasjonelle. Hvis du har deltatt i en e-postkonversasjon der du og en mottaker har svart fram og tilbake i en serie med meldinger, vet du hva jeg mener. Når du svarer på en e-post, vises svaret ditt over de opprinnelige meldingene og alle tidligere svar. Dessverre kan alt svaret fylle opp mappene dine, noe som gjør det vanskeligere å finne de meldingene du trenger.

Outlook har en løsning med Opprydningsverktøy.  Dette verktøyet fjerner overflødige meldinger, slik at det fjerner tidligere meldinger som ikke inneholder det siste svaret. Du har ikke mistet noen informasjon, fordi alle dine tidligere meldinger er inkludert i den siste meldingen.

La oss se hvordan det fungerer. I Fra min Boss-mappen nedenfor har jeg to meldinger som alle er del av samme samtale. Den første meldingen har emnelinjen "Nytt arbeid". Den siste meldingen har emnelinjen "Re: RE: RE: New Work:"

Svar på meldinger kan ta opp plass i Outlook-innboksen din.

Du kan bruke Opprydningsverktøy å rydde opp en samtale, en mappe eller en mappe og undermapper. I dette tilfellet bruker vi den til å rydde opp fra My My Boss-mappen.

Klikk på mappen for å velge den. Klikk på nedpilen på Opprydningsverktøy ikon. (Det er på Hjem fanen til venstre for Slett ikon.) Du vil se Rydde opp nedtrekksmenyen:

Velg Oppryd Folder alternativ for å fjerne overflødige meldinger i en mappe.

Velg Oppryd Folder alternativet på rullegardinmenyen. Det vises en advarsel om at du vil slette overflødige meldinger. Klikk på Oppryd Folder knappen på spørringen. Den opprinnelige meldingen er slettet:

Hvis du fjerner overflødige meldinger, kan du organisere Outlook-innboksen din. 

Den opprinnelige meldingen slettes fordi den er overflødig med den siste meldingen. Dette er spesielt nyttig hvis du har mange e-postsamtaler i innboksen din.

Merk: E-postmeldinger som inneholder et annet element - kanskje et svar fra en annen mottaker eller et vedlegg - blir ikke slettet fordi de ikke oppfyller kravet om å være overflødige.

5. Organiser din e-post med bedre innboksadministrasjon

Du har mindre sannsynlighet for å ha en rotete MS Outlook-innboks hvis du følger gode e-postadministrasjonspraksis. Lær hvordan du reduserer e-postboksens rot med vår gratis eBok: 

Konklusjon

Nå som du har lært å organisere Outlook ved hjelp av mapper, bør e-postboksen din allerede være mindre rotete. Du har også lært grunnleggende om å bruke Microsoft Outlook-kategorier og forstår viktigheten av å arkivere eller slette gamle meldinger.

Som forretningsperson vil du sette pris på å kunne bruke Outlook-innboksen din mer effektivt fordi den er organisert. Best av alt, du trenger ikke å bekymre deg for mangler en viktig e-postmelding.