Share
Som bedriftseier må du holde oversikt over kontaktene dine. Tapt kontaktinformasjon kan bety en tapt mulighet til å gjøre forretninger. Du kan ikke følge med en potensiell kunde hvis du ikke vet hvordan du skal nå dem. Med Microsoft Outlook er kontaktlisten din like nær e-postadressen din som Outlook-kontaktlisten din.
Hvis du vet hvordan, kan du gjøre mye med MS Outlook-kontaktene dine. Du kan opprette kontaktlister i Outlook, dele kontakter og kontaktlister med andre verktøy og med andre e-postbrukere, og til og med sende gruppemeldinger. Å lære å få mest mulig ut av dine Outlook-kontakter er en fin måte å bli organisert på.
I denne opplæringen lærer du alt grunnleggende, inkludert hvordan du legger til kontakter i Outlook, og hvordan du lager en kontaktgruppe i Outlook. Vi undersøker også noen av de mer avanserte funksjonene, for eksempel hvordan du deler en kontaktgruppe i Outlook. La oss komme i gang.
En kontakt i MS Outlook er en person eller bedrift som du kontakter ofte. For hyppige kontakter kan Outlook lagre flere online adressebøker rett innenfor e-posten din.
Hver oppføring i e-postadresseboken din er kjent som en kontaktperson. Som en bedrifts profesjonell, eller bare noen som stoler på e-post, er det praktisk å ha adresseboken på nettet. Det betyr også at du aldri trenger å bekymre deg for å miste en kontaktinformasjon igjen.
For å finne Outlook-adresseboken din, klikk på Adressebok ikon (det ser ut som en åpen bok) til høyre for din Hjem fane. De Adressebok: Kontakter dialogboksen viser med noen grunnleggende opplysninger om hver kontakt:
Du vil se noen grunnleggende opplysninger om kontaktene dine i Adressebok: Kontakter dialogboks.Standard adressebok er Kontakter - [Din e-postadresse], men du kan opprette flere adressebøker etter behov.
For å se mer detaljert informasjonpå en kontakt, dobbeltklikkk på deres navn for å åpne sitt kontaktkort:
Et MS Outlook-kontaktkort inneholder detaljert kontaktinformasjon.Som du kan se, inneholder kontaktkortet ditt mer enn bare kontaktens e-postadresse. I tillegg til muligheten til å lagre opptil tre e-postadresser for hver kontakt, er det felt for deg å legge inn følgende informasjon:
Du kan til og med legge ved et bilde til kontaktkortet hvis du har en. I tillegg er det en Merknader feltet for å skrive inn tilleggsinformasjon.
Ikke bare gjør Outlook-adresseboken din mulig å organisere og finne kontaktinformasjon raskt, du kan også bruke den til å sende gruppemails via kontaktgrupper. Lær mer om Microsoft Outlook i disse opplæringene:
Før vi takler emnet for hvordan du organiserer dine MS Outlook-kontakter, ikke glem å registrer deg for nyhetsbrevet Tuts + Business og ta vår gratis eBok: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er fullpakket med innboksen organisasjonsstrategier og killer tips for å administrere all din innkommende e-post mer effektivt.
La oss nå fortsette å lære om kontakter og kontaktgrupper i MS Outlook:
Nå som du forstår viktigheten av Outlook-adresseboken, er du klar til å begynne å bygge kontaktlisten ved å opprette nye kontakter. Det er i utgangspunktet to metoder du kan bruke til å legge til kontakter til Outlook:
La oss undersøke hver metode separat.
Denne metoden for å legge til kontaktinformasjon er spesielt nyttig hvis du har visittkort du vil legge til i kontaktene dine i MS Outlook. Å ha kontaktinformasjonen din nøyaktig organisert i e-postboksen din er mye bedre enn å holde en bunke med kort, som kan gå seg vill, eller ved et uhell kastes.
For å starte, åpne en adressebok i MS Outlook og høyreklikk hvor som helst i adresseboken. En popup-meny vises:
Klikk på Ny inngang mulighet til å legge til en ny kontakt i adresseboken din.Klikk på Ny inngang alternativ. De Ny inngang dialogboksen viser:
Du kan legge til en ny kontakt eller en ny kontaktgruppe fra Ny inngang dialogboks.Velg Ny kontakt alternativ og klikk OK. Du ser et tomt Kontaktkort:
Kontaktkortet lar deg lagre en rekke opplysninger om hver kontakt i Outlook-adresseboken.Fyll ut hvert kontaktfelt med riktig informasjon.
Når du ser en nedpilen til høyre for et felt, kan du klikke på den legge til tilleggsinformasjon. I eksemplet nedenfor er det tre typer adresser du kan legge til på et kontaktkort:
Du kan lagre mer enn én fysisk adresse for hver kontakt.Når du er ferdig med å skrive inn kontaktens informasjon, velger du Lagre og Ny for å lagre kontakten og fortsett å legge til kontakter i adresseboken. Eller velg Lagre og slett å gå tilbake til Adressebok: Kontakter dialogboks.
Når du mottar en epost fra en ny kontakt, og du vil lagre informasjonen i din MS Outlook adressebok, er det enkelt å gjøre det. Start med e-posten som inneholder kontaktinformasjonen:
Du kan lagre kontaktinformasjon fra e-postmeldinger du mottar i Outlook. Høyreklikk på avsenderens adresse. En popup-meny vises:
Bruke Legg til i Outlook-kontakter mulighet til å legge til en ny kontakt i adresseboken fra en e-postadresse.Velg Legg til i Outlook-kontakter alternativ. Et kontaktkort åpnes med avsenderens navn og e-postadresse som allerede er fylt ut. Hvis du har ytterligere informasjon om denne kontakten, legg den til kontaktinformasjonen nå.
Når du er ferdig med å legge til informasjon, klikk Lagre og lukk eller Lagre og Ny for å lagre kontakten i adresseboken.
Hvis du har det, kan du legge til et bilde eller en logo på et kontaktkort. Begynn med å åpne kontaktkortet til personen du vil legge til bildet til. Klikk på Legg til kontaktbilde ikon til høyre for individets navn. Et nettleservindu åpnes:
Du kan legge til et bilde i din MS Outlook-kontakt.Naviger til filen med bildet du vil legge til. Klikk på den for å velge den og klikk OK. Bildet du valgte nå, vises på kontaktkortet:
Du kan legge til et bilde eller et grafisk bilde på et MS Outlook-kontaktkort.Av og til kan det være lurt å slette en kontakt. Informasjonen kan ikke lenger være gyldig, eller du trenger ikke lenger det.
Heldigvis er det enkelt å slette en kontakt i Outlook. Begynn med å åpne Adressebok: Kontakter dialogboks. Klikk navnet på kontakten du vil slette for å velge den. Deretter høyreklikker du hvor som helst i dialogboksen. Popup-menyen viser:
Velg navnet på kontakten i adresseboken, og klikk deretter Slett.Velg Slett alternativ. Systemet ber deg om å bekrefte at du virkelig vil slette kontakten:
Klikk på Ja knappen for å slette den valgte kontakten.Klikk Ja og kontakten er fjernet fra din MS Outlook adressebok.
Hvis du trenger å sende mer enn en melding til samme gruppe mennesker, kan en kontaktgruppe hjelpe deg med å spare tid ved å la deg sende samme melding til alle medlemmene i gruppen din om gangen. Ved å bruke en kontaktgruppe kan du være sikker på at alle har samme informasjon. Best av alt, eliminerer du risikoen for å glemme å sende e-posten til noen, som du kanskje kan gjøre hvis du sendte hver gruppe medlemmer separat.
(Merk: Denne funksjonen ble kjent som distribusjonslisten i noen tidligere versjoner av Outlook.)
La oss ta en nærmere titt på kontaktgrupper.
Begynn med å åpne Mennesker vindu. Klikk på de tre punktene i nedre venstre hjørne MS Outlook. De Navigasjonsalternativer popup-menyen vises:
Velg Mennesker alternativ fra Navigasjon popup meny.Velg Mennesker alternativet fra popup-menyen. De Mennesker Vinduet vises med en komplett liste over kontaktene dine:
Du kan se en komplett liste over Outlook-kontakter på Mennesker vindu.Klikk på Ny kontaktgruppe i Bånd. En tom Kontaktgruppe vinduet vises:
Bruk kontaktgruppevinduet til å opprette en ny kontaktgruppe.Skriv inn navnet på kontaktgruppen du ønsker å opprette i Navn felt. Nå som du har opprettet en ny kontaktgruppe, er du klar til å begynne å legge til kontakter til den.
For å legge til nye kontakter i en kontaktgruppe, start med den tomme Kontaktgruppe vindu åpent. Klikk på Legg til medlem ikon i båndet. En popup-meny viser:
Hvis du vil legge til medlemmer i en Outlook-kontaktgruppe, velger du Outlook-kontakter, adresseboken eller en ny e-postkontakt.Du kan velge mellom å velge medlemmer fra dine eksisterende Outlook-kontakter, fra adresseboken, eller opprette en ny e-postkontakt for å legge til i kontaktgruppen.
Hvis du velger Fra Outlook-kontakter eller Fra adresseboken alternativ fra hurtigmenyen, Velg Medlemmer: Kontakter vinduet viser. Du kan velge et kontaktnavn fra det.
For dette eksempelet skal vi velge Ny e-postkontakt alternativ. I stedet for å få hele kontaktkortet, Legg til nytt medlem dialogboksen vises:
Bruk dialogboksen Legg til nytt medlem for å legge til medlemmer i Outlook-kontaktgruppen din.Skriv inn navnet og adressen til kontakten du vil legge til i gruppen. Legg merke til at avkrysningsboksen ved siden av Legg til i kontakter er merket som standard. Hvis du fjerner merkingen, blir kontakten lagt til i den nye kontaktgruppen, men ikke i adresseboken. Dette kan være nyttig hvis du bare trenger å kontakte denne personen som en del av gruppen.
Når du har angitt informasjonen din, klikker du OK. Kontakten er nå lagt til i kontaktgruppen din. Fortsett å legge til så mange kontakter til gruppen som du trenger.
Når du er ferdig med å legge medlemmer til din nye kontaktgruppe, klikker du på Lagre og lukk ikonet øverst til venstre på Kontaktgruppe vindu.
Neste gang du er klar til å sende en melding til medlemmene av kontaktgruppen din, skriver du bare kontaktgruppens navn i Til felt. Klikk på Sende knappen når meldingen er fullført. Meldingen vil bli sendt til alle medlemmer av kontaktgruppen din:
Skriv inn kontaktgruppens navn i Til feltet i en ny melding for å sende den til alle kontaktgruppemedlemmer.Etter at du har opprettet en kontaktgruppe, kan du endre det på nytt. For eksempel, hvis et prosjekt avsluttes og prosjektgruppen er tildelt et nytt prosjekt, vil du kanskje endre navn på kontaktgruppen din.
For å gi nytt navn til gruppen din, åpne Navigasjon hurtigmenyen og velg Mennesker alternativ:
Bruke Mennesker alternativ på Navigasjon popup-menyen for å åpne Kontakt vindu.De Kontakt vinduet vises:
Kontaktgrupper vises øverst på siden Kontakt vindu.Kontaktgruppens navn vises øverst på kontaktlisten (ved siden av folksymbolet). Klikk på kontaktgruppenfor å velge det. Dobbeltklikk på den valgte kontaktgruppen for å åpne Kontaktgruppe vindu:
Du kan gi nytt navn til en eksisterende kontaktgruppe.Skriv inn et nytt kontaktgruppenavn i Navn felt. Når du er ferdig, klikk på Oppdater nå ikon. Eller klikk på Lagre og lukk ikonet for å lagre endringene og gå ut av vinduet.
E-postlister pleier å være flytende. Gruppemedlemmene endres over tid. Outlook-e-post kan hjelpe deg med å fortsette.
Du kan raskt og enkelt endre kontaktgruppemedlemmene fra Kontaktgruppe vindu. Du kan tilordne nye kontakter til kontaktgruppen eller til og med slette eksisterende gruppe megmbers. Start med Kontaktgruppe vindu åpen:
Du kan endre kontaktmedlemmene i en eksisterende kontaktgruppe.La oss begynne med å legge til et nytt medlem i den eksisterende kontaktgruppen. Dobbeltklikk på Legg til medlemmer ikonet i Bånd. Du får valget mellom å legge til et medlem fra Outlook-kontaktlisten, adresseboken din, eller skrive inn en ny e-postkontakt. Når du er ferdig med å legge til et medlem, klikker du på Oppdater nå ikonet i Bånd.
Hvis du vil fjerne et medlem fra kontaktgruppen, klikker du på medlemnavnet for å velge det. Deretter klikker du på Fjern medlem ikonet i Bånd. Medlemmets kontaktinformasjon er fjernet fra kontaktgruppen. (De er imidlertid ikke fjernet fra Outlook-e-postkontaktlisten din.)
Når du er ferdig med å gjøre endringer i kontaktgruppen din, klikker du på Lagre og lukk ikon på venstre side av Bånd å gå ut av vinduet.
Fra tid til annen kan du ønske å slette en kontaktgruppe helt. Kanskje du ikke lenger trenger å kontakte gruppemedlemmene.
For å slette en kontaktgruppe fra MS Outlook-e-posten din, start med Kontakt vindu åpent. Dine kontaktgrupper vises øverst på listen.
Klikk på kontaktgruppen du vil slette for å velge den. Klikk på Slett ikon (det ser ut som en X) i Bånd. Din kontaktgruppe er slettet.
Enten du bruker Outlook-e-posten din til bruk for virksomheten eller personlig bruk, er det nyttig og tidsbesparende for å kunne dele kontaktinformasjon med andre MS Outlook-brukere og med Microsoft OneNote. I Outlook kan du dele kontakter med OneNote eller med andre Outlook-brukere.
OneNote er et notatprogram som er en del av Microsoft Office. For å lære mer om OneNote, vurder denne veiledningen:
Start med Kontakt vindu åpent. Klikk på en kontakt for å velge dem, og klikk deretter på OneNote ikonet i Bånd. De Velg plassering i OneNote dialogboksen vises:
Du kan dele Outlook-kontaktinformasjon med Microsoft OneNote.Utvid Min notatbok alternativet og velg OneNote-notatboken der du vil lagre kontaktinformasjonen. Klikk OK. Din informasjon er lagt til i OneNote i notatboken du valgte:
Kontaktinformasjonen til Microsoft Outlook er delt til OneNote.Merk: Du kan også dele Outlook-kontaktkortinformasjon til OneNote.
Hvis noen andre trenger kontaktinformasjon eller til og med din kontaktgruppe, kan du raskt og enkelt dele informasjonen med dem via Outlook-e-post.
Start med Kontakt vindu åpent. Klikk på Outlook-elementet du vil dele for å velge det. Varen kan være en kontaktgruppe eller en individuell kontakt. I dette eksemplet demonstrerer jeg hvordan du deler en kontaktgruppe i Outlook.
Klikk Forward Contact på Bånd for å få frem popup-menyen:
Du kan videresende Outlook-kontakt eller kontaktgruppeinformasjon til noen andre. Merk: Contact-grupper kan bare videresendes som en Outlook-kontakt. Individuelle kontakter kan videresendes som enten en Outlook-kontakt eller et visittkort.
Velg alternativet for formatet til kontaktelementet. En e-post komponer Vinduet åpnes med kontaktelementet som allerede er vedlagt:
Outlook-kontaktgruppens informasjon du deler, er vedlagt e-postadressen.Skriv inn e-postadressen til personen du vil motta informasjonen. Det er også en god ide å legge til litt tekst i meldingsdelen, slik at varen din ikke ender i spammappen. Når du er ferdig, klikk på Sende knapp.
Når du har lagt inn kontaktene dine i Outlook og organisert dem i grupper, finner du at det er mange bruksområder for Outlook-kontaktgrupper. Her er bare noen få ideer:
Å bruke en kontaktgruppe til å sende en melding til mer enn én person er praktisk og tidsbesparende. Når du blir komfortabel med kontaktgrupper, kan du tenke på dine egne unike bruksområder for dem.
Du har mindre sannsynlighet for å ha en rotete MS Outlook-innboks hvis du følger gode e-postadministrasjonspraksis. Lær hvordan du reduserer e-postboksens rot med vår gratis eBok:
Nå som du vet hvordan du legger til kontakter i Outlook, og hvordan du organiserer kontaktene i kontaktgrupper når du har lagt dem til, er du klar til å få full utnyttelse av MS Outlook-kontakter for din bedrift og ditt personlige liv. Start med å opprette en kontaktgruppe i Outlook i dag.
Hvordan bruker du Outlook-kontakter i virksomheten din? Bruker du MS Outlook-kontaktgrupper? Del dine tanker (eller tips) i kommentarene nedenfor.
Accentsconagua