Share
Som en liten bedrift person stoler du på e-post. Dine meldinger inneholder forespørsler om arbeid, fakturaer, klient spørsmål og mer. Det er bare naturlig at du vil bruke en god del av tiden din med e-postmeldingene dine.
Men noe av den tiden du bruker på e-postmeldinger, kan bli brukt bedre. Hvor mange ganger har du søkt inn i Gmail-innboksen din for å finne en tapt melding? Har du noen gang lagt en e-postmelding på feil etikett? Kanskje du selv ved et uhell slettet en viktig melding. Hvis du kaster bort tid på alle disse e-posttjenestene, er du ikke alene.
Hva om du kunne lære å bruke mindre tid på e-posten din og oppnå mer samtidig? Med Gmail kan du organisere innboksen din for å være mer effektiv. Du kan forbedre e-postinnboksen din slik at du raskt kan finne meldingene dine. Du trenger aldri å bekymre deg for en tapt melding igjen.
Alle e-postbehovene er litt forskjellige. Når du forstår hvordan Gmail fungerer, kan du velge og velge funksjonene som fungerer best for deg.
I denne veiledningen forklarer jeg hvordan du organiserer Gmail-innboksen din for maksimal effektivitet. Jeg begynner med å gå over noen grunnleggende e-postkonsepter som mapper, etiketter og faner. Deretter gir jeg deg detaljert informasjon om hvordan du bruker Gmail-innboksen din effektivt ved å bruke etiketter og faner.
Før vi begynner, kan du også ønske deg å lære mer om hvordan du filtrerer og blokkerer uønskede e-postmeldinger i Gmail eller vurderer denne nyttige e-postprioriteringsopplæringen:
Vi har en annen stor ressurs tilgjengelig nå, som er fullpakket med avanserte e-post innboks teknikker. Last ned vår nye e-poststrategier eBook: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. (Det er tilgjengelig for GRATIS nedlasting når du registrerer deg for nyhetsbrevet Tuts + Business.)
Før du kan få mest mulig ut av Gmail-innboksen din, må du forstå noen grunnleggende begreper. Mapper, etiketter og faner i e-post har noen likheter. Men de har også noen viktige forskjeller. La oss se på hvert konsept separat.
Mange e-postsystemer er mappebaserte. Du lager mapper som fungerer mye som fysiske kartongmapper som du kanskje har i kontoret arkivskap. I et mappebasert e-postsystem kan du bruke mapper til å lagre relaterte meldinger.
Mye som kartongmappene på kontoret din, en gang en e-postmelding er plassert i en e-postmappe som er det eneste stedet det kan være. Gmail er ikke et mappebasert e-postsystem.
Du kan se Gmail-etiketter i sidefeltet og ved siden av meldingsfeltlinjer.Gmail er et etikettbasert e-postsystem. Nesten alt du vanligvis vil vurdere en mappe i andre e-postsystemer, er en etikett i Gmail. Det inkluderer din Innboks, Papirkurv, spam, og utkast mapper, som er tekniske etiketter i Gmail.
Etiketter vises til venstre i Gmail-skjermen. De vises også til venstre for hver Gmail-emnelinje i en lukket Gmail-melding og under emnelinjen i en åpen Gmail.
Etiketter er som mapper ved at de kan brukes til å gruppere relaterte meldinger. En viktig forskjell mellom mapper og etiketter er at en melding kan ha mer enn én etikett.
Gmail-etiketter har noen nyttige funksjoner. De kan fargekodede, for eksempel. Senere viser jeg deg hvordan du bruker den funksjonen til å organisere Gmail-innboksen din.
Det er også en måte å bruke Gmail-etiketter som en mappe på. Jeg vil også forklare hvordan du gjør det også.
Det endelige konseptet du trenger å forstå før du kan organisere Gmail-innboksen din er Tabs og tilhørende kategori etiketter. kategorier vises på venstre side av Gmail-skjermen med de andre etikettene. Tabs vises over toppen av Gmail-skjermen din.
Gmail-faner vises øverst i innboksen. Kategorier vises i sidefeltet med etikettene.Gmail gir deg forhåndsdefinerte faner for fem kategorier:
Når du mottar en melding som passer til en av disse fem kategoriene, sender Gmail automatisk denne meldingen til den aktuelle kategorien og kategorieniketten.
Meldingen er også arkivert i kategorier etikett under den aktuelle underetiketten.
Som standard sendes meldinger som sendes til en fane, din passord primær~~POS=TRUNC meldingsfanen og din Innboks. Så, hvis du vil se disse meldingene, må du sjekke de andre kategoriene jevnlig.
Nå som vi forstår hva hver del av innboksen din er, la oss lære hvordan du bruker dem slik at du kan organisere Gmail.
Du kan finne Merkelapp verktøy under Circles etikett på venstre sidefelt på Gmail-skjermen. Du må kanskje klikke Mer å se det.
Bruk etikettverktøyene til å administrere etiketter og opprette nye etiketter.For å opprette en ny etikett, klikk på Opprett ny etikett alternativ. De Ny etikett boks viser.
Skriv inn navnet på den nye etiketten og klikk på Skape knapp.Skriv inn navnet på etiketten du lager i Vennligst skriv inn et nytt etikettnavn felt. Hvis du vil nest den nye etiketten under en annen etikett, klikker du av i ruten ved siden av Nestetikett under. Klikk på pilen til høyre for feltet og velg navnet på etiketten fra rullegardinmenyen. Klikk på Skape knappen for å lage din nye etikett.
Hvis du vil bruke en eksisterende etikett til en ny e-post, må du først åpne e-postadressen. Klikk på Merkelapp ikonet (det ser ut som en etikett) øverst i e-posten for å åpne en rullegardinmenymeny.
Klikk på Merkelapp ikonet for å bruke en etikett til en Gmail-melding.Klikk navnet på etiketten du vil søke på e-posten. Du kan også klikke på Lag ny mulighet til å åpne Ny etikett boksen og opprett en ny etikett for e-posten.
En fin måte å organisere innboksen på er å bruke fargekoding til etikettene du lager selv. Dette gjør at du raskt kan se hvordan meldinger merkes med et øyeblikk.
Når du passerer markøren din til høyre for etiketten du vil bruke fargekoding til, vil du legge merke til en liten nedpilen.
Klikk på nedpilen for å åpne fargekodingsalternativene for en etikett.I eksemplet over den nye etiketten, Prosjektfusjon, har ikke blitt fargekodet ennå. For å fargekode det, klikker jeg på pil å hente en rullegardinmeny. Klikk på pil til høyre for Etikettfarge mulighet til å åpne Etikettfarge palett.
Bruke Etikettfarge palett for å fargekode etikettene dine.Klikk på den farge du ønsker å bruke den til etiketten.
På bunnen av etiketter sidebar finner du Administrer etiketter alternativ. Du må kanskje klikke Mer å se det.
Hvis du klikker på dette alternativet, klikker du på Etiketter Innstillinger skjermdisplayer. (Du kan også få tilgang til Etikettinnstillinger skjermen ved å klikke på innstillinger ikonet og deretter klikke Innstillinger> Etiketter eller ved å klikke på etiketter ikonet øverst på en åpen e-postmelding og klikk på Administrer etiketter alternativ.)
Bruk Gmail Etikettinnstillinger skjermen for å finne ut hvilke etiketter som er synlige i etikettlisten.Bruk rullefeltet på høyre side av skjermen for å bla gjennom listen over etiketter.
På toppen av Etikettinnstillinger skjermen vil du se Systemetiketter. Disse inkluderer etiketter som Gmail-systemet har definert for deg, for eksempel din Innboks, Sendt epost, utkast, spam, og Søppel.
Under Systemetiketter du finner kategorier etiketter. Hvis du bruker Google+ sosiale medier, vises dine sosiale kretser under det. Nederst ser du etikettene du har lagt til deg selv.
Ved siden av hver Systemetikett Du får se to eller tre alternativer under overskriften Vis i etikettliste. De to første alternativene, vise fram og gjemme seg, kan du bestemme om meldingsetiketten vises i etikettlisten på sidelinjen i Gmail. Hvis vise fram er valgt, er etiketten synlig i listen. Hvis gjemme seg er valgt, er det ikke. Noen etiketter har et tredje alternativ, vis om ulest.
De kategorier etiketter, Google+ sirkler og etikettene du har lagt til deg selv, har også en kolonne for Vis i meldingsliste. Du kan vise fram eller gjemme seg meldinger med disse etikettene. I tillegg har etikettene du har lagt til deg en handlinger kolonne som lar deg fjerne en etikett eller redigere etiketten (omdøpe den).
Noen etiketter er allerede satt opp noe som mapper. De spam Etikett, for eksempel, omgår din Innboks og primær~~POS=TRUNC tab.
For de fleste andre etiketter, bruk Flytte til ikon (det ser ut som en mappe) for å bruke den som en mappe. Start med en åpen melding. Klikk på Flytte til ikonet for å vise Flytte til nedtrekksmenyen.
Bruke Flytte til ikonet for å flytte meldingen til en etikett.Velg etiketten du vil flytte meldingen til, fra listen. Dette flytter meldingen fra din Innboks og primær~~POS=TRUNC fanen og inn i etiketten du valgte.
Merk: Hvis meldingen har to etiketter, vises meldingen fortsatt under den andre etiketten, selv om du brukte Flytte til rullegardinmenyen for å flytte den. I eksemplet ovenfor er meldingen merket Prosjekt ABC og Prosjektfusjon. Hvis jeg bruker Flytte til mulighet til å flytte den under Prosjektfusjon, det vil fortsatt vises i Prosjekt ABC merkelapp. Det vil imidlertid ikke vises i din Innboks.
Nå som du forstår hvordan du bruker etiketter, kan du bedre organisere Gmail-innboksen din ved å inkludere følgende funksjoner:
Du trenger ikke å bruke de fem standardfanene i Gmail-innboksen din. Hvis du ikke liker dem, kan du deaktivere dem. (Den eneste kategorien du ikke kan deaktivere er primær~~POS=TRUNC tab.)
For å deaktivere en fane, klikk på innstillinger ikonet (det ser ut som et utstyr) øverst til høyre på Gmail-skjermen. Fra rullegardinmenyen, klikk Konfigurer innboks. De Velg faner for å aktivere vinduet viser.
Bruke Velg faner for å aktivere vindu for å slå på eller deaktivere faner i Gmail.Hvis du vil deaktivere en kategori, fjerner du avkryssingsboksen ved siden av fanen og klikker på Lagre knapp. For meg er det fornuftig å fjerne merket i avkrysningsboksen ved siden av Forums fane. Jeg har ingen foravarsler satt opp, og den kategorien er alltid tom.
Vær forsiktig, skjønt. Hvis du deaktiverer en fane som er full av meldinger, vises disse meldingene i din Innboks under primær~~POS=TRUNC tab.
For å aktivere en kategori du har deaktivert, gå tilbake til Velg faner for å aktivere vinduet og merk av i avmerkingsboksen ved siden av fanenavnet. Klikk på Lagre knappen igjen.
Du kan også bruke de Velg faner for å aktivere vindu for å vise stjernemerkede meldinger i din Innboks under primær~~POS=TRUNC fane. Dette kan holde deg fra å savne en viktig melding du vil følge opp med.
For å aktivere denne funksjonen, klikk avkrysningsboksen ved siden av Inkluder starred i Primary alternativ. Klikk på Lagre knapp. Deaktiver aktiveringen ved å fjerne merket i boksen og klikke på Lagre knappen igjen.
Hvordan kan forståelse-faner hjelpe deg med å konfigurere Gmail-innboksen din?
Først kan du deaktivere eventuelle faner du ikke bruker for en mindre rotete innboks. Noen brukere misliker kategoriene, og deaktiver alle fanene bortsett fra primær~~POS=TRUNC tab.
Deretter kan du bruke Vis stjernemerkede meldinger funksjon for å markere meldinger du vil følge opp med. Når funksjonen er aktivert, vises stjernemerkede meldinger i din Innboks hvor du er mindre sannsynlig å glemme dem.
Hvis du er vant til en innboks uten faner, kan du bruke Innboksinnstillinger skjermen for å sette opp i Gmail.
Forsiktighet: Hvis du ikke er vant til en klassisk innboks, kan du ønske å hoppe over denne delen.
Å få tilgang til Innboksinnstillinger skjermbildet, start fra hoved Gmail-skjermen. Klikk på innstillinger ikonet til høyre. Fra rullegardinmenyen, klikk Innstillinger> Innboks. De Innboksinnstillinger skjermen vises.
Bruke Innboksinnstillinger skjerm for å aktivere og deaktivere faner i Gmail.Som du kan se inneholder standardinnstillingen de fem standardfanene.
For å omstrukturere innbokstypen din, klikk på nedpilen ved siden av ordet Misligholde. En rullegardinmeny vises.
Bruk denne rullegardinmenyen til å endre standard Gmail-innbokskonfigurasjonen.Alle alternativene i rullegardinmenyen, bortsett fra Misligholde gjøre unna med de fem standardfanene.
Mange klassiske innbokser viser uleste meldinger øverst i innboksen. Hvis dette er det du vil, klikker du på Ulest først alternativet og klikk på Lagre endringer knapp.
De ulest meldinger vises øverst i innboksen din i kronologisk rekkefølge, fra nyeste til eldste. Nedenfor er en innboks-seksjon kalt Alt annet. Din e-post innboks deles effektivt i to seksjoner.
Gmail-innboksen er konfigurert til å vise uleste meldinger først.De andre ikke-standardvalgene deler også innboksen din. Her er hva du vil se med hver av disse alternativene:
Hvis du bestemmer deg for å gå tilbake til Gmail-standardvisningen, velger du Misligholde fra rullegardinmenyen og klikk på Lagre endringer knapp.
Hvis du flytter vekk fra standardinnboksinnstillingene, kan du bruke innboksen din mer effektivt, spesielt hvis du vanligvis ikke mottar meldinger som passer inn under en av standardfanene.
Siden alle meldingene du ikke har flyttet under en etikett, er synlige i innboksen din, kan omkonfigurering av innstillingene hjelpe deg med å finne meldinger som vanligvis har blitt tilfeldigvis sortert i en av kategoriene.
Omkonfigurering av innboksen er trolig ikke den beste måten å organisere e-posten din om du er på mange adresselister, mottar mange sosiale medier, eller mottar mange reklamemails.
En måte å holde e-postboksen din ryddig, er å arkivere gamle meldinger. Her er det du trenger å vite om arkivering av meldinger i Gmail.
Det er enkelt å arkivere en melding. Start fra hoved Gmail-skjermen. Klikk avkrysningsboksen ved siden av meldingen eller meldingene du vil arkivere.
For å arkivere en melding, klikk avkrysningsboksen og klikk på Arkiv alternativ.En meny vises over meldingene. Klikk på Arkiv ikon (det ser ut som en boks). Den valgte meldingen er arkivert.
Det finnes to måter å finne en arkivert melding på:
De All Mail Etiketten er vanligvis nederst på etikettlisten. For å finne din arkiverte melding i All Mail etikett, gå til bunnen av Gmail-sidelinjen. Du må kanskje klikke Mer å se det. Klikk All Mail. Bla gjennom meldingene til du finner den du leter etter.
Hvis du ved et uhell arkiverer en melding, kan du returnere den til innboksen din.
Åpne din All Mail merkelapp. Finn meldingene du vil returnere til innboksen din. Klikk avkrysningsboksen ved siden av hver melding. Klikk på Flytt til innboksen ikon over meldingene.
Bruke Flytt til Innboks knapp for å unarchive meldinger.Når du ser på en samtale i All Mail etter at du har flyttet den til din Innboks, Legg merke til at en Innboks etiketten (grå) har blitt brukt på meldingene.
Organisere innboksen din i Gmail er et godt første skritt mot bedre e-postproduktivitet. Likevel er det flere gode e-post innboks teknikker du kan sette for rask bruk.
Hvis du trenger å frigjøre tiden din, og lære hvordan du best holder deg på de viktigste e-postmeldingene dine, så få innboksen Zero Mastery eBook, som er gratis å laste ned når du melde deg på Tuts + Business Newsletter. Den er fullpakket med brukbare e-poststrategier for å hjelpe deg med å tømme innboksen din.
Du kan organisere Gmail-innboksen din ved hjelp av faner og etiketter. Du kan også konfigurere innboksen din på en måte som passer best for deg.
Som en liten bedrift som bruker Gmail, er det viktig å forstå både Gmail-systemet og dine egne e-postbehov. Når du forstår hvordan Gmail fungerer, vet du hvordan du organiserer Gmail slik at det er mest effektivt for dine behov.
Finn mer nyttige opplæringsprogrammer i vår Ultimate Beginner's Guide til bruk av Gmail.
Accentsconagua