Hvordan å perfeksjonere en PDF med PDFpen

PDF (Portable Document Format) er en ganske vanlig måte å overføre informasjon til. Som frilansere har vi mange muligheter til å sende og motta PDF-filer, men som et tradisjonelt skrivebeskyttet medium kan det være litt vanskelig å administrere endringer.

Denne opplæringen vil lede deg gjennom noen av kjernefunksjonene i PDFpen fra Smile Software som mange frilansere kan finne mest nyttige, inkludert hvordan du gjør endringer i teksten til en PDF og hvordan du legger til en signatur.

Del 1: Arbeide med tekst

Siden fakturaer er så stor del av freelancing, la oss begynne med å gjøre noen endringer i en nylig faktura som jeg skrev opp.

Redigere og korrigere tekst

Det første jeg legger merke til etter at jeg har opprettet fakturaen min, er at noe av ordlyden i min hilsen nederst er ikke helt slik jeg vil ha det. Vi tenker tradisjonelt på PDF-filer som skrivebeskyttede filer. Men det er mulig å redigere til en PDF, og PDFpen gjør det enkelt å gjøre. For å endre hilsen nederst, velg tekstmarkeringsverktøyet fra verktøylinjen og marker teksten i PDF-filen som du ville i et annet dokument.

Det er viktig å merke seg at tekstvalg-verktøyet som standard vil gå tilbake til pekerverktøyet etter at du har brukt det. Dette kan endres med alternativet "Behold valgte verktøy etter bruk" i Innstillinger-menyen.

Når du har valgt teksten du vil redigere, klikker du på "Rett tekst". PDFpen konverterer den valgte teksten til en redigerbar tekstboks, og beholder formatering av teksten så mye som mulig.

Til slutt kan du også redigere leveransen på fakturaen hvis du for eksempel korrigerer en mengde eller prisendring. Imidlertid må totalene og delene dine også redigeres, da regnearkdataene ikke blir oppdatert i PDF-filen.

TIPS: Fakturaen vi bruker ble opprettet i Sider og eksportert som PDF. Hvis du har et skannet tekstdokument, kan PDFpen utføre Optical Character Recognition (OCR) slik at du kan søke og redigere teksten.

Fremheve og redigere tekst

Du kan bruke utheving for å ta hensyn til redigert tekst, for eksempel justerte vilkår eller nye fakturerte elementer. Her må jeg legge til et element på fakturaen siden klienten sist så det. For å være sikker på at han ikke savner det, har jeg markert den i gul.

Hvis du vil opprette et høydepunkt, klikker du og holder inne Select Text-verktøyet og velger Tekstverktøy-verktøyet. Deretter klikker du og drar over alle tekstene du vil markere. Du kan endre fremhevingsfargen ved å klikke på Highlight-knappen i verktøylinjen.

Du kan komme til en anledning der noe av teksten din må redigeres. Redaction fjerner sensitiv eller privat informasjon fra PDF-filen. PDFpen kan enkelt redigere tekst på to forskjellige måter. Bruk tekstvalg-verktøyet som vist ovenfor for å markere målteksten og velg ett av alternativene fra rullegardinmenyen Format.

• Redact Text - Block: Dette fjerner den valgte teksten og plasserer en svart linje der teksten ble fjernet. Dette er standardformatet for redigering av juridiske dokumenter.

• Rediger tekst - Slett: Dette fjerner den valgte teksten og etterlater mellomrommet tomt. Du kan også bruke dette alternativet hvis du vil fjerne tekst og la plass til å fylle noe annet. I dette tilfellet foretrekker klienten å legge til sitt eget bestillingsnummer på fakturaen (Dr. Decimation kjører et tett skip), men jeg glemte å forlate det rommet tomt og generert et tall for det i stedet. Ved å bruke Redact Text - Erase, kan jeg fjerne plassen for at klienten skal bruke senere.

Del 2: Arbeide med bilder

Teksten ser ganske solid ut på dette punktet, men det er ikke helt klart å sende enda. PDFpen tilbyr en rekke måter å jobbe med bilder i PDF-filer, så vi kan se hvordan denne funksjonaliteten kan hjelpe oss i sammenheng med fakturaen vår.

Bildet øverst på fakturaen er fint, men det er bare et lagerbilde som jeg helst vil erstatte med min logo. Det eksisterende bildet kan enkelt velges og slettes, og et nytt bilde kan importeres med Sett inn verktøyet på høyre side av verktøylinjen. Velg en bildefil fra Finder-popup-vinduet, og den blir plassert i PDF-filen.

Å håndtere bilder er for det meste det samme uansett om det er en logo, et bilde av et produkt eller bare dekorative bilder. Det kan imidlertid hende at du ved behov må legge ved en håndskrevet signatur til et PDF-dokument, for eksempel en kontrakt. PDFpen gjør det enkelt.

Tegn på dokumentet ditt

Blant de vanligste oppgavene som må utføres på PDF-dokumenter, er å signere dem. Heldigvis gjør PDFpen dette veldig enkelt å gjøre. Du kan utføre denne oppgaven med en enkel bildefil fra en skannet versjon av signaturen din.

Første gang du gjør dette i PDFpen, bruker du Sett inn-knappen på verktøylinjen for å importere signaturen din (eller bare dra og slipp bildet til PDFpen). Velg Rediger> Gjør Transparent fra menyen for å slippe ut bakgrunnen til signaturen din, slik at den ser mer ut som en håndskrevet signatur.

Utvilsomt må du gjenbruke signaturen din. Biblioteket gjør det enkelt å lagre signaturen med den gjennomsiktige bakgrunnen. Velg signaturen i dokumentet, og klikk deretter + i nederste venstre hjørne av bibliotekspalett. Neste gang du trenger å bruke signaturen, kan du bare dra den inn i dokumentet.

Du kan også lagre dine egne skribenter eller utdrag av tekster i biblioteket. Et komplett bibliotek med korrekturlesingssymboler er også inkludert.

PDFpen til iPad

PDFpen er også tilgjengelig for iPad. Den har de fleste funksjonene som PDFpen for Mac, og det er en veldig praktisk måte å redigere PDF-filer når du er borte fra datamaskinen. PDFpen støtter også iCloud, som betyr at alt du trenger å gjøre er å flytte dokumentet til iCloud (File -> Flytt til iCloud), og du kan hente opp hvor du sluttet på iPad.

Konklusjon

Jeg har egentlig bare begynt å klø på overflaten av hva PDFpen kan gjøre. Ideelt sett forlater du her med litt kunnskap om hvilke PDF-filer som kan gjøres med litt ekstra trykk. Gi oss beskjed om hvordan du bruker PDFpen!

Sponset innhold

Dette er en sponset anmeldelse eller giveaway av et produkt / en tjeneste som er spesielt relevant for våre lesere.