Share
Clutter forårsaker stress. Som psykolog Sherrie Bourg Carter forklarer, rot:
En studie publisert i 2004 postulerte at rot er en ledende årsak til "skrivebordsspenning."
Dommen er tydelig. Clutter er distraherende og overveldende. Det er dårlig for produktivitet og for vår helse. Når vi er i rot, vet vi ikke hvilke oppgaver som skal håndteres først.
Som med rotete skrivebord, så med med full e-post innboks. E-post er stressende, spesielt hvis det er lov å rote innboksen din. En nylig studie fra Loughborough University fant at 83% av arbeidstakere hadde høyere stressnivå enn vanlig mens de sjekket e-post. Heldigvis så på samme studie også potensielle løsninger på e-postspenning. Spesielt fant de at holde på toppen av e-postmeldinger ved å organisere dem i mapper redusert stress. Leksjonen? En godt administrert innboks kan forbedre produktiviteten og redusere stressnivået.
En måte å holde seg på e-post er gjennom å bestemme hvilke e-postmeldinger du trenger til å handle på, og som sikkert kan ignoreres.
Hvordan skal du bestemme hvilke e-postmeldinger du skal svare på først? La oss se på hvordan du kan angi de riktige prioritetene når du tømmer innboksen din.
Før du dykker inn i denne opplæringen, Ta tak i vår nye e-poststrategier eBook: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. (Det er tilgjengelig for GRATIS nedlasting med nyhetsbrevet Tuts + Business.) Lær mer gode e-produktproduktivitetsteknikker i denne eBok.
La oss nå se på disse viktige trinnene for å bedre prioritere e-post.
Hver e-post i innboksen din legger press på oppmerksomheten din - selv de e-postene som ikke trenger din oppmerksomhet. Loughborough University-studien referert ovenfor fant at irrelevante e-postmeldinger var en viktig kilde til e-postspenning.
Vi mottar alle ikke-essensielle e-postmeldinger vi kan trygt ignorere eller lese i et rolig tempo i en treg dag på kontoret. Disse inkluderer:
Så ikke i stedet for å la disse meldingene rote innboksen din og gi deg unødvendig stress, hvorfor ikke lede dem andre steder? Gmail, Google Apps og Microsoft Outlook lar deg konfigurere filtre eller regler for å omdirigere bestemte meldinger vekk fra innboksen din og til en annen e-postmappe.
Når du har konfigurert filtre, vil bare e-postene du trenger se, ende opp i innboksen din. Din mentale energi og oppmerksomhet vil gå der det trengs mest, til e-postene som betyr noe.
Hva om e-postprogramvaren din ikke har et filter system? Sett deretter opp en annen e-postadresse du bruker til å registrere deg for nyhetsbrev og sosiale medier.
Med dette ene trinnet vil du enormt redusere mengden e-rot i livet ditt. Du vil redusere stressnivået ditt og ha mer mental energi og klarhet for å tilegne deg arbeidet ditt.
Angi prioriteringer rundt e-post handler ikke bare om å velge hvilke e-poster du takler først. Det handler også om den generelle prioriteten av e-post i livet ditt.
Forskning viser at de fleste av oss brenner opp våre e-postkasser når vi kommer inn på kontoret eller tidlig om morgenen før vi begynner å jobbe.
Er e-post virkelig så viktig?
Forbes forfatter Anthony Wing Kosner påpeker at mange av oss trenger omskoling, slik at vi kan lære "å ikke anta at prioriteringene til [våre innboksene] samsvarer med [våre] personlige personlige mål og ansvar."
Ikke bare sjekker vi våre e-poster først, men vi fortsetter å sjekke dem hele dagen. Dette er ikke bra for våre stressnivåer - som hver ny e-post vi leser, stabler opp ekstra stress. Dessuten hindrer det produktiviteten. Multi-tasking er en uproduktiv tilnærming til arbeid fordi det innebærer konstante forstyrrelser - en ny e-post er en slik avbrudd.
Disse forstyrrelsene trekker oss bort fra det vi skal gjøre. Studier viser at etter en avbrudd tar det 64 sekunder å gjenopprette tankegangen og i gjennomsnitt 25 minutter for å komme tilbake til en oppgave du var fokusert på før avbrudd.
Igjen, er e-post virkelig så viktig at vi tillater det å forårsake så mye forstyrrelse? Kanskje sannheten er mørkere. Forskning har funnet ut at e-post er svært vanedannende - noen sier selv at det er så vanedannende som spilleautomater.
Ja, vi trenger alle e-post for å kommunisere. Men det må være et verktøy som vi har kontroll over, ikke det er i kontroll over oss.
E-post har tatt over arbeidslivet. Det er på tide å kjempe tilbake og vinne kontroll.
Løsningen er å planlegge tid for å sjekke e-post. For de fleste er to ganger om dagen rikelig.
Svært få e-postmeldinger krever en umiddelbar respons. Når kollegaene eller kundene dine vet at du bare sjekker e-post en eller to ganger om dagen, bruker de et annet kommunikasjonsverktøy for å kontakte deg i en nødssituasjon.
Så når skal du planlegge din e-postkontrolltid?
Craig Jarrow of Time Management Ninja mener morgenen er det beste alternativet. Han påpeker at det å sjekke e-posten din første gir deg et skritt foran andre på kontoret din og lar deg delegere arbeidet først. Jarrow legger til:
Å få innboksen din slettet før du starter dagen, gir deg mulighet. Det begynner med en fjær i ditt skritt.
Men Jarrows oppfatning er ikke vanlig. De fleste produktivitetseksperter tror å sjekke e-posten din første er den verste mulige tilnærmingen. "Aldri sjekke e-posten din om morgenen" er til og med tittelen på en produktivitetsbok. Anthony Wing Kosner skriver:
[E] xperts foreslår overveldende at du starter med ditt hardeste arbeid på dagen og utsetter distraksjoner av e-post for senere.
Ved denne reckoning er det best å bruke din opptatt morgenmakt til å takle viktig prosjektarbeid. Å forlate e-post til senere holder deg fri for distraksjoner, slik at du kan fokusere fullt ut på arbeidet ved hånden. Så når du føler deg svakere om ettermiddagen, kan du sjekke e-posten din.
Så hva skal du gjøre? Sjekk e-posten din om morgenen, eller lagre den til senere? Du må gjøre hva som fungerer for deg og din arbeidsflyt. Det viktigste er at du begrenser hvor ofte du sjekker e-posten din, og at du holder deg til tiden du har forpliktet til. Det vil være tøft, e-post er svært vanedannende. Men du kan gjøre det!
Her er to tips for å hjelpe deg med å begrense hvor ofte du sjekker e-postadressen din:
Så langt har du oppryddet e-postboksen din ved hjelp av filtre, og du har begrenset deg til å logge inn i e-postene dine to ganger om dagen.
Hva skal du gjøre når du kommer til innboksen din?
I sin seminal bok om produktivitet, Få ting gjort, David Allen gir et tips som er relevant for e-postbrukere. Allen sier at når en ny oppgave kommer i veien, bør du spørre deg selv, "Kan jeg fullføre dette på under to minutter?" Hvis ja, gjør det med en gang. Uansett hvor viktig eller triviell, bare få det gjort.
Bruk denne samme tilnærmingen til e-posten din. Hvis en epost kan håndteres på under to minutter, gjør du det med en gang.
Så når du går til din e-postboks:
Hvis du virkelig vil bli rask på dette, kan du prøve å spille E-postspillet. Dette gir deg fem sekunder å bestemme hva du skal gjøre med hver e-post. For e-postene du bestemmer deg for å svare på, får du tre minutter til å skrive et svar.
Som med å filtrere ikke-essensiell e-post, rydder skrivehastighetssvarene rotet fra innboksen din, så du er igjen med det som betyr noe. I tillegg oppfordrer det folk du svarer til å skrive e-postmeldinger som kan besvares raskt og enkelt.
Du har eliminert e-postene du raskt kan svare på. Alt som er igjen er e-postene som krever en tilbakemelding. Med andre ord, de er et annet element på din gjøremålsliste. Hva skal du gjøre med disse?
Behandle disse e-postene som du ville noe annet å gjøre-element. En måte å avgjøre hvordan du skal takle hver e-post, er å bruke Eisenhower Matrix. Slik gjør du det:
Til å begynne med, rangere hver e-post i henhold til hastverk og betydning.
Hvis en epost er presserende, legg den til din å gjøre liste for dagen, eller om mulig, delegere den til en medarbeider. Jo mer e-postadressen er, desto høyere er det på oppgavelisten din.
For viktige e-poster, planlegg en tid i kalenderen din for å håndtere dem.
Andre måter å prioritere e-post på inkluderer:
For mer informasjon om prioritering, sjekk ut våre artikler om å lage ditt eget produktivitetssystem og på Getting Things Done-systemet.
Nå har du drevet gjennom innboksen din. Hver e-post behandles eller er planlagt i kalenderen din for å bli taklet senere.
Men det vil fortsatt være e-postmeldinger igjen. Hva skal du gjøre med disse stragglers? Sjansen er, de faller i en av to kategorier:
Hva skal du gjøre med disse e-postene? Opprett en spesiell mappe for hver type e-post. Ha en mappe kalt Handling nødvendig og en annen kalt Venter på svar. Deretter sender du e-postene dine tilsvarende.
Sjekk inn i disse mappene fra tid til annen, så du kan sende ut oppfølging eller notere påminnelser om oppgaver som trenger å gjøre.
Når du har fullført dette trinnet, har du en fullstendig ruterfri innboks. Godt jobbet!
Nå må du sørge for at du holder deg på innboksen din fremover. Ikke la det bli uorganisert eller overbelastet igjen. Lær hvordan du håndterer e-postene dine bedre med teknikker som tar det du lærte i denne opplæringen ytterligere.
Registrer deg for Tuts + Business Nyhetsbrev og få GRATIS Innboks Zero Mastery eBook. Oppdag ekstra tips om hvordan du bruker mindre tid i innboksen din, samtidig som du behandler meldingene dine mer effektivt på lang sikt.
Grafisk kreditt: Liste designet av Matt Petrowsky fra Noun Project.
Accentsconagua