Share
Jeg har alltid brukt regneark for å holde livet mitt organisert og kjører jevnt. Fra mine tidligste dager med å bruke Excel på bibliotekets datamaskiner, likte jeg alltid strukturen og enkelheten til å logge dataene mine i rader og kolonner.
Så, da Google lanserte en nettleserbasert versjon av et regneark-app som ble kalt ark, Jeg begynte å bruke det med en gang. Muligheten til å invitere samarbeidspartnere til regnearket og arbeide med prosjekter sammen var lett å komme i gang med og en bris å bruke.
Å ha et skyttilkoblet regneark gir mange fordeler med det, men en av mine favoritter er samarbeidsaspektet. Alle med en Google-konto kan bli med deg for å redigere regnearket ditt i sanntid.
Denne opplæringen vil lære deg hvordan du samarbeider i Google Sheets. Du lærer å invitere samarbeidspartnere og jobbe med dem sømløst for å gjøre data enkle.
Før vi dykker inn i de tekniske detaljene for å sette opp samarbeidsfunksjoner, la oss brainstorme noen ideer for å bruke Sheets samarbeidsfunksjoner til sitt fulle potensiale.
Har du noen gang jobbet med et gruppeprosjekt der flere personer prøvde å redigere til samme fil? Etter min erfaring blir dette ofte til flere personer som redigerer flere versjoner av filen som snart er ute av synkronisering. Du avslutter å bruke tid med alle disse filene åpne, forene forskjellene og cobbling sammen en ferdig versjon.
Det er en bedre måte. Alle Googles skybaserte apper som Docs, Sheets og Slides gjør det enkelt å samarbeide med andre. Her er noen ideer til tider når du bruker et samarbeidsblad kan virkelig gjøre arbeidet enklere:
Enhver av disse er en god grunn til å gi samarbeid i Sheets et forsøk. La oss nå lære hvor lett det er å sette opp det. Her er noen instruksjoner for samarbeid i Google Dokumenter, som du kanskje også finner nyttige:
For å komme i gang, skal vi invitere samarbeidspartnere til å jobbe med oss på arket. Google gjør det enkelt å tilpasse ikke bare brukerne som har tilgang, men også tilgangsnivået som de må se eller redigere regnearket.
Det er verdt å merke seg at Google-fanene dine som standard er synlige og kun tilgjengelig for redigering av deg. Du kan legge til andre brukere for å jobbe med regnearket ved hjelp av Dele trekk.
La oss dykke inn i å dele arket ved å klikke på den store blåen Dele knappen i øverste høyre hjørne av Ark-appen. Dette åpner et vindu som gjør det enkelt å invitere samarbeidspartnere til arket.
Beveg deg over Dele knappen i Google Sheets for å se gjeldende delingsstatus og klikk på den for å legge til samarbeidspartnere i filen.Den enkleste måten å komme i gang er å skrive inn e-postadresser i boksen. Legg til så mange brukere som du vil samarbeide med å bruke denne dialogen.
Når du legger til samarbeidspartnere i denne listen, kan du nøyaktig kontrollere hva hver bruker kan gjøre inne i arket du deler. Her er de viktigste alternativene du kan angi for hver bruker:
Klikker Dele åpner et vindu der du kan legge til samarbeidspartnere og enkelt sette sine nivåer av tillatelse.Du kan også legge til en melding i dette vinduet for å varsle de nye samarbeidspartnene at de nå har tilgang til regnearket.
Ikke gå glipp av det kritiske Eierinnstillinger delen også, nederst på siden Dele vindu:
De Eierinnstillinger menyen lar deg bytte hvordan redaktører kontrollerer tillatelsene for arket og juster nedlastings- og utskriftsalternativene.Det er det! Du har lagt til disse medarbeidere i regnearket ditt, og de kan jobbe med dataene dine i arket.
Hva om du vil dele arket ditt med alle som du gir nettadressen til? Du kan enkelt gjøre det i Google Sheets.
Gå tilbakeinn i det samme Dele vindu og klikk på Få delbar lenke i øvre høyre hjørne.
På Dele vindu, klikk på Få delbar lenke i øvre høyre hjørne for å konfigurere en nettadresse som alle kan få tilgang til linken.Dette vinduet har de samme alternativene for å angi hvordan samarbeidspartnere kan jobbe med regnearket. Du kan velge rediger, kommentere, eller utsikt for alle som har lenkeadressen.
Nettadressen i skjermbildet kan gis til alle som har tilgang til regnearket.Du kan også legge til høyere sikkerhetsnivåer for bestemte samarbeidspartnere. For eksempel, la arket publiseres med visningssikkerheten, men legg til bestemte samarbeidspartnere som kan gjøre endringer i regnearket.
Senere kan det være lurt å justere hvem som har tilgang til regnearket. Når du trenger å justere hvem som har tilgang, må du sørge for å klikke på Dele igjen for å gjenopprette innstillingene for å justere hvem som har tilgang til arket.
Klikk på "Delt med… " tekst for å åpne listen over hvem som har tilgang til arket. Fra den menyen, klikk bare på ikonene for å enten endre sikkerhetsnivået til en eksisterende samarbeidspartner eller fjerne dem fra arket helt og holdent.
Du kan alltid gå tilbake til Dele menyen senere for å justere tillatelsene eller brukerne som har fått tilgang til arket ditt.Nå som vi har invitert samarbeidspartnere til regnearket, la oss se på hva som er mulig når vi jobber sammen.
Basert på tillatelsene du har konfigurert for arket, kan brukerne du inviterte, begynne å jobbe i arket umiddelbart. Enten du har gitt dem redigere, lese eller vise alternativer, kan de begynne å jobbe i arket.
Men det er nok mer strøm for samarbeid i regnearket. La oss se på noen av arkets samarbeidsfunksjoner:
En av mine favoritt samarbeidsfunksjoner er en enkel. Du kan enkelt se når andre jobber innsiden av regnearket ved hjelp av Ark. I øverste høyre hjørne ser du sirkulære ikoner for avataren for alle som jobber inni regnearket.
I øverste høyre hjørne av det aktive arket kan du se avataren for de aktive brukerne som arbeider inne i regnearket på et bestemt tidspunkt.Utover å se samarbeidspartnerne aktivt arbeider inne i regnearket, kan du også raskt åpne et ad-hoc-chatvindu for raskt å kommunisere med samarbeidspartnere. Dette er en fin måte å slippe en rask notat i stedet for å plukke opp telefonen eller avslutte en egen e-post, og den beste delen er at den lever rett innenfor arkene.
Chat-vinduet åpnes på høyre side og kan brukes til raske utvekslinger med samarbeidspartnere.For å åpne en chat, klikk på chat-ikonet til venstre for Dele som du kan se på skjermbildet nedenfor. Et meldingspanel åpnes, og eventuelle meldinger du forlater vil bli sett av alle som arbeider inne i regnearket på det tidspunktet.
En av mine favoritt samarbeidende funksjoner er muligheten til å se hva enkeltpersoner gjør i et regneark på et gitt tidspunkt. I skjermbildet nedenfor kan du se at det er fargerike bokser rundt cellene som er aktivt valgt av samarbeidspartnere. Alt de legger til, endrer eller oppdaterer, kan ses i sanntid.
Cellene lyser med dype grensefarger når de blir jobbet av samarbeidspartnere.Hvis du bruker Ark for å samarbeide, kan du finne kommentarer i regnearket ditt med nyttig tilbakemelding fra dine kolleger. Dette er en fin måte å forlate nyttig tilbakemelding til andre, selv om du ikke arbeider inne i regnearket samtidig.
Jeg liker å bruke kommentarer i Ark som en toveiskommunikasjon. Mens Chat kan brukes til generelle diskusjoner, er kommentarer perfekt for å diskutere bestemte celler med samarbeidspartnere.
Eksempelet nedenfor er et ideelt bruk-tilfelle for en kommentar. Jeg har gitt en kommentar til en samarbeidspartner for å bekrefte et nøkkelinngang, og deretter besvart med en egen kommentar for å svare tilbake.
Bruk kommentarer i ark for å handle bestemte tanker om celler og data i et regneark.I denne opplæringen dekket vi den beste måten å samarbeide i Google Sheets. Det er egentlig veldig enkelt å inkludere andre brukere i regnearket og samarbeide på data. Bare inviter noen andre brukere og begynn å jobbe på regneark i tandem!
Ark har rikelig med strøm til å håndtere data, selv om den lever rett inne i nettleseren din. Her er andre opplæringsprogrammer som kan få kreative juicer som flyter med ideer for å få mest mulig ut av Google Sheets:
Hvordan bruker du samarbeidsfunksjoner i Ark for å jobbe med andre i sanntid? Gi meg beskjed i kommentarene under denne artikkelen, og del en favoritt Sheets-funksjon med dine Tuts + -lesere.
Accentsconagua