Slik henter du slettede eller arkiverte MS Outlook-e-postadresser

Det er vanlig at e-postbrukere ved et uhell sletter e-postmeldingene, og Microsoft Outlook er ikke annerledes. Hvis du ved et uhell har slettet en e-postmelding fra Outlook, må du ikke få panikk. I mange tilfeller kan du få den slettede e-posten tilbake.

Et annet vanlig problem som e-postbrukere har, vurderer ikke e-postens automatisk arkivfunksjon. De Automatisk arkivering funksjonen i Outlook sender automatisk gamle meldinger til arkivmappen, noe som kan gjøre at det ser ut til at disse meldingene er forsvunnet til den intetanende brukeren. Heldigvis er det ikke så vanskelig å hente arkiverte e-postmeldinger i Outlook.

I denne opplæringen vil vi utforske begge problemene i dybden. Først vurderer vi hvordan du finner tapte e-postmeldinger i Outlook. Deretter diskuterer vi hvordan du gjenoppretter slettede e-poster fra Outlook (inkludert en diskusjon av Gjenopprett slettede elementer verktøy). Deretter skal vi utforske Outlook Automatisk arkiv alternativet slik at du kan definere Arkiv Innstillinger som passer for deg. Dette vil holde e-postene dine arkivert uventet eller for ofte. Endelig vurderer vi hvordan du henter arkiverte e-postmeldinger i Outlook.

Før vi kommer i gang, ta tak i vår gratis ebook: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er fullpakket med strategier for e-postinvesteringer for killer-for å hjelpe deg med å få innboksen din under kontroll raskt og administrere e-posten din mer effektivt.

1. Slik finner du tapte e-poster i MS Outlook

Hvis en av e-postene dine mangler, er det her å sjekke først:

• Arkivmappe
• Mappe med slettede elementer
• Søppelpost (eller Spam) -mappe

Du kan finne disse mappene i Navigasjonsrute til venstre for din MS Outlook-innboks:

Du kan ofte finne manglende e-post i mappene som vises her.

Hvis du vil vite mer om hver av disse mappene, så vel som andre prosedyrer knyttet til henting av tapte meldinger, bør du vurdere denne veiledningen:

Opplæringen har også informasjon om hvordan du bruker MS Outlook-søkeverktøyet for å finne tapte e-postmeldinger i Outlook.

2. Slik henter du slettede e-poster fra Outlook

Hvis du finner de tapte e-postene i en av mappene ovenfor, vil du hente dem. Det er i utgangspunktet to måter å hente e-post fra Slettede elementer eller Søppelpost mappe:

1. Dra og slipp meldinger

Du kan bruke dra-og-slipp-funksjonalitet for å hente slettede e-poster fra Outlook. Begge Slettede elementer mappe og Søppelpost mappe tillater deg å dra og slippe meldinger mellom mapper. For å flytte en melding fra en av disse mappene, bruk følgende tre trinn:

1. Åpne mappen som inneholder meldingen.
2. Velg meldingen du vil flytte (til høyre).
3. Dra den valgte meldingen til mappen (i Navigasjonsrute) hvor du vil sette den.

I illustrasjonen nedenfor flytter jeg meldingen "Bilder for regional design" fra Slettede elementer mappe til Fra min nye chef mappe.

Bruk dra-og-slipp-funksjonalitet for å gjenopprette tapte e-postmeldinger til de riktige mappene.

2. Bruk Move Tool

Outlook har også a Bevege seg verktøy som du kan bruke til å flytte meldinger mellom mapper. Du finner båndet på Hjem tab, som i illustrasjonen nedenfor:

Bruke Bevege seg verktøy for å gjenopprette meldinger til de riktige mappene sine.

Du kan også få tilgang til Bevege seg verktøy ved å velge meldingen du vil flytte og høyreklikke på den. En rullegardinmeny vises med Bevege seg alternativ på det:

Her er en annen måte å flytte e-postmeldinger på.

For å flytte den valgte e-posten til riktig mappe, velg mappen fra de tilgjengelige mappene i rullegardinmenyen.

3. Hva gjenoppretter slettede elementer fra serververktøyet og når kan du bruke det?

En e-postmelding anses å være "permanent" slettet hvis du sletter den fra Slettede elementer mappe. I enkelte tilfeller kan du imidlertid hente de "permanent" slettede meldingene.

Hvis du bruker et MS Outlook-e-postadresse (eller en annen stor organisasjon), kan e-posten din sikkerhetskopieres på en Microsoft Exchange-e-postserver. Avhengig av hvordan administratoren din har satt opp systemet, blir dine "permanent" slettede elementer lagret på e-postserveren i en bestemt periode. Dette betyr at du kanskje kan bruke Gjenopprett slettede elementer fra serveren verktøy for å hente epost Outlook meldinger selv etter at de har blitt "permanent" slettet.

For å bruke Gjenopprett slettede elementer fra serveren verktøy, klikk på ikonet i Bånd (det ser ut som en papirkurv). De Gjenopprett slettede elementer popup-skjermer som viser alle slettede meldinger lagret på serveren. Klikk på meldingene du vil gjenopprette. Klikk på Gjenopprett utvalgte elementer veksle og klikk på OK knapp. Meldingene vil bli gjenopprettet til mappen de ble slettet fra.

Som nevnt ovenfor, er dette alternativet bare tilgjengelig for de brukerne hvis e-post er sikkerhetskopiert på en server. En svært liknende funksjon er imidlertid tilgjengelig på Microsoft Outlook.com, Microsofts nettbaserte versjon av Outlook. Slik gjenoppretter du permanent slettet e-post i Outlook.com:

I Outlook.com-illustrasjonen nedenfor kan du se at Slettede elementer mappen er tom:

Dette eksemplet er basert på Outlook.com-funksjonaliteten.

Legg merke til den grå linjen under navnet på mappen som er merket Gjenopprett slettede elementer. For å gjenopprette "permanent" slettede elementer, klikk på den grå linjen. Et popup-vindu vises som viser slettede meldinger:

Slik gjenoppretter du permanent slettet e-post i Outlook.com

For å gjenopprette en permanent slettet melding fra Outlook.com, klikk til venstre for meldingen du vil gjenopprette. En avkrysningsboks vises (kontroller at den er merket). Klikk på Komme seg alternativet øverst til venstre i popup-vinduet. Bekreft at du vil gjenopprette meldingen. Meldingen gjenopprettes.

Merk: Denne funksjonen gjenspeiles ikke på den stasjonære versjonen av MS Outlook for hjemmebrukere.

4. Hvorfor e-post blir arkivert (og hvordan du henter det)

Hvis din manglende epost er Arkiv mappe du kan dra og slippe det derfra til mappen der du vil at den skal være. Bruk samme drag-og-slipp-teknikken jeg har beskrevet ovenfor for Slettede elementer mappe.

Du kan også hente en arkivert melding ved hjelp av Bevege seg verktøy for å flytte en arkivert melding til en annen mappe.

Til slutt kan du hente Outlook-e-postmeldinger som er lagret på datamaskinen din i PST-format.

Du kan unngå behovet for stadig å hente e-postmeldinger som ble arkivert ved et uhell ved å forstå og justere Outlook Automatisk arkivering alternativ, så jeg skal diskutere innstillingene nå.

1. Slik får du tilgang til AutoArchive-innstillinger i Outlook

MS Outlook Automatisk arkivering alternativet bestemmer hvor ofte e-post automatisk flyttes til arkivposisjonen din og hvilke e-postelementer som blir flyttet. Hvis du ikke er klar over denne funksjonen eller er usikker på hva innstillingene er, kan det virke som om meldinger forsvinner tilfeldig fra din e-postboks og mapper.

Heldigvis kan du få tilgang til Outlook Automatisk arkivering verktøy og endre innstillingene. Her er hva du skal gjøre:

Start med Outlook åpen.

Fra din åpne e-postinnboks klikker du på Fil fane. De Kontoinformasjon skjermdisplayer:

Velge alternativer fra Kontoinformasjon skjerm.

Fra menyen til venstre klikker du alternativer. De Outlook-alternativer skjermen vises:

Velg Avansert alternativ fra Outlook-alternativer skjerm.

Fra valgene til venstre velger du Avansert mulighet til å se Avansert alternativer:

Bruke Automatisk arkivering dialogboksen for å endre arkivinnstillingene dine.

Du kan bruke denne dialogboksen til å endre din Automatisk arkivering innstillinger. Du kan også slå på Automatisk arkivering funksjon av fra denne dialogboksen.

2. Slik endrer du Outlook AutoArchive-innstillinger

Forstå hvordan du kontrollerer din Automatisk arkivering Innstillinger er nøkkelen til å forstå hvordan Automatisk arkivering funksjonen fungerer i Outlook. Hvis du vet hvordan Automatisk arkivering verktøyet er satt opp og hvor ofte det vil løpe, er du mindre sannsynlig å bli overrasket når meldinger automatisk arkiveres. Arkiverte meldinger lagres som PST-filer på datamaskinen eller e-postserveren din.

For å slå en Automatisk arkivering sett på, merk av i boksen til venstre for den. For å slå av innstillingen, kontroller at boksen ikke er merket.

Som du kan se, er Automatisk arkivering dialogboksen gir deg mange forskjellige valg. La oss se nærmere på hvordan du endrer noen av hovedinnstillingene:

• Angi hyppigheten av hvor ofte AutoArchive kjører.De Kjør AutoArchive hver x dager alternativet vises øverst i dialogboksen. Kontroller at alternativet er valgt (merket). Bruk deretter opp- og nedpilene til høyre for å endre hvor ofte systemet automatisk arkiverer e-postmeldingene dine. Velg fra arkivering daglig til arkivering en gang hver 60 dag. Generelt sett, jo flere meldinger du får oftere, bør du arkivere dem.
• Arkiver eller slett automatisk utgående meldinger. De Slett utgåtte elementer (kun e-postmapper) alternativarkiver eller sletter eldre meldinger. Outlook vurderer som standard meldinger som har vært i e-postprogramvaren din i lengre tid enn en bestemt periode. For eksempel betraktes innboksmeldinger og utkast som utløpt etter seks måneder. Sendte og slettede elementer betraktes utløpt etter bare to måneder. Hvis dette alternativet er slått på, blir de eldre meldingene automatisk arkivert som en del av Automatisk arkivering prosess.
• Velg en mappe der arkiverte elementer er lagret. De Flytt gamle gjenstander til alternativet lar deg velge mappen der arkivverktøyet plasserer dine arkiverte elementer. Dette er spesielt viktig å vite om du trenger å få tilgang til eller gjenopprette en arkivert melding.
• I stedet for å arkivere gamle elementer, slett dem.Du kan velge å ha Automatisk arkivering verktøyet sletter automatisk eldre meldinger i stedet for å lagre dem ved hjelp av Slett gamle elementer permanent alternativ. Hvis du gjør dette valget, vil du ikke kunne gjenopprette filene etter at arkivprosessen kjører fordi det ikke vil bli noen sikkerhetskopier for å gjenopprette.

Når du har gjort dine valg, klikker du på OK knappen i dialogboksen for å lagre endringene dine. Deretter klikker du på OK knappen på Outlook-alternativer skjerm. Du har nettopp forandret din Automatisk arkivering innstillinger!

Flere nyttige tips og strategier for e-post

Ikke glem å melde deg på nyhetsbrevet Tuts + Business og ta det gratis eBok: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er fullpakket med innboksen organisasjonsstrategier og killer tips for å administrere all din innkommende e-post mer effektivt.

Konklusjon

Du har nettopp lært hvordan du henter arkiverte e-poster i Outlook, og hvordan du gjenoppretter slettede e-poster. Du har også lært hvordan du bruker Gjenopprett slettede elementer verktøy og sette opp Automatisk arkiv funksjon i Outlook. Å vite mer om hvordan Outlook-e-postsystemene dine fungerer hjelper deg med å kontrollere hvilke e-postmeldinger som er arkivert (eller slettet), og når de slettes.