Share
Når du driver en liten bedrift, er det en ting sikkert: du vil aldri være kort for ting å gjøre.
Men en av farene ved en lengre oppgaveliste er at du kan ende opp med å miste fokus. Du haster rundt hver dag og fullfører oppgaver, men er de de riktige oppgavene? Har du prioritert ting som virkelig vil bidra til langsiktig suksess i virksomheten din?
En nyttig måte å gå tilbake fra den daglige brannsluken og få deg tilbake på sporet, er å gjennomføre en månedlig bedriftsanmeldelse.
Men hva skal den vurderingen innebære? Hva er de viktigste områdene du bør se på hver måned, og hvilke spørsmål bør du spørre? Det er det vi skal se på i denne opplæringen. Jeg går gjennom hvert trinn i detalj, og jeg har også gitt en sammendrag småbedrifts sjekkliste som en PDF for deg å laste ned.
Månedlig gjennomgang sjekkliste for små bedrifterHver bedrift bør ha en plan. Det trenger ikke å være en formell 30-siders forretningsplan med snazzy diagrammer og grafer, men det må klart forklare hva virksomheten din gjør, hvordan den vil tiltrekke seg kunder, hvilke mål du har og hvordan du vil oppnå dem mål.
Det er mye mer til det enn det selvfølgelig, hvis du vil ha mer detaljert informasjon, sjekk ut følgende veiledninger:
Og hvis du bare har begynt med planen din, kan du også finne noen nyttige forretningsplanmaler på Envato Market.
Når du har planen på plass, er det viktigste du kan gjøre hver måned, gjennomgå det og måle fremdriften din. Noen bedriftseiere skriver en plan for et bestemt formål, som å skaffe penger, og la den da samle støv på en hylle. Men for å være virkelig effektiv, må det være et levende dokument.
Så, hver måned, gjennomgå de langsiktige målene du har satt opp for bedriften din, samt flere umiddelbare mål du har satt. Ideelt sett bør du bryte dine langsiktige mål ned i milepæler som skal fullføres over gradvis kortere tidsperioder. Så femårige mål går inn i dine treårige, ettårige og månedlige mål.
Vurder hver måned din fremgang mot de viktigste målene i forretningsplanen din, og sett deretter nye mål for den kommende måneden som er tilpasset din overordnede plan.
Også, ikke glem å revurdere planen som helhet. Spør deg selv om noe betydelig har endret seg i løpet av måneden. Trenger du å endre retning, eller legge til noe i planen din? Må målene dine endres? Hva med din samlede verdi proposisjon? Har det skjedd noe som betyr at du må endre det?
Det kan være en fristelse å holde fast i planen, uansett hva-forandring kan føle seg som svakhet eller et opptak av nederlag. Men de beste planene er flytende og oppdateres for å ta hensyn til skiftende situasjoner, så vær ikke redd for å gjøre endringer når det er nødvendig. Å tenke på disse tingene med jevne mellomrom sørger også for at de har det beste for deg gjennom hele måneden.
Når det gjelder økonomien i virksomheten din, er kontantstrøm det viktigste å holde styr på. Det gjelder spesielt for svært små bedrifter. Ifølge Dun & Bradstreet er 90% av småbedriftsfeilene forårsaket av dårlig kontantstrøm.
Store selskaper kan trolig ha dype reserver å trekke på, og i en krise kan de vanligvis låne mer eller få penger på andre måter. Men små bedrifter har ofte begrensede alternativer. Hvis du går tom for kontanter, er spillet over, selv om du gjør alt annet riktig.
Så sjekk kontantstrømmen din hver måned, og prognosen for måneden som kommer, for å være sikker på at du ikke vil gå tom. Ifølge denne banken av amerikansk papir har bedrifter som gjør månedlig kontantstrømplanlegging en overlevelse på 80% sammenlignet med 36% for de som bare planlegger en gang i året.
For å være klar, er kontantstrømmen rett og slett strømmen av penger inn og ut av virksomheten din. Når du mottar penger fra kunder, er det en positiv kontantstrøm; når du må betale det ut i form av leie, lønn, forsyninger eller andre utgifter, er det en negativ kontantstrøm.
Forskjellen mellom kontantstrøm og fortjeneste er for det meste om timing. Tenk på ditt personlige liv for å forstå forskjellen. Hvis du får en månedslønn på $ 3000 og må betale utleie og andre utgifter på $ 2000, er det et godt fortjeneste på $ 1000. Men hva skjer hvis leien din kommer til forfall før lønnsslippet ditt treffer bankkontoen din? Du er i trøbbel. Selv om du tjener mer enn du bruker, har du rammet en kontantstrømskrise, og utleier er usannsynlig å sympatisere.
Det samme kan skje med en bedrift. Faktisk er det enda mer sannsynlig, fordi selskapene ofte må foreta forhåndsinvesteringer i utstyr og råvarer og foreta regelmessige utbetalinger til leie og ansatte, men kan bare få betalt av kunder en måned eller to etter at de har sendt ut en faktura.
Så, hver måned, analyser bedriftens kontantstrøm for den forrige måneden, og prognosen kontantstrømmen for måneden fremover. Prøv å planlegge for det verste, og hvis du ser noen potensielle kriser truende, må du utarbeide måter å forsinke utgifter eller øke tilstrømningen.
For mer om styring av kontantstrøm effektivt, ved å prognose det nøyaktig, og om de tiltakene du kan ta hvis ting går galt, se følgende veiledning:
Vi lever i alderen av data. Selv om du driver en liten bedrift og ikke har investert i komplekse "store data" -løsninger, vil mengden data som er tilgjengelig for deg, trolig dvergere hva bedriftseiere kunne få tilgang til i tidligere generasjoner.
I en slik sammenheng er det vanskelig å ikke finne data, men å bestemme hva man skal fokusere på. Så det beste er å bestemme noen viktige beregninger som definerer suksess for virksomheten din.
Hvis du er bekymret for å holde fast på dine eksisterende kunder, kan du for eksempel spore din månedlige churn rate. Hvis du investerer i markedsføringsarbeid for å nå nye kunder og ønsker å vurdere suksess, kan du se på ting som kostnaden for kundeoppkjøp eller kundens livstidsverdi. Hvis du vil bli mer effektiv i produksjonsprosessene, kan du kanskje sjekke lagerbeholdningen eller kapasitetsutnyttelsen.
Hvis du ikke er sikker på hva disse beregningene er, eller hvordan du kan beregne dem, kan du finne definisjoner og formler for disse og mange flere i serien vår på nøkkeltallene hver bedrift skal spore:
Uansett hvilke beregninger du avgjør som den mest relevante for din bedrift, kom opp med en rask, smertefri måte å samle dem på i et dashbord for din vurdering hver måned. Deretter angir du noen mål, og hver måned kan du se fremgangen din mot disse målene og bestemme hvilke tiltak du skal ta hvis du ikke møter dem.
Hvordan er kundene dine? Hva tenker de? Er de fornøyd med tjenesten du tilbyr?
Hvis du ikke har umiddelbare svar på disse spørsmålene, kan du gå glipp av noe viktig. Tross alt, tar mange kunder ikke tid til å fortelle deg at de er ulykkelige, de går bare andre steder. Hvis du kan identifisere problemer foran, har du mulighet til å løse dem og holde kunden glad. Du kan også avdekke muligheter, for eksempel nye tjenester en klient ville elske deg å tilby. Du vet aldri før du spør.
Selvfølgelig er det en balanse som skal treffes. Du vil ikke være som de servitører som avbryter måltidet fem ganger for å spørre om alt er bra. Å komme ut til hver kunde hver måned kan være overkill. Men hvis du har 20 store kunder, kan det være et godt mål å sjekke inn med et par av dem hver måned, og sørge for at du kontakter hver av dem minst en gang i året.
Hvis du har mer av en masseklientbase, kan du sende ut periodiske undersøkelser - for mer om å designe disse undersøkelsene, se disse veiledningene:
Men undervurder ikke appellen til en personlig e-post heller. Tenk deg hvordan du vil føle deg hvis du har en ekte e-post fra Apple CEO Tim Cook, bare sjekker inn og spør om du hadde noen tilbakemelding på iPhone. Det er klart at den typen ting ikke er veldig skalerbar, men det kan avsløre noen interessante innsikter, hjelpe deg med å holde fingeren på pulsen og bygge sterke relasjoner med kundene.
Så hver måned, gjennomgå ditt kundeinnsats i løpet av den foregående perioden. Fikk du målene dine for å nå ut til dine kunder? Har prosessen avslørt noen problemer eller muligheter? Hvilke tiltak vil du ta som svar? Og hva vil du gjøre for å engasjere seg med dine kunder i den kommende måneden?
Nå som vi har sjekket inn på vår nåværende kundebase, er det på tide å nå ut til nye kunder også. Uansett hvor lykkelige dine eksisterende kunder er, er det alltid en sjanse for at de vil stoppe eller redusere sine utgifter, selv om det er av grunner helt uavhengig av tjenesten du tilbyr. Så du trenger konstant forsyning av nye kunder bare for å opprettholde bedriften din, og du trenger enda flere av dem hvis du vil vokse.
Det betyr at markedsføring må være et konstant fokus, og det er noe du må sjekke inn på hver måned. Hva har du gjort for å få ordet ut? Hvor vellykket var det? Hva lærte du, og hva kunne du gjøre annerledes? Trenger du å investere mer i markedsføringsarbeidet, enten når det gjelder tid eller penger? Hva vil du forplikte seg til å gjøre i den kommende måneden?
For mer om å designe markedsføringsplanene dine og måle suksessen til innsatsen din, sjekk ut:
Selvfølgelig er bunnlinjen i din bedrift profitt. Bedrifter opererer ved å selge produkter eller tjenester for mer enn den totale kostnaden ved å produsere dem. Oppstart kan overleve for en stund uten å tjene penger, men fortjenesten må komme til slutt.
Så den endelige tingen å gjøre hver måned er å kontrollere bedriftens inntekter, utgifter og fortjeneste mot dine mål. Som med de andre elementene, vær ærlig i din vurdering av fremdrift, og vær ikke redd for å revurdere dine mål når det er nødvendig. Hvis du faller borte fra det du føler at du trenger, bør denne informasjonen matche dine andre mål for virksomheten. Du kan tenke på måter å redusere kostnader, for eksempel, eller planlegge en markedsføringsstasjon for å vinne ny virksomhet.
For mer om å vurdere bedriftens bunnlinje, se følgende veiledninger:
Så nå har du sett de viktigste tingene for å sjekke hver måned når du vurderer småbedrifter og fremdrift.
Det neste trinnet er å planlegge tiden i kalenderen din hver måned for å fullføre denne prosessen. Når du har satt den i gang, bør det ikke ta veldig lang tid å gå over småbedrifts sjekklisten hver måned og sørg for at du er på sporet. Men det er lett å la noe som dette, så sørg for at du oppretter en gjentatt avtale i kalenderen din, og hold den avtalen med deg selv. Det er fornuftig å gjøre gjennomgangen på slutten av hver måned og sette nye mål for den kommende måneden, men selvfølgelig kan du gjøre det på en hvilken som helst dag som gir mening for deg. Det viktigste er at det skal være en fast forpliktelse.
Husk også at denne sjekklisten bare er et utgangspunkt. I denne opplæringen har vi dekket de viktigste elementene for en liten bedrift generelt, men du bør bruke litt tid på å tenke på ditt eget firma og eventuelle spesifikke gjenstander du vil spore.
Hvis du har ansvar for mange klientdata, kan du for eksempel vurdere sikkerheten til disse dataene hver måned og sørge for at du har de riktige tiltakene på plass for å holde det sikkert. Hvis du jobber i en bransje med rask forandring, hvor trening i ny kompetanse eller programvare er viktig, vil du kanskje holde øye med hvor mye trening du og dine ansatte har fullført.
Disse tingene kan lett håndteres som en del av den generelle forretningsplanvurderingen, men å trekke dem ut for å spore som et eget element kan bidra til å øke fokuset på disse elementene og sørge for at du behandler dem seriøst.
Så det er det! Jeg håper denne opplæringen har vært nyttig for deg, og hvis du har noen andre forslag til elementer som skal legges til i en månedlig litenbedrifts gjennomgang sjekkliste, vennligst legg dem til i kommentarene nedenfor.
Accentsconagua