Share
Hvis du kjører din egen Internett-bedrift, er det ikke en dag som går forbi når du sier "Jeg er ikke så opptatt i dag."
Vi er alltid travelt!
Det er aldri mangel på ting å gjøre. For hver oppgave vi krysser av sjekklisten, er det fire flere å legge til på tallerkenen vår. Vi jobber lange timer, ofte ofre ting som en "avslappende helg" (hva er det?) Og happy hour i baren med venner.
Men når du tar et skritt tilbake og vurderer virksomheten din - det store bildet - hva ser du?
Er din bedrift voksende? Blir det mer effektivt? Er bunnlinjen din økende fra måned til måned, eller blir den flat??
For mange online bedriftseiere, spesielt frilansere, kan det føles at du kjører på plass. Du holder driften flytende, men du mangler tid og energi til å fokusere på å ta ting til neste nivå.
Du har forlatt jobben din for å skape din egen virksomhet, men du skjønner at alt du har opprettet er en ny jobb for deg selv uten friheten du opprinnelig hadde satt opp for å skaffe deg.
Høres kjent ut? Det var sikkert tilfellet for meg. Det var det som førte meg til å begynne å bygge systemer i min virksomhet, noe som gjør meg i stand til å fokusere på det større bildet: Skalering, vokser og tar ting til neste nivå.
Denne artikkelen vil hjelpe deg med å komme i gang med å systemisere virksomheten din og bygge den inn i en maskin som kan kjøre seg selv, mens du befaler skipet.
Nå som du tenker på langspillet, ta et øyeblikk for å visualisere hvor du ser din forretningsoverskrift i de neste seks månedene, årene, tre årene ...
Takket være systemiseringen var jeg i stand til å gjøre overgangen fra klientarbeid til byggprodukter.
Hvis du driver en konsulent, kan visjonen din inkludere ting som å tiltrekke flere kunder eller tiltrekke større kunder med høyere budsjettprosjekter. Det kan føre til at du vokser dine ansatte utover deg selv, og overgang fra å være en solo freelancer til et lite byrå.
Eller hvis du er som meg, kan du tenke på å overgå fra å konsultere arbeid for å fokusere mer på å selge produkter. Takket være systemiseringen var jeg i stand til å gjøre overgangen fra klientarbeid til byggprodukter. Faktisk ble en av disse produktene, SweetProcess, født ut av mitt behov for å bli systemisert. Mer om det senere ...
Bunnlinjen er dette: Du kan ikke begynne å flytte virksomheten din frem til du fastslår hvilken retning du er på vei. Ta litt tid - ja, planlegg det i kalenderen din - å gi litt seriøs tanke om hvor du er i dag og hvor du vil være ved neste år.
Klar til å begynne prosessen med å systemisere virksomheten din? Begynn med å identifisere lavhengende frukt, eller oppgaver som oppstår igjen og igjen, og spis opp dyrebar tid i din daglige eller ukentlige rutine. Dette er hovedmål for systemisering.
Det kan være fristende å tro at hver dag er forskjellig, hvert prosjekt er annerledes, hver klient er annerledes. Du tror kanskje det ikke er noe som kan "standardiseres" i virksomheten din. Alt du gjør er unikt.
Men når du virkelig gir det litt trodde, vil du bli overrasket over hvor mange repetetive oppgaver stiger til overflaten. Ta et skritt tilbake og se hva du jobbet med i dag. Se på hva du gjorde i går. Se på listen over ting du jobbet i forrige uke. Det er nok mange oppgaver som kan omdannes til systemer.
Her er noen eksempler som gjelder for nesten enhver bedrift:
Her er noen som kan gjelde hvis du er en webutvikler:
Her er noen ideer for designere, illustratører eller fotografer:
Og noen ideer hvis du er en forfatter eller blogger:
Listen vil fortsette for din virksomhet og måten du gjør ting på. Tanken er å begynne å identifisere oppgaver som kan systemiseres - og i siste instans delegert - til noen andre til å håndtere mens du fokuserer på viktige ting.
Nå som du har identifisert noen få oppgaver som kan systemiseres, er det på tide å begynne å dokumentere dem i trinnvise prosedyrer.
Disse prosedyrene vil bli ryggraden i virksomheten din; De vil fungere som driftshåndboken for å holde virksomheten din kvelende. Dine prosedyrer vil bli et viktig aktiv for bedriften din, da fremtidige ansatte vil stole på at de skal utføre jobbene sine. Det vil også gjøre prosessen med å ansette og trene nye ansatte helt sømløse, unngår de vanlige tilbakeslagene som kommer med ansattes omsetning.
Når du dokumenterer prosedyrer, må nøkkelen være så detaljert som mulig. Ingen detaljer er for åpenbare eller selvforklarende.
Selv om du fortsatt er en personoperasjon, er det viktig å begynne å dokumentere prosedyrene dine snarere enn senere. Dette vil hjelpe deg med å legge grunnlaget når du forbereder deg på å ansette din første ansatt. Faktisk, tilbake da jeg jobbet helt alene, fant jeg ut at denne øvelsen med å dokumentere prosedyrene mine gjorde meg klar over hvor mye av jobben min kan og skal outsources. Det gjorde meg fremgang til den neste fasen mye raskere enn jeg hadde forventet.
Når du dokumenterer prosedyrer, må nøkkelen være så detaljert som mulig. Ingen detaljer er for åpenbare eller selvforklarende. Inkluder hvert trinn, under-trinn og forklaring som du dokumenterer prosedyren din.
Jeg liker å begynne med å gi en oversikt over prosedyren, for å gi personen litt kontekst om hvorfor denne prosedyren er viktig og hva ønsket utfall er. Da starter jeg fra begynnelsen og inkluderer hvert skritt for å komme dit.
Som et eksempel på typen detaljer jeg inkluderer, her er en offentlig prosedyre som jeg laget for noen uker siden om hvordan du setter opp og lanserer en ny podcast.
Det er utrolig viktig at prosedyrene dine ikke bare er et langt tekstdokument uten noen visuelle effekter. Langblokker av tekst er utrolig vanskelig å følge og gjør det for enkelt for personen å feilaktig hoppe over en viktig detalj.
Derfor anbefaler jeg alltid at du inkluderer bilder (skjermbilder) og / eller videoer for å legge til klarhet for hvert trinn. Hvis teamet ditt arbeider eksternt, og de fleste Internett-bedrifter gjør disse dager, så vet du hvor viktig det er å få poenget ditt på tvers av visuelt siden du ikke har luksusen til å sitte ved siden av personen og demonstrere hvordan det er gjort.
Jeg prøver å inkludere minst ett skjermbilde med hvert trinn. På Mac tar jeg et raskt skjermbilde og drar dem inn i SweetProcess, mitt verktøy for å lage prosedyrer. Jeg liker også å legge til notater til bildene, som bokser og piler. For dette vil jeg bruke de innebygde noteringsverktøyene i SweetProcess, eller noen ganger bruke eksterne verktøy som Clarify.
Når jeg virkelig trenger å sørge for at jeg får poenget mitt over, tar jeg opp en screencast-video og legger inn den videoen i et bestemt trinn i prosedyren. Det finnes ulike verktøy som gjør det enkelt å ta opp screencast-videoer. For kortopptak (mindre enn 5 minutter), liker jeg Screenr fordi den er nettleserbasert og lett å brann opp raskt. For lengre opptak bruker jeg ScreenFlow på Mac. Camtasia er et godt alternativ for de på Windows.
I begynnelsen er det alltid en god ide å utføre prosedyrene selv, akkurat som du har gjort. Bare nå, gjør et poeng med å følge med prosedyrene du har opprettet for å bekrefte at du ikke har hoppet over noen detaljer. Hver gang jeg gjør dette, finner jeg minst en ting jeg har glemt å inkludere.
Leid din første ansatt eller en virtuell assistent? Brakt i en entreprenør? Nå er det på tide å gi dem noe å gjøre!
God ting du har dokumentert noen få prosedyrer. Send dem en prosedyre og fortell dem å følge den hver gang de utfører denne oppgaven.
Nå som du har begynt å delegere disse prosedyrene, bør du begynne å føle en følelse av lettelse. Ting blir gjort, men tar mindre tid, noe som har frigjort deg til å fokusere på viktige aktiviteter.
Men arbeidet ditt er langt fra fullført! Du må kontinuerlig overvåke systemer og prosesser, tilpasse og forbedre dem for å gjøre dem mer effektive.
Det er flere måter å gjøre dette på:
Er det trinn som snakker opp laget ditt? Var enkelte aspekter gjort feil? Disse avslører umiddelbare områder hvor du kan feilsøke prosedyrene dine. Se etter måter å legge til mer klarhet eller ta opp vanlige misforståelser.
Du må kontinuerlig overvåke systemer og prosesser, tilpasse og forbedre dem for å gjøre dem mer effektive.
Etter hvert som tiden går, vil du bli fanget fra nyansene av hvordan tingene fungerer "på bakken". Det er ok. Det betyr at du fokuserer på store bilde ting, som er hva du skal gjøre.
Heldigvis har du noen som har intim kunnskap om nyansene i prosedyrene dine: Dine ansatte som utfører dem! Gi dem mulighet til å gi sine forslag til måter å forbedre prosedyrer når de møter en bedre måte å gjøre det på. Be dem om å legge igjen kommentarer til selve prosedyren, eller send dem direkte til deg.
I den elektroniske verden beveger seg ting fort. Nye verktøy blir stadig tilgjengelige som gjør jobben uendelig enklere enn de en gang var. Dine prosedyrer kan ha nytte av nye verktøy når de kommer til markedet.
Vær alltid på utkikk etter disse og be dine medarbeidere om å passe på disse også. I løpet av et år kan du finne et nytt verktøy eller en teknikk som kan barbere flere trinn av dine prosedyrer, slik at hele virksomheten din blir mer effektiv.
Med et bibliotek med standard operasjonsprosedyrer som driver din bedrift, har du bygget en maskin som kjører seg! Du har satt scenen for en spennende fase av skalerbarhet og vekst.
Så hvor går du herfra?
Du som bedriftseier kan slutte å bli bundet ned i arbeidet ditt. Nå kan du begynne å jobbe med virksomheten din.
Med din nyfødte frihet kan du bruke mer tid på å fokusere på ting som:
Har du spørsmål eller forslag til hvordan vi kan systemisere våre online virksomheter? La oss snakke om det i kommentarene!
Accentsconagua