Share
Tidsavbrudd er en vanlig fordel som tilbys av de fleste bedrifter. Ifølge statistikk fra Senter for økonomisk og politisk forskning tar den gjennomsnittlige amerikanske arbeideren ti dager i året. Mengden tid for arbeidstakere i andre land er imidlertid mye høyere. EN USA i dag artikkelen rapporterer at gjennomsnittlig antall fridager i mange europeiske land er 30 dager eller høyere-med Østerrike og Portugal bundet for det høyeste antall fridager (35).
Vi elsker vår tid! Og hvorfor ville vi ikke? Personlige dager kan brukes til alt fra ferie til legeavtaler og mer. Men hvis du skal ta tid vekk fra kontoret, er den profesjonelle tingen å sette opp en automatisk ut av e-postmeldingen på kontoret. Meldingen vil gi kunder og kollegaer beskjed om at du ikke er tilgjengelig og instruere dem hva de skal gjøre til du kommer tilbake.
I denne korte opplæringen med en video lærer du hvordan du konfigurerer en utgående beskjed i Microsoft Outlook ved hjelp av veiviseren for Outlook Regler. Vi gir trinnvise instruksjoner om hvordan du konfigurerer et automatisk ut av kontorsvar i Outlook. Vi deler også noen. Det er også noen gode e-postmeldinger for e-post.
Før du går videre med å lære hvordan du bruker Microsoft Outlook, må du ta tak i vår gratis eBook: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er fullpakket med innboksen organisasjonsstrategier og killer tips for å administrere all din innkommende e-post mer effektivt.
I skjermbildet ovenfor lærer du hvordan du raskt konfigurerer et automatisk svar i Outlook. Eller les videre for skriftlige instruksjoner for å hjelpe deg med å konfigurere en Outlook-melding, tips om beste praksis, og mer:
Hvis du ikke har en Microsoft Exchange-konto, må du sette opp din kontormeddelelse ved hjelp av Outlook's reglerfunksjonalitet. Du kan lære mer om å bruke MS Outlook-regler i denne opplæringen:
Det første skrittet for å sette opp en Outlook ut av kontorsvar, er å lage teksten til din utgående beskjed og lagre den som en mal. Start i Outlook-innboksen din:
Ditt første skritt i å lage en vekk melding er å åpne en ny e-postmelding. Klikk på ny epost ikonet øverst til venstre. De Ny melding vinduet vises:
Skriv inn kroppen av Outlook-vekk-meldingen i den nye e-posten du nettopp åpnet.Merk: Denne meldingen bruker 1000 e-post signaturmal fra Envato Elements. Du kan også laste ned og tilpasse din egen e-post signatur fra GraphicRIver.
Hvis du bruker e-signaturbilder eller andre typer innebygd bilde i e-posten, må du kontrollere at meldingsformatet er satt til HTML. Lær mer om e-signaturmaler i denne opplæringen:
Skriv din Emne linje og kroppen til e-postmeldingen din. Du trenger ikke å fylle ut Til feltet fordi meldingen automatisk blir sendt til den som sender deg en melding.
Her er et eksempel:
Hold Outlook-meldingen din kort og til dags.Når du har fullført et utkast til meldingen, må du lagre det som en mal. Å velge Fil> Lagre som. EN Windows utforsker Varsel vises slik at du lagrer og lagrer meldingen.
Velg en filplassering på datamaskinen din for å lagre meldingen, skriv inn filnavnet og lagre filen i Outlook-malformat:
Lagre din kontormeddelelse som en mal. Det neste trinnet i å lage en automatisk ut av kontormeddelelse er å opprette en regel for å sende meldingen. Klikk Fil i Outlook-innboksen din for å gå til Kontoinformasjon skjerm:
Du kan få tilgang til Outlook-reglene fra Kontoinformasjon skjerm.Klikk Administrer regler og varsler. Pass på at E-postregler fanen er valgt. De Regler og varsler vinduet vises. Du får se en liste over gjeldende e-postregler:
Du kan opprette en ny e-postregel fra Regler og varsler vindu eller endre en eksisterende.Klikk på Ny regel ikon over reglerlisten for å vise Regelveiviseren:
Start din vekk melding med en tom regel som vil bli brukt på meldinger du mottar.Under Start fra en tom regel kategori velger du Påfør regel om meldinger jeg mottar alternativ. Klikk på neste knapp. Den andre Regelveiviseren skjermdisplayer:
I dette skjermbildet definerer du folkene som vil motta din e-postadresse fra kontoret.Merk: Noen sikkerhetseksperter anbefaler nå at du begrenser hvem som mottar Outlook uten kontorsvar, snarere enn å sende det til alle som sender deg en e-postmelding.
For å avgjøre hvem som kommer ut av kontorsvar, merk av i boksen neste til fra folk eller offentlig gruppe under Trinn 1. Klikk på linken under Steg 2 å åpne adresseboken din og velg hvem som vil motta autoreply-meldingen din, og klikk deretter på Fra knapp. Mest sannsynlig vil du ønske å velge e-postadressene til kolleger du håndterer ofte, samt e-postadressene til viktige kunder. Når du har valgt hvem som skal motta autosvareren, klikker du OK og klikk deretter neste på Regelveiviseren.
Hvis du ikke vil begrense hvem som mottar din kontorsvar, klikker du på neste uten å gjøre noen valg på dette Regelveiviseren skjerm. Din autoriserte melding vil bli sendt til alle som sender deg en e-postmelding.)
Uansett, den tredje Regelveiviseren skjermen vises:
På denne skjermen velger du meldingsmeldingsmalen du opprettet tidligere.Velg svar ved hjelp av en bestemt mal alternativ under Trinn 1. Under Steg 2 Klikk på svar ved hjelp av en bestemt mal link. De Velg en svarmal vinduet vises:
Velg malen som inneholder ditt automatiske varselbeskjed.Velg malen du opprettet tidligere, og klikk Åpen. (Hvis du ikke lagret malen din på standardplasseringen, må du kanskje Søk å finne den.)
Klikk neste å gå til neste Regelveiviseren, som spør om unntak. Vi ønsker ikke å angi noen unntak. Klikk neste og du blir bedt om å navngi regelen:
Bruk den endelige Regelveiviseren vindu for å navngi regelen og slå den på.Skriv inn navnet på regelen. Pass på at Slå på denne regelen er avkryss av.
Klikk på Bli ferdig knappen på Regelveiviseren. Deretter klikker du på Søke om knappen på Regler og varsler vindu og klikk deretter OK.
Du har nettopp opprettet en autosvarer i MS Outlook!
Nå som du har skapt ut av kontormeddelelsen, er det en god ide å se om det fungerer før du forlater kontoret.
Du kan teste autoreplymeldingen ved å sende en melding fra en annen e-post du eier - så lenge du har tatt med den e-posten i regelen som en som skal motta autoreply-meldingen. Eller du kan innhente hjelp fra en venn hvis e-post du inkluderte som en som skulle få ut av kontormeddelelsen.
Etter en kort ventetid (noen e-postsystemer henter innkommende meldinger i grupper), må du sjekke e-posten du sendte testmeldingen fra. Hvis du fulgte trinnene på riktig måte, vil den e-postadressen ha mottatt ikke autorisasjonen.
Når du kommer tilbake til kontoret, er det på tide å skru av kontormeddelelsen. Velg fra innboksen Fil å gå til Kontoinformasjon skjerm.
Du må returnere til Regler og varsler vindu for å slå av kontormeddelelsen av.Klikk på Administrer regler og varsler ikon. De Regler og varsler vinduet vises:
Bruk avkrysningsboksen for å skru på Ut av kontorsvar avregne.Fjern sjekken fra ved siden av Ut av kontorsvar (eller hva du kalt din regel). Klikk på Søke om knappen og klikk deretter OK. Din kontorreaktion er slått av.
For å slå den på igjen, gå tilbake til Regler og varsler vindu. Merk av i boksen ved siden av regelen din, og klikk deretter Søke om og OK.
Siden din Outlook-melding vil bli mottatt av dine kunder og kunder, så vel som dine medarbeidere, må du sørge for at den er profesjonell. Her er noen gode fremgangsmåter for å følge Outlook-meldinger:
Hvis du vet nøyaktig hvem som skal motta meldingene dine, forstår du sannsynligvis deres sans for humor. Du kan sette inn smakfull humor inn i din kontormeddelelse - men vær forsiktig. Det du synes er morsomt, kan virke uprofesjonelt for andre. Hvis du ikke vet hvem som mottar meldingen, er det sannsynligvis en god ide å hoppe over humor.
CollectiveHub har en liste over morsomme ut av kontors e-postmeldinger. Jeg lar deg bestemme hvilke som du mener er passende.
Din kontormeddelelse er en profesjonell kommunikasjon, og du bør behandle den som sådan. Det kan være kort, men du bør i det minste inkludere følgende:
For mer informasjon om hvordan du behersker riktig e-postformat for virksomheten, studer denne veiledningen:
Tradisjonelt råd for ut av svar på kontoret hadde meldingsskaperen angitt når de skal gå, og når de kommer tilbake. Det anbefalte også avsenderen å nevne en kollega som kunne hjelpe dem som sender deg e-post når du er borte. Noen meldingsskapere har selv tatt med detaljer om ferien, for eksempel hvor de skulle.
Dessverre har tider blitt forandret. Mange eksperter føler nå at slike detaljerte ut av kontormeddelelser kan sette deg i fare - spesielt hvis meldingen blir sendt til alle som sender deg e-post, som kan inkludere spammere og til og med kriminelle. Det er tryggere å holde meldingen din generell for ikke å svare på kontoer som automatisk går til alle som sender deg e-post. Et annet alternativ er å kontrollere hvem som mottar Outlook uten kontorsvar, som jeg gjorde i eksemplet jeg opprettet.
Hvis du vet hvem som mottar Outlook uten kontorsvar, bør du behandle den automatiske responderen akkurat som enhver annen profesjonell melding du sender. Det betyr at du bør inkludere en e-post signatur med denne meldingen. (Hvis du ikke vet hvem som vil motta vekkemelding, kan en full e-post signatur ha for mye detalj.)
Hvis du har en signaturmal satt opp for e-postene dine, bruker du det her er en viktig del av merkevaren din. Dette gjelder spesielt hvis du er en liten bedriftseier eller frilanser.
Hvis du tar en ferie, kan du bli fristet til å sjekke din epost ofte. Og våre mobiltelefoner og smarte telefoner gjør det enklere å sjekke inn.
Ikke gi inn den fristelsen. Med mindre din jobb krever at du sjekker inn, la din pause være en ekte pause. Du kommer snart tilbake til jobb. Nyt tiden din. Når du kommer tilbake, vil du føle deg mye mer uthvilet.
Opprette et automatisk svar i Outlook er bare en av tingene du kan gjøre med e-postsystemet. For å lære mer om hvordan du bruker Microsoft Outlook, studer disse veiledningene:
Vi har også en flott ressurs som hjelper deg med å organisere din e-postboks og få kontroll over e-posten din. Det heter: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery og det er gratis når du registrerer deg for nyhetsbrevet Tuts + Business.
Du har nettopp lært hvordan du konfigurerer et automatisk ut av kontorsvar i Outlook. Hvorfor ikke gå videre og opprett en Outlook-melding i dag? Også, hvis du ikke allerede har et signaturbilde for e-posten din, kan du gå videre og laste ned en fra Envato Elements eller GraphicRiver.
Accentsconagua