Hvordan sette opp og kjøre en profesjonell online webinar

Å velge det riktige emnet for webinar og lage et flott lysbildeaggregat for å følge med det er bare begynnelsen. Når du har tatt vare på dem, må du se på utstyret og verktøyene du trenger for å sette opp og drive et profesjonelt webinar.

Uten å investere tid og gjøre forskning for å tilfredsstille de tekniske kravene til å kjøre et webinar, risikerer du å møte noen problemer under presentasjonen din.

Nettseminaret ditt kan bli koblet fra hvis du har en dårlig internettforbindelse eller har forsinkelser. Et annet potensielt problem er dårlig lydkvalitet på grunn av en lavmikrofon samt langsom internetthastighet. Til slutt, hvis du ikke investerer tid i et riktig webkamera, blir presentasjonen din glitchy og uklar.

Men med det riktige utstyret kan du levere webinar uten å løpe inn i noen av de ovennevnte problemene.

I dette innlegget vil vi dekke det viktige utstyret du trenger for å være vert for et webinar, hvordan du velger de beste verktøyene og valgfrie elementer du kanskje vil vurdere. Du lærer grunnleggende om hvordan du setter opp et webinar. 

Viktig utstyr og verktøy Du trenger å kjøre en profesjonell webinar

Når du har din webinaride og din webinar-skyvedeksel, trenger du et par verktøy for å sette opp og drive et profesjonelt webinar. Dette inkluderer:

• webinar plattform
• bærbar datamaskin eller en stasjonær datamaskin
• mikrofon
• webkamera
• rask internettforbindelse

Nå som du vet hva du trenger, la oss dekke dem mer grundig nedenfor.

Hvordan velge din webinar plattform

Webinar plattformer kommer i mange former og størrelser. Noen av de populære alternativene er GoToWebinar, WebinarJam, WebinarNinja, Cisco WebEx, Facebook og YouTube Live, og mange andre. Det endelige valget vil avhenge av budsjettet ditt, samt antall deltagere og funksjonene du trenger. Men det er noen ting du må huske på før du bestemmer deg for hvilken plattform du har valgt.

Spesielt vil du sikre at den valgte webinarplattformen tilbyr følgende funksjoner som vil hjelpe deg i forberedelsesstadiet:

• sosial kampanje, slik at du kan markedsføre webinar på dine sosiale medier-plattformer
• Registrer siden som gjør at folk ikke bare kan registrere seg for webinar, men også å dele det etter registrering
• muligheten til å sende påminnelser og varsler for å sikre at registrerte brukere dukker opp på tid
• evnen til å fange opp e-postadresser, slik at du kan holde kontakten med publikum
• teknisk støtte for både deg som webinar presentatør og sluttbrukere eller deltakere for å sikre at de ikke støter på noen problemer

Neste opp, sørg for at webinar plattformen har de nødvendige funksjonene for å levere webinar. Dette inkluderer:

• Muligheten til å dele lysbildekselet og skjermen slik at publikum kan se deg og presentasjonen din.
• Forundersøkelser og undersøkelser for å maksimere publikumsengasjementet og som også gir deg mulighet til å se om du trenger å justere presentasjonen slik at deltakere ikke kjeder seg og forlater.
• Muligheten til å laste opp webinarmaterialet ditt, for eksempel eventuelle lysbilder, bilder eller filmer, før webinar. Dette vil forbedre webinarytelsen og avspillingshastigheten.
• Evnen til å legge til gjester, eksperter og medverter som dette kan gjøre webinaret mer interaktiv og mer vellykket
• Støtte for eksterne plattformer, slik at du kan legge til sosial interaksjon, eksportere video, lage innlejrede videoer og mer

Til slutt vil du sørge for at webinarplattformen inneholder funksjoner som hjelper deg med å omorganisere webinarinnholdet ditt og følge opp med dine deltagere. Se etter funksjoner som:

• Muligheten til å laste ned video og laste opp til ulike sosiale medier, som Facebook eller YouTube.
• Evnen til å gjenta sesjonen slik at folk kan se deler de savnet, tillater deltakere som ikke deltok for å fange et replay, eller bare imøtekomme et internasjonalt publikum.
• Muligheten til å eksportere en liste over registrerte brukere, slik at du kan legge dem til din e-postliste eller CRM-programvare og følge opp med dem.
• Statistikk slik at du kan måle ytelsen til webinar.

En god ide er å spørre kollegaer eller jevnaldrende til webinarprogramvareanbefaling og å gjøre litt onlineforskning, slik at du kan sammenligne forskjellige plattformer. Du vil også sørge for at den valgte plattformen tilbyr en SSL-sikret tilkobling og et presentasjonspanel som hjelper deg med å dele lysbildene og samhandle med publikum samtidig. Til slutt, ikke glem at nesten alle plattformene tilbyr en gratis prøveversjon for å dra nytte av det og teste dem ut før du tar den endelige avgjørelsen.

Generell datamaskinoppsett

Det sier seg selv at du trenger en datamaskin for å sette opp og drive et webinar. Det betyr imidlertid ikke at du må gå ut og kjøpe en helt ny datamaskin akkurat i øyeblikket. Gitt konstante teknologiske fremskritt, bør de fleste moderne datamaskiner kunne drive en webinar presentasjon. Her er noen viktige ting å sjekke på datamaskinen din:

• Pass på at datamaskinen støtter 16: 9-oppløsning som den er den mest brukte. Dette forhindrer at webinaravspillingen blir forvrengt senere, og tillater at webinaret lastes opp til plattformer som YouTube, Facebook og andre.
• Bruk datamaskininnstillingene for å justere oppløsningen eller bruk SwitchResX på en Mac for å finjustere oppløsningen på skjermen. For PC, bruk innebygde eller avanserte innstillinger i grafikkortdriveren.
• Å ha et eget grafikkort med høy kvalitet og nok RAM (minst 4 GB) er viktig fordi du vil dele skjermbilder, streame video og potensielt kode videoen.

Hvordan velge riktig mikrofon

Lydkvalitet er viktig. Hvis folk ikke kan høre deg, er det sjansene for at de slipper ut og forlater webinaret. Som sådan må du sørge for at du velger en kvalitetsmikrofon og reduserer lydforstyrrelser.

Velg en kvalitetsmikrofon og reduser eventuelle lydforstyrrelser når du serverer et webinar. (Bilde kilde: Envato Elements)

1. Mikrofonalternativer

Når det gjelder mikrofoner, har du flere alternativer:

1. Hodetelefonmikrofonen er en av de rimeligste alternativene og et godt valg hvis du ikke kommer til å være på kamera. Den gir den mest konsekvente lyden, og du kan velge mellom en trådløs eller Bluetooth og kablet mikrofon.
2. Klassisk mikrofon med USB-tilkobling lar deg koble til hvilken som helst datamaskin. Se etter en mikrofon som har en lydløs bryter og lydkontroller som gir deg flere alternativer og større kontroll over lyden din. Ved å velge en mikrofon med disse funksjonene, kan du enkelt dempe mikrofonen din hvis du trenger det, samt justere volumkontroll, lydopptaksmønster og mer.
3. Lavalier mikrofon er et populært valg for profesjonelle presentatører. Det er flott å plukke opp lyden og produserer konsistent lyd. Imidlertid bruker mange lavaliermikrofoner en 3-pinners XLR-tilkobling, som trenger en ekstra enhet for å koble den til datamaskinen eller en annen enhet.
4. Til slutt kan du velge en bommikrofon som bruker en standardmikrofon med en bomarm. Fordelen med denne typen mikrofon er at den kan bli skjult, slik at publikum ikke ser ledningene. I tillegg henter en bommikrofon ikke opp lyder fra et bord som ved et uhell beveger seg eller fra å tappe eller røre bordet.

Til slutt avhenger valget av din personlige preferanse og budsjettet. Hvis du bare er i gang, er et hodetelefonmikrofon eller en USB-mikrofon et godt valg. Når du blir mer komfortabel med webinarer og begynner å produsere flere av dem, vil du kanskje vurdere å investere i en lavaliermikrofon eller en bommikrofon.

2. Slik minimerer du lydforstyrrelser

En annen viktig ting å ta vare på er lydforstyrrelser. Du kan minimere det sterkt med følgende tips:

• Fjern eventuelle mobiltelefoner fra området. De vil overføre informasjon når de begynner å trekke ned data som e-post og varsler, noe som vil forårsake lydforstyrrelser.
• Sørg for at mikrofonkabelen ikke krysser over andre kabler, noe som kan føre til at det blir en søl eller buzz i lydsignalet. Hvis du ikke kan unngå kabler som krysser, må du passe på at de krysser 90 graders vinkel, da dette vil redusere forstyrrelsen betydelig.
• Fjern tilkoblede enheter og stasjoner som de har fans som kan legge til bakgrunnsstøy.
• Overvei å bruke en lydforsterkning som skumsammensetning som eliminerer uønskede lyder og ekkoer. Du kan også investere i en vindrute som går foran mikrofonen din, som kan hjelpe deg med å eliminere plosive lyder og popeffekten.

Hvordan velge et kamera for webinaren din

Sjansen er at datamaskinen din har et innebygd webkamera, enten det er en bærbar eller stasjonær datamaskin. Imidlertid er et innebygd kamera ikke det beste valget for din webinar presentasjon.

For det første bruker de fleste innebygde webkameraer autofokusmodus, noe som betyr at du kanskje ikke er helt i fokus. Dessuten har du ikke mye kontroll over posisjonen, noe som kan resultere i noen uflattere skudd.

Kameraet du velger for webinar er viktig. (Bilde kilde: Envato Elements)

Men hvis ditt innebygde webkamera er alt du har, kan du bruke en boks, et stående skrivebord eller et par bøker for å løfte opp din bærbare datamaskin og få det nærmere ansiktet ditt

Et steg opp fra ditt innebygde webkamera er et USB-webkamera. De fleste USB-webkameraer leveres med kontrollinnstillinger, slik at du kan justere zoom, videokvalitet og mer. Dessuten inkluderer noen av dem også en trådfeste, slik at du kan justere kameraets høyde. Til syvende og sist forbedrer dette øyekontakt med publikum.

Et annet alternativ å vurdere er et VR-kamera. Denne typen kamera vil gi publikum en mer engasjerende opplevelse og er spesielt nyttig hvis du har flere medarbeider eller paneldeltakere på webinar. Husk at VR-kameraet også er dyrere.  

Hvis du har et stort budsjett, kan du også vurdere å bruke et profesjonelt videokamera. Mens dette gir deg mye kontroll over kameraets posisjon og kvaliteten på videoen din, må du huske at du trenger en ekstra enhet for å konvertere kameraets signal til en som er anerkjent av datamaskinen.

Til slutt kan du bruke verktøy som Webcamoid til å justere enda flere kamerainnstillinger. Med programvare som Webcamoid kan du legge til effekter som svart og hvitt video, posterize effekt, eller muligheten til å overordne webkameraet ditt på ekstra mediekilder, justere lysstyrke og kontrast og mer.

Internett-tilkobling

Det siste stykket av puslespillet er din internettforbindelse. Ideelt sett vil du sørge for at du har en rask internettforbindelse for å sikre at presentasjonen din er klar, videoen er skarp, og lyden din har ingen forstyrrelser.

I likhet med de andre utstyrsvalgene ovenfor har du flere alternativer:

• En Ethernet-tilkobling er det beste valget. Ved å bruke en fysisk Ethernet-kabel får du den raskeste tilkoblingen og ingen svingninger.

• WiFi er den mest brukte typen tilkobling, men det er utsatt for svingninger når folk går med og går, så vel som enheter kobler til og kobler seg til nettverket ditt.

• Et mobilnettverk er et annet alternativ å vurdere, som bare skal brukes som sikkerhetskopiering, siden signalkvaliteten kanskje ikke er den samme på alle områder.

I de fleste tilfeller vil din valgte webinarplattform ha anbefalinger om nødvendig nedlastings- og opplastingshastighet. Den spenner vanligvis mellom minst 4 Mbps og en optimal hastighet på 15 Mbps. Du kan bruke et verktøy som SpeedTest eller SpeedOfMe for å teste hvor raskt Internett-tilkoblingen din er.

Det er noen ekstra ting å huske på for å minimere dataoverføringen og forbedre kvaliteten på Internett-tilkoblingen din også:

• Slå av datasynkronisering for tjenester som Dropbox, Google Disk, fotooverføringer og lignende.
• Logg ut eller deaktiver verktøy som bruker Internett, for eksempel Adobe Creative Cloud.
• Stopp eventuelle dataoverføringer som nettverkskopier, nedlastinger og opplastinger, og videostreamingstjenester som Netflix.
• Reduser antall tilkoblede enheter, inkludert tabletter, smarte TVer og telefoner.

Velg de riktige verktøyene for å sette opp og kjøre et profesjonelt webinar

Hvis du vil at webinaret ditt skal være en sann suksess, må du ikke ignorere det tekniske, backend-oppsettet. Med de riktige verktøyene og tipsene ovenfor, kan du unngå potensielle problemer med webinarer og levere en fantastisk presentasjon som er sikker på å wow publikum.