Slik forenkler du Word-dokumentformatering med stiler

Når du vil formatere tekst i Microsoft Word, kan du gjøre det manuelt ved å velge skrift, størrelse, farge, justering og andre attributter, men det blir ofte lettere å bruke formatering med Word-dokumentstiler. 

Hva er Word-dokumentformatering med stiler? En stil er en blanding av Word-formatering som du kan søke om og om igjen, som maling. Du kan bruke og endre Words innebygde stiler, og du kan også lage din egen.

Det er flere fordeler med å bruke stiler for dokumentformatering i Word:

• Konsistens - Du vil være sikker på at alle overskriftene, underrubrikkene, avsnittene og tabellene har riktig formatering.
• Hastighet - Det er raskere å bruke en stil enn å bruke all formatering separat. Og hvis du trenger å endre noen formateringsformat for dokumentformatering, må du bare endre definisjonen av stilen for å endre formateringen av all tekst som er merket med stilen.
• Navigasjon - Stiler er automatiske bokmerker. Når du aktiverer navigasjonsruten, kan du klikke på overskrifter og underrubrikker i ruten for å gå til det stedet i dokumentet.
  
• Innholdsfortegnelser - Med bare noen få klikk kan du sette inn en innholdsfortegnelse ved hjelp av den innebygde overskriften og underposisjonen.
  

Se min veiledning i Word Innholdsfortegnelser på:

For det meste fungerer Word-dokumentstiler det samme i Windows og Mac-utgavene.

Slik forenkler du Word Document Formatering med stiler (Video Screencast)

Se denne videoopplæringsvideoen for videoopptak for å lære å formatere et Word-dokument med stiler. Eller les gjennom den omfattende skriftlige opplæringen som følger.

Du kan følge med ved å bruke ditt eget dokument, eller hvis du foretrekker, last ned zip-filen som følger med for denne opplæringen. Den inneholder et dokument som heter Lunar Laser Ranging.docx, som er et publiseringsdokument, og inneholder også et testdokument kalt Sammenføyning av stiler.docx. Start denne opplæringen med Lunar-dokumentet på skjermen. 

1. Slik bruker du Innebygd Stil i Word

Word har to grunnleggende typer formateringsformer for Word-dokument:

• Stikkord- De gjelder for minst et helt avsnitt, og inneholder avsnittformatering (justering, innrykk osv.) Og karakterformatering (skrift, farge osv.).
• Tegn stiler - De kan søke på så lite som ett brev, og inneholder kun karakterformatering.

Før du bruker noen Word-dokumentstiler, gå til Utsikt fanen i Windows og aktivere Navigasjonsrute. Dette viser de innebygde overskriftstilene for å navigere gjennom dokumentet.

Navigasjonsruten deler plass med ruten Søk og miniatyrbilde

For samme funksjonalitet på Mac, klikk på rullegardinpilen ved siden av sidebar knappen og velg Dokument kartruten.

På Mac-maskinen er dokumentkartruden den samme som dokumentkartruden i Windows

Gå tilbake til Hjem kategorien, og merk stil delen til høyre. (Hvis vinduet er smalt, vil delen bare være et ikon.) Klikk inn i tittelen på dokumentet øverst ("Lunar Science and Lunar Laser Ranging"); det er ikke nødvendig å markere noe. Rull musepekeren over noen av stilene for å se en forhåndsvisning, og klikk deretter på Tittel stil å bruke den.

I Windows, rull musepekeren over stiler for å se en forhåndsvisning

De Tittel stilen vises ikke i Navigasjon ruten, men den Overskrift stiler vises nestet under den.

Klikk i den første overskriften like under tittelen (1 Introduksjon), og klikk deretter Overskrift 1 i stilområdet. Ikke bare blir teksten formatert, men Innledning vises i navigasjonsruten. Du kan også bruke tastatursnarveien: Ctrl-Alt-en (Windows) eller Command-Option-en (Mac).

Snarveiene til overskrift 1, 2 og 3 er Ctrl-Alt-1, 2 og 3 (Windows) eller Command-Option-1, 2 og 3 (Mac)

Rull ned gjennom dokumentet og bruk Overskrift 1 til de gjenværende første nivåoverskriftene:

• 2 Lunar Science
• 3 nye retroreflektorer på månen
• Sammendrag og mål

Gå tilbake til side 2, og start deretter søknaden Overskrift 2 til subheads (den første er "Fluid Core Moment of Inertia").

Hver overskrift som blir formatert, vises i navigasjonsruten, nestet under et overskrift 1-punkt.

Overskriftsstiler vises som en nestet sammenleggbar liste i navigasjons- eller kartruten

2. Endre en innebygd stykkeformat i Word

Dette er hvor bekvemmeligheten med å bruke stiler for dokumentformatering i Word kommer inn i spill. For å endre formateringen av all tekst som er formatert som Overskrift 1, er det ikke nødvendig å velge hver tekstlinje og bruke Word-formatering enkeltvis. Den enkleste måten er å reformatere en av dem, og bruk deretter for å oppdatere stilen. Det vil endre alle de andre topptekstene som er merket som Overskrift 1.

Velg en av dem og endre skrift, størrelse og farge. Sett også inn en venstrejustert fane ved ¼ "(klikk inne linjalen). Overskriften skal se slik ut:

Stykkestiler inneholder avsnittformatering, som faner, i tillegg til karakterformatering

I delen Stil, høyreklikk Overskrift 1, og velg fra hurtigmenyen Oppdater Overskrift 1 til Matchvalg.

Hvis du endrer formateringen av tekst som er merket med en stil, kan du bruke Word-formatering til å definere stilen på nytt

Nå kan du enten bla gjennom dokumentet for å se de andre overskriftene 1, eller bare klikke på dem i navigasjonsruten. De har alle den oppdaterte Word-formatering.

Hvis du vil øve på dette igjen, oppdaterer du topp 2-stilen.

3. Hvordan lage og bruke en tegnstil i Word

Hvis du vil formatere gjentatt tekst i et avsnitt, bruk en tegnestil. Du kan gjøre dette med stilpanelet.

I dette dokumentet er det to bilder, merket "Fig. 1 "og" Fig. 2” . Vi formater bare disse etikettene. Velg "Fig 1 (a)" og gjør den fedsk kursiv. La teksten velges, og i Windows, klikk på Pil ned i nederste høyre hjørne av stilen-delen for å vise stilpanelet. I nederste venstre hjørne av panelet klikker du på Ny stil knapp.

Stilpanelet i Windows viser en lengre liste over tilgjengelige stiler, pluss knapper, for å opprette og endre stiler

På Mac er det et eget ikon på båndet for Style Manager, og er umiddelbart til høyre for stilen-delen. De Ny stil knappen vil være tydelig merket øverst på panelet.

På Mac har Style Manager samme funksjonalitet som stilpanelet i Windows

I dialogboksen Ny stil, gi den navnet Figur, sett Stil Type til Karakter, klikk deretter OK.

Den enkleste måten å opprette en ny stil på er å formatere tekst, og bruk den som eksempel for stilen

Stilnavnet er nå oppført i panelet og i stilen-delen i båndstangen. Legg merke til at det har et "a" -ikon som indikerer at det er en tegnestil.

Bruk den: velg "(b)" i bildeteksten, og klikk deretter på Figur stilnavn i panelet eller båndet for å bruke det. Rull ned, bruk deretter stilen til "Fig 2".

4. Bruk stilene dine i et annet Word-dokument

Hvis du vil bruke de modifiserte eller egendefinerte Word Document-stilene i et annet dokument, må du ta dem inn. Den enkleste måten å gjøre dette på er å kopiere og lime inn Word-formatering.

Bytte til Sammenføyning av stiler.docx. Legg merke til at den har ren, uformatert tekst.

Siden stiler er en del av et dokument, må du importere endrede eller tilpassede stiler til andre dokumenter

Gå tilbake til det opprinnelige dokumentet, klikk i tittelen, og klikk deretter på Format maler på Hjem tab.

Du kan bruke Formatmaleren til å kopiere og lime inn Word-formatering mellom dokumenter

Bytt til det andre dokumentet, velg deretter Tittel plassholder. Det stemmer nå med Lunar-dokumentet. Gjenta prosessen med Overskrift 1, Overskrift 2 og Figur stiler. Du kan også bruke hurtigtastene til Formatmaleren: Ctrl-Shift-C (Windows) eller Kommando-Skift-C (Mac) for å kopiere formatering fra valgt, original tekst og Ctrl-Shift-V (Windows) eller Kommando-Skift-V (Mac)å bruke formatering til den nye teksten.

Arbeid med stiler for bedre dokumentformatering i Microsoft Word

Nå kan du se hvorfor stiler er så flotte: det er raskere å bruke en stil enn det er å bruke flere dokumentformateringsattributter, det er mye mindre sjanse for menneskelig feil, og dokumentnavigering er automatisk. 

Når du endrer utseendet til en stil i Microsoft Word, endres alle tekstene som er formatert med den stilen, umiddelbart. Og den enkleste måten å bruke endrede eller egendefinerte stiler i et annet dokument, er å lime inn Word-formatering fra ett dokument til et annet.

For å lære mer om å jobbe med Microsoft Word, studer følgende veiledninger:

Redaksjonell notat: Dette innlegget ble opprinnelig publisert i 2014. Det har blitt omfattende revidert for å gjøre det aktuelt, nøyaktig og oppdatert av våre ansatte - med spesiell hjelp fra Laura Spencer.