Slik sorterer du data i Excel-regneark (den riktige måten)

Så, du får overlevert et Excel regneark med tusenvis av rader inne i det, og du skjønner at dataene ikke er i orden. Du må kanskje sortere det basert på navnene i en kolonne, eller ved å sortere data fra stort til lite.

På overflaten er sorteringsdata en enkel oppgave i Excel, og appen gjør det enkelt å sortere enkelt. Det er imidlertid mye mer strøm i hvordan du kan sortere og omordne dataene i regnearkene dine. Her er tre Excel-datasorteringsteknikker du vil lære i denne opplæringen:

1. Sorter data enkelt med bare et par klikk.
2. Angi flere, cascading sorteringsregler, for eksempel sortering alfabetisk etter stat, og deretter etter fylke.
3. Opprett helt tilpassede sorter for å bestille dataene dine etter en regel du angir.

Sortering av data kan også føle seg litt farlig til tider; hva om du bare sorterer en enkelt kolonne og dataene blir feiljustert? Jeg skal vise deg hvordan du skal unngå det. La oss komme i gang.

Slik sorterer du data i Excel-regnearket (Quick Video)

Denne skjermbildet dekker flere teknikker for sortering av dataene dine. Se denne tre minutters videoen for å lære disse profesjonelle Excel-arbeidsflytene raskt. Vi starter med en enkel sortering, og går videre til mer avanserte teknikker for å sikre at du alltid kan sortere data slik du trenger.

 

Les videre for en trinnvis veiledning om hvordan du sorterer data i Excel-regneark, ved hjelp av enkle til avanserte teknikker.

Eksempeldata (gratis Excel-arbeidsboknedlasting)

Som en del av denne opplæringen har jeg laget en arbeidsbok som du kan jobbe med mens du lærer datasortering. Last ned arbeidsboken gratis, og bruk det mens du lærer sortering i Excel. 

1. En enkel sortering i Excel

Sortering kan være en veldig enkel, to-klikk-prosess for å omorganisere dataene i regnearket. La oss lære hvordan.

I en Excel-arbeidsbok starter du ved å klikke i en celle i kolonnen du vil sortere. Nå, sørg for at du er på de Hjem fan av Excel-båndet, og finn Sorter og filtrer knappen på høyre side av den.

De Sorter og filtrer knappen bor på høyre side av Hjem-fanen på båndet.

Legg merke til at i sorteringsalternativene kan du sortere tekst "A til Z" eller "Z til A." Disse enkle alternativene sorterer alfabetisk Excel-dataene i begge retninger, avhengig av hvilket alternativ du velger.

Når du sorterer data i Excel, blir hele raden sortert. I hovedsak vil kolonnen du velger være "nøkkelen" som Excel bruker det for å bestemme hvordan du skal sortere dataene, men hver rad er en plate som skal forbli gruppert sammen.

Avhengig av dataene du har valgt, kan du sortere alfabetisk eller numerisk. Hvis kolonnen din har numeriske verdier, kan du sortere fra minste til største mengder, mens tekstdata vil sortere basert på alfabetisk rekkefølge.

I eksemplet ovenfor er sorteringsalternativene endret fordi jeg har valgt en kolonne med tall.

Det er veldig enkelt å utføre en grunnleggende sortering. Bare klikk på innsiden av en kolonne med data, velg et sorteringsalternativ, og Excel vil omordne dataene i et regneark.

Jeg har sortert dataene i dette regnearket basert på klienten med bare to klikk.

Raskt tips: Prøv også å sortere ved å høyreklikke i en kolonne og velge Sortere og velge hvordan du vil sortere originaldataene.

2. Hvordan Ikke å sortere Excel-dataene dine

Det er også viktig å lære om en av de farligste måtene å sortere data i Excel, en metode som kan ødelegge de opprinnelige dataene.

Problemet oppstår når du har et stort regneark med data, men du sorterer per uhell bare en kolonne med data. Hver rekke data i Microsoft Excel er virkelig som en plate som bør forbli den samme, på tvers av rad. 

I skjermbildet nedenfor har jeg fargekodd radene slik at du kan se faren for å fremheve og sortere kun dataene i en kolonne.

Jeg har fargekodd radene i dette eksemplet, slik at vi kan kontrollere at dataene våre er sortert riktig. Fargene skal løpe helt over hver rad uten noen brudd hvis dataene er sortert riktig.

Den store feilen Excel-brukerne gjør, er å velge bare en enkelt kolonne når du sorterer, og velge feil alternativ i det neste vinduet.

Excel prøver selv å advare oss, med et vindu som er merket Sorter advarsel. Popup-vinduet har valg for Utvide valget (velg denne!) eller Fortsett med gjeldende utvalg.

Jeg har alltid trodd at valgene dette vinduet gir deg, ikke er helt klart. Bare vet at du vil bruke Utvide valget for å sikre at Excel inneholder alle kolonnene når du sorterer dataene.

For testingens skyld, la oss se hva som skjer når vi har valgt en enkelt kolonne, og valgt Fortsett med gjeldende utvalg sorteringstype.

Hvis du bruker fortsett med det gjeldende valgalternativet, sorterer du bare en enkelt kolonne med data, som er sikker på å ødelegge det opprinnelige regnearket.

I skjermbildet nedenfor kan du se hvor problematisk denne typen er. Selv om Beløp fakturert kolonnen ble sortert minst til største, alle de andre kolonnene ble på plass. Dette betyr at våre data ikke lenger er korrekte.

Som du kan se fra de motstridende farger, bare dataene i Beløp fakturert kolonnen ble sortert, så regnearket er nå feil.

I sammendraget er det to nøkkel "ikke er" når det gjelder å sortere data:

1. Ikke begynn med å markere en enkelt kolonne i regnearket.
2. Ikke bruk Fortsett med gjeldende utvalg alternativ hvis du jobber med en enkelt kolonne - sørg for å utvide dataselectjonen din.

3. Avansert Excel-datasortering

Så langt har en enkel sortering tillatt oss å sortere for en enkelt type data. Hva om vi ønsker å vurdere to typer data i sorteringen vår?

Hva om vi ønsket å ...

• Sorter alfabetisk av staten, og deretter av fylket i et regneark.
• Sorter alfabetisk etter navnet på en klient, og deretter ved hver type prosjekt vi gjorde for dem.
• Sorter våre kunder i en liste alfabetisk, og deretter etter beløp for hvert enkelt prosjekt, fra største til minste.

Svaret på alle disse er en avansert type, der du kan angi flere nivåer av sorteringsdata. La oss gå gjennom det siste eksemplet ved hjelp av eksempeldataene.

For å komme i gang, klikk et sted inne i dataene dine og finn Sorter og filtrer alternativet, og velg deretter Tilpasset sortering.

Få tilgang til avanserte sorteringsalternativer ved å velge Sorter og filtrer> Tilpasset sortering.

I dette vinduet kan vi legge til flere nivåer av sortering. Start med å klikke på rullegardinmenyen ved siden av Sorter etter og velg en kolonne du vil sortere etter.

I mitt tilfelle velger jeg Klient fra rullegardinmenyen, og la den Sorter på satt til verdier, og Rekkefølge sett til A til Z. I vanlig engelsk, vil dette sortere Excel-regnearket basert på alfabetisk rekkefølge.

Nå, la oss klikke på Legg til nivå. Dette vil skape en ny rad i sorteringsalternativene og lar oss legge til et andre nivå av organisasjon.

Jeg kan nå velge Beløp fakturert fra den andre rullegardinmenyen. Kombinasjonen av disse to reglene vil starte ved sortering basert på klientnavnet, og deretter med beløpet fakturert på hvert prosjekt.

Du kan fortsette å legge til så mange nivåer som du vil ha dette avanserte sorteringsvinduet. Sekvensen av radene er viktig; du kan flytte en rad opp for å sortere først etter beløpet fakturert, for eksempel og deretter av klient.

Når vi trykker OK, Excel vil sortere regnearket basert på reglene vi har bygget i dette vinduet.

Tips: For enda mer avansert sortering, prøv å endre Sorter på rullegardinmenyen for å endre sorteringen din til avanserte funksjoner, som sortering basert på cellens farge.

Avansert sortering gjør at du kan bygge to nivåer av data organisasjon i regnearket. Hvis sortering på en enkelt faktor ikke er nok, bruk en avansert sorter for å legge til mer strøm.

Oppsummer og fortsett å lære

Sortering er enda en ferdighet som regnearkwranglere vil holde seg klare i sin Excel-arbeidsbok. Når du trenger å resequensere dataene i et regneark, er det for tidkrevende å kutte og lime inn linjer i en bestemt rekkefølge, så sortering er et must.

Som alltid kan du bygge videre på ferdighetene du lærte i dag ved å dykke inn i flere gode Excel-opplæringsprogrammer. Sjekk ut koblingene nedenfor:

• Sortering av data er en kraftig ferdighet, men noen ganger vil du oppsummere og forstå datasett i stedet, ved hjelp av PivotTables.
• Her er en oversikt over flere sorteringsopplæringer hvis du ønsker å lære denne ferdigheten fra en annen kilde.
• Lær hvordan du arbeider med Excel-formler i Hvordan administrere Excel-formler.

Hvordan sorterer du dataene dine? Bruker du enkle metoder eller det avanserte sorteringsverktøyet for å sikre perfekte sorter hver gang?