Share
Data tar over hele verden. Og ofte har vi så mye av det at det er en utfordring å finne mening i det for å forstå situasjonen ved hånden.
Regneark er en av de beste måtene å analysere datasett for struktur og brukervennlighet. Men mange datasett er bare for store til å enkelt få hendene dine rundt. Du trenger måter å finne dataene du leter etter, og begrense ned datasettet.
I denne opplæringen lærer du å bruke et Google Sheets-filter for å begrense dataene du ser. Deretter lærer du hemmelighetene til å bruke Google Sheets-sorteringsfunksjonen for å sette data i sekvensen du trenger for å se den inn.
I skjermbildet nedenfor skal jeg gå gjennom sortering og filtrering av data i Ark. Du får se beste praksis for hvordan du søker på filtrering og sortering rett innenfor arkene.
Følg med for et illustrert utseende på disse nøkkelen Arkteknikker: sortering og filtrering av dataene dine.
Mens du jobber gjennom denne opplæringen, ikke nøl med å følge med eksemplene mine ved hjelp av et eksempel datasett. Jeg har utarbeidet noen prøvedata som du kan bruke til å prøve sortering og filtrering i Ark.
Last ned filen her, last opp den til Ark, og bruk den til å bruke teknikkene jeg beskriver i denne opplæringen.
Sortering Data i Arkiv handler om å endre rekkefølgen som dataene i regnearket ditt vises i.
Når jeg tenker på sortering, tenker jeg på to sentrale faktorer:
En nøkkel til sortering er å sikre at en hel bord sorterer sammen. Vanligvis kan hver rad i en data betraktes som en "post", eller et enkelt datapunkt. Hver rad inneholder ett datapunkt, og hver kolonne har en annen attributt eller en måte å beskrive den data på.
For eksempel kan hver rad i regnearket representere et salg du har laget til en kunde i nettbutikken din. Deretter kommer hver kolonne (attributt) til å fange en nøkkeldetaljer om salget, som tiden det ble laget, kundens adresse og det totale beløpet for salget.
I eksemplet data som følger med denne opplæringen, er hver rad en "rekord" av en ansatt som vi rekrutterer, og hver kolonne har et attributt som beskriver den kandidaten.Når du sorterer dataene, er det avgjørende at den forblir gruppert sammen riktig. Hvis du bare sorterer kolonnen som inneholder mengden av salget, har du plutselig feil i dine data! Et salg på $ 100 er nå tildelt til feil kunde, for eksempel.
Det er derfor viktig å sortere data riktig. La oss gå gjennom noen få eksempler nedenfor.
En av de vanligste sorteringsoppgaver i Google Sheets er å sortere dataene dine fra A-Z. Det gjør det vanligvis lettere å lese dataene, og det forenkler også å finne bestemte rader som du vet at du leter etter.
Før jeg begynner å gjøre noen sortering, er mitt første skritt alltid å markere hele bordet. Dette minimerer sjansene for at vi ved et uhell vil sortere etter feil kolonne, eller bare sortere deler av dataene.
Når du har fått hele settet av data uthevet, gå til Data> Sorteringsområde menyalternativet, som du kan se på skjermbildet nedenfor.
Når du har fått datatabellen uthevet, går du til Data> Sorteringsområde å begynne å sortere dataene dine med Sheets 'easy tool.Selv om det er innebygde alternativer for å sortere fra A-Z eller Z-A, er det mye lettere å bruke verktøyet som er innebygd i Ark for sortering. I skjermbildet under, kan du se et typisk eksempel på hvordan du bruker en sortering. Du kan ganske enkelt velge kolonnen du vil bruke sorteringen til.
Sørg også for at du sorterer i "retningen" du vil ha. For tekstdata kan du sortere alfabetisk (A-Z) eller omvendt alfabetisk (Z-A.).
Velg kolonnen du vil sortere dataene basert på, samt hvilken retning du vil sortere dataene dine, for eksempel alfabetisk eller omvendt alfabetisk.Når du gjør det, finner du at dataene dine er sortert, trygt og lyd! Legg merke til i skjermbildet nedenfor at vi har sortert våre data basert på navnet på selskapet som kandidaten jobber for.
Nå som vi har sortert basert på kolonnen Firma, merk at radene er plassert i rekkefølge av den alfabetiske sekvensen av selskapet.Det er også en god ide å holde øye med dataene dine mens du sorterer det. Det verste fallet er at du bare sorterer en kolonne, mens resten av dataene forblir på plass. I skjermbildet ovenfor viser det faktum at ID-kolonnen ikke lenger er (1, 2, 3, 4 ...) i rekkefølge at alle kolonnene av dataene flyttes i låsefeltet.
Hva om du vil sortere basert på to kategorier? For eksempel, i våre ansattes data, kan vi kanskje sortere basert på deres interessenivå, og deretter navnet på firmaet deres. La oss prøve et eksempel akkurat slik.
Med dataene uthevet, gå tilbake til Data> Sorteringsområde Meny. Denne gangen klikker du på Legg til en annen sorterings kolonne å legge til et annet kriterium for datasortering. Nå kan du sortere basert på flere regler.
I denne menyen er bestillingen viktig. Legg merke til at den første regelen sier "Sorter etter", og så sier den andre regelen "deretter av." I eksemplet nedenfor har jeg satt menyen for å sortere basert på interesse alfabetisk, og deretter etter selskap i alfabetisk rekkefølge.
Klikk legg til en annen sorterings kolonne å gi deg flere sorteringsregler for dine data.Bruk disse multi-nivå sorter for å virkelig spesifisere hvordan de ferdige dataene skal vises. Du kan legge til så mange sorteringsregler som du vil ha datafronten akkurat.
Under sortering endres rekkefølgen og sekvensen av dataene i et regneark, filtrering endrer hvilke data som er synlige i regnearket. La oss lære hvordan du bruker Google Sheets-filtre, slik at vi kan begrense dataene som vi ser.
For å begynne å legge til filtre markerer du datatabellen. Så gå til Data> Opprett et filter på Ark-menyen.
Nå som du har slått på filtrering, ser du et lite ikon øverst til høyre i toppteksten. Klikk på det ikonet, og så vil du se en liste over verdier som er i den kolonnen i hurtigmenyen som du kan se på skjermbildet under.
Klikk på ikonet i kolonneoverskriften for å velge hva du vil begrense dataene dine til.På denne popupen, slår du av eller på kriteriene du vil at dataene dine skal møtes. Når du trykker på OK, regnearket vil bli innsnevret for å bare vise data som samsvarer med disse reglene for Google Sheets-filter.
I likhet med sortering kan du stable flere nivåer av filtrering. I eksemplet nedenfor la jeg til et filter til Lønnsgrad kolonne.
Dette er et bilde-perfekt eksempel på hvor nyttig filtrering kan være å gi mening om et datasett. Ved å kombinere et "interesse" filter med et "lønnsklasse" filter, har jeg en raffinert liste over to kandidater ut av en mulig 100.
Det er en viktig forskjell å huske at filtreringsdata ikke sletter eller fjerner data. Det er fortsatt bak kulissene, og venter på å vise igjen når du endrer filtreringsinnstillingene.
Her er noe å tenke på mens du jobber med filtrerte data: du må være forsiktig med hvilke data du legger bak scenene. Jeg kan ikke fortelle deg hvor mange ganger jeg har jobbet i et regneark og savnet det faktum at dataene "manglet" fordi det ble fjernet fra visningsfilen til Google Sheets.
Jeg holder alltid øye med to ting hvis dataene ikke gir mening:
Legg merke til i dette skjermbildet at radnumrene (utenfor regnearket til venstre til venstre) ikke lenger er i rekkefølge, samt filterikonet over kolonne F.Disse to triksene er perfekte for å sikre at du aldri "savner" data i regnearket.
Filtrering og sortering er viktige verktøy for å begrense og velge data. Se gjennom veiledningene nedenfor for flere tips om bruk av Ark for data gjennomgang og analyse.
Du har nettopp lært hvordan du bruker filter og sorterer i Google Sheets. Hvordan håndterer du å jobbe gjennom store datasett? Bruker du filtreringsverktøyene for Google Sheets sort og Google Sheets til å begrense dine datasett, eller bruker du andre analytiske verktøy?
Accentsconagua