Share
Etter at den amerikanske industriisten Charles M. Schwab gjorde sin formue i stålindustrien tidlig på 20-tallet investerte han sin formue i det som ble ansett som det mest ambisiøse private huset i New York City. Kostet $ 7 millioner, og med 75 rom, ble Riverside bygd over en fullbydel på Upper West Side av Central Park. Etter at Schwab døde, ble New Yorks borgmester Fiorello La Guardia tilbudt muligheten til å gjøre Riverside sin faste bolig. Han nektet å anse huset for stort for en offentlig tjenestemann.
Hvordan ble Schwab blitt en rik mann som bor i New Yorks mest misunnelsesverdige herregård? To grunner. Først visste han en god ide da han så en. For det andre, takket være sin evne til å oppdage en god ide, brukte han et enkelt, men effektivt system for å holde rede på hva han trengte å gjøre hver dag.
I begynnelsen av 1900-tallet ble Schwab nærmet av effektivitetsekspert Ivy Lee. Lee lovet at han kunne drastisk forbedre Schwabs effektivitet. Hvis Lee-systemet fungerte, skulle Schwab betale det han trodde systemet var verdt.
Schwab ble enige om. Han møtte Lee i noen minutter, hvor Lee lærte ham en enkel teknikk. Den hadde tre komponenter:
Ifølge virksomheten lore var Schwab så glad for resultatene av denne teknikken at han sendte Lee en sjekk for $ 25.000.
Noen folk herald dette som fødsel av oppgavelisten. Sannheten er at lister lenge har vært en del av menneskekulturen. I antikken var verden organisert rundt religiøs tro og praksis, og lister ligger i hjertet av mange store religioner. Tenk på Torahens Ti bud eller Buddha s Fire edle sannheter. Som italiensk romanforfatter Umberto Eco påpekte under et intervju med den tyske avisen Spiegel:
Listen er opprinnelsen til kulturen. Det er en del av historien om kunst og litteratur ... Uansett hvor du ser i kulturhistorie, finner du lister. Faktisk er det et svimlende utvalg: lister over hellige, hærer og medisinske planter, eller av skatter og boktitler.
Lister er avgjørende for menneskelig kultur fordi de hjelper oss å få mening i verden. Lister tillater oss å organisere verden rundt oss, og-mer betydelig-våre egne liv.
Skriv inn oppgavelisten. På det mest grunnleggende er en oppgaveliste en liste over oppgaver du planlegger å fullføre i dag.
Å holde en oppgaveliste har flere fordeler. En oppgaveliste hjelper deg med å:
La oss se nærmere på noen av fordelene i mer dybde.
En oppgaveliste hjelper deg å holde fokus på to måter. Først når du har fullført en oppgave, kan du gå til din gjøremålsliste for å se hva du bør gjøre neste. Dette stopper deg å kaste bort tid og mental energi og huske hva som må gjøres. Du har allerede tatt beslutningen om hva du skal gjøre neste gang. Som produktivitetsekspert Brian Tracy sa en gang:
Hvert minutt du bruker i planlegging sparer 10 minutter i utførelse.
For det andre, å vite at du har en oppgaveliste, hjelper deg å holde fokus på oppgaven ved hånden. Sinnet ditt vandrer mindre fordi det vet alt det trenger å være oppmerksom på, blir tatt vare på i oppgavelisten. Dette har blitt bevist av psykologiske eksperimenter.
I sin bok Viljestyrke: Å gjenoppdage den største menneskelige styrke, Roy Baumeister og John Tierney oppsummerer en studie der deltakerne ble bedt om å lese ti sider av en roman.
Noen av gruppen, før de satte seg for å lese romanen, ble bedt om å legge ned viktige ukompliserte prosjekter i deres liv, og lage en plan for hvordan de ville fullføre disse prosjektene. Deltakerne som ble bedt om å gjøre dette, fokuserte bedre på teksten, fant at deres sinn vandret mindre, og viste en bedre forståelse av teksten de ville lese.
Baumeister og Tierney konkluderer med:
Persistensen av distraherende tanker er ikke en indikasjon på at det ubevisste jobber for å fullføre oppgaven. Det er heller ikke det ubevisste som har det bevisste sinnet til å fullføre oppgaven med en gang. I stedet ber det ubevisste å spørre det bevisste sinnet til lag en plan. Det ubevisste sinnet kan tilsynelatende ikke gjøre dette alene, så det nekter det bevisste sinnet å lage en plan med detaljer som tid, sted og mulighet. Når planen er dannet, kan det ubevisste slutte å rive det bevisste sinnet med påminnelser.
Med andre ord fungerer gjøremålslisten som en minnebank. Med en oppgaveliste kan du slippe av alt som trenger å gjøre i fremtiden, fordi det er tatt vare på. Deretter kan du gi 100% av din oppmerksomhet til det du jobber med akkurat nå.
Selv om å gjøre lister hjelp med produktivitet, er de ikke et paradis. Forskere over på produktivitetsprogrammet iDonethis så på oppgavelistene for appens brukere. De fant ut at 41% av elementene på gjøremålslister aldri er fullført. For å gjøre lister for å jobbe for deg, må du vite hvordan du lager og bruker dem på riktig måte.
Nå vet du hva en gjøremålsliste kan gjøre for deg, la oss se på hvordan du kan begynne å bruke dem-den riktige måten. Bare følg disse fem trinnene:
Før du kan skrive en oppgaveliste, trenger du oppgaver for å fylle den med.
Du kan, som Charles Schwab, sitte ved skrivebordet på slutten av hver dag og tenke "hva må jeg gjøre i morgen?" Å ha denne plassen å reflektere kan være nyttig. Men problemet er at du ofte vil huske hva som må gjøres i vanskelige tider. Kanskje du husker oppgaver når du våkner midt om natten, eller når du er dypt involvert i et helt urelatert prosjekt.
På grunn av den vilkårlig måten vi husker på som trenger å gjøre, er det en god ide å ha et system for å fange opp alle oppgaver som du tror kanskje trenger å legge til i oppgavelisten din. Dette kan innebære at du bærer et notisblokk rundt deg, installerer en notatboks på telefonen, eller sender deg e-post hver gang du husker en oppgave. Det viktigste er at fangstsystemet ditt virker for deg og din livsstil.
Leo Babauta av Zenhabits forklarer sin foretrukne metode:
Bær en liten notatbok (eller hva som helst fangstverktøy virker for deg) og skriv ned eventuelle oppgaver, ideer, prosjekter eller annen informasjon som dukker opp i hodet ditt. Få det ut av hodet og på papir, så du ikke glemmer det.
På toppen av å hjelpe deg med å huske oppgaver, stopper skriveoppgaver nedover dem, som griner på baksiden av tankene dine. Som vi vet fra Baumeister og Tierney frigjør dette din mentale energi, slik at du bedre kan fokusere på oppgaven ved hånden.
Legg merke til at du på dette stadiet ikke bestemmer om du vil følge gjennom oppgaven eller ikke. Det er best å legge ned alle ideene du har, selv for oppgaver eller prosjekter, du er sikker på at du ikke har tid til. På den måten holder du tankene dine fri for mental rot, og du vil aldri oppleve å angre på å tenke "hva var det store prosjektet jeg forestilte tidligere? Jeg skulle ønske jeg skrev det ned".
Når du har et fangstsystem på plass, må du filtrere oppgavene du noterer ned. Det betyr at du bestemmer hvilke oppgaver du egentlig trenger å gjøre (eller vil gjøre), som er galne ideer, du aldri kommer rundt til, og hvilke prosjekter for fremtiden.
Legg til side en gang hver dag når du tar oppgaver fra fangstsystemet ditt, og legg dem til en oppgaveliste de neste 24 timene.
Pass på at hver oppgave er spesifikk og handlingsbar. Hvis du ikke vil kunne fortelle når en oppgave teller som ferdig, bør den ikke være på oppgavelisten din. Forskning viser at å sette vage oppgaver på oppgavelisten din, vil gjøre deg mer sannsynlig å utsette.
Du må kunne se gjennom oppgavelisten din og si "Ja, det er gjort". Trenger du hjelp til å sette opp oppgaver som passer? Ta en titt på vår veiledning om SMART-mål. Oppgaver på oppgavelisten er bare små mål, tross alt.
Du kan utvikle ditt eget system for å bestemme hva du skal beholde på listen din og hva du skal kaste bort. Alternativt er Eisenhower Matrix flott for å hjelpe deg med å sette prioriteringer. Snakker om å sette prioriteringer ...
Du har en liste over varer du planlegger å fullføre for dagen fremover. Men hva skal du gjøre først?
Oppgavelisten din er ikke ferdig før du prioriterer oppgavene på listen. Du kan gjøre dette med:
Du kan finne ut mer om hvordan du skal Spis den frosken eller bruk Siste versjon tilnærming i vår veiledning om å starte med en produktiv tenkemåte.
Forskning viser at hvis vi tillater oss en ubegrenset tid til å fullføre en oppgave, tar vi lengre tid å gjøre det, og vi vil gjøre en verre jobb. Uten tidsfrister gir folk fristelsen til å utsette.
For eksempel fant en studie av Dan Ariely og Klaus Wertenbroch at studenter som jobber med selvpålagte frister, har bedre resultater på papirer enn de som ga seg "så lenge det tar" for å fullføre papirene.
Når du angir en tidsbegrensning, kan det bidra til å bruke Pomodoro-teknikken. Denne teknikken deler arbeidstiden din i 25 minutters biter. Jo mer du bruker teknikken, jo bedre får du på å estimere hvor lenge en oppgave skal ta.
Hvis en oppgave skal ta lengre tid enn to timer, bør du bryte den ned i mindre oppgaver. På den måten kan du bedre estimere hvor lang tid hver oppgave vil ta, og angi passende frister.
Nå er listen klar, du kan jobbe med oppgavene! Start med oppgaven øverst på listen, og arbeid deg ned. Når du har fullført en oppgave, kryss den av og fortsett til den neste.
Når du fullfører listen, husk følgende:
Bruker du en gjøremålsliste som hjelper deg å holde deg produktiv? Hvis ja, hva gjør du for å gjøre listen så effektiv som mulig? Hvilke strategier har du lært i denne opplæringen du planlegger å implementere? Vi vil gjerne høre fra deg, så gi oss beskjed i kommentarene nedenfor.
Grafisk Kreditt: Kryssboks designet av Simon Henrotte fra Noun-prosjektet.
Accentsconagua