Share
"Det eneste som forblir det samme er forandring", er en ganske passende beskrivelse av livet, og det kan være helt motløs for å forsøke å navigere endringen mens du holder deg produktiv.
Små og store endringer, nye muligheter, livsvalg og omstendigheter utenfor kontrollen din stabler opp for å skape et stadig skiftende landskap. Det er på denne skiftende grunnen at du prøver å bygge et produktivt, fokusert liv.
Heldigvis kan du lære å opprettholde stabiliteten, selv midt i den pågående forandringen. Det er ikke alltid lett, men med noen viktige strategier, er det gjennomførbart. Og jo mer du gjør det, desto lettere blir det.
Mennesker har en tendens til å likestille sikkerhet med forutsigbarhet. Vi føler oss sikrere når vi vet hva som kommer, selv om det vi ikke nøyaktig kan forutsi er ikke så hyggelig, verdifullt eller godt.
Bilde av arbeid pågår fra Envato Unstock.Denne rare, enkle tweaket av menneskelig psykologi er det som driver folk å holde seg i demoraliserende, dødsfallssituasjoner i stedet for å søke forandring og en bedre, ny situasjon. Sikkerheten som du føler deg fra å kunne forutse, forutsi og til og med oppleve det samme (selv om det er forferdelig) oppveier ofte frykten for at du føler deg når du ikke har noen ide om hva som kan skje neste.
Det er imidlertid en myte at forutsigbarhet er sikker. Her er et enkelt eksempel: 77% av bilkrasj forekommer innen 15 miles fra førerens hjem. Over halvparten skje innen 5 miles fra førerens hjem. En tredje skjer innen en kilometer fra hjemmet. Forskning viser at etter hvert som sjåførene er mer kjent med ruten, blir de mindre oppmerksomme og mindre oppmerksomme. Med andre ord, når du kjører kjente, kjente, forutsigbare, "sikre" ruter, blir du lat.
Du slutter å betale oppmerksomhet.
Og du krasjer.
Effekten av forutsigbarhet kan være den samme i ethvert område av livet. Fordi du føler deg trygg, slapper du av. Du slutte å prøve så hardt. Du har en tendens til å sone ut og gjøre en middelmådig, sløv jobb på hva det er du gjør. Fordi situasjonen er så kjent, så forutsigbar, føler du deg trygg og komfortabel; du legger ikke merke til din egen latskap og mangel på omsorg.
Manglende forandring fører til apati. Endring er ikke bare viktig fordi det er en viktig ingrediens i vekst; Forandring er viktig fordi den holder deg våken og levende.
Hvis du ser endring som en positiv opplevelse, ikke en negativ, kan du svare på det annerledes og redusere stresset som det medfører. Redusere stresset ditt hjelper deg med å ta bedre beslutninger. Hvis du svarer på endring med panikk og stress, vil du få en negativ opplevelse og negative konsekvenser av endring. Men ved å være rolig, vil du ta bedre beslutninger midt i forandringen, få innsikt i stedet for å sette opp forsvar. Når du ser forandring som en trussel, blir det skremmende. Men når du ser forandre som en mulighet for læring og vekst, så er det det.
Bookend rutiner er kraftige fordi de gir deg normalitet, eller forutsigbarhet og den følelsen av sikkerhet, i begynnelsen og slutten av dagen. Uansett hvilken merkelighet du møter eller hindringer du står overfor i arbeidsdagen din, har du noe behagelig å stole på i begge ender. Du kan starte dagen med å føle deg trygg og i kontroll, og få det til å føle deg trygg og rolig.
For å bruke rutiner når du treffer støt på veien, er det ett viktig punkt: Hold rutene dine enkle nok til å tilpasse seg endrede omstendigheter. Bygg dine bookendrutiner på handlinger du kontrollerer, i stedet for på et sted, verktøy eller ressurs du ikke kontrollerer. For eksempel, i stedet for å "gå til treningsstudioet" et sentralt skritt i morgenrutinen, bytt den til "trene i minst 30 minutter." På den måten kan du tilpasse treningen til et hvilket som helst miljø: gå på treningsstudio, når det er mulig, eller gjør yoga eller ta en tur. Du kan lese om morgen og kveld rutiner, og hvordan å etablere rutiner, i denne opplæringen:
Ved å tilbakestille hvert trinn som en generell handling i stedet for særlig bruk av en ressurs eller et miljø, fjerner du avhengigheter og kan opprettholde bestillingsrutinen din selv når du er midt i endringen: reiser, flytter eller noe annet.
Hvordan du håndterer informasjon, utfordringer, prosjekter og arbeid, er akkurat som nøkkelen til produktiviteten din (mer kanskje) enn de spesielle prosjektene på tallerkenen din. Ved å standardisere tilnærmingen til arbeidsskapende metoder du kan bruke til å løse en hvilken som helst type problem - du kan nærme alle oppgavene dine med tillit og en ekspertise.
Avstå fra fristelsen til å gjøre arbeidsprosessene dine superspecifikke. Akkurat som med bookendrutiner, vil du dra nytte av å generalisere tilnærmingen. Ofte kan du standardisere metodene dine ved å reframme dem.
Tenk på hvordan du vanligvis nærmer deg et nytt prosjekt eller en oppgave. Tar du notater? Forskning? Skisse ideer? Brainstorm med kolleger? Delta i møter Mindmap løsninger og detaljer? Planlegger du oppgaver eller nærmer deg dem etter prioritet eller haster? Ta en lineær tilnærming? Eller dykk inn i detaljene?
Begynn å merke mønstrene av hvordan du jobber, akkurat nå, og dra deretter tilbake for å se det større, overordnede bildet. Når du for eksempel jobber med et designprosjekt, kan du tilbringe tid først å lære alt du kan om klienten din, deres industri, konkurrenter, mål og så videre. Da kan du begynne å komme opp med store, brede konsepter, og deretter innsnevre de brede ideene ned i noen få som synes å fungere. Det neste trinnet er å begynne å forfinne konseptene og detaljene i en bestemt designløsning.
Når du går tilbake, kan du identifisere arbeidet tilnærming som et stort mønster som kan gjentas på nesten hvilket som helst prosjekt:
Når du ser de store mønstrene i din tilnærming, har du en arbeidsmetode for nesten alt. Et kjent mønster gir deg verktøy og rutine du kan stole på, selv når du håndterer en ny klient, en ny type arbeid, mer arbeid enn vanlig, en ny jobb, en vanskelig personlig forhold eller et annet antall faktorer. Du kan bruke din typiske tilnærming til å takle noen ny hindring.
Familiaritet hjelper oss til å føle oss mer komfortable og trygge, noe som gjør oss mer avslappet og kan bidra til å redusere stress og påvirkning av å håndtere nye eller forandrede omstendigheter. Jo mer du kan bruke en kjent tilnærming, kjente verktøy og kjente metoder for å ta på nye hindringer eller løse nye problemer, jo mer effektivt og kreativt vil du jobbe.
Det er fristende, når livet eller arbeidet ditt er i forstyrrelse, å bestemme seg for ikke å bekymre deg for produktiviteten for en stund. Problemet med dette totale tap av produktivitet er imidlertid at det er veldig vanskelig å komme igjen. Produktivitetsvanene du har bygget så omhyggelig, vil desintegrere hvis du ikke opprettholder litt fremoverbevegelse, og da må du starte om igjen.
Det er ikke nødvendig å presse deg vanskeligere enn du burde ha når du arbeider med vanskelige situasjoner eller endringer. Still et minimum. Du kan angi minimumsproduksjonen med en utgangskvote eller med et tidsbehov. For eksempel kan en kunstner bestemme seg for å lage en tegning eller konseptetekning hver dag. Eller en designer kan stille et krav om tid - kanskje en time eller to om dagen - å bruke på nytt designarbeid.
Det er to måter at et minimumsutgangskrav vil hjelpe deg midt i endringer. For det første vil du sette opp dine ferdigheter og produktive vaner fra degenererende. Du kan føle at arbeidet ditt i løpet av denne tiden ikke er veldig kreativ eller av høy kvalitet, men du styrker fortsatt dine ferdigheter og mestrer håndverket ditt. For det andre vil innstillingen av et minimumsproduksjonsbehov gi deg et anker, et ritual av normalitet som kan hjelpe deg å holde fokus og fremover, selv når du har å gjøre med en lagretid eller forandre noen grunnleggende.
Det er to arbeidsrutiner som hjelper deg med å opprettholde produktiviteten, uansett hva som skjer. Den første er en daglig innpakningsrutine. Dette er et sett med oppgaver, kommunikasjon, informasjonsfangst og prosjekt pause det du gjør ved slutten av hver arbeidsdag. Du kan ha en litt utvidet versjon som du gjør før helgen.
For eksempel, her er en end-of-day rutine som jeg følger:
Din daglige innpakningsrutine må kanskje være helt annerledes. Hvilke oppgaver trenger du å gjøre for å dele relevant informasjon, lukke åpne kommunikasjonsløkker, oppdatere planleggingen, ta opp løs informasjon og gjøre det enkelt å gjenoppta arbeidet ditt neste dag? Tenk det gjennom, legg opp oppgavene i en logisk rekkefølge, og gjør dem til din daglige innpakningsrutine. Daglig omslag hjelper deg med å komme i gang på jobb lett og holder deg fra å miste fart fra en dag til den neste.
Du kan også dra nytte av en avslutningsrutine for ferdige prosjekter. Det spiller ingen rolle om et prosjekt avsluttes fordi du har fullført arbeidet eller prosjektet ble kansellert. En avslutningsrutine hjelper deg med å rydde opp og lukke ut all informasjon og ressurser som er involvert i prosjektet.
En avslutningsrutine kan innebære følgende:
Lukkerutiner hjelper deg med å begrense antall åpne sløyfer i livet ditt. De hjelper deg også til å sikre at du har gjort det endelige, nødvendige arbeidet med et hvilket som helst prosjekt (du kan lage spesialiserte sjekklister for dette hvis det er nødvendig) og lære av hver prosjektopplevelse og hver klient.
Når du følger en standard lukning rutine, du også sakte bygge en katalog av filer og en rik portefølje; du vil kunne falle tilbake på denne informasjonen etter behov uten å kryptere gjennom en backlog av ufilmerte dokumenter og uorden, utdaterte prosjektmaterialer.
En solid daglig rytme kommer fra å kombinere dagens hovedelementer på en måte som du kan stole på å skape en rutine som kan bøye seg med deg selv under skiftende omstendigheter og arbeidsbelastninger.
Enkelhet er nøkkelen til en god daglig rytme. Det er egentlig bare to viktige elementer: tidsblokker og overganger.
Tidsblokker er kjernen av dagen din; de består av dine standardrutiner, for eksempel bookendrutiner, dine primære arbeidsoppgaver og de spesialiserte eller planlagte elementene i din dag som møter og avtaler.
Tidsblockene dine kan variere fra dag til dag, men hvis du holder deg til en rytme for å flytte fra tidsblokk til overgang til tidsblokk for overgang, har du et jevnt mønster å følge selv når en dag er dramatisk forskjellig fra den neste.
Dine overganger er dagens stykker som fører deg fra en gang til en blokk. Glatte overganger fører til produktive tidsblokker. Utefulle, frustrerende overganger fører til stress og gjør det vanskelig å bosette seg i neste gangs blokkering.
Gode overganger er bygget fra tilstrekkelig tid, fysisk bevegelse, mental hvile, forberedelse og konsistens.
Som en tommelfingerregel, gi deg selv minst ti minutter mellom tidsblokker. Legg til mer tid, men om du trenger å reise eller prep (dusj og kjole, skrive ut papir, ta stopp, etc.) eller hvis blokken du slutter, er mentalt beskattende.
Hvis du har sittet, stå opp, strek eller ta en kort spasertur. Gjør litt yoga. Gjør noe for å få musklene dine til å flytte og blodet ditt strømmer og at oksygen fyller lungene. Regelmessig fysisk bevegelse vil hjelpe deg til å jobbe bedre.
Overgangstid er når du slipper for hva du nettopp har gjort og fjerner deg mentalt for å delta på hva som kommer neste gang. Fysisk bevegelse hjelper deg med å fokusere på kroppen din og frigjøre de mentale forstyrrelsene. Du kan også meditere, synge, gjøre en jobb, ha en samtale eller gjøre noe annet mentalt avslappende og avlede for å hjelpe deg med å fjerne hjernen din.
Organisasjon i overgangene dine fjerner så mye stress. Organiseres i det du gjør med alle de tingene som tilhører sluttidspunktet ditt: Legg treningsutstyrene i treningsposen din, eller legg inn papirene dine, eller gjør notater på telefonsamtalene. Sett elementene fra den siste tiden blokkert bort trygt slik at du vet at du raskt og enkelt kan få dem neste gang. Tilbring noen minutter å stenge hver gangsblokk, du finner et ordentlig sett med forsyninger eller elementer som venter på deg neste gang.
Være konsistent med overgangene dine, følg det samme mønsteret for å lukke siste tidsblokk, ta tilstrekkelig tid til overgang, gjør fysisk bevegelse, la deg være psykisk hvile og opprettholde organisasjonen. Konsistens forvandler overgangstiden til et ritual som begrunner dagen din. Du vil tenke bedre og jobbe bedre når du verdsetter overgangene dine. I stedet for å rushing og stressing, vil du rolig bevege seg fra en aktivitet eller oppgave til den neste.
For å følge den daglige rytmen, gå frem og tilbake mellom en dedikert tidsblokk og en overgangstid. Dette er en enkel, jordet tilnærming, men det vil ikke skje naturlig; distraksjoner er mange. De i ditt eget hode vil skrike høyest. Du vil begynne å jobbe med en oppgave, bestemme på en annen, vaffel frem og tilbake, og ende opp med å bli frustrert. Høres kjent ut? Jeg har gjort dette så mange ganger. Men dagene mine er fornuftige og faller inn i en naturlig ebb og flyt, når jeg følger min rytme av tidblokker og overganger.
En dag kan se helt annerledes ut enn den neste så langt som innholdet i din tid blokkerer. Men din rytme vil forbli den samme, noe som betyr at du har kontinuitet og kontroll.
Noen ganger ser du at din kjære arbeidsflyt feiler deg eller at rutinen din faller fra hverandre. Eller kanskje de verktøyene du har avhengig av, ikke er tilgjengelige eller ikke lenger er tilstrekkelig. Krisen kommer ikke alltid til å skrike gjennom døren; Noen ganger kryper det inn og demonterer det du stoler på, og det tar litt tid å legge merke til at noe er veldig galt.
Det første fremoverstrinnet er å identifisere hjertet av problemet. Er det hele arbeidsflyten din, for eksempel, eller et spesielt punkt i det som forårsaker smerte? Er det hele rutinen din, eller et trinn eller en ressurs som bare ikke fungerer for deg lenger?
Deretter prøver du å eliminere punktet, trinnet, verktøyet eller faktoren helt. Hvis du ikke kan gjøre det i realiteten, gjør det teoretisk. Tenk deg hva arbeidsflyten din, rutinen din, eller dette området vil se ut uten dette spesielle, plagsomme elementet i det. Hva ville ikke bli gjort? Hva er avhengighetene? Hva ville bli gjort i resten av arbeidsflyten eller rutinen?
Nå er det på tide å leke med noen ideer. Hva kan du gjøre for å fjerne eller redusere avhengigheter? Hva slags erstatning kan du gjøre? Hvilke endringer eller hvilket nytt verktøy vil løse problemene du møter? Sett opp funksjonene, målene, ønskelistelisten for en ideell løsning. Legg merke til at noen ganger er den beste løsningen å eliminere trinnet eller verktøyet ved å reroute avhengigheter, så det er ingen negative konsekvenser.
Når du har konstruert en klar ide om din ideelle løsning eller erstatning, se etter alternativer. Forskning hvordan andre har løst dette problemet. Se på de tilgjengelige verktøyene. Vurder forslag og lignende løsninger eller utskiftninger.
Du kan også se på hvordan du kan tilpasse eller omgå feilen eller svakheten i ditt nåværende problempunkt. Noen ganger er erstatning ikke det beste alternativet; noen ganger er en endring i rekkefølge eller betydning mer egnet, eller i hvordan du bruker et verktøy, kan du fjerne problemene og gjenopprette funksjonaliteten.
Hvis du finner noen løsninger som synes å passe dine behov, kan du prøve dem ut en om gangen. Sett en tidsbegrensning på testing. Bruk din konstruerte funksjon ønskeseddel som en standard for akseptabilitet; Bestillingsfunksjoner og behov prioriteres, fordi du kanskje ikke finner noe som oppfyller hvert ønske. Vet hva du er villig til å gi opp.
Test for en bestemt tidsperiode; Når tiden er opp, velg den best passende løsningen, sett den på plass og gå videre igjen. Hvis det du har funnet ikke er ideelt (det er nesten aldri), kan du fortsette å forske på nye løsninger. Men hold ikke rutinen din eller arbeidsflyten for å gjøre det. Bruk den best passende løsningen du har funnet og hold deg fast med den for en stund, slik at du kan fortsette å fortsette og opprettholde produktiviteten. Når du har undersøkt og samlet en ny liste over alternativer, kan du angi en annen testtid og prøve ut dine nye alternativer.
Forandringene og hindringene i livet kan redusere deg, men de vil ikke spåre deg. Bruk systemene du har bygget. Avhengig av rutinene dine. Og bruk strategier som minimumsutganger og standardiserte arbeidstilnærminger for å holde på oppgaven mens du håndterer hva som kommer.
Kalenderikon designet av Kokopako fra Noun-prosjektet.
Accentsconagua