Share
Enten du frilanser eller jobber i et byrå, hvis du er en kreativ proff, har du jobbet med omfangskryp. Lære å forebygge og administrere omfangskryp er en viktig ferdighet for en vellykket kreativ profesjonell, fordi å la det omfanget krype bort i vilje kan være ødeleggende.
Forfatter og spilldesigner Sande Chen forklarer:
Siden noen prosjekter involverte forgreningshistorie, betyr dette at hvis en del blir kuttet fra spillet på grunn av produksjonskostnadene, vil dette påvirke hele forgreningsstrukturen, og jeg må omskrive historien igjen.
Denne typen avhengighet er vanlig i kreativt arbeid av alle slag; Klienten kan be om det som synes å være en enkel endring, tillegg eller sletting, men den kreative pro må gjøre omfattende arbeid for å oppnå det uten å ødelegge prosjektets struktur. Chen endte med å omskrive en "episk historie med mange grener" totalt tre ganger på grunn av slike forespørsler. De fleste frilansere har ikke råd til å gi bort antall timer som er involvert i den typen innkvarteringsarbeid; og ingen kreativ profesjonell bør forventes å gjøre så mye arbeid gratis.
(Chen, forresten, er nå forsiktig med å inkludere omskrivninger i hver kontrakt, men for å begrense antall tillatt.)
Kreative proffene setter sine priser på to primære måter: i timen eller ved prosjektet.
Ved første øyekast ser det ut som at bruk av timepriser ville gjøre det enkelt å håndtere omfangskryp. Hvis en klient ber om mer arbeid, bare spore og lade opp for timene dine. Projektsatser gir derimot et bestemt prosjekt (eller en del av et prosjekt) som er fullført for et visst beløp. Når flere klientforespørsler eller endringer trickle inn, er det ofte med en antagelse at de passer inn i det angitte estimatet. Det betyr selvsagt at du nå gjør ekstra arbeid uten ekstra penger.
Det er to problemer med å bruke en timelønning for å unngå problemer med å skape problemer. Den første er at mange kunder foretrekker et prosjektoverslag; de vil vite totalbudsjettet for prosjektet. Det andre problemet er at tidsstyring er like viktig som økonomisk styring. Hvis du tillater at et prosjekt utvides uten grenser, selv om du fakturerer flere timer for det, har du liten tid igjen for andre prosjekter, nye kunder og interessante muligheter. I hovedsak blir du en tidsslave til det ene krypende prosjektet, og når det til slutt slutter har du lite, om noen, annet arbeid som fortsatt er i gang.
Løsningen er å bruke en kombinasjon av prosjekt og timeprisering. Lag ditt prosjektestimat som vanlig, og når klienten ønsker endringer eller tillegg som ikke var en del av det opprinnelige estimatet, tilbyr du å gjøre arbeidet på standard timepris. La kunden din vite at du har et visst antall tilgjengelige timer du kan bruke til prosjektet for de ytterligere forespørslene.
Det er flere viktige forebyggende teknikker, som allerede er utforsket grundig, for å hjelpe deg med å stoppe omfanget krype før det begynner.
En enkel måte å håndtere omfanget på er å planlegge for noe av det. Det er vanlig nok at alle kreative vil måtte takle det på et eller annet tidspunkt. Som Andres Max, UX konsulent og grunnlegger av Ideaware, notater:
I min erfaring har omfangskryp vært en del av over 80% av prosjektene jeg har jobbet med. Det er en av de største fiender å holde et prosjekt i tide og innenfor budsjettet.
Rosie Brown, tidligere frilansfotograf og nåværende kreativ prosjektleder ved Sterling Communications, anbefaler denne metoden:
Vi inkluderer alltid mentalt et ekstra designtrinn. En klient kan ha et lite budsjett og tror at han eller hun ikke trenger noe revidert - "Jeg stoler på designene dine," sier han. Men alle har en visjon og to cent, så bare ta hensyn til det i prisingen din og i din tidsplan og gi tilbakemelding. Det beste tilfellet er at klienten virkelig vil være fornøyd med din første (eller scoped) design og har ingen endringer, og du kan hyggelig overraske ham med en lavere faktura.
Hvis du legger til et ekstra trinn i prosjektet, kanskje som revisjoner eller justeringer, kan du svare på noen av de uunngåelige kundenes forespørsler eller justere prosjektet til tilbakemelding uten å lade opp for flere timer. Hvis timene ikke er nødvendige, får du prosjektet til å bli lavere enn estimatkostnaden. Bare vær sikker på at du holder øye med tiden som legges inn i det ekstra trinnet, og når det er brukt opp, kommuniserer til kunden at ytterligere revisjoner eller forespørsler faktureres hver time.
Så du har gjort så mye med forebygging som mulig, inkludert et ekstra skritt i ditt estimat, og nå er du godt inn i prosjektet. Din klient e-post med en annen forespørsel, men denne gangen vet du at det kommer til å legge til arbeid utover det anslåtte beløpet. Tid for noen pro-nivå klientkommunikasjon ved hjelp av skript, spørsmål og alternativer.
Et skript i dette tilfellet betyr et sett med forhåndsbestemte linjer du bruker når du svarer på klientforespørsler, i stedet for et sett med datakommandoer. Hvis du har en tendens til å bli forvirret når du forhandler med klienter, eller hvis du har en spesielt påtrengende klient, kan skriptene hjelpe deg med å opprettholde din ro og inntekt.
Kjenner du historien om Bartleby Scrivener? "Jeg foretrekker ikke å" er kanskje det eneste kraftigste skriptet der er. Du kan legge til litt mer til skriptene dine. Her er noen eksempler:
Bruk disse eller skriv dine egne. Husk dem og hold dem lagret på datamaskinen din, og bruk som nødvendig i ansikt til ansikt samtaler, på telefon eller via e-post. Kraften til skriptet er i repetisjonen. Hvis du bruker det samme skriptet, eller en liten variasjon, vil hver eneste gang "En liten forespørsel" -samtalen skje, kunden din vil (etter hvert) lære at svaret ditt ikke kommer til å endres. Stikker til samme ordlyd og en konsekvent melding hjelper deg å unngå å si "ja" ut av press eller angst, og det hjelper klienten til å forstå at du virkelig mener hva du sier. Gjentakelse fungerer.
Spørsmål er ditt neste kommunikasjonsverktøy. Ved hjelp av mange, mange spesifikke spørsmål, fra begynnelsen av klientforholdet, kan du definere kundens behov og prioriteringer slik at du vet hva de forventer. Den enkleste måten å frustrere en klient og skade deg selv er å anta at du forstår hverandre.
Rob Waite, medstifter av Hostpipe, anbefaler et dypt dykk i begynnelsen av klientforholdet eller prosjektet:
Jeg driver en Discovery-sesjon med alle potensielle nye klienter for å finne ut hva de overordnede målene og målene er for virksomheten og jobbe med dem for å lage strategier på kort, mellomlang og lang sikt. Dette bygger tid og tillit hos våre kunder, og det dykke dykket betyr at jeg også kan finne ut eventuelle potensielle problemer vi kan snuble over når vi jobber sammen. Det er en betalt for økt, etterfulgt av en omfattende rapport og handlingsplan for kort, mellomlang og lang sikt.
Å gjøre en innledende Q & A-økt, en del av arbeidsflyten din, kan forhindre feilkommunikasjon og uklare forventninger som ofte fører til at et prosjekt blir mottatt i flere forespørsler og løpende endringer.
Det er ikke noe galt med å bare ta ut et fast "nei" og gi det søt til kunden din. Men kanskje vil du ikke nødvendigvis skru ned arbeidet som blir bedt om; du må bare sørge for at du blir kompensert for det. Valg gir deg mulighet til å gi kunden muligheten til å velge, samtidig som du gir deg muligheten til å beskytte din tid og inntekt. Når en forespørsel kommer inn, opprett en enten / eller alternativ og del den med klienten din.
Her er et par eksempler:
Når forespørselen kommer inn, er jobben din å:
Du er åpen for ytterligere forespørsler og ideer uten å utsette deg for tid og penger begrensninger utenfor den opprinnelige avtalen. Din klient opprettholder en følelse av kontroll over prosjektet, mens du opprettholder autonomien du trenger over ditt arbeid.
Jo større og mer komplekst et prosjekt er, desto mer sannsynlig vil omfanget ikke bare krype, men sprette mot tidligere ubegrensede grenser. For å holde prosjektet i kontroll, bruk faser, prioriteringer og sluttpunkter.
Min generelle tommelfingerregel er at ethvert prosjekt som krever fem timer eller mer blir brutt ned i faser. Disse faser kan bare være kjent for meg (avhengig av hvor lett jeg kan kommunisere dem med klienten min). Imidlertid synes de fleste kunder å være mer komfortable når de vet mer: hva du kan forvente, når du skal forvente det, og hva du kan forvente etter det.
Å ha faser gir deg en enkel måte å inkludere omfattende tilleggsarbeid, for ekstra kostnader. Når en ny idé eller forespørsel kommer inn, svarer du på:
Brown deler hvordan firmaet bruker faser:
Vi omfavner alltid tilbakemelding, men vi følger opp med å spørre hva som er nødvendig for denne fasen. Mange klienter kommer opp med noen virkelig gode ideer som vi ønsker at de hadde tenkt på når vi bygde ut omfanget. Det betyr ikke at ideene skal skuttes ned. I stedet skriver vi alt ned og spør hva som er nødvendig for å fullføre dette prosjektet og hva som kan vente på et senere stadium.
Du kan også be om utbetalinger per fase, slik at du aldri ender med en stor del av prosjektet ubetalt etter at du har investert timer av tiden din i den. Faser gjør at kundene dine enkelt kan forstå hva du jobber med akkurat nå og når du skal jobbe i neste fase.
Når du får en forespørsel som vil endre budsjettet vesentlig eller skyve tidsfristen som tidligere avtalt, er det på tide å spørre klienten om å gjøre et valg for deg.
Klienter innser ofte ikke hva en enkelt forandring vil påvirke når det gjelder den overordnede utformingen, ressursene som trengs, tid og budsjett som kreves, og berørte avhengigheter. Når du hjelper dem med å se effekten av en endring i forhold til deres prioriteringer, er de utstyrt for å gjøre smartere valg.
Endpoints er så viktige i kreativt arbeid, fordi, som alle av oss kreative profesjonelle vet, er det aldri virkelig gjort. Det er alltid rom for forbedring. Det er imidlertid også andre prosjekter som venter. Å ha en måte å pakke opp prosjekter eller faser, ringe det en dag og gå videre til neste ting er viktig for interesse og inntekt.
Sørg for at hver fase i et prosjekt inneholder et klart definert sluttpunkt som aksepteres av både deg og din klient. Du kan også angi et sluttpunkt som en hette eller et forhåndsbestemt antall timer du er villig til å sette inn i et bestemt prosjekt eller en fase. Det holder deg fra å la hele virksomheten din bli konsumert av ett prosjekt eller klient, med risiko for manglende andre muligheter.
Omfangskryp er ikke noe å ignorere.
Kreativt arbeid, av sin natur, er subjektivt og vanskelig å definere. Derfor er det så viktig at vi som kreative fagfolk lærer å beskytte oss selv, vårt arbeid, vår kreative energi og våre kunder fra den langsomme tortur av stadig voksende prosjekter.
Hvis du gjør arbeidet ditt i forebygging, og har noen av disse håndteringsteknikkene for klargjøring, klar og venter, kan du gjøre godt arbeid, holde kundene dine lykkelige og holde prosjektene dine på rette spor.
Grafisk Kreditt: Over Time-ikonet designet av iconsmind.com, GB fra noun-prosjektet.
Accentsconagua