Share
Problemet vi alle står overfor er at vi har fjell med data og trenger en måte å fordøye den på. Vi leter etter en måte å fornuftig ut av store datamengder og finne ut hva dataene angir om situasjonen ved hånden.
Excel pivottabell funksjonen er et dra og slipp analyseverktøy. Pek Excel til tabeller med data i regnearket ditt, og skar dataene dine til du finner svar på spørsmålet ditt. Viktigst av alt, det er et brukervennlig verktøy rett inne i Excel hvor dataene dine allerede kan leve.
Skjermbildet under viser et godt eksempel på pivottabeller i aksjon. De opprinnelige dataene vises på venstre side, med to forskjellige pivottabeller som brukes til å oppsummere og analysere dataene.
Disse PivotTables oppsummerer mine faktureringer til klienter (øverst til høyre), så vel som av typen arbeid jeg gjør (delt for år!) Nederst til høyre.Uten pivottabeller må du skrive flere formler for å forstå dataene dine. Jeg genererte rapportene nedenfor på under 30 sekunder ved hjelp av PivotTables. Det er raskt å bruke og ganske kraftig. Denne opplæringen vil bygge på vår nylige nybegynnere PivotTable opplæring:
Kompetansene som vi skal bygge i denne opplæringen, vil hjelpe deg med å fremme din PivotTable kunnskap og bli mer komfortabel med avanserte funksjoner.
I skjermbildet nedenfor ser du at jeg går gjennom flere måter for å analysere dataene dine med pivottabeller. Hvis du er nysgjerrig på hvordan du kan bruke dem til dine egne data, gir deg det en klokke for å lære mer om kraften til pivottabeller.
Klar til å gå gjennom disse trinnene på egen hånd? Les videre for å følge med trinnvise instruksjonene for å utvikle dine PivotTable-analyseferdigheter.
Last ned dette: Jeg har laget et regneark med Eksempel data for deg å Last ned gratis og bruk som du jobber gjennom denne opplæringen. Bruk disse dataene eller dine egne til å trene ferdighetene når vi går.
For å sette denne scenen for en opplæring, la oss se på hvordan du lager en pivottabell. I Microsoft Excel, start med et regneark med data du vil fordøye og oppsummere.
Fremhev alle kolonnene i regnearket, og bla gjennom til Sett inn> PivotTable. Jeg forlater alltid alle innstillingene som standard og trykker på OK å lage pivottabellen på et nytt regneark.
Ny PivotTable i Excel.Nå tar Excel deg til et nytt regneark for å bygge ut PivotTable. På høyre side er en rapportbygger som er et dra-og-slipp-verktøy for å tilpasse pivottabellen.
PivotTable Builder i Excel.Hvis du har problemer med å opprette PivotTable, må du sørge for å dobbeltsjekke følgende:
Husk å se gjennom første veiledning, Hvordan lage din første pivottabell, for ytterligere tips om hvordan du bygger din første pivottabell.
Nå som vi har vurdert PivotTables 101, er det på tide å flytte inn på mer avanserte teknikker.
Nøkkelen til å bruke PivotTables kraftig er å forstå hva jeg kaller "rapportbyggeren". La oss dykke i hodet først for å lære hvordan denne menyen fungerer.
PivotTable Fields-menyen.I den øverste halvdelen av PivotTable-menyen er Enger Meny. Hver kolonne i de opprinnelige dataene vises som et eget felt.
Vi kan dra og slippe et felt i en av de fire boksene nedenfor: Filtre, kolonner, rader, og verdier.
Boksene som vi drar feltene våre, vil forme hvordan pivottabellen vises. La oss gå gjennom hvordan hver og en av dem vil påvirke vår PivotTables presentasjon.
Fire bokser i PivotTable.Når du slipper et felt inn i Filter boks, vil PivotTable legge til alternativet for å filtrere for den kolonnen. La oss prøve et eksempel; her er feltet arrangementet jeg bruker nedenfor:
Eksempel pivottabellfiltereksempel.I skjermbildet nedenfor har jeg dratt Klient inn i det filtre eske. Øverst på PivotTable er en boks som sier Klient. Når jeg klikker på rullegardinmenyen, kan jeg velge hvilken klient jeg vil filtrere på i listen. Jeg klikker på en enkelt klient, og deretter klikker du OK.
Filtrering i pivoter.Du kan se at pivottabellen nå er filtrert ned for den enkelte klienten jeg har valgt. Prøv også å sjekke Velg flere elementer boks for å velge mer enn ett alternativ å inkludere.
Rader er det som vises på venstre side av en PivotTable. Når du drar et felt til "Rader" -boksen, vil hver av verdiene fra det aktuelle feltet vises på en rad.
I skjermbildet nedenfor kan du se to forskjellige konfigurasjoner. Når jeg plasserer Klient i rader boks, legg merke til at den setter hver av klientnavnene på egen rad.
I det øverste skjermbildet har jeg satt Klient i raderboksen, og pivottabellen har satt hver av klientnavnene på rad. Det nederste skjermbildet fjerner klienten som en rad, og handler den for prosjekttypen.
Endre rader i en pivottabell.Prøv også å dra flere elementer til Rows-boksen. Du kan lage i utgangspunktet to lag av divisjon ved å stable elementer som rader.
Dra et felt til kolonner boksen vil opprette en egen kolonne for hver verdi i dataene dine.
I eksemplet nedenfor har jeg holdt Klient feltet som rader i pivottabellen. For å få mer detaljert visning av dataene mine, har jeg lagt til Prosjekttype i feltet Kolonner for å dele typen arbeid jeg gjør for hver klient opp.
Legge til kolonner i Excel-pivottabellen.Bruk av kombinasjoner av rader og kolonner gir deg mer innblikk i dataene dine. Jeg liker å bruke Rader for mitt nøkkelfelt, og deretter dele dataene opp etter kolonne ved hjelp av kolonner-feltet.
Du kan bygge ut et komplekst sett med rader og kolonner, men PivotTables virkelig tar på mening når du drar et felt til verdier eske.
Verdiene kolonnen virker litt annerledes enn resten av feltene. Du kan ikke dra bare et hvilket som helst felt til verdier boks og få gode resultater. Denne boksen er reservert for de numeriske verdiene i dataene dine, som for eksempel et dollarbeløp eller antall timer brukt.
Pivottabeller lar deg arbeide med verdier på en rekke måter. Når du drar et felt inn i verdier boks, blir det ofte å vise en Telle av hvert element. I utgangspunktet teller Excel hver gang en rad vises, og skriver ut antallet av det aktuelle elementet i pivottabellen.
Høyreklikk en verdi i PivotTable-feltet for å endre måten verdiene vises på.Hva om vi ikke vil vise en telling? I stedet la oss si at vi vil vise Sum av verdiene på rad (for eksempel å legge opp alle beløpene vi har fakturert hver klient for.)
Bare høyreklikk i pivottabellen og velg Oppsummer verdier av> Sum. Du vil legge merke til i skjermbildet over at pivottabellen nå viser total for hver klient.
Du kan endre måten din PivotTable fungerer med verdier for å vise en telling, gjennomsnitt, maksimumsverdi, minimumsverdi eller produkt.
Så, nå forstår vi hvordan du bygger pivottabeller ved å dra og slippe felt i en av de fire boksene i rapportbyggeren. Spørsmålet er: hvordan bruker vi dette til å forstå våre data bedre?
Når jeg bygger en pivottabell, Jeg begynner med å bestemme hva jeg vil vite først. Hvis jeg kan vise sluttresultatet først, kan jeg tenke på hvordan å ordne feltene for å få det riktige resultatet.
Det hjelper meg ofte å uttrykke utfallet som et spørsmål. Prøv å bygge pivottabeller som svarer på følgende spørsmål fra eksempeldataene:
Vedlikehold av pivottabeller er viktig for meningsfylt og korrekt analyse. Før vi pakker opp, la oss se på to viktige funksjoner for å sikre at pivottabeller fungerer riktig.
La oss si at dataene dine utvikler seg, og flere rader eller kolonner legges til i regnearket ditt. Vi må oppdatere dataene som vi inkluderer i pivottabellen.
Med PivotTable valgt, blar du til Analysere kategorien og klikk på Endre datakilde. Du kan skrive inn et nytt utvalg av kolonner, eller klikk på pilen for å velge hvilke kolonner og rader som skal inkludere dataene dine..
Med en PivotTable valgt, blar du til Analyser> Endre datakilde alternativ. Deretter kan du oppdatere kolonnens referanser eller klikke på pil opp for å velge om dataene skal inkluderes.Selv om du har valgt riktig dataområde, må du oppdatere pivottabellen hvis du legger til nye poster (rader) eller endrer originaldataene dine. Selv om pivottabeller er dynamiske, og det er lett å endre rapporten du bygger, må du oppdater pivottabellen.
Med en PivotTable velg, klikk på Analyser fanen og klikk på Forfriske. Eller, Høyreklikk en pivottabel og velg Forfriske.For å oppdatere pivottabellen, start ved å sørge for at pivottabellen er valgt. Den enkleste måten er å bare høyreklikke i PivotTable og velg Forfriske. Du kan også finne Analysere fanen på båndet og klikk på Oppdater knappen.
Jeg bruker pivottabeller for å holde øye med dataene mine. Jeg mater hele tiden nye rader med data etter hvert som flere hendelser skjer. Forsikre deg om at jeg regelmessig oppdaterer PivotTable vil sikre at dataene mine er oppdaterte og nøyaktige.
Denne opplæringen hjalp deg med å bruke pivottabeller for å gi mening om dataene dine. Disse grunnleggende analyseverktøyene kan hjelpe deg med å ta et regneark og få bedre forståelse av dataene dine.
Ta en titt på disse veiledningene for å lære mer om Excel og analyseverktøy:
Hvordan vil du bruke pivottabeller til å fordøye dataene dine bedre? Sjekk inn med en kommentar nedenfor for å gi meg beskjed, eller gjerne stille et spørsmål.
Accentsconagua