Share
Har du en fuzzy samling av "ting å gjøre" i tankene dine som distraherer deg fra det arbeidet du skal gjøre? Glemmer du noen gang å fullføre viktige oppgaver? Eller føler du at du drukner på ansvar? I så fall er du ikke alene. Overwhelm er et slikt vanlig fenomen i dagens verden at produktivitetseksperter har utviklet systemer for å håndtere det. En av de mest populære er å få ting gjort (GTD). La oss se på hvordan det fungerer-og hvordan du kan implementere det i ditt eget liv.
På 1920-tallet satt den lituansk-fødte kandidatstuderen Bluma Zeigarnik i en restaurant-så mange studenter gjør det-vurderer hva hun skal skrive om i doktorgradsoppgaven. Hun la merke til at servitørene hadde en evne til å huske komplekse bestillinger. Dette tillot dem å levere riktig mat til de rette bordene og sende inn sjekker etter at kundene hadde fullført måltidene sine.
Zeigarnik observerte også at når en ordre var fullført og betalt for, syntes det å falle fra servitørens sinn. Hvis en kunde returnerte med en forespørsel om et måltid de hadde hatt på restauranten, sliter servitørene å huske det.
Fra å observere dette utviklet Zeigarnik en teori: Vår mentale energi er trukket til ufullstendige oppgaver. Når en oppgave er behandlet, slipper vi den fra våre tanker. Laboratoriestudier bekreftet Zeigarniks avhandling. Tanken om at vår oppmerksomhet er distrahert av ufullstendige oppgaver, ble kjent som Zeigarnik-effekten.
David Allen, skaperen av GTD-systemet, kaller disse oppgavene som distraherer oss "åpne looper". Allen definerer åpne løkker som:
noe som drar oppmerksomheten vår, som ikke hører til hvor den er, slik den er.
Åpne løkker, Allen sier, kan være å gjøre liste elementer så store som "End World Hunger" eller så lite som "erstatte elektrisk blyantspisser." Poenget er dette:
Selv [personer] som ikke er bevisst stresset ut, vil alltid oppleve større avslapning, bedre fokus og økt produktiv energi når de lærer mer effektivt å kontrollere livets "åpne looper".
I hovedsak er GTD et system for å kontrollere åpne løkker, slik at du bedre kan fokusere på oppgaven ved hånden. Åpenbart gjør det ikke mulig å fullføre alle åpne looper i livet ditt-Tross alt, ingen har ennå funnet en brukbar løsning på verdens sult. Men det gir deg trygghet om at du har å gjøre med alle åpne looper på en eller annen måte. Og fordi det gjør deg mer produktiv, vil du ende opp med å lukke flere av dem.
Når du bruker GTD, vil hver åpen slynge i livet ditt ha et sted. I virkeligheten er det et arkivskap for alle dine åpne looper. Noen av filene dine-eller åpne løkker-vil bli stanset bort for å komme tilbake til senere, til en passende tid. Andre vil bli plassert i toppladen, klar for deg å få tilgang til og takle så snart du kan.
I tillegg gir GTD også et system for å bestemme hva som skal gjøres neste gang. Så i stedet for å bli distrahert av tanken, "Hva skal jeg gjøre neste?", Vet du alltid den neste handlingen du skal ta.
Full GTD-systemet er utforsket i David Allens bok Få ting gjort. En artikkel som dette kan skisse sin grunnleggende struktur, men det er mer enn nok til å komme i gang.
Klar til å lære det grunnleggende? Så la oss grave inn.
Første trinn i GTD-systemet er å samle dine åpne løkker. Du kan gjøre dette med en rekke verktøy, kjent som samlebøtter. Dine samlebøtter kan være:
Mange åpne løkker du samler kommer fra dine egne tanker. Andre vil være eksterne, for eksempel en e-post eller telefonsamtale fra en klient.
Samlingsfasen fungerer i henhold til tre grunnleggende prinsipper:
- Hver åpen sløyfe må være i samlesystemet og ut av hodet ditt.
- Du må ha så få samlebøtter som du kan komme med med.
- Du må tømme dem regelmessig.
Å holde hver åpen sløyfe i samlesystemet er viktig. Uansett hvor trivielt eller overveldende en oppgave virker, hvis det er i tankene dine, skriv det ned. Ellers er det distraherende deg. Allen skriver:
Når vil du vite hvor mye du har igjen i hodet ditt for å samle? Bare når det er ingenting igjen. Hvis en del av deg selv er uvitende oppmerksom på at du ikke har alt, kan du ikke vite hvilken prosentandel du har samlet.
Samlingen spannene du valgte er opp til deg og basert på dine personlige forhold. Det er imidlertid verdt å huske på at e-post spesielt er multifunksjonell. Det er ingenting å stoppe deg med å sende deg e-post med oppgaver som skal utføres i stedet for å ha en egen app for å legge merke til dem.
Nå, la oss se på hvordan du kan tømme kolleksjonsspandene dine når du har fylt dem.
Som vi nevnte i innledningen, er det umulig å fullføre alle dine åpne looper. Så hvis du ikke kan gjøre alle oppgavene du har notert ned, hvordan kan du holde samlingen dine bøtter tomme? Ifølge Allen er denne delen av GTD-prosessen "kanskje den mest kritiske forbedringen jeg har gjort for nesten alle de menneskene jeg har jobbet med." Det er flere delstrinn for denne prosessen.
Når du tar et element ut av en av dine kolleksjonsbøtter for å behandle det, spør du først, "Hva er det?"
Dette er spesielt nyttig for elementer som kommer fra andre mennesker-for eksempel e-post og brev. Bare ved å finne ut hva de er kan du bestemme hvilke oppgaver du trenger å gjøre for å lukke åpen sløyfe eller om du trenger å gjøre noe med det i det hele tatt.
Hvis du svarer på dette spørsmålet "nei", kan du gjøre en av tre ting for å behandle varen:
Hvis svaret er "ja, i fremtiden", så for å behandle elementet, bør du sette opp en automatisk påminnelse, for eksempel et varsel i kalenderen din, for når tiltak må tas.
For noen av de ovennevnte resultatene har du behandlet varen, og den kan fjernes fra samlesystemet.,
Merk: Det er sjansen for at flertallet av elementene i samleboksene dine ikke kommer lenger enn dette trinnet. Det er det viktigste trinnet i GTD-prosessen, da det lar deg "parkere" åpne looper i stedet for å la dem blokkere oppmerksomheten din.
Hvis svaret er "ja, så snart som mulig," så kan du gå videre til trinn 2c.
Du har bestemt deg for å gjøre noe. Nå må du bestemme hva den handlingen vil være.
Handlingen må være neste logisk handling mot lukking av åpen sløyfe. Hvis bare en handling er nødvendig, fortsett til trinn 2d.
Hvis lukke sløyfen skal kreve mer enn én oppgave, trenger du to ting:
Merk: En prosjektliste er en liste over eventuelle åpne sløyfer som krever at mer enn én oppgave skal fullføres. Allen anbefaler å holde en prosjektliste som en måte å spore opp de åpne løkkene du fremdeles jobber med. Når alle deloppgaver av et prosjekt er fullført, kan det fjernes fra prosjektlisten.
Dette stadiet er å spørre deg selv: "Kan jeg fullføre denne oppgaven i en handling som tar mindre enn to minutter?"
Små oppgaver som dette kan være:
Hvis svaret på dette spørsmålet er "ja", så fortsett og fullfør handlingen. Hvis ikke, gå videre til neste trinn.
Spør deg selv: "Trenger jeg å gjøre dette, eller kan jeg delegere det til noen andre?"
Hvis du kan delegere oppgaven, gjør du det. Hvis det er noe du trenger å gjøre selv, så fortsett til neste trinn.
Din oppgave blir nå lagt til på ett av to steder:
Så langt i denne opplæringen har du kommet over en neste handlingsliste og en prosjektliste. Hva er disse listene, i praksis? Ifølge Allen er lister:
en slags fornybart sett med påminnelser, som kan være lister på notatbøker eller i enkelte dataprogrammer eller til og med filmapper med separate stykker papir for hvert element.
Hvis du har under 30 elementer på din neste handlingsliste, kan du hoppe rett fram til trinn 4.
Hvis imidlertid (som de fleste) har du betydelig mer enn 30 elementer på din neste handlingsliste, så er det en god ide å organisere listen din.
Du kan organisere listen på to måter: etter kontekst og prioritet. Det er en god ide å organisere listen din etter kontekst først, og deretter organisere hver kontekst-underliste du oppretter etter prioritet.
For å organisere listen din etter kontekst, spør deg selv: "Hvor må jeg være for å gjøre denne oppgaven?" Kontekster kan være fysiske steder, som på kontoret, hjemme eller i supermarkedet. De kan også bee-spesifikke situasjoner, for eksempel "behandling av e-post," "å ringe," eller "på det ukentlige lagsmøtet."
For hver potensiell kontekst lager du en underliste over neste handlinger.
Organisering ved hjelp av kontekst betyr at uansett hva du gjør, kan du se på din neste handlingsliste og se hva du trenger å gjøre.
Allen gir begrenset veiledning om hvordan man prioriterer oppgaver. Han anbefaler å stille spørsmålet:
Gitt [min] sammenheng, tid og energi tilgjengelig, hva vil gi meg den høyeste utbetalingen?
Hans andre råd er å vurdere oppgavene du gjør i forhold til dine langsiktige livsmål, i stedet for stadig å søke etter branner å sette ut. Dette ligner tilnærming til Eisenhower Matrix, som hjelper deg med å prioritere oppgaver i henhold til deres haster og betydning.
Alternativt kan du prioritere din gjøremålsliste ved hjelp av Spis den frosken metode, som fortaler å gjøre oppgaven deg minst vil gjøre først. Tanken er at å få de verste oppgavene ut av veien gir deg en utbrudd av produktiv energi.
Eller du kan prøve Mark Forster Siste versjon, hvor du prioriterer oppgaver av det du føler deg mest, og dermed det du har mest energi til.
Du kan finne ut mer om Spis den frosken og Siste versjon i trinn 3 i denne forretningsveiledningen.
Nå som du har opprettet din neste handlingsliste, og du har organisert listen etter kontekst og prioritet, er du klar til å komme på jobb.
Husk at du også har oppgaver som kommer opp i kalenderen din, så tillat også tid til disse.
Hvis noe distraherer deg eller forstyrrer fokuset ditt, skriver du det ned, og legger det til samlingskonsolene dine. På den måten kan du behandle det senere.
Det siste stadiet av GTD er gjennomgå dine lister. Tre typer gjennomgang er nøkkelen:
Under din ukentlige gjennomgang bør du gjøre følgende:
Det er GTD-systemet i et nøtteskall. Hvorfor ikke prøve det og se om parkering og lukking av dine åpne løkker forbedrer fokuset ditt?
Grafisk kreditt: Loop designet av P.J. Onori fra Noun-prosjektet.
Accentsconagua