Hvordan skrive en vennlig påminnelses-epost (ved hjelp av beste praksis)

En vennlig påminnelses-e-post kan være et effektivt verktøy for å drive virksomheten din. Men de fleste av oss er ikke sikre på hvordan du skriver gode påminnelsesmeldinger.

Vi ønsker ikke å komme over som påtrengende eller unfriendly, men vi ønsker å få vår melding på riktig måte. Viktigst, vi vil at e-mottakeren skal gjøre oppgaven vi minner om. Å finne den rette balansen for din påminnelses e-post kan være en kamp.

Heldigvis finnes det måter å skrive en vennlig påminnelses-e-post som både er effektiv og profesjonell. I denne opplæringen forklarer vi hvordan du skriver en vennlig påminnelses-e-post som får bedre resultater. Vi deler også noen beste praksis i e-post og gir en effektiv påminnelses-e-postprøve du kan jobbe fra. 

Få mer effektive e-posttips og beste praksis i vår gratis eBok, Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery:

6 Situasjoner som krever en påminnelsesmelding

Her er bare noen av tilfellene når du må sende en e-postpåminnelse:

1. Forsinket betaling - Ingen ønsker å vente på å bli betalt. Hvis noen skylder deg penger og det er sent, må du finne ut når du kan forvente betaling.
2. Forsinket arbeid- Samarbeid er et vanlig scenario i forretnings- eller skolesituasjoner. Hvis du jobber på et lag og noen ikke har gjort sin del, kan det påvirke hele prosjektet. Du må taktfullt fortelle dem at de er bak.
3. Følg opp på en jobbapplikasjon- Hvis du er jobbjakt, vil du følge med på intervjuer og applikasjoner. Samtidig vil du ikke fremmedgjøre din kontakt hos en potensiell arbeidsgiver.
4. Sen forsendelse- Når du har bestilt noe og det ikke er kommet. Du må la leverandøren vite at deres forsendelse er forsinket. Hvis varen er ute av lager eller utilgjengelig, må du be om tilbakebetaling.
5. Mangelfullhet på delen av mottakeren- Når som helst noen lover å gjøre noe for deg og ikke følger gjennom i tide, vil du oppmuntre dem til å handle. En vennlig påminnelses-epost kan hjelpe.
6. En viktig milepæl er i nærheten- Noen ganger vil du minne om kontakten din, ikke å gå glipp av en kommende hendelse. Å sende en mild påminnelse før et nødvendig møte eller en viktig frist kan være nyttig.

Nøkkelen til å skrive en effektiv påminnelses-e-post er å forbli profesjonell og vennlig. Dette gjelder spesielt for en første påminnelse, siden kontaktens mangel på handling kan være et resultat av et tilsyn. Du vil ikke skade forholdet ditt med den personen.

På Envato Tuts + har vi flere opplæringsprogrammer som forklarer beste praksis for e-post for å skrive en profesjonell e-post og gi eksempler. For å lære mer, studer:

Den første opplæringen tydeliggjør hvordan du bestemmer deg for å skrive en formell eller uformell e-post. Den andre forklarer hvordan du gjør e-postene dine klare og konsise.

Når skal du sende en påminnelses-epost?

Du lurer kanskje på hvor lenge du skal vente før du sender ut en påminnelses-epost. Skal du vente en dag, en uke, lenger?

Svaret avhenger delvis av din avtale med den andre parten.

Hvis handlingen du venter på skyldes på en bestemt dato, send en mild påminnelses-epost på den første dagen at handlingen faktisk er sen. Vanligvis er dette den første forretningsdagen etter at den var på grunn. Eksempler er:

• Sen betaling
• Ubestemte frister
• Sen forsendelser

Generelt sett, hvis en bestemt dato ble avtalt og den datoen ikke er oppfylt, vil ekstra venter ikke hjelpe. Venter kan også skade sjansene dine for å få et svar siden detaljene i avtalen din kan bli glemt over tid. Jo lenger du venter, jo mindre sannsynlig er det at kontakten din vil huske hva de skal gjøre.

I motsetning til at hvis handlingen du venter på ikke har en bestemt forfallsdato, kan du gi kontakten litt ekstra tid. Dette gjelder spesielt når du spør en bekjent til en tjeneste. For eksempel ber du en bekjent å levere CV til selskapets HR-avdeling, og du hører ikke tilbake fra dem med en gang. Du kan være engstelig om en mulig jobb og vil kontakte dem på den første virkedagen etter at de ble enige om å hjelpe. Men det er bedre å vente en uke eller så før du sjekker tilbake med dem.

En måte å sikre at du sender påminnelser rettidig, er å planlegge påminnelsen på forhånd. Verktøy som Boomerang kan settes til å automatisk sende en oppfølgingsmelding hvis du ikke mottar et e-post svar.

For å lære mer om bruk av Boomerang for å automatisere påminnelser, vurder:

Hvordan skrive en effektiv e-post påminnelse

Nå som vi har diskutert noen av omstendighetene for å skrive en påminnelses-epost, er det på tide å se på et mer spesifikt eksempel på hva du skal skrive i en påminnelses-epost.

I forbindelse med denne opplæringen tar jeg en titt på en vanlig type påminnelse - en savnet frist.

Før vi kommer i gang, vil jeg imidlertid gi deg inn på en stor timesaver når det gjelder å skrive e-postmeldinger som du sannsynligvis vil sende mer enn en gang til bruk maler. Ved å lage e-postmaler for ulike situasjoner, unngår du å begynne frisk hver gang du sender en bestemt type melding. I tillegg kan maler enkelt tilpasses for å inkludere spesifikke detaljer.

Gmail har en funksjon, Hermetiske svar, som kan hjelpe deg med å sette opp utkast til e-post for å gjenbrukes. Her er vår Canned Responses opplæring:

Et annet godt poeng ved å bruke et Canned Response er at du er mindre sannsynlig å legge til følelser i din påminnelses-e-post, noe som gjør det vennlig og hjelpsomt..

La oss nå begynne med vårt vennlige påminnelseseksempel og analysere hver komponent av hvordan du skriver en påminnelses-epost.

1. E-post påminnelse Emne linje

Etter at du har valgt dine meldingsmottakere, er den første delen av din påminnelsesmelding å vurdere temaet. Hvis du er fristet til å hoppe over emnelinjen, ikke gjør det. E-postmeldinger uten emnelinje går ofte direkte til Spam.

Emnelinjen er også viktig fordi det er det første mottakeren ser. Hvis de mottar mange e-postmeldinger, kan emnelinjen avgjøre om de åpner e-postmeldingen du sender.

For å få mottakers oppmerksomhet bruker jeg uttrykket "Respons Required" i emnelinjen. Jeg inkluderer også prosjektnavnet, siden de kan være involvert i mer enn ett prosjekt.

Så langt ser vår melding slik ut:

Pass på å inkludere en emnelinje med din påminnelses-e-post.

Etter at du har bestemt deg for en emnelinje, er du klar til å gå videre til neste trinn i å lage din vennlig påminnelses-e-post. La oss se på hvordan du skriver en påminnelses-eposthilsen.

2. Påminnelse på e-post

Mens du kanskje blir fristet til å hoppe rett inn i kroppen din din påminnelses e-post og ikke inkludere en hilsen, unngå fristelsen. Din epost vil bli mottatt mye bedre hvis du adresserer mottakeren din ved navn.

I vårt eksempel vet vi at prosjektlederens navn er Joan Perez, så vi vil adressere denne e-postpåminnelsesmeldingen til henne. Siden vi kjenner Joan, er det greit å starte med en uformell hilsen ved å bruke ordet "Hei" etterfulgt av et fornavn, som i eksemplet nedenfor:

Hvis du kjenner mottakeren, er det greit å bruke en uformell hilsen.

Hvis vi ikke kjenner Joan godt, kan vi starte med en mer formell hilsen som "Kjære Joan." Hvis vi ikke kjenner Joans navn, kunne vi adressere henne etter stilling. For eksempel, "Dear Project ABC Team Member."

For mer konkrete eksempler på hvordan du starter og avslutter en profesjonell epost, ta en titt på denne veiledningen:

3. Email påminnelse Body Text

Nå som vi har valgt en e-postlinje og hilsen, er vi klare til å gå videre til kroppen av e-postpåminnelsesmeldingen, og dekker hoveddelen av hva som skal skrives i din påminnelses-epost. Her kommuniserer du faktisk hovedbudskapet ditt.

Du kan dele kroppen din e-postpåminnelsesmelding i flere deler:

1. Første setninger - Siden dette er en vennlig påminnelse, er det en god ide å starte meldingen positivt. Dette holder meldingen din fra å virke for hard. Hvis du ikke kan tenke på noe spesifikt, si noe vennlig som "Jeg håper du har det bra."
2. Hovedbudskap - Det er her du må kommunisere formålet med meldingen. Tenk nøye på hva du vil si her. Vær så klar som mulig. Forklar nøyaktig hva som er forsinket (arbeid, betaling, forsendelse, etc.) og når det skulle ha blitt levert.
3. Oppfordring til handling - Til slutt, fortell mottakeren hva du vil at de skal gjøre. Vanligvis er dette en forespørsel om at de skal utføre en ønsket handling, men i noen tilfeller, for eksempel en sen forsendelse, vil du kanskje be om tilbakebetaling i stedet. Det er også en god ide å tilby hjelp i meldingen din, for eksempel et tilbud om å svare på spørsmål.

I påminnelses-e-postprøven skriver vi til Joan Perez for Project ABC, vi innlemmet disse elementene som følger:

Kroppen til e-postpåminnelsen er hvor du kommuniserer meldingen.

Merk at kroppen til påminnelsesmeldingen starter positivt ved å komplimentere Joans tidligere arbeid. Det går videre til et direkte avsnitt om den savnede fristen.

Til slutt lukkes meldingen med en oppfordring til å spørre Joan for en dato når det ubesvarte arbeidet vil bli sendt inn. Prosjektlederen tilbyr også å svare på spørsmål og gir selv sitt telefonnummer.

4. Lukke Din Friendly Email Påminnelse

Det siste trinnet i å lage en vennlig e-postpåminnelse er å lukke meldingen din. Du gjør det med en siste setning og din epost signatur.

Din siste setning bør gjenspeile tonen i resten av e-posten din. Hvis du brukte en formell tone i hele e-posten, bør du også lukke på et formell notat. På samme måte, hvis e-posten din er uformell, bør du også være uformell.

La oss se nærmere på vårt eksempel:

Lukk e-postpåminnelsen din med en avsluttende setning og din signatur.

For vår avsluttende setning slutter vi positivt ved å anta at mottakeren skal gjøre noe. Vi har heller ikke tatt med firmanavnet eller ytterligere kontaktinformasjon siden e-postmottakeren er kjent for oss.

For en mer formell påminnelses-epost (for eksempel å kontakte en leverandør om en sen forsendelse), ta med mer av avsenderens informasjon, for eksempel:

• Navn
• Tittel
• Selskap
• Adresse
• telefon
• e-post

Du kan til og med ønske å inkorporere en e-signatur i din påminnelsesmelding. Her er en liste over noen profesjonelle e-signaturmaler du kanskje vil vurdere, samt tips om hvordan du best kan bruke dem:

• 

  12 + Profesjonell Email Signatur Maler: Med Unike Designs

  En flott epost signatur kommer over som både kreativ og minneverdig. I denne artikkelen kuraterer vi over et dusin profesjonelle epost signatur mal design.
• 

  9 Profesjonelle E-post Signatur Tips-Med Best Template Eksempler

  I denne artikkelen tar vi en nærmere titt på epost signaturer og inkluderer maleksempler. Her er ni tips for å skape epost signaturer som begge er ...

Når skal du hente telefonen

En vennlig e-postmelding kan være en effektiv påminnelse. Ofte er det alt som trengs for å få en sak løst. Noen ganger er det imidlertid en telefonsamtale som er mer effektiv enn en e-postpåminnelse. Dette gjelder spesielt når du allerede har sendt en e-post, og den har blitt ignorert.

Hvis du bestemmer deg for å ringe, er det noen raske retningslinjer for å hjelpe deg med å få et vellykket anrop:

• Ring under forretningstid - Du er mer sannsynlig å nå noen som kan hjelpe deg hvis du ringer om gangen når de sannsynligvis kommer inn.
• Vær vennlig og høflig - En profesjonell holdning kan hjelpe glatt over misforståelser.
• Ikke truer eller gjør anklager - Din kontakt er mindre sannsynlig å samarbeide hvis de er opprørt eller sint.
• Få rett til punktet - Du må være klar over hva problemet er og hva de kan gjøre for å løse det.
• Gjør det enkelt for dem å oppfylle - Hvis du samler inn en betaling, forklar hvordan de kan betale online og henvise dem til lenken.

I enkelte tilfeller må du kanskje ty til ekstreme tiltak (for eksempel å ansette en advokat eller eskalere situasjonen til din leder). Men disse tiltakene er en siste utvei. Når det er mulig, er det best å prøve å løse situasjonen med en vennlig påminnelses-epost eller en vennlig samtale. En vennlig tilnærming etterlater ditt faglige forhold intakt for fremtidige transaksjoner.

Få mer profesjonelle e-posttips og regelmessige oppdateringer om vårt beste nye forretningsinnhold. Ta tak i den gratis Inbox Zero eBook nå: 

Konklusjon

Hvis du noen gang har lurt på hva du skal skrive i en påminnelses-e-post, har du nå noen retningslinjer du kan følge. Bare husk å følge e-postens beste praksis som er skissert i denne opplæringen og i ressursene jeg har delt.

Fremfor alt, vær vennlig og profesjonell når du skriver din påminnelses-epost. Vedlikehold av forholdet gir døren åpen for fremtidige transaksjoner med kontakten.

Har du noen gang hatt å skrive en vennlig påminnelses-epost? Hvordan har du håndtert det? Del dine erfaringer i kommentarene nedenfor.