Share
Å skrive effektive e-poster kan være en utfordring. Du har skrevet en viktig melding som du vet at publikum kan bruke. Men de ser ut til å ignorere e-postene dine. Det kan være på tide å øke spillet ditt.
I denne opplæringen tar vi deg gjennom den profesjonelle e-postskrivingsprosessen fra start til slutt. Vi har over 15 nyttige e-posttips for å skrive en effektiv e-post.
Du begynner med å lære å identifisere målet for effektiv e-post. Du vil ende opp med å lære riktig lukking og betydningen av en e-post signaturmal. Vi diskuterer også bruk av bilder og animasjoner i e-post, så vel som riktig tidspunkt for å sende en bedrifts-e-post.
Er du klar til å lære å skrive mer effektive e-poster? (grafisk kilde)Nå hoppe inn i disse killer tipsene for hvordan du skriver en effektiv e-post:
Start med å avgjøre hvilke resultater du vil ha fra din epost. Skriv deretter din e-post med det målet i tankene. Din epost kan ikke nå sitt formål hvis du ikke vet hvorfor du skriver det.
Når du velger et mål for e-posten din, er det best å holde målet enkelt. Det blir mindre forvirrende for publikum.
For eksempel, hvilken e-post tror du ville være mer sannsynlig å oppfylle sitt mål?
Den første e-posten er mer sannsynlig å lykkes fordi det bare er ett enkelt mål. Mens den andre e-posten lykkes med å få en leser til å utføre en av de ønskede handlingene, er det lite sannsynlig at de tre treffene skal utføres.
Emnelinjen er det første leseren din ser. En dårlig emnelinje kan få e-posten slettet eller enda verre, sendt direkte til mappen Spam.
Hold e-postfeltet linje konsistent, men vær spesifikk. Ikke villedet leseren din heller, eller du vil gi et dårlig inntrykk.
Din faglinje skal også være relevant for mottakeren din. Alle hater å få en generisk e-post som ikke har noe å gjøre med dem. Hvis du kan, ta det et skritt videre og personliggjøre emnelinjen.
Her er et eksempel på en dårlig e-postlinje:
Viktig Email. Få $ 100!!!
Dette er en dårlig emnelinje. Det er uklart. Ordene "viktig e-post"Les ikke leseren noe om e-posten. Det er også misvisende. Hvis leseren åpnet e-posten, ville de se at de ikke vil få $ 100, med mindre de vinner en konkurranse. Til slutt peker de tre utropene til slutt av emnelinjen gjør dette emnet linjen ser spammy.
Her er en bedre e-postlinje for samme e-postadresse:
Oppdag de nye XYZ-funksjonene dine (registrer deg for å vinne en $ 100-premie)
Snarere enn den vage setningen, "viktig e-post,"Den andre emnelinjen forteller leseren at denne e-posten viser nye funksjoner for XYZ-et produkt de eier. Og uttrykket i parentes gjør det klart at $ 100 er en premie.
Merk: XYZ-programvaren som er beskrevet i disse e-postene, er fiktiv. Den brukes kun til å illustrere disse eksemplene og er ikke basert på noen ekte programvareverktøy.
For mer informasjon om å lage kraftige emnelinjer, studer:
Selv om leseren din åpner e-posten din, kan de første linjene være slik at de slipper å lese der. Vær ekstra oppmerksom på hilsen (e-posthilsen) og åpnings setningen for å sikre at e-posten din er effektiv.
Når det kommer til e-posthilsener, bruk riktig formalitet. Å vite hvor formell å være du må kjenne publikum. Blir publikum fornærmet av en uformell hilsen, eller vil det være uformelt å gjøre virksomheten din mer tilnærmet? Du kan ikke vite svaret med mindre du har gjort leksene dine om leserne dine.
Uansett om e-posten din tar en formell eller uformell tone, er noen åpninger ganske enkelt for uprofesjonelle for e-post. Se på denne e-poståpningen:
Yo XYZ Bruker!
Din XYZ-programvare er oppgradert.
Selv om e-posten din er skrevet i en uformell tone, "yo"er praktisk talt aldri en god eposthilsen. Kontrast åpningen ovenfor med følgende, mer effektive (og profesjonelle) e-poståpning:
Hei Laura,
Vi er glade for at du har valgt XYZ-programvare. Som nevnt i vedlikeholdsavtalen din, har XYZ blitt automatisk oppgradert til versjon 4.2.
E-posttonen er fortsatt uformell ("Hallo"), men legg merke til personlig tilpassing av å legge til navnet mitt. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du lager en åpning for en effektiv e-post, kan du lese følgende veiledning:
Når du har opprettet en sterk emnelinje og valgt en god eposthilsen og åpningslinje, kom du raskt til hovedpunktet i e-postmeldingen din. Hold deg konsis. Hvis du har mer enn ett poeng, bruk en liste slik at leseren din kan skanne den enkelt.
Fortsett med det forrige eksempelet, i stedet for å sette alle nye programvarefunksjonene i et langt avsnitt, bruk en liste for å gjøre dem enkle å skanne. Som dette:
1. Integreres med smarttelefon eller nettbrett
2. Økt skybasert lagring
3. Automatisk fylling for vanlige fraser
4. In-software stavekontroll inkluderer nå utenlandske fraser
Leseren din kan se funksjonene på et øyeblikk. Men noteringsfunksjoner er ikke helt nok. Forklar hvorfor disse funksjonene er viktige for e-postmottakeren din.
Mange forretningsfolk forstår ikke forskjellen mellom funksjoner og fordeler. Funksjoner beskriver hva produktet ditt gjør. En fordel forklarer hvordan en funksjon hjelper leseren.
Ikke anta at e-postleseren din allerede vet hvorfor noe er viktig for dem. Pass på at e-posten din forklarer hvordan leseren din har fordeler.
La oss oppgradere listen over programvarefunksjoner som vi opprettet tidligere, og inkludere kundens fordeler av hver. Listen ser nå slik ut:
1. Bruk programvaren hvor som helst. Integreres med en smarttelefon eller nettbrett.
2. Rikelig med plass for å lagre alt du trenger. Økt skybasert lagring.
3. Fyll ut skjemaer raskt. Automatisk fylling for vanlige fraser.
4. Reduser feil i utenlandske ord. In-software stavekontroll inneholder nå vanlige utenlandske fraser.
Listen viser nå hvordan hver oppgradering av funksjoner hjelper leseren. De er mye mer sannsynlig å være interessert i en e-post som tydelig forklarer fordelene.
Vi berørte dette tidligere, men skreddersy e-posten til det du vet om leseren din. Bruk tonen og vilkårene de vil forholde seg til.
Altfor ofte setter forretningsfolk så mange tekniske vilkår i e-posten som de kan passe inn i feilaktig tenkning at bruk av mye industri jargong vil imponere leseren. Faktisk er ukjente vilkår mer sannsynlig å irritere og alienere leseren din enn de skal imponere på. Unngå å bruke uvanlige forkortelser.
Skriv din epost på et lesenivå som leserne dine kan forstå. Flere studier viser at de fleste voksne i USA er komfortable med materiale skrevet på syvende til ninth grade lese nivå. Så, hvis dette er publikum du prøver å nå, send skrivingen din til det nivånivåområdet.
For å finne ut hvilket nivå e-postadressen din er skrevet til, bruk en lesbarhetskontroller. Noen forfatterverktøy har en lesbarhetskonfigurert innebygd, eller finner en nettlesbar kontroller som Hemingway App.
Underhoder og annen formatering gjør en e-post mer skannbar og hjelper leseren til å absorbere meldingen. Husk at leseren din sannsynligvis har det travelt. Med et underhode kan de forstå dine hovedpoeng uten for mye innsats.
La oss legge til et underhode til e-posteksemplet vi har jobbet med. Denne gangen, la oss se på hele e-posten som vi har skrevet så langt. Her er det:
Emne: Oppdag de nye XYZ-funksjonene (registrer deg for å vinne en $ 100-premie)
Hei Laura,
Vi er glade for at du har valgt XYZ-programvare. Som nevnt i vedlikeholdsavtalen din, har XYZ blitt automatisk oppgradert til versjon 4.2.
XYZ Software 4.2 Oppgraderinger
1. Bruk XYZ hvor som helst. Integreres med en smarttelefon eller nettbrett.
2. Lagre alt du trenger. Økt skybasert lagring.
3. Fyll ut skjemaer raskt. Automatisk fylling for vanlige fraser.
4. Reduser feil i utenlandske ord. In-software stavekontroll inneholder nå vanlige utenlandske fraser.
Legg merke til hvordan underhode fører inn i listen, XYZ Software 4.2 Oppgraderinger, er en av de første tingene som fanger leserens øye.
Som med enhver type innhold, trekker bilder i en e-post en leser inn og fanger opp oppmerksomheten deres. Ikke overdriv bildene i din profesjonelle e-post. En stor eller to små bilder er nok for de fleste forretningsmails.
Noen ulemper med å bruke bilder inkluderer:
Pass på at alle bildene du bruker, er profesjonelle. Og selvfølgelig trenger du de intellektuelle rettighetene til å bruke det bildet du bruker.
Hvor kan du finne effektive bilder å legge til i e-postene dine? Når kvalitetskilden til royaltyfrie profesjonelle bilder er Envato Elements. For en liten månedlig avgift, velg mellom over 200 000 profesjonelt kuraterte bilder. Og du får også tilgang til mange andre profesjonelle grafiske eiendeler.
Hvis du virkelig ønsker å fange en lesers oppmerksomhet, bør du vurdere å bruke en animert GIF. Animerte GIF legger til bevegelse i meldingen din, som trekker leserens øye.
Vær forsiktig når du legger til GIFer til e-postene dine selv om. En enkel animasjon fungerer bedre enn en komplisert. Og e-post med animerte GIF-filer står overfor noen problemer, inkludert:
For en mer grundig titt på å bruke animerte GIF-filer i e-post, les:
Din leser vil ikke vite hva du skal gjøre neste med mindre du forteller dem. Ta med et klart anrop til handling for å få de resultatene du vil ha.
I e-posten har vi opprettet for denne opplæringen, vi vil at leseren skal abonnere på vårt nyhetsbrev. Ved å registrere seg for nyhetsbrevet, vil de også registrere seg for å vinne $ 100-prisen. Slik ser vår oppfordring til handling for eksempeleksemplet vårt:
Oppdag mer om hvordan du bruker XYZ-programvare (og registrer deg for å vinne $ 100) av abonnere på XYZ ukentlig nyhetsbrev(Lenke).
Legg merke til hvordan samtalen til handling inkluderer en understreket lenke. I en live-e-post vil det være en klikkbar lenke som leseren kan klikke på med en gang.
Hvis leseren din har lest hele veien gjennom e-posten din, er det viktig at du gir dem et godt inntrykk. Å legge til en effektiv lukking til e-posten din, er den beste måten å sikre at leseren din etterlater med en god følelse av bedriften din.
Gjør din e-post lukkende og riktig. Akkurat som du tok hensyn til publikum når du skrev resten av e-postmeldingen, tenk på publikum når du skriver e-postbekreftelsen.
En effektiv e-post avsluttende inneholder et avsluttende uttrykk og identifiserer avsenderen. Akkurat som det er formelle og uformelle e-postreutasjoner, er det også formelle og uformelle e-posttilkoblinger. Den type lukking du velger, avhenger av målgruppen for e-posten din.
For å lukke eksemplet e-posten vi har jobbet med, bruker vi denne enkle e-postadressen:
Takk igjen for å velge XYZ-programvare for å tilfredsstille programvarebehovene dine.
Beste hilsener,
Jane Jones
Konsernsjef og grunnlegger, AnyTown Consulting
555-555-9090
Jane @ AnyTown Consulting
Merk: I dette eksemplet er AnyTown Consulting det selskapet som utviklet den fiktive XYZ-appen i eksemplet e-post. AnyTown Consulting er et fiktivt selskap som brukes til illustrasjon. Det er ikke ment å representere noen ekte selskap eller organisasjon.
For mer informasjon om hvordan du lukker din effektive e-post, se:
For en ekstra grad av profesjonalitet, legg til en signaturmal til din epost. En profesjonell signaturmal inkluderer ditt merke og kontaktinformasjon. Dette designelementet gjør at e-posten din skiller seg ut, noe som gjør e-posten din mer effektiv.
Her er e-posten vi har jobbet med, med en profesjonell mal:
Gjør e-posten mer effektiv ved å legge til en signaturmal.Merk: Den profesjonelle malen som er illustrert ovenfor, bruker 1127 E-post Signaturmal fra Envato's GraphicRiver, som er en god kilde for profesjonelle e-postmaler som den som ble brukt i eksemplet ovenfor.
Finn flere eksempler på profesjonelle signaturmaler i denne artikkelen:
Et lite kjent faktum er at P.S. (postscript) er en av de mest lese delene av en e-post. Hvis du ikke er kjent med begrepet, P.S. refererer til en setning, setning eller kort avsnitt lagt etter signaturblokken. Tanken er at etterskriftet er et siste øyeblikk tillegg til e-posten.
I e-post, P.S. kan omfatte en ekstra handlingsplan, eller til og med et spesialtilbud. Å legge til et innlegg til e-posten din, kan gjøre det mer effektivt.
Her er et eksempel etterskrift for e-posteksemplet vi har jobbet med:
PS! Jeg glemte nesten å fortelle deg. Hvis du melde deg på(lenke) for vårt nyhetsbrev innen utgangen av denne måneden, det er 30. november legger vi til en gratis måned i din støtteplan.
Hvis leseren diskuterte om å registrere seg for nyhetsbrevet, ble det lagt til tilskudd i P.S. kan være nok til å gjøre opp for meg.
Feil og feil reduserer effektiviteten av e-posten din. De gir også leseren et dårlig inntrykk av virksomheten din. Det er opp til deg å sørge for at din profesjonelle e-post er så ren som mulig før du sender den.
Se gjennom e-posten nøye. Se etter:
Hvis du kan, har noen andre korrekturlesingen din e-post. Når du er sikker på at e-posten din er feilfri, er du klar til å sende den.
Når du sender e-posten din er viktig. Den beste tiden å sende en e-post varierer, avhengig av målgruppen for e-posten.
For eksempel vil du kanskje ikke sende en bedriftsperson en e-post klokken 17.00. Fredag ettermiddag. De kan ha forlatt kontoret, og når de kommer inn mandag morgen, vil e-posten din bare være en av mange som kom inn i helgen, noe som gjør at mottakeren din er mindre sannsynlig å lese den.
De fleste studier er enige om at tirsdag er den beste dagen i uken for å sende en epost til en bedriftsperson. Selvfølgelig kan den beste dagen for å nå målgruppen din være forskjellig. Så lær alt du kan om dine e-post mottakere.
For at e-posten skal være effektiv, er det viktig å følge opp. Din oppfølging kan ta to former:
Oppfølging kan ofte være forskjellen mellom å få et salg og ikke få et salg.
For å svare på eventuelle svar du mottar, må din egen e-post innboks være organisert og uklar eller du kan overse svaret. I eksemplet vi har brukt, tenk at en e-postmottaker svarer på å spørre om XYZ-nyhetsbrevet koster penger. Men du ser ikke svaret deres på grunn av e-post innboks rot. Det er en mulighet for tapt.
Hvis du vil vite mer om hvordan du håndterer e-postinnboksen din og holder den ryddig, kan du studere vår GRATIS eBok på e-post innboksadministrasjon: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery.
Effektiv skriving av e-post er ikke vanskelig når du vet hvordan du skal nå publikum. Bruk de profesjonelle e-postkommunikasjonstipsene i denne opplæringen til å skrive mer effektive e-poster.
For mer informasjon om hvordan du skriver en overbevisende e-post, studere:
Hvis du vil lære hvordan du formaterer e-post og virksomhetsskrivingstips for e-post, kan du se:
Hvilke e-posttips for tips har du for å skrive effektive e-poster som involverer mottakere? Gi oss beskjed om dine beste tips i kommentarene.
Accentsconagua