Share
Oppfølgings-e-post kan være en av de mest utfordrende typer e-post for å skrive. Dette er dobbelt så sant hvis du trenger å sende en oppfølgings-e-post etter ikke noe svar.
Hvis du er nølende med å sende en epost oppfølging, er du ikke alene. Mange mennesker er motvillige til å sende oppfølgingsmeldinger fordi de bekymrer seg for å bugge mottakeren. Likevel kan en god oppfølgings e-post bety forskjellen mellom å gjøre forretninger med en klient og ikke gjøre forretninger.
I denne opplæringen lærer du hvordan du skriver en oppfølgings-e-post. Vi svarer også på noen vanlige spørsmål som folk har, for eksempel når du skal sende en oppfølgings-epost, og hvor lenge du skal vente før du sender den. Vi vil også gi en e-postoppfølgings-e-post.
Fikk ikke svar? Er du forberedt på å skrive en oppfølgings-epost? (grafisk kilde) Noen meldinger er så viktige at du må sørge for at de ikke blir savnet. For disse meldingene er det en god ide å sende en oppfølgingsmelding.
Her er noen situasjoner som kan kreve at du følger opp på e-post:
Jeg er sikker på at du kan tenke på mange andre situasjoner der du bør følge opp etter å ha sendt en melding.
Hvis du nøler med å følge opp en ubesvart e-post fordi du er bekymret for å plage mottakeren, er du ikke alene. Den samme frykten holder mange mennesker fra å følge opp på sine ubesvarte meldinger.
Hvis den opprinnelige e-posten var viktig, er det sannsynligvis fortsatt viktig. Du bør følge opp på dine viktige e-poster uten svar.
Merk: Hvis du har en sann nødsituasjon som må tas opp umiddelbart, er e-post vanligvis ikke den beste måten å kontakte noen på. Du vil ha langt mer suksess å ringe eller se dem personlig (hvis de er lokalisert i nærheten).
Det er ikke uvanlig å savne et svar på en e-post hvis innboksen din er full av meldinger. Pass på at det ikke skjer ved å holde innboksen din ryddig.
Hvis du vil vite hvordan du får en ringeløs e-postinnboks og beholder den, Last ned en kopi av vår gratis eBok: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Du lærer hvordan du holder e-post "støy" ut av innboksen din, slik at du ikke går glipp av disse viktige meldingene.
Ikke glem å sjekke mappene dine for søppelpost og søppel. Noen ganger kommer viktige e-postadresser ved et uhell på et av disse to stedene.
Hvis du har å gjøre med mange kontakter, gir denne opplæringen måter å finne ut om en e-post ble lest:
Hvor lenge skal du vente på svar på en epost før du sender en oppfølgings-epost? Selv eksperter er ikke alltid enige om de nøyaktige tidsrammer. I tillegg kan tidsrammen variere avhengig av situasjonen, selskapet, industrien og utallige andre faktorer.
Men her er noen generelle retningslinjer for vanlige typer e-postmeldinger:
Som nevnt tidligere, er disse generelle retningslinjer. Dine spesielle forhold kan være forskjellige. Selvfølgelig, vær nøye med å følge og følge noen spesifikke instruksjoner du får.
For eksempel, hvis du blir intervjuet og rekruttereren sier, "Jeg burde vite noe i morgen, ring meg." Da er det det du gjør. Du kan vanligvis sende en takk e-post også, skjønt.
I noen tilfeller, for eksempel når du følger opp på CV eller jobbsøknad, er de fleste HR-fagfolk enige: En oppfølgings-e-post er vanligvis nok. Hvis du ikke hører tilbake fra selskapet etter det, er de sannsynligvis ikke interessert. Mange HR-ansatte er oversvømmet med applikasjoner, og de kan bli irritert hvis du kontakter dem hver uke om samme jobb.
Hvis du skal følge opp med mange mennesker, må du registrere deg. Dette er viktig for selgere, men det kan også være viktig for andre. Hvis du for eksempel sender ut masse gjenopptatt, er det lett å glemme om du har fulgt opp med et selskap.
Hvis du bare har noen oppfølgingsemails for å spore, kan et regneark være nok. Opprett en kolonne for hvert av følgende:
Hvis du har en veldig stor liste over kontakter, sier du at du er i salg, kan det hende du trenger et kraftigere verktøy. Vurder å skaffe deg CRM-programvare (Customer Relationship Management). Et godt CRM-verktøy beholder ikke bare kontaktoppføringene dine, det vil til og med be deg om å følge opp med potensielle kunder regelmessig.
Viktig: Hvis noen spør om å bli fjernet fra kontaktlisten, respekterer de deres ønsker. Ikke følg opp med dem igjen.
Hvis din oppfølging forsøker å feile, husk at e-post ikke er den eneste måten å kontakte folk på. Noen mennesker er så opptatt at de ikke sjekker e-posten svært ofte. Eller de kan ha en assistent gjennomgå sine meldinger.
Hvis meldingen din er viktig, ikke vær redd for å følge opp på telefon. Det blir også stadig mer vanlig å bruke tekstmeldinger for forretningskommunikasjon.
Du har bestemt deg for at du virkelig trenger å skrive en oppfølgings-epost. Men for å være effektiv, sørg for at den er profesjonell. En god profesjonell e-post bør være:
Sørg også for å inkludere alle elementene i en god forretnings e-post. Denne opplæringen forklarer riktig e-postformat for virksomheten:
Ikke glem at din faglinje er viktig også. Unngå vage emnelinjer som:
Viktig melding
Eller
Bare følge opp
En bedre emnelinje inneholder flere detaljer:
Webdesign Gruppemøte, 22. februar, trenger vi RSVP
Eller
Kommer du til februar webkonferanse møtet?
E-posten som fulgte med denne emnelinjen, ble sendt til gruppemedlemmer som ikke reagerte på en tidligere e-post som annonserte møtet for Web Design Group. Meldingen minner leseren til det opprinnelige møtet og ber om deres RSVP.
Viktig: Ikke send påminnelses-e-posten til de gruppemedlemmene som reagerte på møteoppslaget.
Ikke glem at åpningen og lukningen av e-posten din også er viktig. Her er en opplæring som ser på e-poståpninger og nedleggelser i detalj:
Det er mulig at e-posten din ikke ble besvart fordi den ikke kom over som viktig. Les denne veiledningen for å lære hvordan leserne skal svare:
Hvis du trenger å skrive en takk e-post etter et intervju, her er mer veiledning og en eksempelpost som følger:
Neste, la oss se på en prøveoppfølgings-e-post.
Denne prøven av en oppfølgings-epost ble sendt for å minne medlemmer av en designgruppe som de trenger for å svare på neste gruppemøte.
E-posten ser slik ut:
Emne: Går du til februar webdesign gruppemøte?
Kjære medlem,
Vi har ennå ikke mottatt RSVP for vårt neste møte i Web Design Group og tidsfristen nærmer seg. Hvis du kommer, send ditt måltid preferanse til: [email protected]. Vi må vite hvem som kommer før 15. februar.
I tilfelle du savnet vår siste e-post, vil denne månedens møte bli holdt 22. februar kl. 06.30 til 9.30. på City Auditorium, 9876 Any Road, AnyTown.
Vårt tema denne måneden er The Future of Web Design. Vår høyttaler vil være Jane Jones, administrerende direktør i Anytown Consulting.
Jeg håper å se deg der.
Vennlig hilsen,
Ashton Chang
President
Webdesigngruppe
Legg merke til at oppfølgingsadressen er adressert til "Kjære medlem". Selv om det vanligvis er mer effektivt å adressere en e-post til en person, er dette en oppfølging av en gruppemelding om e-postmøte. Så, uttrykket "Kjære medlem" kan brukes i dette tilfellet.
Legg også merke til at oppfølgingsmeldingen er direkte. Det blir riktig, og deretter vurderer den tidligere e-posten hvis mottakeren ikke fikk den. Viktigst, det gir leseren en frist for å svare.
Til slutt lukkes den med en profesjonell signatur. For enda flere tips om å skrive effektive e-poster, se på denne opplæringen:
Hvis du trenger nyttige e-poststrategier for raskt å komme i gang, har vi et spesialtilbud for deg. Registrer deg for Tuts + Business Nyhetsbrev og få Innboks Zero Mastery eBook GRATIS. Oppdag hvordan du bruker de beste e-postadministrasjonsteknikkene nå.
Du har nettopp lært hvordan du følger opp på en ubesvart e-post. Du har også lært noen nyttige e-postoppfølgingsprinsipper. Vi har til og med gitt en prøveoppfølgings-e-post som skal brukes som veiledning når du skriver din egen oppfølgings-e-post.
Du bør nå være klar til å sende dine egne oppfølgingsemails. Lykke til!
Accentsconagua