Share
E-post er det kommunikasjonsverktøyet du velger for de fleste av oss. E-post er bra fordi du ikke trenger å være tilgjengelig samtidig som samtalepartneren din kommuniserer. Det tillater oss å holde prosjekter flyttet når våre medarbeidere ikke er tilgjengelige eller på den andre siden av verden.
Det er ett problem: De fleste av oss drukner i e-post. Den gjennomsnittlige personen som bruker e-post til bedrift mottar og sender over 100 e-postmeldinger om dagen, ifølge en rapport utgitt av Radicati-gruppen.
På toppen av det er e-postmeldinger altfor lett misforstått. En nylig studie fra Sendmail fant at 64% av menneskene har sendt eller mottatt en e-post som forårsaket utilsiktet sinne eller forvirring.
På grunn av volumet av e-postmeldinger vi sender og mottar, og fordi e-post ofte feilfortolkes, er det viktig å skrive e-postmeldinger tydelig og konsistent.
Skrive e-postmeldinger som er korte og til-punkt-punktet, vil redusere tiden du bruker på e-post og gjøre deg mer produktiv. Ved å holde e-postene korte, vil du sannsynligvis bruke mindre tid på e-post og mer tid på annet arbeid. Når det er sagt, skriving klart er en ferdighet. Som alle ferdigheter må du jobbe med det.
Til å begynne med kan det ta deg like lang tid å skrive korte e-poster som det tok deg å skrive lange e-poster. Men selv om dette er tilfelle, hjelper du medarbeiderne dine, klienter eller ansatte å være mer produktive fordi du vil legge til mindre rot i innboksen deres, noe som gjør det lettere for dem å svare på deg.
Ved å skrive klart, blir du kjent som noen som vet hva han eller hun vil og hvem får ting gjort. Begge disse er gode for dine karrieremuligheter.
Så hva tar det for å skrive klare, konsise og profesjonelle e-poster?
Før du svarer det, registrer deg for nyhetsbrevet Tuts + Business og få den gratis innboksen null ebook nå. Det er fullpakket med profesjonelle e-postadministrasjonsstrategier.
Nå, la oss komme inn på detaljer om hvordan du skriver en profesjonell e-post, som vil få deg til å skrive riktig e-post med hensikt, klarhet og innvirkning.
Klare e-postmeldinger har alltid en klar hensikt.
Når du setter deg ned for å skrive en epost, ta noen sekunder å spørre deg selv: "Hvorfor sender jeg dette? Hva trenger jeg fra mottakeren?"
Hvis du ikke kan svare på disse spørsmålene, bør du ikke sende en e-post. Skrive e-post uten å vite hva du trenger kaster bort tid og mottakerens tid, og betyr at du vil kjempe for å uttrykke deg tydelig og konsistent.
Dette er også en god tid å spørre deg selv: "Er denne e-posten virkelig nødvendig?" Igjen, bare å sende e-postmeldinger som er absolutt nødvendige, viser respekt for personen du sender inn.
E-post er ikke det samme som forretningsmøter. Med forretningsmøter, jo flere dagsordensposter du jobber gjennom, desto mer produktive møtet.
Med e-post er motsatt sant. De mindre du inkluderer i dine e-poster, jo bedre.
Derfor er det en god ide å øve regelen "en ting". Gjør hver e-post du sender om bare en ting. Hvis du trenger å kommunisere om et annet prosjekt, skriv en annen epost.
Empati er evnen til å se verden gjennom andre menneskers øyne. Når du gjør dette, forstår du deres tanker og følelser.
Når du skriver e-post, tenk på ordene dine fra leserens synspunkt. Med alt du skriver, spør deg selv:
Dette er en enkel tweak til måten du skriver. Men å tenke på andre mennesker vil forandre måten de svarer på deg.
Her er en empatisk måte å se på verden for å hjelpe deg med å komme i gang. Folk flest:
I et øyeblikk ser vi på hvordan du kan legge inn komplimenter og en takk til strukturen i hver e-post du sender.
Når du sender en e-post til den første gangen, må du la mottakeren vite hvem du er. Du kan vanligvis gjøre dette i en setning. For eksempel: "Det var flott å møte deg på [X event]."
En måte å holde introduksjoner kort er å skrive dem som om du møter ansikt til ansikt. Du ville ikke gå ut i en fem-minutters monolog når du møter noen i person. Så ikke gjør det i e-post.
Ikke sikker på om en introduksjon er nødvendig? Kanskje du har kontaktet mottakeren før, men du er ikke sikker på om hun vil huske deg. Du kan legge inn legitimasjonene dine i e-post signaturen din. Dette er ideelt fordi:
Snakk av signaturer, pass på at du har satt opp en. Det er en shorthand måte å dele informasjon som du bør inkludere i hver e-post. Men å sette denne informasjonen i signaturen, holder du kroppen på e-postene dine kort.
Din signatur skal inneholde:
Eventuelt kan du inkludere koblinger til dine sosiale medier kontoer, og en en-setnings heis pitch på hvordan du hjelper folk.
I hver e-post du skriver, bør du bruke nok setninger til å si hva du trenger og ikke mer. En nyttig praksis her begrenser deg til fem setninger.
Entreprenør Guy Kawasaki forklarer:
Mindre enn fem setninger er ofte brå og uhøflig, mer enn fem setninger avfallstid.
Det blir tider når det er umulig å holde en e-post til fem setninger. Men i de fleste tilfeller er fem setninger tilstrekkelig.
Embrace fem setninger disiplin, og du vil finne deg selv å skrive e-post raskere. Du får også flere svar.
Ikke sikker på å skrive en epost i fem setninger er mulig? Les deretter på ...
Hva er nøkkelen til å holde e-postene dine korte? Bruke en standardstruktur. Dette er en mal du følger for hver e-post du skriver.
I tillegg til å holde e-postene dine kort, følger en standardstruktur også deg til å skrive raskt.
Over tid utvikler du en struktur som fungerer for deg. Her er en enkel struktur for å komme i gang:
La oss se på hver av disse i dybden.
Hilsen. Dette er den første linjen i e-posten. "Hei, [Fornavn]" er en typisk hilsen.
Kompliment eller Pleasantry. Når du sender en e-post til første gang, gjør et kompliment en utmerket åpner. Et godt skrevet kompliment kan også fungere som en introduksjon. For eksempel:
Hvis du skriver til noen du kjenner, bruk deretter en hyggelig i stedet. En hyggelig er vanligvis en variasjon på "Jeg håper du har det bra." Alternativt kan du si takk for noe de har hjulpet deg med eller for informasjon de sendte i en tidligere e-post.
Som Vinay Patankar av Abstrakt Living bloggen forklarer:
Du bør alltid følge med en hyggelig etter hilsen din. HVERTIDIG uten feil. Ingrain dette inn i fingrene dine slik at du naturlig spytter det ut med hver e-post du skriver. Det er ingen grunn til hvorfor e-posten din ikke burde ha en hyggelig ... Du vil aldri ha noe å miste ved å legge til i en hyggelig, du vil gjøre folk mer tilbøyelige til å lese resten av e-posten din, du vil myke kritikk og vil treffe de positive følelsene av noen få. De fleste vil bare ignorere det, men i to sekunder av tiden din er det absolutt verdt det.
Årsaken til e-posten din. I denne seksjonen sier du "Jeg e-poster for å spørre om ..." eller "Jeg lurte på om du kunne hjelpe med ..." Du trenger noen ganger to setninger for å forklare årsakene til at du skriver.
Et kall til handling. Når du har forklart din grunn til e-post, må du ikke anta at mottakeren vet hva han skal gjøre. Gi spesifikke instruksjoner. For eksempel:
Strukturere forespørselen som et spørsmål oppfordrer mottakeren til å svare. Alternativt kan du bruke linjen "gi meg beskjed når du har gjort det" eller "gi meg beskjed hvis det er greit med deg."
Lukking. Før du logger av e-posten din, må du huske å inkludere en avslutningslinje. Dette har det to formål å re-iterate din oppfordring til handling, og å gjøre mottakeren til å føle seg bra.
Eksempler på gode avslutningslinjer inkluderer:
Logg av. Dette kan være "Best Wishes", "Hilsen," "All The Best," eller "Thanks." Du bør alltid følge avmeldingen din med navnet ditt.
Tilbake i 1946 rådde George Orwell forfattere til:
Bruk aldri et langt ord hvor en kort vil gjøre.
Dette rådet er enda mer relevant i dag, spesielt når du skriver e-post.
Korte ord viser respekt for leseren din. Ved å bruke korte ord har du gjort det harde arbeidet med å gjøre meldingen din lett å forstå.
Det samme gjelder for korte setninger og avsnitt. Unngå å skrive store tekstblokker hvis du vil at e-posten skal være tydelig og lettforståelig. Dette fører til en annen av George Orwells regler for skriving, noe som kan hjelpe deg med å holde setningene dine så korte som mulig:
Hvis det er mulig å kutte et ord ut, må det alltid kuttes ut.
Når du har fulgt din standard e-poststruktur, trim hver setning ned til å være så kort som mulig.
George Orwell igjen:
Bruk aldri passivet der du kan bruke den aktive.
Skriftlig er det to typer stemmer, aktive og passive.
Her er en setning i den aktive stemmen:
Jeg kaster ballen.
Og her er den samme setningen i den passive stemmen:
Ballen er kastet [av meg].
Den aktive stemmen er lettere å lese. Det oppfordrer også handling og ansvar. Det er fordi i den aktive stemmen fokuserer setninger på personen som handler. I den passive stemmen fokuserer setninger på objektet som blir handlet på. I den passive stemmen kan det se ut som ting skjer av seg selv. I den aktive stemmen skjer ting bare når folk tar tiltak.
Den franske filosofen Blaise Pascal sa en gang:
Hvis jeg hadde mer tid, ville jeg ha skrevet deg et kortere brev.
Med andre ord kan det være vanskeligere å skrive korte e-poster enn å skrive lange e-poster.
En del av det harde arbeidet med å skrive korte e-poster, er nøye korrekturlesing. Les din epost høyt for deg selv, sjekk for staving og grammatikkfeil. Spør deg selv:
Slett eventuelle unødvendige ord, setninger og avsnitt som du korrekturleser.
Hvis du vil vise din personlighet i e-posten din, la dette skinne under din skrivestil. Ikke bruk uttrykksikoner, chatteforkortelser (for eksempel LOL), eller fargerike skrifter og bakgrunner. Selv om disse kan ha vært integrert i e-postene dine i tenårene, er de sjelden passende i en faglig sammenheng.
Den eneste gangen det er hensiktsmessig å bruke uttrykksikoner eller chatforkortelser, er når du speiler e-postspråket til personen du skriver til.
E-post er en mindre formell måte å kommunisere på enn å skrive et brev eller til og med ringe. Å skrive mens du snakker gjør at du kommer over som hyggelig og vennlig. Det hjelper deg også med å holde e-postene dine kort. Tross alt snakker få av oss i utvidede avsnitt.
I tillegg sørg for at e-postene dine reflekterer hvem du er i den virkelige verden. Hvis du ikke vil si noe til en persons ansikt, ikke si det i en e-post. Og husk å tenke på oppførselene dine. "Vennligst" og "Takk" går langt.
Husk at å lære å skrive profesjonelle e-poster er viktig, men det er også å organisere e-postboksen din. Ikke la innboksen din bli et uorganisert rot.
Lær hvordan du håndterer e-postene dine riktig. Tilbring mindre tid i innboksen din, mens du behandler meldingene dine mer profesjonelt.
Vi har et spesialtilbud for deg. Registrer deg for Tuts + Business Nyhetsbrev og få Innboks Zero Mastery eBook GRATIS. Oppdag hvordan du bruker de beste e-postadministrasjonsteknikkene nå.
Hva er dine beste tips for å skrive klare og profesjonelle e-poster? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor.
Og hvis du jobber med e-postmarkedsføringskampanjer, kan du sjekke ut våre høykvalitets e-post nyhetsbrevmaler, som er tilgjengelige fra vår ThemeForest-markedsplass. En av disse profesjonelle maler kan være akkurat hva ditt neste prosjekt trenger.
Grafisk kreditt: Øye designet av Sergi Delgado fra Noun Project.
Accentsconagua