Share
I enhver bedrift, liten eller stor, er tydelig kommunikasjon mellom ansatte kritisk. Alle jobber med forskjellige ting, og det er viktig at du kan oppdatere hverandre på statusen til prosjektene dine.
Prosjektledelse applikasjoner som Trello og Basecamp gjør det enklere, men noen ganger trenger du fortsatt å skrive en enkel statusrapport. Kanskje sjefen din har bedt deg om en, kanskje du prøver å sikre støtte eller finansiering til prosjektet ditt, eller kanskje du bare vil beholde en kollega i løkken.
I denne opplæringen lærer du hvordan du skriver en effektiv statusrapport. De kan ta mange former, selvsagt, helt fra en rask, uformell e-postoppdatering til en formell rapport etter en foreskrevet mal. Så det du vil lære i denne opplæringen vil gjelde for mange forskjellige typer rapporter.
Du finner ut hva du trenger å gjøre for å organisere dine nøkkelideer og kommunisere dem tydelig, og lære om vanlige feil å unngå. Jeg vil også gi deg en prøverapport som du kan vise eller laste ned, slik at du kan bruke den som en mal for dine egne rapporter.
På slutten vil du kunne skrive en klar, overbevisende statusrapport som hjelper sjefen din eller noen andre til å forstå nøyaktig hvor du er i prosjektet ditt.
Det kan virke rart å starte med å stille spørsmål - tross alt er jobben med en statusrapport til gi informasjon, ikke be om det. Men det er et viktig første skritt.
Hvis du vil at rapporten skal ha maksimal effekt, må du forstå publikum og hva deres prioriteringer er. Dette kan hjelpe deg med å unngå den vanlige "klesvasklisten" -feilen, som vi vil dekke i neste avsnitt, og i stedet fokusere på de tingene som er interessante og relevante for den tiltenkte leseren din.
For eksempel, la oss si at du rapporterer til lederen din om statusen til en ny funksjon du legger til på selskapets nettside. Før du starter opp i en liste over alle tingene du har oppnådd, må du begynne med å forstå lederens forventninger.
Hvorfor er den nye funksjonen viktig? Hvilke resultater forventes du å vise? Hvor mye detaljer trenger sjefen din virkelig å motta? Er det spesielle aspekter av prosjektet som er viktig for henne, og andre hun bryr seg ikke for mye om?
Hun kan være interessert i hvordan denne nye funksjonen kan forbedre salget, for eksempel, men bryr seg ikke for mye om teknologien bak den. Hun kan se dette som første fase i et mye større prosjekt, eller som en del av et eget initiativ som involverer andre deler av selskapet. Det er viktig å forstå all bakgrunnen.
Du kjenner nok noen av disse detaljene allerede, men hvis ikke, spør direkte. Jo mer klarhet du kan få i begynnelsen, jo jevnere blir prosessen.
Det er også verdt å spørre om noen veiledning om hva slags lengde eller detaljnivå hun forventer, og om det er et bestemt format du bør bruke. Noen selskaper har standardmaler, eller bruker spesiell rapporteringsprogramvare som StatusPath eller Reportify. Hvis ikke, få i det minste en grov ide om hvorvidt du trenger å produsere noen punkter eller en ti-siders rapport.
Når du er ferdig med å samle informasjon, er det på tide å gå videre og begynne å skrive. Vi starter med noen generelle poeng, og deretter går inn i noen detaljer om å sette alt sammen.
Når du skriver en statusrapport, er det naturlig å tenke tilbake over det du har gjort, og skrive det hele ned. Dessverre er det det siste du bør gjøre.
Denne tilnærmingen fører til en kjedelig "klesvaskliste" av aktiviteter, hvorav mange ikke har betydning for leseren din. De kan virke viktige for deg, fordi du brukte så mye tid på dem, men leseren din trenger ikke å vite hvert trinn du tok.
Hvis du for eksempel har lansert en ny funksjon på selskapets nettside, kan du bli fristet til å inkludere alt som førte til det, alt det harde arbeidet og møtene og forhandlingene, de tekniske utfordringene du overlevde, og de juridiske godkjennelsene du oppnådde.
Alle disse tingene var viktige skritt for å fullføre prosjektet, men sjefen din trenger ikke å vite om dem i noen detalj, og noen av dem kan ikke engang være verdt å nevne i det hele tatt.
Så i stedet for å oppgi oppgaver som er fullført, fokuser på å vise resultatene. Det kan kreve litt dypere tenkning. Resultatene er jo mer enn bare å "lansere den nye nettsiden funksjonen". Hva er de bredere resultatene av det? Hvilken innvirkning har prosjektet ditt på?
Du vil kanskje inkludere statistikk, for eksempel om hvor mange kunder som har brukt den nye funksjonen, og hva de har brukt den til. Hvis det har ført til økt salg, eller lavere kostnader, eller hvis det er løst problemer for kundene, så definer definitivt alle de som positive resultater.
Selv om selskaper kan ha egne formater for statusrapporter, er det visse viktige elementer som du bør inkludere i en effektiv rapport. Her er en sjekkliste for deg:
Du trenger ikke å kalle det et sammendrag, men du bør definitivt ha en rask seksjon rett øverst, ikke mer enn to eller tre setninger eller punktposter, oppsummerer prosjektets overordnede status.
Hvor er du, hva er neste, er du på plan og møter du store problemer? Tenk deg at sjefen din ikke vil lese forbi denne delen (det kan faktisk være tilfelle), og sørg for at hun får all viktig informasjon her.
Hvis du har planlagt prosjektet nøye til å begynne med, har du sannsynligvis brutt det ned i en rekke individuelle oppgaver og mål, med forfallsdato på hver av dem. Statusrapporten din skal inneholde oppdateringer om fremdriften din når du skal møte disse forfallsdatoene. Ved delvis gjennomførte oppgaver kan du tildele en prosentandel for å vise hvor nært du er ferdig.
Avhengig av detaljnivået du gikk inn i prosjektplanen, kan det ikke være verdt å oppgi hver enkelt oppgave her. Husk at du designer en rapport basert på hva leseren ønsker å vite, ikke basert på notering av alt du har gjort. Så kanskje bare velg bestemte viktige milepæler i prosjektet, og rapporter deg om hvordan du møter dem.
Selv med forsiktig planlegging, rammer de fleste prosjekter noen hindringer underveis. Du kan bli fristet til å minimere dem, spesielt hvis du rapporterer til noen som har stor interesse for prosjektets suksess. Men det er viktig at du avslører dem så snart som mulig, av to grunner:
Ingen liker å bli fortalt om problemer uten å bli tilbudt en løsning. For hvert problem du har identifisert, må du skissere hvilke trinn du planlegger å ta. Hvis du trenger mer hjelp, så be om det, men du bør i det minste ha en egen plan.
Beskriv også neste trinn for prosjektet generelt. Hva er de viktigste tingene du vil jobbe med mellom nå og neste statusoppdatering? Hva er de neste store milepælene, når forventer du å slå dem, og hvem er ansvarlig for dem? Gi leseren en ide om hva som kommer opp, slik at de har en klar ide om hvilken retning prosjektet går i.
Et enkelt diagram kan kommunisere statusen til et prosjekt langt mer effektivt enn sider med tekst. Tenk på noen av følgende alternativer:
Her er et eksempel på hvordan prosentsatsdiagrammet kunne se ut:
Hvis du har blitt fortalt å følge en bestemt mal eller skrive til en bestemt lengde, så gjør du selvsagt det. Ellers er regelen å holde den så kort som mulig.
Sett deg i leserens sko. Hvis du leser en statusrapport, vil du finne ut hva som skjer med prosjektet så raskt og enkelt som mulig. Du vil helst lese en overbevisende oversikt over en side enn et detaljert hefte som forteller deg mer enn du virkelig trenger å vite. Så hvis det er det du vil lese, så er det det du burde sikte på å produsere.
I en så kort rapport, selvfølgelig, vil du ikke kunne inkludere alt. Det er greit. Hvis lederen din vil ha mer informasjon, vil hun be om det. Det er mye bedre for henne å forstå klart prosjektets overordnede status enn å ikke ha kunnet finne den viktige informasjonen i en detaljmasse.
Hvis det oppstår spørsmål, bør du selvsagt være klar til å svare dem umiddelbart. Så sammen med enhetssammendragsrapporten din, bør du lagre ekstra materialer for å svare på eventuelle spørsmål du forventer.
Ofte går statusrapporter sammen med et møte for å diskutere prosjektet. Hvis det er tilfelle, gir det et naturlig forum for å svare på flere spørsmål. For å sikre at du er klar, ta all informasjon som ikke gjorde kutt for selve rapporten, og monter den i en velorganisert mappe, slik at du lett kan få tilgang til det når det er nødvendig.
Da jeg jobbet i bedriftsmarkedet, pleide jeg å kalle dette "å ha ting i ryggen lommen". Jeg ville prøve å forutse ethvert spørsmål som sjefen min kunne spørre, og ha et diagram eller datapunkt som jeg kunne piske ut fra min metaforiske baklomme for å svare på det. Når spørsmålene ble spurt, fikk det meg til å se godt forberedt. Selv da de ikke var det, gjorde det meg føle godt forberedt.
Hvis du sender rapporten din via e-post, kan du legge til din "baklomme" -informasjon som en ekstra fil, noe som gjør det klart at det bare er valgfritt, og at den viktige informasjonen finnes i rapporten. Eller alternativt kan du bare si at du har flere detaljer som du kan gi om nødvendig.
Så nå er det på tide å sette alle elementene sammen i en enkel, klar rapport. Slik ser det ut:
Jeg har vedlagt Microsoft Word-dokumentet til denne opplæringen (bare klikk i sidelinjen for å laste den ned). Du er velkommen til å bruke den som en mal, tilpasse den etter behov for å passe dine behov.
Så nå vet du hvordan du skriver en effektiv statusrapport. Du kan komme i gang, enten ved å bruke min mal som utgangspunkt, eller ved å komponere din egen i et format du foretrekker. Bare husk de viktigste punktene:
Grafisk Kreditt: Rapportikon designet av Icon Jungle fra Noun-prosjektet.
Accentsconagua