Share
Du bruker e-post til jobb, ikke sant? Deretter får du sjanser og / eller sender over 100 e-postmeldinger om dagen. Det er gjennomsnittet for folk som bruker e-post på jobb. Du bruker sannsynligvis også et fjerdedel av arbeidslivet ditt - to timer i daglesing og skriving av e-post.
Med andre ord, de fleste av oss drukner i e-post, men vi har egentlig ikke tid til å takle det. Medarbeiderens e-poststatistikk som jeg sitert ovenfor betyr at hver e-post vi mottar, får et gjennomsnitt på litt over ett minutt av oppmerksomhet.
Tenk på e-postene du sender ut. Har du noen gang tenkt, "Dette vil nok bare få ett minutt oppmerksomhet"? Det er en nyskapende tanke. Men å vite dette er tilfellet vil gjøre deg til en bedre e-postforfatter.
E-post er hvordan vi får arbeid gjort. Hvis våre kunder, kollegaer eller overordnede ignorerer våre e-postmeldinger og ikke klarer å ta noe på dem, så slår arbeidet på seg.
For de av oss som bruker e-post for å få ting gjort, er konklusjonen klar: når du skriver e-post, må du jobbe ekstra hardt for å få dem til å skille seg ut. Vi trenger alle å skrive e-postmeldinger som åpnes, leses og handles på.
Heldigvis er dette lettere enn du kan forestille deg. Alt du trenger er noen enkle strategier som noen kan adoptere og viljen til å bruke disse strategiene. Hvis du ikke allerede bruker disse strategiene, vil du bli overrasket over forskjellen de gjør i arbeidslivet ditt.
Vi trenger alle å vite hvordan å skrive e-poster som gjør at ting skjer. Så la oss se på hvordan du gjør det. Men først…
Hvis du sender og mottar mange e-postmeldinger, sparer du massevis av tid ved å lære å spore e-posten din mer profesjonelt.
Last ned vår nye e-poststrategier eBook: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. (Det er tilgjengelig for GRATIS med Tuts + Business nyhetsbrev.)
La oss nå komme inn i trinnene i denne opplæringen, for å lære å skrive e-postmeldinger som tvinger mottakere til å svare.
I disse dager arbeider mange av oss internasjonalt med mennesker vi aldri har møtt personelt. Denne internasjonale tilnærmingen gir mange fordeler. Men fordi vi ikke møter de menneskene vi jobber med, kan vi glemme at våre kolleger er ekte mennesker, akkurat som oss. De har håp, drømmer og kamp, akkurat som alle andre.
Husk at det er en person i den andre enden av hver e-post du sender, vil du hjelpe deg med å skrive bedre e-poster. Dette gjelder spesielt hvis du kan lære å se verden fra mottakerens synspunkt.
Hver person er annerledes, så å se verden fra mottakerens synspunkt vil endres med hver e-post du skriver. Når det er sagt, er visse ting sanne for de fleste:
Vær oppmerksom på dette når du arbeider gjennom følgende trinn, da vi skal adressere hver av dem.
Før noen kan handle på e-posten din, må de åpne e-posten din. Hva er nøkkelen her?
Når e-posten din vises i en persons innboks, mottar de bare to opplysninger: ditt navn og emnelinjen.
Hvis du er i autoritet eller respekt, og personen du e-poster, ser opp til deg (enten ved valg eller fordi det er det de er betalt for å gjøre), vil navnet ditt alene få e-posten åpnet. Likevel, avhengig av din autoritet til å få e-postmeldinger åpnet, er en dårlig langsiktig strategi. I et nettverkssamfunn er autoritarisme en utdatert måte å se på verden.
Du kan ikke stole på navnet ditt for å få e-postene dine åpnet. Det forlater emnelinjen. For de fleste av oss er dette den eneste sjansen vi har til å lede oppmerksomhet og å provosere nok interesse for mottakeren å åpne e-posten.
Emne linjer er en stor avtale for e-postmarkedsførere. Når e-postene blir åpnet, tjener de penger. Så de bruker sine liv til å studere hva som fungerer og hva som ikke er i faglinjen. Hele bøkene er skrevet om emnet.
Så hva er nummer ett tips av e-postmarkedsførere når det kommer til å skrive emnelinjer? Vær relevant.
Som Oli Gardner of Unbounce skriver i Hvordan skrive den perfekte e-postfeltlinjen, når du skriver en emnelinje må du være "ultra spesifikk" og "sørg for at det er relevant."
Hvis din e-postlinje er relevant for mottakeren din, vil e-posten bli åpnet. For å si det på en annen måte, forbinder en relevant faglinje med mottakerens pre-yrker og de tingene som er viktige for dem. Så vil de vite mer.
For e-postmarkedsførere er det vanskelig å skrive en relevant og ultra-spesifikk emnelinje fordi deres e-postmeldinger sendes ut til titusenvis av abonnenter.
For deg er det enkelt å holde emnelinjen relevant fordi du sender e-post til én person. For eksempel kan emnelinjen være om:
I tillegg til å gjøre fagområdene relevante, er det verdt å huske på at mottakerne av e-postene dine er opptatt og at de liker å bli verdsatt.
Så hvis e-posten din er et raskt spørsmål (og hvis det er mulig, bør det være-vi kommer til det om et øyeblikk), så si det på emnelinjen. For eksempel:
Det indikerer til mottakeren at han vil kunne takle e-postmeldingen på bare noen få sekunder, så det vil trolig være en av de første e-postene han åpner og svarer på.
Til slutt, hvis personen du sender inn, har hjulpet deg ut, så slipp henne et notat av takknemlighet. Under de rette omstendighetene er "Takk" en utmerket emnelinje.
Du bør bare si takk hvis du virkelig mener det. Og det er ingenting å stoppe med å lage en liten forespørsel sammen med takknemmen.
Hvis e-postene dine får folk til å føle seg bra, er du mer sannsynlig å motta en positiv og aktiv respons.
Hva kan du gjøre for å injisere gode følelser inn i e-postene dine?
Skrive en god emnelinje får e-posten din åpnet. Men hvordan kan du sørge for at det er lest og svart på raskt?
Her er svaret på fire ord: Hold e-postene dine korte.
Kort e-post er ikke bare raskere å lese. Det er et tydelig punkt. Kort e-post er mer sannsynlig å bli lest med en gang. Som Tina Su av Tenk enkelt nå forklarer:
Når vi åpner en e-post som er veldig lang, er gutreaksjonen å lukke e-posten, eller komme tilbake til det senere når vi kan ha mer tid.
Med andre ord, åpner en lang e-post et øyeblikkelig signal til mottakerens hjerne: kom tilbake til dette senere. Kort e-post sender det motsatte signalet. Tina Su igjen:
Vi pleier å svare, eller bli trukket til e-post som er raskest å svare eller behandle. Det betyr e-post som krever svært lite arbeid eller tanke.
Når det er sagt, kort er ikke alt. Ditt mål er å gjøre det så enkelt som mulig for mottakeren å svare. Det kan noen ganger innebære å gi grundig bakgrunnsinformasjon, eller skissere en rekke mulige alternativer, slik at mottakeren kan gi en umiddelbar beslutning. Når du skriver en lang epost av denne grunn, gjør du det du har gjort klart i åpningsavsnittet. Si noe i tråd med:
Vår e-postmal kan hjelpe deg med å holde e-postene så korte som mulig.
Du bør også stille deg selv følgende spørsmål:
Før du skriver et enkelt ord i e-posten din, bør du være oppmerksom på resultatet du forventer av mottakeren. Når du vet hva du vil ha fra din epost, vil du finne det mye lettere å skrive.
Kamp med å skrive en e-post eller skrive en rambling-e-post er vanligvis et tegn på at du ikke vet hva du vil fra mottakeren. Så vær klar over hva du vil før du begynner å skrive.
Hver e-post du skriver bør ha et enkelt formål. Det vil si at det bare krever en handling fra personen som mottar den. Hvis en epost krever mer enn én handling, bør du bryte den ned i separate e-poster.
Hvorfor gjør det på denne måten? Fordi hvis du ber om flere handlinger i en e-post, og en av disse handlingene er forsinket, holder den opp svaret. Det reduserer også ansvarligheten. På den annen side, ber om en handling per e-post betyr at tiltakene som kan tas vil bli tatt.
Leo Babauta setter det slik:
Det har vært mange ganger da jeg leser en epost, så handlingen som trengs, og gikk og gjorde det ... bare for å finne ut at tre andre ting også var nødvendig for å svare på e-posten. Jeg har også svart på den første delen av en e-post og ikke til andre, bare fordi jeg ikke hadde nok tid.
Hvis du skriver om flere ting, med flere forespørsler, gjør du to ting: 1) gjør det sannsynlig at e-posten din egentlig ikke vil bli lest eller handlet på; og 2) gjør det sannsynlig at mottakeren bare vil gjøre en av disse tingene selv om det handles på eller reageres.
I stedet hold deg til ett emne, med en forespørsel. Når det er gjort, kan du sende en annen, men ikke overvelde mottakeren hvis det er mulig.
Du sender e-post til noen fordi du trenger dem til å ta en bestemt handling. Ikke vær sjenert fra å gjøre forespørselen, og ikke anta at de automatisk forstår hva du trenger og når du trenger det.
Hvis du vil at mottakeren skal gjøre noe, så vær klar over hva du trenger.
En effektiv oppfordring til handling har fem komponenter:
Å skrive effektive, handlingsbare e-post er bare ett verktøy i e-postmesterens arsenal. Det er like viktig å administrere svar mens du holder deg på e-postboksen din.
Lær hvordan du får innboksen din riktig organisert og administrer e-postene dine raskt. På den måten er du mer effektiv med e-post, mens du bruker mindre tid i innboksen din.
Registrer deg for Tuts + Business Nyhetsbrev og få den gratis innboksen null e-bok. Lær hvordan du bruker de beste administrasjonsteknene for e-postboks nå.
Hvilke strategier bruker du for å få e-postene dine åpnet og handlet på? Er det noe du har funnet spesielt effektivt? Gi oss beskjed i kommentarfeltet nedenfor.
Grafisk kreditt: E-post designet av Simple Icons fra noun-prosjektet.
Accentsconagua