Share
Så langt i serien vår på nøkkeltallene, bør alle virksomheter spore, vi har sett på å måle hvor lønnsomt ditt firma er, og hvor godt det kan dekke kostnadene.
Nå skal vi se på hvor effektiv virksomheten din er. Hvor raskt selger du lagerbeholdningen din? Hvor mye inntekt bidrar hver ansatt, hvor effektiv er du ved å beholde dine ansatte, og hvor effektivt bruker du bedriftens fulle kapasitet?
Du lærer å beregne alle disse beregningene, hvorfor det er viktig å gjøre det, og hva resultatene forteller om virksomheten din. Vi gir deg også tips om hvordan du kan forbedre resultatene i fremtiden.
Som med de tidligere opplæringene, skal vi bruke noen tall fra firmaets kontoer, så hvis du ikke er sikker på hvor du finner dem, kan du se våre veiledninger om å lese en resultatregnskap og ved å lese en balanse.
Dette er et mål på hvor mange ganger du selger gjennom lagerbeholdningen hvert år. Det er viktig fordi beholdning av inventar koster penger, og det er ikke en god forretningsmodell å ha hauger med varer i varehuset lenge. Denne metriske verdien kan markere ineffektivitet i bedriften din som spiser i fortjeneste.
Formelen for denne metriske er ganske enkel. Den bruker en linje fra resultatregnskapet og en fra balansen.
Inventory Turns = Kostnad for varer solgt / Gjennomsnittlig beholdning
Kostnaden for solgte varer (også kjent som salgskostnader eller omsetningskostnader) kommer fra resultatregnskapet. Varelager kommer fra balansen, og for å beregne gjennomsnittlig beholdning, ville du bare ta gjennomsnittet av beholdningen i begynnelsen av året og ved årsskiftet.
La oss se på et eksempel fra traktorprodusenten John Deere. Dens 2013-kontoer viser at kostnaden for solgte varer var 25,7 milliarder dollar. Varelageret i begynnelsen av året var 5,2 milliarder dollar, og ved utgangen av året var det 4,9 milliarder dollar, så gjennomsnittet er 5,05 milliarder dollar. Så blir formelen:
Lagerbevegelser = 25,7 / 5,05 = 5,1
Det betyr at John Deere i gjennomsnitt selger hele beholdningen omtrent fem ganger i året.
Generelt er et høyere tall bedre, fordi det indikerer at produktene bruker mindre tid til å smake på lageret eller sitte på hyllene før de blir solgt til kunder.
Det er imidlertid viktig å innse at dette nummeret varierer mye av industrien. John Deere selger landbruksmaskiner, så det kommer ikke til å sykle gjennom lagerbeholdningen så ofte som en matbutikk, som alltid bringer nye produkter gjennom sitt lager. Hele Foods Market, for eksempel, har en mye høyere beholdning satser på 21. Det betyr ikke at det er mer effektivt enn John Deere-bare at den har en helt annen forretningsmodell.
Så det er viktig å sammenligne som med. Forskning dine konkurrenter, eller kontakt en bransjeforening eller konsulentfirma for å få gjennomsnittlige tall for bedrifter i ditt felt. Sammenlign også ditt nåværende tall mot dine egne historiske gjennomsnitt, og se etter eventuelle nedganger, noe som kan indikere oppblåst varebeholdning eller sakte salg.
Nøkkelen her er å redusere mengden penger som er bundet opp i beholdningen. Du kan oppnå dette enten ved å øke salget eller redusere akkumuleringen av nytt lager.
Forsinket salg kan være om å øke markedsføringsbudsjettet, for eksempel, eller åpne en ny butikk på et populært sted. På lagerbeholdningen er det kanskje verdt å investere i et mer effektivt lagersporingssystem, slik at du kan få et klarere bilde av hva du har på lager og vet nøyaktig hvor mye du trenger å bestille. Hvis du kan gjenopprette raskt og pålitelig, bør du vurdere å vente til siste minutt før omregistrering, slik at du minimerer tiden varene bruker til å sitte i beholdningen din.
Vær imidlertid oppmerksom på at du ikke kan klippe for nær benet. Hvis du holder lagerbeholdningen svært lav og oppnår et høyt antall lagerbevegelser, vil du være supereffektiv, men det kan risikere å irritere kundene dine ved å gå tom for lager i kritiske tider. Målet er å holde salget rask og lagre lavt, samtidig som det er sikkert å møte kundenes behov.
Når bedriften vokser, kan det være vanskelig å vite hvor mange ansatte som skal ansette. Du trenger nok folk til å produsere produkter eller tjenester av høy kvalitet til kundene dine, men hvis du bruker for mange, vil kostnadene dine være høye og fortjenestemarginene dine vil lide. Denne metriske gir deg et godt referansepunkt ved å sammenligne bemanningsnivåer med mengden av inntekter du bringer inn. Det kan hjelpe deg med å sikre at bedriften gir god service uten å være ineffektiv.
Bare ta din totale inntekt og divider den med gjennomsnittlig antall ansatte for året:
Inntekt Per Ansatt = Inntekt / Gjennomsnitt Antall ansatte
Hvis du for eksempel har tjent $ 2 millioner i inntekter i år, og du brukte i gjennomsnitt 20 personer, vil inntektene per ansatt være $ 100 000.
Inntekt per ansatt = $ 2.000.000 / 20 = $ 100.000
For å få ditt gjennomsnittlige bemanningsnivå, kan du bare ta gjennomsnittet av tallet i begynnelsen av året og i slutten av året, som vi gjorde med lager i forrige avsnitt. Men du kan også få et mer nøyaktig bilde ved å bruke lønnslistene dine. Se hvor mange paychecks du skrev hver måned, og finn gjennomsnittet av disse tallene ved å legge dem sammen og dele med 12.
Selvfølgelig vil du at nummeret skal være så stort som mulig her. Og du vil sikkert at den skal være betydelig høyere enn gjennomsnittet av medarbeiderne dine, ellers vil du aldri få fortjeneste.
Men igjen, det er viktig å se på andre selskaper i din bransje. Og husk at andre faktorer, som ansattes kompensasjon, spiller en rolle her. McDonalds har for eksempel en av de laveste inntektene per ansattes tall på et stort amerikansk selskap, på $ 65.000. Apple har derimot inntekt per ansatt på 2,4 millioner dollar.
Begge selskapene er svært lønnsomme, men de er i svært forskjellige bransjer. Hurtigmat-restauranter krever et stort antall arbeidere, men de ansatte er relativt lavt betalte sammenlignet med Apples ingeniører. Og McDonald satser veldig høyt på andre effektivitetsmål (lagerbeholdningen er for eksempel en massiv 141). Så det er viktig å sammenligne deg med lignende selskaper, og sikte på en høyere inntekt per ansatt enn dine kolleger.
Etter hvert som bedriften din vokser, kan du også bruke inntekten per ansattes nummer som guide til hvor mange nye medarbeidere du bør ta på. Hvis din nåværende inntekt per ansatte er $ 100 000, og du har en ny forretningsmulighet som kan øke inntektene med $ 1 million, ville det være verdt å ansette 10 nye medarbeidere for å få det gjort. Men hvis du finner deg selv å måtte ansette 20 flere personer for å få den ekstra $ 1 million i inntekter, kan det ikke være verdt.
Kuttpersonalet vil selvsagt umiddelbart øke inntekten per ansatt. Men hvis du er for hensynsløs, risikerer du å svekke kvaliteten på tjenesten din og muligens kjøre bort kunder, noe som vil redusere inntektene dine på sikt. Som med vårt første eksempel handler det om balansen mellom effektivitet og god service. Hvis du kan finne måter å oppmuntre dine eksisterende ansatte til å generere mer inntekter, kanskje ved å tilby bedre insentiver eller ved å gi dem opplæring, kan du øke inntektene per ansatt uten å gå på bekostning av kundeservice.
Denne metriske verdien er spesielt nyttig for bedrifter som produserer fysiske produkter, men med litt fantasi kan du også bruke det til andre firmaer. Det måler hvor mye av produksjonskapasiteten du bruker akkurat nå, og det er viktig, fordi hvis det er lavt, betyr det at du har mange anleggsmidler som er bortkastet: for eksempel er dyrt maskineri ikke brukt.
Denne er litt annerledes, fordi vi ikke bruker noen tall fra regnskapet. Formelen for kapasitetsutnyttelse er:
Kapasitetsutnyttelse = Faktisk utgang / potensiell utgang x 100
Hva mener vi med faktisk og potensiell produksjon? La oss se på et eksempel.
Si at du lager T-skjorter, og din fabrikk eller verksted er utstyrt for å produsere 1000 T-skjorter i måneden. I så fall vil din potensielle utgang være 1000. Hvis du bare produserer 500, så er kapasitetsutnyttelsen din 50%:
Kapasitetsutnyttelse = 500/1000 x 100 = 50%
Som vi nevnte, er dette nummeret hovedsakelig brukt i produksjonen, men du kan tilpasse det for å passe til forskjellige bedrifter også. Hvis du for eksempel driver et yoga-studio, kan potensiell utgang være det maksimale antall klasser du kan kjøre i det rommet hver uke. Hvis du kan kjøre opptil 20 klasser per uke, men du kjører bare 15, så er kapasitetsutnyttelsen din 75%.
Et høyere tall indikerer en mer effektiv bruk av dine anleggsmidler. I yoga-studioeksemplet har du mange faste kostnader forbundet med å leie eller eie studioområdet, vedlikeholde det, betale verktøy, etc. Du må betale de faste kostnadene om du kjører 15 klasser eller 20, så klart er det bedre å kjøre flere klasser og få mest mulig ut av rommet du betaler for.
Vanligvis kjører imidlertid ikke virksomheter hele tiden med 100% kapasitet. Faktisk, hvis yoga-studioet ditt virkelig var 100% kapasitet, ville det tyde på at du måtte investere i et større studio-rom for å tillate fremtidig vekst. Den gjennomsnittlige kapasitetsutnyttelsen blant amerikanske industrifirmaer er rundt 80%, slik at du kan bruke det som et generelt referansepunkt.
Hvis kapasitetsutnyttelsen er lav, indikerer du at du må rampe opp produksjonen (forutsatt at du selvfølgelig kan selge de ekstra varer). Det kan også være verdt å tilby rabatter for å øke salget og holde produksjonen på et bestemt minimumsnivå. Hvis det faller for lavt, så vil de store faste kostnadene være en dra på fortjenesten.
I et ekstremt tilfelle hvor kapasitetsutnyttelsen var permanent lav og du ikke så noen muligheter for å øke produksjonen i nær fremtid, kan det være nødvendig å flytte til et mindre rom og redusere kostnadene dine. Det er bedre å gjøre mer effektiv bruk av en mindre kapasitet enn å ha mye utstyr som ligger i tomgang.
Hvis kapasitetsutnyttelsen nærmer seg 100%, er det nok tid til å investere i mer kapasitet, kanskje ved å oppgradere maskiner, utvide plass eller flytte til større lokaler.
Å drive en effektiv virksomhet er avhengig av å ha dyktige, motiverte ansatte. Personellomsetningen måler hastigheten som dine ansatte reiser, og høy omsetning er ofte et tegn på misfornøyde medarbeidere, noe som sannsynligvis vil bety at selv de som bor hos deg ikke er fullt engasjert.
Høy omsetning er også iboende ineffektiv, fordi du tilbringer tidstrening og utvikling av hver ansatt, og hver gang en av dem forlater, må du begynne igjen med noen nye. Det kan koste mer enn to ganger en ansattes lønn for å rekruttere og trene en erstatning.
Personellomsetning er andelen personer som reiser i en viss tidsperiode-vanligvis et år, men du kan også beregne det månedlig dersom det gir mening for bedriften din. Her er formelen:
Personaleomsetning = Antall separasjoner / Gjennomsnitt Antall ansatte x 100
"Separasjoner" betyr antall personer som forlater firmaet ditt i løpet av året. Vanligvis skiller selskapene ikke mellom ulike grunner for å forlate: de inkluderer frivillige fratredelser, avskedigelser og pensjon i figurene "separasjoner". Gjennomsnittlig antall ansatte er den samme figuren vi brukte i avsnittet "Inntekt per ansatt".
For eksempel, hvis du har 100 ansatte i gjennomsnitt, og 5 av dem igjen i løpet av året, så har du en 5% omsetningsrate.
En lavere prosentandel er bra, fordi det betyr at færre mennesker forlater. Du kan få et godt referanse fra disse amerikanske regjeringsstatistikkene, som viser at gjennomsnittlig personellomsetning i USA i 2013 var 38%. Prisen varierte mye av industrien, skjønt. Byggebransjen hadde en omsetning på 62,5%, for eksempel, mens det i industrien var bare 23,3%. Det varierer også etter region, er høyest i Sør (40,8%) og laveste i nordøst (33,3%).
Du kan se gjennom statistikken for å finne omsetningsraten for din bransje, og se hvordan du sammenligner. De amerikanske regjeringskategoriene er ganske store, men det er verdt å gjøre ytterligere forskning for å prøve å finne mer spesifikk informasjon for selskaper som din, i din bestemte region eller by. Det er også godt å sammenligne med tidligere prestasjoner, for å se etter endringer. I tillegg til å se på totalomsetningen, bør du vurdere å splitte den ut i frivillig, avskedigelse og pensjon, slik at du kan få øye på trender i hvert område.
Å redusere personalomsetningen er et stort emne, og det er ikke alltid lett å fikse. En del av bildet er å betale folk godt og tilby bonuser, fordeler og andre insentiver, men penger er ikke alt. Høy omsetning kan også skyldes en rekke andre faktorer, som for eksempel å ansette de forkerte menneskene i første omgang, problemer med organisasjonskulturen eller arbeidsmiljøet, mangel på trening, begrensede salgsfremmende muligheter, dårlig ledelse eller til og med en ubeleilig kontorplassering.
Hvis du har en høy personellomsetning, er nøkkelen til å finne ut hva som er galt, å spørre dine ansatte, både gjennom formelle undersøkelser og uformelle møter. Utgangssamtaler med personer som reiser, kan også hjelpe deg med å fikse eventuelle feil og sikre at andre ansatte er mer sannsynlige å bli.
Disse fire forskjellige effektivitetsmålingene kan brukes sammen for å gi deg et klart bilde av hvor bedriften din fungerer bra, og hvor den må forbedres. Du kan nå måle nøyaktig hvor lang tid det tar å konvertere varen din til salg, hvor mye inntekt hver ansatt genererer, hvor effektivt du bruker de faste driftsmidler, og hvor mye personellomsetning du opplever. Du vet hva du skal se etter, og hvilke tiltak du skal ta for å forbedre resultatene dine.
Sunn tall på disse effektivitetsstatistikkene vil også øke fortjenesten og kontantstrømmene, slik at du kan spore disse sammen med lønnsomheten og likviditetsmålinger vi så på i de to første opplæringene.
Det siste stykket av stikksagen er å se på kundene dine. Tross alt er de livsnerven i virksomheten din, og du trenger å vite hvor effektivt du skaffer og beholder dem. Så kom tilbake neste uke for å finne ut om viktige kundeverdier i den siste delen av vår måleserie.
Grafisk kreditt: Line Graph designet av Scott Lewis og Graph designet av Michele Zamparo fra Noun Project.
Accentsconagua