Share
Møter, oppgaver og andre ting som påvirker tidsplanen - de har alle en ting til felles. Vi blir ofte varslet om dem via e-post.
Det kan være ubeleilig å lukke Microsoft Outlook-e-posten din og åpne en annen app for å finne avtaler og arbeid. Og så gjenopprett Outlook igjen når du har den planlagte informasjonen du trenger. Det er ubeleilig, og det er heller ikke unødvendig.
Mange forstår ikke at MS Outlook har en kalender bygget rett inn i den. Hvis du vet hva du skal gjøre, kan du enkelt bytte mellom din e-postboks og din Microsoft Outlook-kalender.
I denne opplæringen lærer du hvordan du bruker Outlook-kalenderen. Jeg forklarer hvordan du legger til oppgaver og avtaler i kalenderen din. Vi vil også utforske hvordan du deler en Outlook-kalender.
Outlook har det perfekte verktøyet for å hjelpe deg med å opprette og vedlikeholde timeplanen din, som er Microsoft Outlook-kalenderverktøyet.
Hvis du vil bruke Outlook til å spore avtaler og møter, så vel som dine oppgaver, kan Outlook-kalenderen hjelpe. Her er en rask videoguide om hvordan du bruker MS Outlook-kalenderen:
Lær enda mer om Microsoft Outlook-kalenderen ved å følge trinnvise instruksjonene nedenfor.
Før du lærer hvordan du arbeider med Outlook-kalenderen, sjekk ut denne flotte ressursen. Last ned vår nye e-poststrategier eBook: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. (Det er tilgjengelig for GRATIS nedlasting når du registrerer deg for nyhetsbrevet Tuts + Business.)
Din Outlook-kalender er et nyttig verktøy som du raskt og enkelt kan nå fra med e-posten din ved å bare klikke på et enkelt ikon hvis du vet hvordan.
Start med Outlook-innboksen din åpen:
Få tilgang til MS Outlook-kalenderen din via Kalender ikonet i innboksen din.Finn Kalender ikonet nederst til venstre i e-postgrensesnittet ditt (under Navigasjon panelet). Hvis du holder musen over ikonet, vil du se et miniatyrbilde av kalenderen din med kommende avtaler.
For å åpne kalenderen din, klikk på Kalender ikon. Microsoft Outlook-kalenderen din vises:
En titt på Microsoft Outlook-kalenderen.Legg merke til at standardvisningen er på omtrent en måneds tid. Dette kalles Måned utsikt. Nåværende dato er uthevet, selv om du kan velge forskjellige kalenderdager for å jobbe med.
Outlook-kalenderen inneholder også noen ryddige funksjoner:
Nå som vi har utforsket månedsvisningen, kan vi se på noen av de tilgjengelige visningene.
Du kan endre din Kalendervisning. Øverst i Outlook-kalenderen klikker du Utsikt fra menyen:
Du kan endre Outlook-kalendervisningen i Utsikt tab.På Utsikt fanen, ser du ulike innstillinger som lar deg tilpasse måten kalenderen din ser ut. De fem vi vil fokusere på for denne opplæringen er:
For å åpne en visning, klikk på ikonet for kalendervisningen du vil åpne. For dette eksempelet, la oss klikke på Planleggvisning ikon. De Planleggvisning viser:
Outlook-kalenderoversikten viser hvor møtene dine overlapper.Legg merke til dette eksemplet Planleggvisning har allerede to sett med overlappende avtaler. Å vite om tidsplanskonflikten lar deg håndtere tiden din effektivt. Du kan planlegge å delta på bare ett av møtene og omplassere den andre. Eller du kunne delta på hver av møtene.
Også dette Planleggvisning illustrerer at det er et frokostmøte som skal begynne klokken 07:00 før begynnelsen av arbeidsdagen.
Merk: Deulike synspunkter vises også på Hjem fanen i Outlook-kalenderen din, og du kan også få tilgang til dem derfra.
Du kan legge til ulike typer elementer i Microsoft Outlook-kalenderen din, inkludert:
Du kan også angi et element som et gjenværende element eller et flerdagselement.
Start fra hvilken som helst kalendervisning, men sørg for at du er på Hjem fane. For dette eksempelet begynner vi med Måned se åpent:
Klikk på Ny avtale ikon for å sette en avtale.Klikk på Ny avtale ikon. Et tomt Avtale skjermdisplayer:
Bruke Ny avtale skjermen for å legge inn detaljene i avtalen din.Skriv inn avtaleinformasjon i aktuelle felt. Her er en kort beskrivelse av hvert felt og hvordan du fyller ut hver enkelt utgave:
For å gjøre avtalen din mer enn en dag, velg en dato for Sluttid det er etter Starttid Dato.
Forsiktighet: Hvis dine valgte datoer og tider overlapper med en annen avtale eller et møte, kan du se en advarsel øverst til venstre på Avtale skjerm. Men Outlook vil fortsatt tillate deg å legge til den motstridende avtalen.
På det store torget under avtaleinformasjonen, skriv inn eventuelle notater du har om avtalen. I eksemplet nedenfor har jeg fylt Avtale skjerm ut med informasjon om en foreldre / lærerkonferanse:
En avtale som viser en foreldre / lærerkonferanse.For å planlegge en gjentatt avtale, klikk på Tilbakefall ikonet i Bånd (det ser ut som en sirkel). De Avtale gjenoppretting dialogboksen viser:
Du kan angi avtalen din for å gjenopprette ved hjelp av Tilbakefall ikon.Velg en Gjentagelsesmønster for avtalen. Du kan også definere hvor lenge avtalen fortsetter å gjenta. I eksemplet ovenfor har jeg satt opp en månedlig foreldre / undervisningskonferanse. Når du er ferdig, klikk OK å gå tilbake til Avtale skjerm.
Når du er ferdig med å skrive inn avtaleinformasjon, klikker du på Lagre og lukk ikonet øverst til venstre på din Avtale skjerm. Avtalen er lagt til i kalenderen din.
Enten du trenger å samle en gruppe sammen for et forretningsprosjekt eller en sosial sammenkomst, finner du Nytt møte verktøyet hjelpsomt. Start med Outlook-kalenderen åpen:
Bruke Nytt møte ikon for å opprette et nytt møte.Klikk Hjem> Nytt møte. EN Ny møte invitasjon skjermen åpnes:
Bruk dette skjermbildet til å planlegge et møte og invitere møtedeltakere. Her er en rask oversikt over hvordan du fyller ut møteinvitasjonen:
Når du har fylt ut møtesinformasjonen, bruk boksen under meldingsoverskriften til å skrive en kort notat til meldingsdeltakere. Her er et eksempel på hva en fullført møteinvitasjon kan se ut som:
Her er et eksempel på en møte invitasjons e-post.Hvis dette skal være et gjentakende møte, bruk Tilbakefall ikonet i Bånd å definere hvor ofte møtet vil skje.
Når invitasjonen din er klar til å sendes, klikker du på Sende knappen øverst til venstre i vinduet. Møtet ditt er lagt til i kalenderen. Alle mottakere du inkluderte i Til feltet vil motta et møteinvitasjonsvedlegg for møtet.
Lær mer om sending av meldinger i MS Outlook i denne opplæringen:
Denne artikkelen kan hjelpe deg med å skrive en effektiv e-post for å sende med møteinvitasjonen din:
Oppgaver er forskjellige fra avtaler og møter, fordi de vanligvis bare involverer deg. Du kan sette opp oppgaver i kalenderen din for å fungere som en slags online-liste. Du kan også bruke oppgavefunksjonen i Outlook-kalenderen til å tilordne en oppgave til en annen person eller sende statusrapporter.
For å sette opp en ny oppgave, start igjen med en åpen kalender. Klikk Hjem> Nye ting. En popup-meny viser:
Du kan også legge til oppgaver i Outlook-kalenderen din.Velg Oppgave alternativ. De Ny oppgave vinduet vises:
Bruke Ny oppgave vindu for å opprette en ny oppgave.Skriv opp oppgavenavnet i Emne linje. Velg en Startdato og a Tidsfrist for oppgaven. Hvis du vil, kan du også tildele verdier til følgende felt ved å klikke på nedpilen ved siden av hvert felt og foreta et valg:
Hvis du vil at systemet skal sende deg en påminnelse, sjekk påminnelse boksen. Du kan også bruke Tilbakefall ikonet i Bånd å gjøre oppgaven til en gjentakende. Eller definer oppgaven som varig mer enn en dag ved å velge en annen start- og sluttdato.
Skriv inn mer informasjon eller instruksjoner om oppgaven i boksen under headerinformasjonen.
Når du er ferdig med å fylle ut Ny oppgave vindu, klikk Oppgave> Lagre og lukk. Din oppgave er lagt til i kalenderen din på listen, men den vises ikke i kalenderen din, med mindre du slår på Oppgave utsikt.
For å se kalenderen din oppgaveliste, gå til Utsikt > Åpen bar. En popup-meny vises:
Skru på Åpen bar se for å se oppgavelisten din.Klikk på Verktøy alternativ. En rute åpnes til høyre for kalenderen din. Din oppgaveliste vises nederst til høyre i Microsoft Outlook-kalenderen din under miniatyrbildet i månedens kalender:
Når Åpen bar visningen er på, du kan se oppgavelisten din (eller å gjøre listen).For å åpne en oppgave og se flere detaljer eller oppdatere den, dobbeltklikk på oppgaven. Du kan også flagge en oppgave som presserende ved å klikke i avmerkingsboksen til høyre for den. Oppgaven Tøylinje visningen forblir åpen til du lukker den. Hvis du bytter tilbake til din e-postboks, vises oppgavelisten i nederste høyre hjørne av MS Outlook-vinduet ditt:
Hvis Åpen bar Visningen er på, oppgavelisten vil være synlig i Outlook-innboksen din.For å lukke oppgavelisten, klikk X i øverste høyre hjørne.
Fjern en avtale eller et møte fra din Microsoft Outlook-kalender raskt. Bla til kalendervisningen som inneholder kalenderelementet du vil fjerne. Klikk på kalenderelementet for å velge det (i dette tilfellet en avtale), og høyreklikk deretter. En popup-meny vises:
Høyreklikk på et kalenderelement for å se popup-menyen. Merk: I illustrasjonen ovenfor har jeg valgt en avtale med bare en annen deltaker. Hvis jeg hadde valgt et møte med flere enn en deltaker, vil popup-menyalternativet være Avbryt møte. Ved valg av Avbryt møte alternativ, jeg ville få mulighet til å sende en avbestillingsmelding til alle møtedeltakere.
Velg Slett alternativet fra popup-menyen. Hvis varen er tilbakevendende element, får du muligheten til å velge om du vil slette alle forekomster av kalenderelementet (Slett Serie) eller bare den eneste forekomsten (Slett forekomst) du har valgt. Kalenderen elementet er fjernet fra kalenderen. De Slett forekomst alternativet er flott å bruke hvis du har en vanlig avtale, men trenger å avbryte en forekomst av det på grunn av en ferie eller annen tidsplanskonflikt.
Prosessen for å fjerne en oppgave fra oppgavelisten din er enda enklere. Bare klikk på oppgaven i din Gjøremålsliste, deretter høyreklikk på den. Velg Slett alternativet fra popup-menyen.
En av de praktiske tingene i MS Outlook-kalenderen er at kalenderen din ikke må være åpen for deg å legge til et kalenderobjekt. Legg til et kalenderobjekt direkte fra en e-postmelding. Her er hva du skal gjøre:
Start med e-post innboksen din åpen. Klikk på en melding for å velge den. Dobbeltklikk deretter på meldingen for å åpne den:
Velg en MS Outlook-melding.I eksemplet ovenfor har jeg blitt sendt en e-post invitasjon til et møte. E-posten ble ikke sendt som en kalenderinvitasjon, men jeg vil legge til hendelsen i Outlook-kalenderen min. En måte å gjøre det på er å bruke Svar med møtet ikon på Bånd. (Det ser ut som en kalender med en pil.)
Når du klikker på Svar med møtet ikonet, et svar åpnes - men viktigst er det i form av et møte:
Systemet oppretter en møteformular fra den valgte e-postmeldingen.Legg merke til at posisjonsinformasjonen er tom, og at dato og klokkeslett er standard til gjeldende dato og klokkeslett. Du må rette opp denne informasjonen ved hjelp av detaljene som ble funnet i den opprinnelige e-postadressen. Deretter skriver du inn e-post svaret til den opprinnelige avsenderen. Når du er klar, klikker du på Sende knappen til venstre.
Du har nettopp sendt et svar til personen som sendte deg møtevarselet og lagt til møtet i kalenderen din i et enkelt trinn!
Det er også enkelt å legge til en oppgave i MS Outlook-oppgavelisten hvis du har Åpen bar se åpen. Start med e-post innboksen din åpen. Klikk på en melding for å velge den, og dra deretter den valgte meldingen til oppgavelisten i Åpen bar til høyre for innboksen din:
For å opprette en ny oppgave fra en e-postmelding, velg den og dra den til oppgavelisten.Du får se en rød linje i oppgavelisten der den nye oppgaven skal legges inn. Når e-posten er satt inn i oppgavelisten, dobbeltklikker du på den for å vise meldingsdetaljene.
Merk: Selv om Outlook vil sette inn e-posten i oppgavelisten, vil meldingen også forbli i din e-postboks.
En annen praktisk Outlook-funksjon er muligheten til å få systemet til å minne deg om før en avtale eller et møte. For å aktivere påminnelsesfunksjonen når du oppretter et nytt møte eller en avtale, klikker du på nedpilen på påminnelse ikonet i Bånd (det ser ut som en klokke):
Her er påminnelse popup-meny på en avtale.Velg hvor langt før møtet eller avtalen du vil at påminnelsen skal vises fra popup-vinduet. Deretter klikker du på Lyd ikonet nederst i popup-vinduet for å velge en påminnelseslyd.
Når påminnelsen din er konfigurert, vises en påminnelse-popup hver gang du åpner e-post eller kalender:
På den definerte tiden ser du en påminnelsespop-opp når du åpner din MS Outlook-e-post eller -kalender.For å få en påminnelse om å slutte å vises, klikk på Avskjedige knapp. Hvis vinduet påminner deg om flere kalenderelementer, må du klikke på Avvis alle knapp.
Del kalenderen din via e-post eller ved å gi andre tilgang. Dette kan være nyttig hvis du vil dele deler av kalenderen din med et medarbeider eller hvis du prøver å planlegge en tid for å komme sammen med noen. Det er tre måter du kan dele en kalender med:
Siden Outlook-installasjonen ikke kjører på en Microsoft Exchange Server, fokuserer vi på de første og tredje metodene for å dele Microsoft-kalenderen i denne opplæringen.
Når kalenderen er åpen, går du til Hjem > E-postkalender. En tom e-postmelding vises med Send en kalender via e-post dialogboksen øverst:
Bruke Send en kalender via e-post dialogboksen for å sende en melding med Outlook-kalenderinformasjonen din.Hvis du har mer enn en kalender satt opp, klikker du på nedpilen i Kalender feltet for å velge hvilken kalender du vil dele. Deretter klikker du på nedpilen ved siden av Datointervall feltet for å angi hvilke kalenderdatoer som skal deles. Deretter klikker du på nedpilen i Detalj boks for å velge detaljnivå for å dele-velg mellom følgende detaljnivåer:
Merk av i avkrysningsruten hvis du bare vil ha den delte kalenderen for å vise arbeidstiden. Hvis arbeidstiden din ikke er definert, klikker du på Angi arbeidstid hyperkobling for å angi dem. Når du er ferdig, klikk på OK knappen i Send en kalender via e-post dialogboks. Klikk deretter på Sende knappen for å sende e-posten.
E-postmottakeren mottar og sender e-post med tidsplanen i teksten til e-postadressen og et kalendervedlegg som viser tidsplanen din.
Du kan også publisere kalenderen din online på en delt server. Når kalenderen er åpen, går du til Hjem> Publiser på nettet ikon. De Publiser kalender til egendefinert server dialogboksen vises:
Hvis du har tilgang til en egendefinert server, kan du publisere kalenderen din på nettet.Start med å oppgi nettadressen for serveren der du skal publisere kalenderen din. Deretter definerer du datoperioden du vil dele. For Detalj alternativet velger mellom: Kun tilgjengelighet, Begrensede detaljer, og Fuld Detaljer. Hvis du bare vil publisere kalenderen mellom arbeidstiden, klikker du i avkrysningsruten.
Når du er ferdig, klikk på OK knapp. Følg noen oppfordringer som vises.
Du har nettopp lært hvordan du bruker Microsoft Outlook-kalenderen til høyre. Å få Outlook-kalenderen satt opp riktig kan spare tid og hjelpe deg med å bli mer produktiv.
Nå som du har planen din i orden ved å bruke Outlook-kalenderen, vil du kanskje takle e-postinnboksen din. For en gratis guide til å administrere en rotete innboks, ta en kopi av vår GRATIS eBok: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er fullpakket med avanserte teknikker for e-post innboksbehandling.
Hvorfor ikke begynne å rydde opp e-postboksen din i dag?
Accentsconagua