Share
Bilde det. Din kunde plasserer en online bestilling. Du sender dem en kvittering til dem. Selv om kvitteringen ikke inneholder kundens kredittkortinformasjon, inneholder den likevel sannsynligvis mye personlig identifiserbar informasjon (PIN), som kundens navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Hvis e-posten din ble hacket, ville all informasjon bli lekket.
Det virker nesten hver dag at et nytt datautbrudd gjør nyheten. Vi leser hele tiden om hvordan millioner av oss har hatt våre data kompromittert. En studie fra Identity Theft Resource Center viser at det har vært 309 forretningsrelaterte databrudd som påvirker over 15 millioner mennesker i 2018 alene.
Det er ikke rart at folk ser etter måter å sikre sin utgående e-post, inkludert e-post fra Microsoft-e-postkontoer. E-postkryptering er bare en måte å forbedre Outlook-sikkerheten din på. I denne artikkelen vil vi undersøke hvordan du krypterer e-post i Outlook.
Før du går dypere inn i hvordan du bruker kryptering med din Microsoft-e-postkonto, må du ta en titt på vår gratis eBook: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er fullpakket med innboksen organisasjonsstrategier og killer tips for å administrere all din innkommende e-post mer effektivt.
Kryptering er viktig av flere grunner. Først deles mye potensielt sensitiv informasjon via e-post. Hvis en e-post er hacket inn under overføringsprosessen, eller til og med mens den sitter i et e-postarkiv, kan hacker potensielt lære nok til å stjele kontoinformasjon. I verste fall vil en hacker også oppdage passordet til e-postkontoen din, og ikke bare kan de få tilgang til meldingene dine når som helst, de kan også sende (muligens skadelige) meldinger ved hjelp av din e-postkonto. Dine kontakter kan ikke innse at meldingene ikke kom fra deg.
Kryptering er en metode for å kryptere informasjon slik at den ikke kan nås av ukjente tredjeparter. Hvis en melding er kryptert, vil kun den tilsiktede leseren som har en nøkkel for å låse opp krypteringen, kunne se innholdet.
For en mer grundig titt på epostkryptering, gå gjennom vår serie på epostkryptering.
MS Outlook gir deg noen krypteringsalternativer for individuelle meldinger. For disse alternativene bruker Outlook digitale ID-er (også kjent som digitale sertifikater) som et krav til et ekstra lag med epostkryptering. Du trenger et digitalt sertifikat for å sende en kryptert melding. Mottakeren din trenger også en til å motta din krypterte melding. Formålet med et digitalt sertifikat er å bevise at du er den du sier du er.
I økende grad vurderer mange bedrifter bruk av kryptert e-post for å kommunisere med sine kunder. Dette gjelder spesielt for virksomheten i helsevesenet eller rettsområdet, hvor sannsynligheten for å overføre sensitive data er stor.
Selv om epostkryptering er et relativt nytt område, er det allerede flere lover som kan påvirke bruken. Generelt ble lover som for eksempel EUs generelle databeskyttelsesforordning (GDPR), Storbritannias databeskyttelsesloven (DPA) og lignende lover godkjent for å beskytte forbrukerdata. I noen tilfeller kan e-postkryptering være en måte å bidra til å beskytte. Men vær også oppmerksom på at noen typer kryptering på noen få steder er ulovlige.
Å holde kundedataene dine sikre er en god forretningspraksis. E-postkryptering kan bare være et stykke for å beskytte kundens informasjon hvis det gjøres i samsvar med lovkrav.
Merk: Jeg er ikke advokat eller juridisk spesialist, og denne artikkelen er ikke juridisk rådgivning. Også lovene om personvernet endres hele tiden. Hvis du har juridiske spørsmål om bruk av kryptering for din bedrift eller om andre personvernproblemer, vennligst kontakt en advokat som spesialiserer seg på personvernproblemer.
MS Outlook har noen informasjon beskyttelse bygget inn. I denne opplæringen skal vi imidlertid spesifikt diskutere hvordan du sender en kryptert e-post via Outlook.
Outlook-e-post støtter e-postkryptering for utgående og mottatte meldinger. For å kryptere e-post i MS Outlook må du følge tre grunnleggende trinn:
La oss se nærmere på hver del av prosessen.
Det første trinnet i å bruke MS Outlook for epostkryptering er å få en digital ID, også kjent som et digitalt sertifikat. Den sikreste måten å gjøre dette på er gjennom en uavhengig sertifikatmyndighet (CA). Noen få sertifikatmyndigheter som jobber med Outlook er:
Ytterligere sertifikatmyndigheter er tilgjengelige. Sørg for å sjekke sertifikatmyndighetens omdømme nøye før du kjøper et digitalt sertifikat. Kostnaden ved å skaffe et digitalt sertifikat varierer, avhengig av utstedende byrå.
Når du har fått et digitalt sertifikat, må du installere det. Følg instruksjonene fra sertifikatmyndigheten din.
Merk: Trinnene nedenfor kan variere hvis du bruker en krypteringstillegg for Outlook.
Før du kan sende en kryptert melding til en mottaker, må du og mottakeren bytte ut digitalt signerte meldinger. I motsetning til en vanlig e-signatur, er en digital signatur koblet til din digitale ID og bekrefter at det virkelig er deg som sender meldingen.
1. For å sende en digitalt signert melding, må du først opprette en ny melding i Outlook. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du lager en melding i Outlook, kan du lese denne opplæringen:
2. Fra meldingen, klikk på alternativer tab:
Start med en åpen e-postmelding.2. Klikk på Flere valg ikon på båndet. De Eiendommer boks viser:
Klikk Sikkerhetsinnstillinger for å få tilgang til dialogboksen for å sende en digitalt signert melding.3. Klikk på Sikkerhetsinnstillinger knappen på Eiendom dialogboks. De Sikkerhetsegenskaper boksen vises:
Merk av i boksen ved siden av Legg til digital signatur i denne meldingen.4. Kontroller Legg til digital signatur i denne meldingen avkrysnings.
5. Gjør eventuelle andre endringer på Verdipapiregenskaper boks, etter behov.
6. Når du er ferdig, klikk OK. Klikk deretter Lukk på Eiendommer dialogboks.
7. Send meldingen med den digitale signaturen til mottakeren og be om at de sender en melding med en digital signatur tilbake til deg.
Når du og mottakeren har byttet digitale signaturer, kan du sende krypterte meldinger til mottakeren. Slik gjør du det:
1. Start med å opprette meldingen du vil kryptere i Outlook. Fra innsiden av meldingen klikker du på Fil fane. Følgende skjermbilde vises:
Velge alternativer for å få tilgang til Eiendommer dialogboks.2. Klikk på Eiendommer ikon. De Eiendommer dialogboksen vises over meldingen din:
Klikk på Sikkerhetsinnstillinger knapp.3. Klikk på Sikkerhetsinnstillinger knapp. I Sikkerhetsegenskaper boks, merk av i boksen ved siden av Krypter meldingsinnhold og vedlegg.
Klikk avkrysningsboksen for å aktivere epostkryptering for den aktuelle meldingen.4. Gjør eventuelle andre endringer i Sikkerhetsegenskaper boks, etter behov.
5. Klikk OK, klikk deretter Lukk på Eiendommer dialogboks.
6. Send din krypterte melding.
Du kan også angi Microsoft-e-postkontoen din for å kryptere alle utgående Outlook-e-postmeldinger. Vær imidlertid oppmerksom på at mottakere må ha en nøkkel for å åpne en kryptert melding fra deg.
Likevel, hvis meldingene dine alltid inneholder sensitiv informasjon, og du vanligvis sender dem til samme grupper av personer (som kolleger), vil du kanskje vurdere å bruke denne innstillingen for å sikre at du ikke ved et uhell sender ut en ukryptert e-post med sensitiv data.
Slik angir du Outlook for å kryptere alle utgående meldinger automatisk:
1. Fra den åpne innboksen din, klikk på Fil fane. De Kontoinformasjon skjermdisplayer:
Å velge alternativer å åpne alternativer dialogboks.2. På Kontoinformasjon skjerm, velg alternativer. Outlook alternativer dialogboksen vises:
Å velge Trust Center for å få tilgang til Trust Center dialogboks.3. Fra panelet til venstre, velg Trust Center og velg deretter Innstillinger for tillitssenter. De Trust Center dialogboksen vises:
Bruk avkrysningsboksen til å kryptere alle utgående meldinger.4. Klikk E-post sikkerhet. Merk av i boksen ved siden av Krypter innhold og vedlegg for utgående meldinger.
5. Klikk OK og så OK en gang til.
Som standard blir sendte meldinger kryptert.
Hva om du mottar en kryptert melding fra en avsender og du ikke har en nøkkel? Du vil ikke kunne åpne meldingen før du bekrefter identiteten din.
Utseendet til den krypterte meldingen kan variere avhengig av hvilket verktøy som ble brukt til å kryptere det. Her er et eksempel:
Meldinger som ble kryptert ved hjelp av Outlook.com, vil ha en Les meldingen knappen nederst. Her er hva en kryptert e-postmelding kan se ut når du mottar den:
Merk: Outlook.com-kryptering er en premium-funksjon tilgjengelig for Microsoft Office 365-brukere.
Du kan ikke se kroppen til en kryptert melding uten å bekrefte identiteten din.Når du klikker på Les meldingen knappen, får du en skjerm med valg for å bekrefte identiteten din via Google eller med en engangs passord:
Velg hvordan du vil bekrefte identiteten din.Gjøre en av de følgende:
1. Bekreft identiteten din ved hjelp av Google
1. For å bekrefte identiteten din ved hjelp av Google, klikk på Google knapp.
2. Logg deg på Google-kontoen din ved spørringen.
3. Følg instruksjonene på skjermen.
2. Bekreft identiteten din ved hjelp av et passord
1. For å bekrefte identiteten din ved hjelp av en engangs passord, klikk på Få en passord-knapp. Viktig: Ikke lukk vinduet med passordmeldingen.
2. Du vil bli sendt et engangspassord via e-post. (Pass på at passordet kun er gyldig i 15 minutter.) Skriv inn passordet ved spørringen.
3. Følg instruksjonene på skjermen.
Du har nettopp lært hvordan du sender en sikker e-post i Outlook ved hjelp av e-kryptering. E-postkryptering er bare ett aspekt av Outlook-sikkerhet. Det kan imidlertid spille en rolle i å holde kundens data sikrere, noe som er en viktig del av å gjøre forretninger i dagens verden.
Hvis du ikke allerede har tenkt på måter å sikre kundens data på og forbedre Outlook-sikkerheten, kan det være på tide å begynne å tenke på det. Start med å bruke teknikkene som er oppført ovenfor for å gjøre meldinger sendt fra din Microsoft-e-postkonto mer sikre.
Accentsconagua