Share
Hvis det er en ting jeg er dårlig på i hele denne freelancing-virksomheten, er det bokføring. Jeg mener, jeg er en forfatter - og ærlig talt er en av tingene som trekker meg til å skrive, at det er det ikke bokføring. Hvis du er en forfatter, en designer eller en koder, er det sjansene for at du ble trukket av muligheten til å sette ord, bilder og kode sammen på kreative måter, ikke ved utsikter til omhyggelig registrering av finansielle transaksjoner.
Bokføring og regnskap en frilanser må gjøre, koker ned til tre ting:
I det siste halvandet år har jeg brukt LessAccounting til å håndtere de to første, og slags "winging it" for å håndtere den tredje. Jeg liker LessAccounting, og med litt kreativ dataregistrering (for eksempel å holde av ved å legge inn betalinger i måneder når jeg får flere betalinger og angi dem i tregere måneder, den gratis kontoen begrenser antall betalinger du kan legge inn i en gitt måned) Jeg klarte å gjøre det bra for meg selv med en gratis konto. Men det endrer seg - jeg utvikler flere kunder og mer jevn fakturering og betalinger til rekord, og samtidig øker inntekten min til det punktet hvor skatter blir et mareritt.
Da jeg nylig oppdaget Outright, kom et helt nytt system sammen. I stedet for å håndtere bokføringen min separat fra min regnskapsføring, fungerer Outright som et knutepunkt for et integrert regnskapssystem med:
Slik fungerer det:
Freshbooks er et nettbasert system som har blitt en de facto standard for frilans bokføring. Den gratis kontoen tilbyr omtrent alle funksjonene i den betalte kontoen, men er begrenset til bare 3 kunder og plasserer Freshbooks-merkevarebygging på dine e-postmeldinger. $ 14 US en måned fjerner merkevaren og lar deg spore 25 kunder, med høyere priser for flere kunder.
Freshbooks-fakturaer er ikke like tilpassbare som noen andre faktureringstjenester 'maler (jeg tenker på BlinkSale her), men de er attraktive og funksjonelle, og tilbyr nok merkevarebygging til å være tydelig identifiserbar som din egen. Hvis du har en tendens til å jobbe ved å estimere en hel jobb for en flat rate, kan du enkelt generere estimater; Hvis du jobber i timen, tilbyr Freshbooks også et ganske bra tidsporingssystem. En fin touch er fakturaen "snail mail", slik at du kan sende trykte fakturaer med betalingstubber og returnere konvolutter for $ 1,79 eller mindre (avhengig av antall).
Freshbooks håndterer også utgifter, men jeg har en bedre løsning for det:
Shoeboxed bidrar til å minimere arbeidet med å spore utgifter ved å skanne, sortere, kategorisere, oppsummere og lagre kopier av alle dine kvitteringer. Den gratis kontoen krever at du skanner dine kvitteringer selv; Betalte kontoer ($ 9,95 US / måned og opp) lar deg sende en konvolutt full av kvitteringer for å få dem skannet, OCR'ed, og automatisk kategorisert i henhold til regler du har satt opp (ganske enkelt også).
Skjønnheten i Shoeboxed er at du trenger bare bekymre deg for å holde kvitteringer til slutten av måneden; Deretter bruker du en time eller to skanning, eller bedre enn, legger en konvolutt i og legger den i posten, og du er ganske mye ferdig. Du kan gå til nettstedet og legge til notater eller kategorisere kvitteringer fra steder du har kjøpt på for første gang, men den tunge løftingen du kan gå til Shoeboxed.
Så, hvordan får du kostnadsdataene dine og inntektsdataene dine til å spille sammen? Her er ankeret:
Fokuset på Outright er å hjelpe frilansere til å gjøre sine estimerte kvartalsvise skattebetalinger. Det som er bra med det er at det importerer data fra både Freshbooks og Shoeboxed på nattlig basis. Som betyr at det holder en løpende tally av økonomien din etter hvert som penger flyter inn og ut.
Mot slutten av hvert regnskapsår vil Outright sende deg en påminnelse om at det er på tide å foreta din estimerte skattebetaling for neste kvartal. Basert på inntektsutviklingen dine i løpet av kvartalet, utregner Outright hva din beregnede inntekt skal være for neste kvartal og hvor mye skattene dine skal være. For øyeblikket er det bare USA (beklager, alle andre i verden), men de sier at de jobber med å legge til støtte for andre land - alle som vet hvordan komplekse skattekoder kan være like fra år til år i samme land kan gjette hva slags en global støtte må være!
Men selv om du ikke ønsker å gjøre dine skatter for deg selv, sier de selv at de bruker en konservativ algoritme som kan føre til overbetaling, gitt at underpayment kan føre til bøter og til og med rettslige skritt. Outright er fortsatt nyttig for å få økonomisk data sammen på ett sted. Med et par klikk kan du generere en e-postinvitasjon for å sende til bokholderen eller regnskapsføreren som gir dem tilgang, noe som gjør det enkelt å skifte skatt til en tredjepart.
Selvfølgelig kan du bruke direkte direkte, inntekter og utgifter som nødvendig for hånden, men Freshbooks og Shoeboxed tilbyr så mange funksjoner som det ikke er fornuftig å ikke bruke dem (for eksempel fakturering). Rett er også gratis, så det er ingen ekstra kostnad for å forenkle en så stor rolle som å betale skatt.
Sammen vil disse tre tjenestene kjøre deg så lite som ingenting per måned (for de som bare kommer i gang og med minimale kunder og utgifter). For bedre etablerte frilansere med en god stab av kunder og en anstendig mengde utgifter per måned, vil de grunnleggende betalte kontoene på både Freshbooks og Shoeboxed koste en svært rimelig 25 dollar per måned - ikke så loslitt. Begge tjenestene vil skalere oppover etter hvert som bedriften din vokser, med ganske gode priser.
Viktigst, med så mye trøbbel tatt ut av bokføring, bør det være en bris å håndtere din økonomi. Jeg vet at jeg har mistet en betydelig del av endringen på utgifter som burde ha vært fradragsberettiget, men kvitteringene gikk tapt, dårlig notert, eller bare for mye arbeid for de få dollarene i skatter de ville redde meg. Ting som det legges opp, skjønt - og med økonomien slik det er, gir opp noen dollar her og noen få dollar der det ganske enkelt ikke er mulig.
Accentsconagua