Prosjektledelse Kickstart Hvordan takle store prosjekter

Jo større prosjektet er, desto mer sannsynlig er en freelancer å bli overveldet. Hvis du ikke gjør en god jobb med å organisere et stort prosjekt, kan du til og med savne fristen. En tapt tidsfrist kan bety at du mister din klient og kanskje til og med ditt rykte.

Det er en bedre måte. Prosjektledelsesprinsipper hjelper deg med å organisere dine store prosjekter slik at de løper jevnt.

Først, la oss definere prosjektledelse. Ifølge foreningen for prosjektledelse,

Prosjektledelse er bruk av prosesser, metoder, kunnskaper, ferdigheter og erfaring for å oppnå prosjektmålene.

De fleste frilansere forstår hvorfor kunnskap, ferdigheter og erfaring er viktige for å fullføre sine prosjekter. Men det er en del av ideen om å bruke prosesser og metoder. Kreative frilansere føler noen ganger at for mye struktur tar bort fra kreativiteten deres.

Frilansere bør ønske velkommen prosesser og metodikk. I stedet for å kvele kreativitet, lar de deg gjøre mer. For de fleste av oss betyr mer arbeid gjort mer inntekt. Det er en god ting. I tillegg har gode prosjektledelsesferdigheter mulighet til å takle større frilanseprosjekter. Med prosjektledelse ferdigheter, kan du klare andre frilans fagfolk og ta på seg mer arbeid.  

Større prosjekter pleier å betale mer. Hvis du klarer å håndtere store prosjekter, vil du være verdt mer for dine kunder. Du vil også være mer sannsynlig å tiltrekke seg gjentatte virksomheter. Faktisk er prosjektledere i etterspørsel etter bedrifts- og regjeringsprosjekter. Ifølge en undersøkelse fra Payscale.com varierte medianbetalingen for en prosjektleder i USA i august 2015 fra $ 65.062 til $ 85.971.

I denne opplæringen gir jeg deg en rask oversikt over prosjektledelsen. Jeg begynner med å sammenligne Agile og Traditional metoder. Deretter gir jeg praktiske metoder som du kan søke på dine egne freelance-prosjekter.

  Sammenligning av prosesser

Det er viktig å forstå at prosjektledelsen er et stort felt. Det er mange forskjellige prosjektledelsesmetoder, hvorav noen er patenterte. Her er bare noen av de forskjellige metodene der ute:

1. Agile metoder
2. Lean (en Agile metode)
3. Scrum (en Agile metode)
4. Six Sigma
5. Fossemetoder (også kalt Tradisjonell)
6. PRINCE2 (populær i Storbritannia)

Hver av disse metodene har variasjoner og delmetoder. Ikke la navnene på alle disse metodene forvirre deg. Bedriftsprosjektledere må forstå dem godt. Som freelancer vil du sannsynligvis bare bruke en av to metoder: Agile eller Waterfall (også kalt Traditional).

Bedriftsprosjektledere bruker også noen svært spesifikke vilkår. TechRepublic har utgitt en flott liste over prosjektledelsesvilkår du kan referere til hvis du kjører over et begrep du ikke er kjent med. For denne opplæringen vil vi fokusere på to definisjoner som du kanskje ikke vet:

Omfang:

... måten du beskriver grensene til prosjektet; det definerer hva prosjektet skal levere og hva det ikke vil levere ...
(TechRepublic)

Leveransen:

... noe konkret utfall som er produsert av prosjektet ...
(TechRepublic)

Andre vilkår er selvforklarende eller definert i denne veiledningen.

En av de første beslutningene du skal gjøre som freelance prosjektleder, er om du skal bruke en Agile eller Tradisjonell prosjektledelsesprosess. Denne delen sammenligner de to typer prosjektledelsesprosesser. Det vil hjelpe deg med å bestemme hvilken metode som passer best for prosjektet ditt.

Velge en Agile Prosess

Agile prosjektledelse er basert på de tolv prinsippene i Agile Manifesto. Det brukes ofte til programvareutviklingsprosjekter. Her er noen kjennetegn ved prosjekter som er velegnet til Agile prosjektledelse:

• Prosjektet som kan leveres, er ikke godt definert eller vil sannsynligvis endres.
• Prosjektet har flere eller fasede leveranser.
• Prosjektet har et sett antall ressurser.
• Kunden er tilgjengelig gjennom hele prosessen.
• Tidsplanen er veldig fleksibel.

Et eksempel på et godt Agile-prosjekt er utrulling av en ny programvareapp. Appen vil bli utgitt i faser. Funksjonene i den første fasen er velkjente. Funksjonene i den siste fasen er ikke veldefinerte og kan endres over tid. Kunden ønsker også hyppige brainstorming møter.

For å lære mer om Agile-prosjektprosessen, sjekk ut følgende gratis opplæringsprogrammer fra Tuts +:

• En Designer er Introduksjon til "Agile" Metodikk 
• Lean, Agile måte å bygge ditt første produkt
• Prinsippene for Agile Utvikling

Agile er en god metodikk for mange prosjekter. Men noen prosjekter styres bedre under en mer tradisjonell prosess.

Velge en tradisjonell prosess

I denne veiledningen fokuserer jeg på hvordan Traditional (eller Waterfall) prosjektledelse hjelper deg med å styre et frilanseprosjekt.

Selv om Agile er populært, er det tider når en tradisjonell prosess gir mer mening. Her er kjennetegnene til et prosjekt som er velegnet til tradisjonell prosjektledelse:

• Omfanget av prosjektet er veldefinert og vil ikke sannsynligvis endres.
• Prosjektet har en enkelt levererbar.
• Ressurser for prosjektet kan justeres.
• Kundens engasjement i prosjektet er begrenset etter at avtalen er avtalt.
• Fristen eller leveringsdatoen er satt og fast.
• Klienten krever tradisjonell prosjektledelse.

Et eksempel på et tradisjonelt prosjekt er utrulling av et e-handelsnettsted for et selskap med bare en håndfull produkter. Det er ikke fornuftig å rulle prosjektet ut i faser fordi sluttresultatet er kjent og usannsynlig å endre seg. Kunden gir deg kravene, men vil at du skal håndtere det derfra. Faktisk vil kundens tilgjengelighet under prosjektet bli begrenset.

Tradisjonell prosjektledelse

Denne delen identifiserer de fem faser av et prosjekt under en tradisjonell prosjektledelsesprosess. Ulike metoder bruker forskjellige termer, men det som skjer i hver fase er lik.

Roli Pathak, skriver på PM project-management.com, gir en god beskrivelse av tradisjonelle prosjektfaser:

1. Sette i gang
2. Plan  
3. Henrette
4. Styre
5. Lukk

Jeg vil forklare hvordan du kan bruke hver fase til prosjektet ditt i neste avsnitt. For nå, la oss se på fordelene og ulempene ved tradisjonell prosjektledelse.

Fordeler med den tradisjonelle prosessen

• Tradisjonell prosjektstyring tillater team å jobbe med mindre kundeovervåkning.
• Det er færre endringer i prosjektet.
• Tradisjonell prosjektledelse inkluderer et veldefinert omfang.

Ulemper ved den tradisjonelle prosessen

• Det er vanskelig å behandle endringer.
• Klienten er mindre involvert.

Nå som du har oversikt over prosjektledelse, er du klar til å bruke den.

 Bruke prosjektledelse

Du kan bruke en tradisjonell prosjektledelsesprosess til freelancingprosjektet. Jeg har tilpasset de tradisjonelle prosjektledningsfasene for frilansere. Her er de fem faser av prosjektledelsen igjen og en beskrivelse av hva som skjer i hver fase for deg, frilanseren:

1. Få krav (start). Klienten uttrykker interesse i å gjøre et prosjekt med deg. Kontroller at du har de grunnleggende ressursene (inkludert underleverandører) for å gjøre prosjektet. Be om et detaljert omfang av prosjektet. Bekreft også at forståelsen av omfanget er riktig hos kunden.
2. Plan. Anslå hvor stor innsats prosjektet krever og planlegg arbeidet. Bryt prosjektet i mindre deler (ofte kalt en arbeidsavbruddstruktur) for å skape en håndterbar plan. Sett inn dine interne mål og sørg for at planen din oppfyller kundens mål. Få en signert kontrakt eller en avtale fra kunden og samle inn den første betalingen.
3. Utvikling (utfør). Du (og eventuelle frilansere du har ansatt) gjør hovedoppgavene til prosjektet. Hvis du er en webutvikler, er det her du bygger websider. Hvis du er en forfatter, er det her du lager det grove utkastet.
4. Review / Testing (Control). I løpet av prosjektet, sammenlign din fremgang til planen. Hvis du faller bak, ta tiltak for å sikre at du kommer tilbake til planlagt plan. Sjekk arbeidet ditt under denne fasen for å sikre at det ikke er feil og at det oppfyller prosjektets omfang. Hvis du har et lag, bør du vurdere hverandres arbeid. Hvis ikke, se nøye over ditt eget arbeid. Hopp over denne fasen kan resultere i en ulykkelig klient og mye omarbeid. For store prosjekter kan det hende du trenger en uavhengig fagkompetent til gjennomgang eller testing.
5. Konklusjon / Vedlikehold (Lukk).Slå prosjektet over til klienten. Bill for resten av prosjektet avgifter. Hvis prosjektet krever løpende støtte og vedlikehold, ta gjerne ordninger for å håndtere disse (mot en ekstra kostnad). Som freelancer er det en god ide å be om mer arbeid på dette tidspunktet.

Når du utvikler seg gjennom prosjektledelse trinnene, trenger du verktøy for å hjelpe deg. For små til mellomstore prosjekter, opprett egendefinerte prosjekt regneark ved hjelp av verktøy som Google Sheets (gratis) eller Microsoft Excel. For større prosjekter trenger du kanskje et mer komplekst verktøy som Microsoft Project eller Jira.

Hvis du har fulgt prosjektledelsesprosessen, har du sannsynligvis unngått mange vanlige prosjektproblemer.

Unngå prosjektledelse fallgruver

For større prosjekter hjelper prosjektstyringsprosessen deg med å unngå vanlige freelancing fallgruver. Her er syv problemer frilansere ofte ansikt og en forklaring på hvordan prosjektledelsen prosessen hjelper med hver:

1. Ikke forstå hva kunden ønsker. I prosjektledelsesprosessen er klienten enig i kravene (også kjent som omfang) i første fase. Omfanget blir en del av kontrakten.
2. Undervurderer tiden for prosjektet. Med prosjektledelse er estimatet ditt mer nøyaktig fordi du baserer det på et mer detaljert omfang.
3. Underlading for prosjektet. Du er mindre sannsynlig å betale for prosjektet fordi du har et mer nøyaktig estimat.
   
4. Faller bak på oppgavene og til slutt leverer sent. Med en prosjektledelsesprosess vet du alltid hvordan fremdriften din sammenligner med tidsplanen.
5. Slår på et prosjekt med problemer. Prosjektledelse krever at du tester (eller kontrollerer) arbeidet ditt. Du er mindre sannsynlig å snu i et prosjekt med feil.
6. Misforståelser etter prosjektet er fullført. Siden omfanget er tydelig definert fra begynnelsen, vet kunden nøyaktig hva du har avtalt å gjøre.
7. Ikke får gjenta bedriften fra klienten. Som en del av sluttfasen, spør kunden om du kan håndtere deres behov for støtte eller vedlikehold.

Etter prosjektet

Selv etter at frilanseprosjektet er fullført, er du ikke ferdig. De beste prosjektledere analyserer prosjektets suksess og fiasko. Du bør gjøre det samme.

Her er noen spørsmål når prosjektet avsluttes:

• Var klienten glad? Hvis ikke, hvorfor ikke? (Du må kanskje spørre.)
• Ble prosjektet på planlagt? Hvis ikke, på hvilket tidspunkt gikk det av gangen? Hva førte det til å gå av tidsplanen?
• Var tidsestimatene nøyaktige for hver oppgave? Hvis de ikke var, hvor mye mer tid var det nødvendig?
• Hva lærte du fra dette prosjektet? Hva ønsker du at du hadde gjort annerledes?
• Basert på dette prosjektet, trenger du å investere i flere verktøy eller trening?

Legg inn svarene dine på disse spørsmålene og hold dem på et trygt sted. Gå over svarene dine med prosjektgruppemedlemmene dine. Se på svarene dine før du starter ditt neste freelance-prosjekt for å unngå å gjøre de samme feilene på et nytt prosjekt.

Etter et vellykket prosjekt, be din klient å gi deg en anbefaling mens arbeidet ditt fortsatt er friskt i deres sinn. Bedriftsprosjektledere hopper vanligvis over dette trinnet, men det er viktig for freelance prosjektledere.

Her er noen Tuts + opplæringsprogrammer som hjelper deg med å be om klientattest:

• Når prosjektet er over - Samle testimonials
• Den 5-trinns tilnærmingen til å samle og bruke klienterklæringer

Konklusjon

Denne opplæringen dekker et komplekst emne, tradisjonell prosjektstyring, og gjør det tilgjengelig for frilansere. Det er ikke ment å være en uttømmende ressurs på prosjektledelse. Det taler heller ikke for tradisjonell prosjektledelsesmetodikk for alle frilanseprosjekter.

Prosjektledelse er et område hvor erfaring og meninger er forskjellige. Noen viktige punkter å huske er at du bør planlegge og organisere frilanseprosjektene, og at det finnes påviste metoder for å hjelpe deg med å gjøre det.

Også å være i stand til å håndtere frilanseprosjekter øker verdien din som freelancer og gjør deg mer markedsførbar.

ressurser

Grafisk Kreditt: Prosjektstyringsikon designet av Matthew Roberts fra Noun-prosjektet.