Share
Når en ny klient har et prosjekt for deg å jobbe med, hva skjer neste? Har du en sett prosess du følger? Og i så fall er det skrevet ned hvor som helst? Eller går du bare sammen med det du vanligvis vet du trenger for å komme i gang?
Uansett hvilken vei du følger, er det din klientinntaksprosess. Det kan høres ut som et fint begrep - mer som noe som et stort byrå ville bruke enn en individuell freelancer - men vurderer at hvordan du håndterer de første trinnene i arbeidet med en ny klient, kan bestemme hvor raskt du kan fullføre et prosjekt og hvordan glad klienten din vil være med deg, en inntaksprosess kan være svært viktig.
I dag vil du finne ut hvordan du kan forbedre kundeinntaksprosessen. Men først har vi et spesialtilbud for deg ...
Få et Envato Elements-abonnement på tilgang til tusenvis av ubegrensede malnedlastinger for en enkelt månedlig avgift, med OG-tilgang nå inkludert - som hjelper deg med å strømlinjeforme virksomheten din fra forslag til betaling.
Lær mer om dette kraftfulle tilbudet fra Envato Elements, før du graver deg inn i denne nyttige artikkelen.
Inntaksprosessen er din mulighet til å få alt du trenger for å faktisk fullføre et prosjekt. I en ideell verden, trenger du ikke å kontakte en klient etter inntaksprosessen til prosjektet er ferdig og klar til å gå. Selvfølgelig er det sjelden at et prosjekt går så jevnt. Du bør behandle inntaksprosessen din som den beste muligheten du må stille dine klient spørsmål.
Det er noen forskjellige former inntaksprosessen kan ta. Ett langt anrop (fortrinnsvis innspilt), hvor du stiller mange spørsmål og tar notater på svarene, er et populært valg. Denne tilnærmingen krever en sjekkliste over spørsmål du kan jobbe deg gjennom, sammen med noen oppfølging for å få noen filer eller ressurser du trenger.
Personlig har jeg funnet ut at siden jeg trengte å lage et helt sett spørsmål, var det fornuftig å gå et skritt videre og gjøre dem til et spørreskjema som jeg kan sende til en ny klient rett utenfor flaggermuset. Det gjør også å oppdatere informasjonen min lettere når en klient trenger et nytt prosjekt som er fullført.
For å kunne jobbe med en klient effektivt, er det noen svar du burde ha, uansett hvilken type freelancer du er:
Forhåpentligvis forventer du at klientene skal signere en kontrakt og sende inn en delvis betaling på forhånd. Disse elementene må også være en del av inntaksprosessen din - du bør ikke gå videre uten minst en kontrakt i hånden og helst litt penger i banken. Du kan sette sammen en fin profesjonell pakke, inkludert et spørreskjema, en faktura og en kontrakt, med mindre endringer gjort for hver ny klient.
Du vil aldri be en kunde, potensiell eller bekreftet, å se gjennom en mindre enn profesjonell portefølje. Du vet at hvis du ikke tar deg tid til å presentere deg som en profesjonell, er det mye vanskeligere å få jobb.
Hvis en klient føler at du har håndtert et prosjekt noe mindre enn adept, vil hun ikke få deg til å arbeide i fremtiden.
Men hele prosjektet du jobber med med en klient, er faktisk sjansen etter sjanse for å bevise profesjonaliteten din. Hvis en klient føler at du har håndtert et prosjekt noe mindre enn adept, vil hun ikke få deg til å arbeide i fremtiden. Og hvis du ikke er profesjonell gjennom hele tiden, kommer du ikke til å føle deg komfortabel og gir deg en anbefaling eller anbefaler deg til hennes tilkoblinger.
En profesjonell tilnærming til å få informasjonen du trenger, i stedet for å be om detaljer etter hvert som de kommer til deg, er en av de enkleste måtene å sette deg fra hverandre. Å presentere dem med en lett-å-følge prosess som gjør det klart at du skal få dem fra ide til ferdig prosjekt uten for mye stress, er et tegn på ekte profesjonalitet.
Vanligvis, hvis du presenterer noe som et foreløpig regneark og noen grunnleggende papirarbeid som ser standardisert og godt designet, vil kundene dine fylle dem ut som en selvfølge. De vil også føle seg litt lettet av prosessen.
Av og til kan du oppdage at en klient føler at hun er for opptatt til å gjøre denne typen papirarbeid. Du må kanskje ta litt tid til å forklare at du trenger denne informasjonen for å komme i gang på prosjektet (og det inkluderer eventuelle forutbetalinger du trenger).
Avhengig av hvilken type arbeid du gjør, vil du sikkert finne at du må planlegge et oppfølgingsmøte når du har alle detaljene foran deg. Det kommer til å være et spørsmål om arbeidsflyten din, men du kan svare på den opprinnelige informasjonen med et formelt forslag - eller inntaksprosessen kan utløses av en kundes samtykke til ditt forslag. Den nøyaktige rekkefølgen av hendelser vil avhenge av hvordan du vil operere og hvilken informasjon du trenger på hvert trinn underveis.
Det er ikke noe poeng å samle inn informasjon hvis du ikke skal bruke den. Du trenger en måte å raskt flytte en enkelt kundes svar til i et system hvor du kan få full verdi ut av det.
Du trenger en måte å raskt flytte en enkelt kundes svar til i et system hvor du kan få full verdi ut av det.
Som forfatter finner jeg at det første alternativet fungerer mye bedre for meg: Jeg lager mitt eget sett av forfatteres retningslinjer for hver klient, ikke ulikt det du ville finne på et nettsted som godtar frilansearbeid. På andre typer arbeid kan oppgavebasert tilnærming være bedre egnet.
På et webdesign prosjekt, for eksempel å vite hvor bestemte bilder lagres, er det bare viktig når du jobber med en bestemt oppgave som krever at du bruker bildet. Tilnærming til prosjektledelse kan gjøre ett alternativ eller det andre det klare valget for deg. Ellers må du kanskje prøve hvert alternativ og se hvordan de passer i arbeidsflyten din.
Ikke vær redd for å finjustere inntakssystemet når du kjører flere kunder gjennom det. Du kan oppdage at det er flere spørsmål du må spørre (tross alt, ingen freelancer har aldri gått galt ved å be om mer informasjon). Men akkurat som med enhver forretningsprosess, kan du finne måter å oppnå oppgaver mer effektivt og effektivt når du går. Det kan vanligvis ta en av to skjemaer: For det første kan du opprette et referansedokument som lar deg gå tilbake og sjekke forskjellige detaljer mens du jobber. For det andre kan du bryte opp disse detaljene og knytte dem til oppgavene som utgjør hele prosjektet du jobber med.
En av de største fordelene med en veldig god inntaksprosess ses når du treffer det punktet hvor du har for mye arbeid å håndtere på egen hånd. Hvis du vil legge ut en del av arbeidet ditt eller ta med en assistent, må du ha et system for å håndtere hvert trinn i et prosjekt - alt som ikke er rent kreativt, må skrives ut hvis du vil avlevere det til noen andre.
Inntaksprosessen kan være noe som er lett å gi av, forutsatt at du har hvert trinn tydelig lagt ut, slik at en assistent bare kan følge med. Dette er et av de tilfellene der du har et spørreskjema for dine klienter å fylle ut, snarere enn en tilnærming som er avhengig av mer interaksjon, er fordelaktig: kundene dine vil ha kontakt med deg, ikke en assistent, men ingen skal spesielt tenke på om de trenger bare å sende et spørreskjema til en e-postadresse som ikke tilhører deg personlig.
En assistent, spesielt en virtuell assistent, kan ta et ferdig inntaksskjema og ha alle dine filer og notater satt opp før du selv begynner å jobbe med prosjektet. Hun kan sette opp maler, basert på informasjonen i spørreskjemaet og retningslinjene du kan gi, planlegge eventuelle oppfølgingssamtaler som må finne sted med klienten og til og med nagle kontaktpunktet ditt om å sende sammen filer. Hvis du har alt i freelance-virksomheten din systematisk, kan hun til og med kunne prep din faktura og få dem klar til å sende ut minuttet du fullfører prosjektet.
En god klientinntaksprosess kan gjøre hver annen del av et frilansprosjekt gå mye jevnere.
Accentsconagua