Share
Hver måned synes teamet ditt å jobbe hardt for å nå sine mål. Likevel, hver måned, som i nærheten av fristen, finner du at laget ditt går bak. I mars fortalte noen deg at problemet var en programvarefeil. Så du kjøpte ny programvare.
I april hørte du at mangel på markedsføringsmateriale forårsaket problemet, så du skrev et sternt notat til markedsdirektøren, og ba om en forklaring. I mai var laget ditt sent igjen; denne gangen forklarte et medarbeider at problemet er koblet til en nettverksavmatning. Så du ringte IT for å få problemet løst.
Nå er det juni, og du ser på enda et savnet mål. Og du er syk og lei av å sette ut branner. Noe må være grunnlaget for alle disse savnede målene, og du vil finne ut hva det virkelige problemet er og håndtere det. En gang for alle.
Dette er en jobb for Root Cause Analysis.
Root cause analyse, ifølge Washington State Department of Enterprise Services, er "en systematisk prosess for å identifisere" årsaker "til problemer eller hendelser og en tilnærming for å svare på dem. [Det] er basert på den grunnleggende ideen om at effektiv ledelse krever mer enn bare å "sette ut branner" for problemer som utvikler seg, men å finne en måte å hindre dem på. "
Grunnårsak Analyse er ofte, men ikke alltid, forbundet med Six Sigma, et sett med forretningsverktøy utviklet av Motorola i løpet av 1980-tallet. Målet med Six Sigma er å sette og streve etter konsekvent å nå et meget høyt sett av standarder gjennom en kontinuerlig prosess med evaluering og forbedring.
Er du klar til å komme til roten av lagets forretningsproblemer?
Tenk deg at du aldri har hørt om forkjølelse. Deretter utvikler du en tett nese, feber, hodepine og hoste en dag. Du ser hvert separat symptom som et unikt problem, og du ser deg selv som lider av en rekke sykdommer - hver verre enn den siste. Du behandler tett nese med decongestant, feberen med aspirin, og hosten med hostesirup. For en stund, i det minste, føler du deg bedre. Men innen noen få timer oppstår hver av symptomene. Du begynner å fortvile at det ikke er noen kur i det hele tatt.
Deretter analyserer du symptomene dine og merker at de alle dukket opp samtidig. Du gjør litt forskning, og du oppdager at nei, du har ikke fire forskjellige sykdommer. Du har bare en enkelt sykdom som kan løses veldig enkelt med en kombinasjon av hvile, masse væsker og tidens gang.
I virksomhetseksemplet ovenfor så du på et sett med symptomer-savnede tidsfrister, programvareproblemer, tilkoblingsproblemer, mangel på markedsføringsmaterialer - men du hadde ennå ikke diagnostisert det underliggende problemet.
Root Cause Analysis lar bedriftsledere som deg å analysere symptomene på et problem og diagnostisere det underliggende problemet. Når du vet hva det underliggende problemet er, står du en mye bedre sjanse til å løse symptomene permanent!
Formålet med root-reason-analyse er enkelt: å bestemme den underliggende årsaken eller årsakene til et problem og å eliminere disse grunnene. Prosessen er imidlertid ikke helt så enkel. Det er flere verktøy for root cause-analyse (som vi vil utforske mer fullstendig senere i denne artikkelen), og flere trinn langs veien for å analysere en grunnårsak.
Uansett hvilket verktøy du velger for Root Cause Analysis, går du gjennom de samme grunnleggende trinnene:
La oss se litt dypere ut på hver av disse trinnene:
Først vil du definere ditt problem - og de fleste problemene er misvisende enkle. Vi fortsetter å savne våre mål. Vi har lav moral i vår arbeidsplass. Våre produkter er feil. Disse enkle utsagnene kan imidlertid være resultatet av et komplekst sett med problemer og omstendigheter.
Før du aksepterer en veldig enkel definisjon av problemet, er det verdt å grave litt dypere ved å stille spørsmål som "hvordan er den lave moralen uttrykt?" Eller "på hvilken måte er våre produkter feil?" Jo mer du vet om symptomene, Jo bedre du vil kunne diagnostisere de underliggende problemene.
Når du har definert problemet, vil du og ditt team brainstorme potensielle grunner til at problemet eksisterer. Disse er ikke grunnårsaker; I stedet begynner de steder der du kommer til grunn en grunnårsak. Disse årsakene kan være menneskelige (Joe forsømte å oppdatere virusprogramvaren vår), organisatorisk (ingen forteller markedsføringen det de trenger før det er for sent) eller fysisk (bilen min brøt sammen, så jeg var sen til klientmøtet).
Nå er det på tide å avgjøre den underliggende tilstanden eller årsakene bak problemet du har definert. Det er mange verktøy tilgjengelig for å gjøre dette, men de har alle til felles muligheten til å hjelpe deg å grave under overflaten.
Prosessen med brainstorming vil ta litt tid, og kan til og med kreve litt forskning. Hvorfor forsømte Joe å oppdatere virusprogramvaren? Hva skapte kommunikasjonsgapet mellom markedsføring og resten av selskapet? I det lange løp har du en solid forståelse av et problem som kan være mye mer betydelig eller bredt enn du forventet.
Når du forstår den virkelige, underliggende, årsaken til problemet ditt, kan du begynne å designe en løsning. Selvfølgelig kan denne løsningen ikke være så enkel som "oppdater anti-virusprogramvaren." Det kan kreve å revurdere prosessene bak oppdatering av programvaren - eller velge et helt nytt programvaresystem. Det kan medføre en omorganisering av organisasjonen for å forbedre kommunikasjonen. Uansett hvilken løsning du utvikler, må du også tenke gjennom trinnene som kreves for å kunne implementere og evaluere det.
Implementering og evaluering av en løsning eller løsninger er relativt grei. Nøkkelen til implementering er å planlegge og sikre innkjøp på alle nivåer. Evaluering kan gjøres på mange forskjellige måter, men uansett hvilken metode du har, er din grunnleggende prosess det samme: ved å stille spørsmål, som "er symptomene borte?" eller "Er problemet løst?" Du vil avgjøre om prosessen din var vellykket.
Root Cause Analysis er et veldig populært forretningsverktøy, og som et resultat har mange forskjellige forretningsteoretikere utviklet verktøy for å få jobben gjort. Noen av disse verktøyene er relativt enkle; andre er ganske komplekse. Ditt valg av verktøy vil avhenge av problemets kompleksitet, størrelsen på bedriften din og ressursene og tiden du har tilgjengelig. Her er bare noen av alternativene dine:
Denne prosessen er på mange måter så enkelt som det høres ut. Det er en prosess å spørre en rekke spørsmål, som fører deg dypere. For eksempel:
Vi har ikke vært i stand til å lande en ny klient. Hvorfor? Fordi vi har gjort en dårlig jobb i våre klientpresentasjoner. Hvorfor? Fordi vi ikke har hatt materialene vi trengte å gi et godt inntrykk. Hvorfor? Fordi Markedsdivisjonen ikke har oppdatert Powerpoints og brosjyrer. Hvorfor? Fordi Marketing ikke har den informasjonen den trenger for å lage oppdaterte Powerpoints og brosjyrer. Hvorfor? Fordi informasjonen har ligget i IT-direktørens "in" -boks i seks uker.
Selvfølgelig er dette en forenklet versjon av 5 Hvorfor er det, men du kan se hvor raskt det tilsynelatende problemet - i dette tilfellet, problemer med å gjøre salg - kan spores til et internt organisatorisk problem bare ved å spørre "hvorfor" om og om igjen.
Denne "mind-mapping" -teknikken bruker et fishbone-diagram, brainstorming og analyse for å fastslå årsaken som ligger til grunn for et problem eller problem i en organisasjon. Sammen bestemmer en gruppe problemene, mulige årsaker til problemet, og deretter mulige årsaker bak årsakene. Når et kart er opprettet, kan gruppen analysere resultatene, bestemme de mest sannsynlige årsakene, og begynne å utvikle ideer for adresser disse grunnårsakene.
Ifølge teorien bak Pareto Analysis, fører 20% av årsakene til 80% av resultatene. Dette gjelder både negative resultater og positive resultater. Ved å analysere og score de negative resultatene av ulike årsaker, er det mulig å finne ut de rotte 20% - og deretter målrette disse årsakene til positiv handling. Med andre ord, lar Pareto Analysis deg å bestemme hvilke problemer som virkelig betyr noe, og ta tiltak for å eliminere dem.
For hvert selskap, og for hver situasjon, vil forskjellige verktøy og prosesser gi informasjon om rotårsaker. På Boeing, Root Cause Analyse av problemer med C17-flyet ga til slutt det integrerte sikkerhetsstyringssystemet, som har 12 viktige elementer, inkludert åpne kommunikasjonsprosesser og utfordrende mål og mål. Slik er prosessen beskrevet i en artikkel som heter "Incredible Journey":
[Root Cause Analysis] verktøy og data, samt involvering av interessenter, fant syv siste årsaker til hvorfor C-17-programmet hadde så mange tapt arbeidsdager og høye arbeidstakers kompensasjonskostnader. Disse grunnårsakene - som laget validert ved hjelp av samme metoder, verktøy og data - var:
- Ingen personlig ansvarlighet for sikkerhetsytelse.
- Mangel på kommunikasjon. Utilstrekkelige prosedyrer, opplæring og regler.
- Manglende ledelsesforpliktelse.
- Ikke en forretningsprioritet.
- Ingen sikkerhet integrering.
- Klagende sikkerhetskultur.
Etter å ha vurdert den nåværende tilstanden, fastslå årsaker og involverte interessenter utviklet teamet og implementerte et nytt integrert sikkerhetsstyringssystem C-17, hvilke lagmedlemmer trodde var grunnlaget for å oppnå en verdensklasse sikkerhetskultur.
Hvis Root Cause Analysis kan fungere for Boeing, er det sjansene for at det kan fungere for bedriften din. Nøkkelen er å starte med de riktige spørsmålene, velg de riktige verktøyene og følg opp for å sikre at analysen fører til handling - og ikke til en blind ende.
Ved å bruke verktøy som Årsak og Effekt Analyse, Pareto Analyse, og Fem Whys, selskaper rundt om i verden roser ut alvorlige problemer og planlegger for suksess. I denne serien om Root Cause Analysis graver vi dypere inn i hver av disse strategiene, og gir teamet de problemløsende verktøyene den trenger.
Grafisk Kreditt: Skiftenøkkel designet av Tony Gines fra Noun Project.
Accentsconagua