Share
E-post er allestedsnærværende. Omtrent 183 milliarder e-postmeldinger sendes hver dag, som oversetter til to millioner hvert sekund. For de som holder orden hjemme, er det offisielt en båtbelastning av e-post. Eller tør jeg si, et cruiseskip last?
Ikke overraskende er en stor prosentandel av disse e-postene forretningsmessige. Oppfordringer, tidsbekreftelser, oppfølging, takknemlighet, utrolige forslag (ofte etterfulgt av seksuelle trakassering juridiske merknader), fortsetter listen ad infinitum. Men mange års erfaring som gründer og krevende e-post avsender / mottaker har vist at flertallet av e-postmeldinger, selv de som er forretningsmessige, ikke er - jeg gjentar, ikke -- effektivt skrevet.
Fallgruvene varierer, men konsekvensene er alltid de samme: en dårlig skrevet e-post gir et like dårlig inntrykk. Og som freelancer, når inntektskilden din er helt avhengig av dine relasjoner med klienter, som ofte er jordet i dine e-post-korrespondanser, har du absolutt ikke råd til å være mindre enn stjernene.
Gitt, mange mennesker kunne ikke identifisere sterk e-postskriving hvis de slo dem over hodet med en Mac-lastebil, en bulldozer og Queen Latifah vedlagt. (Dang, det ville skade.) Men selv om disse menneskene ikke kan identifisere det, vil sterk e-postskriving uunngåelig gi et positivt inntrykk over tid og gi meningsfylte resultater for bedriften din..
Kunsten å skrive e-post er sjelden diskutert, men hvis du mestrer det, er du gyldig. Nedenfor finner du en rekke tips som vil føre til din 40-karats gullhet, fordelt på tre kategorier: innhold, stil og form / technicals.
Gjør din hensikt klar. Formålet med e-posten din må være lett å identifisere. Ingen vil skure gjennom en labyrint av setninger som er indirekte relaterte og / eller ikke bidrar til en bestemt funksjon. Lagre dine "innsiktige" introduksjoner, bakgrunner og komplimenter for din mor, eller hvis moren din er opptatt, kanskje gullfisken din eller parakitten. Tvetydighet, som en hårete amerikansk mann som bærer speedo på stranden, må skuttes umiddelbart.
Merk med en meningsfylt emnelinje. Folk bestemmer om å åpne, videresende, arkivere eller slette en e-post basert på emnelinjen. Ikke kast bort leserens tid: Emnefeltet bør kortfattet beskrive e-postens innhold. I tillegg, hvis du prøver noen gimmicks eller unødvendig intelligens i emnelinjen, kan e-posten slå leseren som spam og komme seg i søpla, sammen med de gratis iPod-tilbudene, juicer-gavekortene og abonnementene på "Amphibian Lover" -magasinet.
Front-lås mutter og bolter. Ikke anta at leseren din har tid eller ønske om å lese hele eposten din. (Beklager å ødelegge de dårlige nyhetene. Du er fortsatt et fantastisk menneske, OK?) De mest effektive e-postene plasserer prioriterte opplysninger mot begynnelsen, ideelt i første ledd. En rask introduksjon burde føre direkte inn i alt leseren trenger å vite. Tid er penger. Og folk liker å spare penger.
Vær oppmerksom på tonen. Ved å etablere relasjoner med enkeltpersoner via e-post, er det viktig å kommunisere med en kompatibel tone. Noen mennesker insisterer på no-frills formalitet. Andre foretrekker en casualitet utenom manchetten. Uansett, hvis du ikke treffer en resonant skrivetone med den andre personen, kan forholdet ditt føles ubehagelig, noe som overskrider skakelig grunn for forretningsforbindelser.
Engasjere folk med setningene dine. Ikke skriv setninger som er indirekte og stumpe. Plasser sterke substantiv og verb til fronten som fører til et klart definert punkt. I stedet for "det har blitt bestemt ...," tenk, for eksempel, "vårt firma besluttet ..." Epitomet av manglende skrift er passiv tid. Gjør setningene dine pop. Og her er en annen nugget av visdom: ikke slutt setninger med preposisjoner! I stedet for "Jeg vil at noen skal spise enchiladas med," tenk for eksempel "Jeg vil at noen skal spise enchiladas med meg."
Vary setning lengde. Hold leseren din engasjert med en rekke setnings lengder. Korte setninger er bedre enn lange. Ingenting vil forvirre og irritere en leser mer enn en "run-on" som må leses flere ganger for å dechifrere det.
Ikke vær en pompøs jerk. Hvis du tror du kan imponere en leser med et eruditt ordforråd, gjett igjen. (Se? Du var ikke imponert over ordet "eruditt", nå var du?) Et omfattende ordforråd er absolutt en fordel, men den kan ikke kompensere for direkte, kvalitetsinnhold. Hvis du trenger å ta tak i ordlisten for å verifisere betydningen av et ord, er det en stor sjanse for at selv om du bruker ordet riktig, kan det høres unaturlig.
Brevity er nøkkelen. Ingen liker lange e-poster. Hvis du overvelder leseren din med en epost av bibelske proporsjoner, er de garantert å slette den uten å lese den første setningen. (OK, kanskje det er overdrivende. Men folk har korte oppmerksomhetsspenner, og du sparker din egen rumpe ved ikke å ta vare på dem.) Prøv å tilpasse teksten din til en skjerm som ikke krever rulling. Tross alt er det en god grunn at webannonser som ligger "over brettet" koster mye mer enn de som er nedgravet nederst: den øverste halvdelen av skjermen har en mye større sjanse til å bli sett.
CC med moderering. Bare karbonkopi (cc) de partene som er direkte involvert i innholdet i e-posten. CC-orgier fører ikke bare til trafikkork i andre folks in-bokser, men skaper en følelse av upersonlighet mellom deg selv og e-post mottakeren. Når du er i tvil, bruk magien til det blinde karbonet (bcc) for å skjule adressene til datterselskapene.
Kast på din John Hancock. En signatur på slutten av e-posten din, som inneholder din kontakt og annen relevant informasjon, gir en god berøring av profesjonalitet. Du kan frilansere ut av foreldrenes kjeller, men en informativ signatur med en fengende logo kan hjelpe leserne til å rangere deg i de store ligaene. Det er også en fantastisk måte å sette fokus på produkter og tjenester du tilbyr.
Jeg vet at jeg har kastet mye informasjon på din måte, men stol på meg: det er helt avgjørende for å mestre kunsten til å skrive e-post. Hvis du vil ha en leg-up på resten av freelancing konkurransen, ta disse elementene til sinns og begynn å implementere dem med det samme.
Jeg kan ikke fortelle deg hvor mange ganger - inkludert alle fra frilansere til Venture Capitalists - kvaliteten på e-post korrespondanser har påvirket kvaliteten på relasjoner. For alle kommende freelancere, eller alle som ønsker å lykkes i denne elektronisk drevne verden, må e-postskriving få størst oppmerksomhet.
Hvis du har spørsmål du vil svare personlig, kan du gjerne skille meg en epost. Men vær forsiktig: Jeg skal dømme deg.
Accentsconagua