Share
For små bedrifter er kontanter konge. Det spiller ingen rolle hvor mange kunder du har eller hvor mye penger du har blitt lovet: hvis du ikke mottar det før dine egne regninger kommer, vil du være i trøbbel.
Sen betaling er et vanlig problem for små bedrifter. Ifølge en undersøkelse fra National Federation of Independent Business i 2012 hadde 64% av små bedrifter fakturaer som hadde gått ubetalte i minst 60 dager.
I en tidligere veiledning dekket jeg noen tips for å få betalt i tide. I dagens veiledning ser vi nærmere på betalingsbetingelsene. Hva er de forskjellige alternativene, og hva viser dataene om hvilke vilkår som hjelper deg med å bli betalt raskere?
Vi vil gå gjennom alt dette, slik at du til slutt vil vite din EOM fra din 2/10 Net 30, og enda viktigere vil du bli posisjonert for å få kontantstrømmen raskere og påliteligere.
Men først har vi et kraftfullt tilbud som er rettet mot frilansere og småbedriftseiere som ikke bare trenger tilgang til flotte grafiske ressurser, men hjelper også med å gjøre klientfaktureringsprosessen jevn.
Dra nytte av vår nåværende Envato Elements + OG CO avtale: Få et Envato Elements-abonnement på tilgang til tusenvis av ubegrensede malnedlastinger for en enkelt månedlig avgift, med OG-tilgang nå inkludert - som hjelper deg med å strømlinjeforme virksomheten din fra forslag til betaling.
Og hvis du trenger hjelp med det grunnleggende om hvordan du setter en faktura sammen, kan du se min siste veiledning Hva er en profesjonell faktura, eller sjekk ut noen av faktura maler på Envato Market.
Denne Creative Fakturaen er bare en av de hundrevis av profesjonelle faktura maler tilgjengelig fra GraphicRiver.Når du sender ut en faktura, forteller du klienten hvor mye penger du forventer i retur for arbeidet du har gjort. Betalingsvilkårene angir når pengene er forfalt og hvordan det skal betales.
Så det viktigste aspektet av betalingsbetingelsene er tidsrammen du forventer å bli betalt. Men som en del av betalingsbetingelsene kan du også spesifisere hva som vil skje hvis folk ikke betaler: kanskje en straff eller interesse som skal brukes etter en viss dato. Eller, hvis du vil være mer positiv, kan du tilby rabatt til alle som betaler tidlig. Du kan også angi betalingsmåter.
Vi ser på hvordan disse alternativene fungerer i neste avsnitt, samt å se hvilke som fungerer best. Men for nå, la oss demystifisere noen av de vanlige betalingsbetingelsene du måtte komme over:
Dette er en vanlig betegnelse, som ganske enkelt betyr at kunden skal betale 30 dager fra faktura dato. Du kan variere nummeret så mye du vil: Netto 7 betyr for eksempel at betalingen skal betales syv dager etter fakturaen, og Net 15 ... vel, du får ideen.
Dette er en måte å tilby rabatt på. Netto 30-delen er den samme som ovenfor: Betaling skjer innen 30 dager. Men delen "2/10" betyr at hvis de betaler innen 10 dager, blir de belønnet med 2% rabatt.
Dette er kort for "End of Month". Dette kan være godt å bruke hvis du vil sørge for at alle fakturaene dine blir betalt i samme måned som du har fullført arbeidet, men det har noen ulemper. Hvis du sender ut en faktura rett på slutten av måneden, gir du for eksempel en klient svært kort tid til å betale, mens du i begynnelsen vil gi dem mer tid. Det er sannsynligvis best å bare bruke denne termen hvis du alltid sender ut fakturaer samme dag i måneden.
Dette betyr den 15. i måneden som følger faktura dato.
Dette betyr at du forventer betaling umiddelbart. Det høres ut som om det skulle føre til rask betaling, ikke sant? Virkeligheten er litt annerledes, som vi ser i neste avsnitt.
Du kan se gjennom denne fyldestere listen over fakturavilkår, men du trenger ikke å bekymre deg for mye om all terminologi: du trenger ikke å bruke den på dine fakturaer. I stedet for "Net 30" kan du for eksempel bare skrive "Vennligst betale innen 30 dager." Men det er godt å være oppmerksom på noen av vilkårene, dersom dine kunder og leverandører bruker dem.
Vær også oppmerksom på at disse bare er noen vanlige vilkår. Du kan variere ting som tidsramme for betaling og eventuelle insentiver eller straffer så mye du vil.
Det viktigste er imidlertid å forstå hvilke vilkår som fungerer best. Vi ser på det i neste avsnitt.
Så nå som du vet noen av alternativene du har og hva de mener, er det på tide å bestemme hvilke som skal brukes til virksomheten din.
Vilkårene som brukes, og forventningene rundt dem, kan variere mye av bransjen og hvilken type arbeid du gjør. Webdesignere eller utviklere kan for eksempel kunne spesifisere at nettstedet eller appen de jobber med, ikke vil fortsette å leve til de mottar full betaling. Men for andre typer virksomheter kan bransjestandarden være å tilby å vente 30 dager eller enda lenger.
For all del må du studere normer i din bransje og spørre rundt for å se hva andre bedrifter gjør. Men ikke føler deg begrenset av det. Hvis du vil bruke forskjellige vilkår, og du kan rettferdiggjøre dine kunder hvorfor disse vilkårene er rettferdige, så gå for det.
For eksempel har "Net 30" blitt standard i mange bransjer hvor det egentlig ikke passer. For et gammeldags produksjonsfirma er Net 30 ganske rimelig. La oss si at et firma sender ut et stort sett med widgets til en kunde, og sender ut en faktura. De må tillate tid for kunden å motta fakturaen, for å sjekke gjennom den enorme mengden widgets og sørge for at alt er i orden, for å sende fakturaen via kontoavdelingen og få en sjekk skrevet og sendt tilbake. Disse tingene tar tid.
Men kontrast det med et designfirma som leverer både en ferdig design og en faktura via e-post, og tilbyr en online betalingsmetode som PayPal. Klienten mottar både produkt og faktura umiddelbart, og etter å ha sjekket at alt er greit, er det egentlig ingen grunn til at de ikke kan gjøre betalingen med en gang. Å gi dem en måned å betale er i utgangspunktet bare å gi dem et rentefri lån.
Så i så fall kan du gjøre et overbevisende tilfelle at syv dager er rikelig med tid.
Noen av selskapene som leverer fakturapprogrammer har brukt massene av data de behandler for å finne ut hvilke betalingsbetingelser som er mest effektive for å få fakturaer betalt i tide.
Husk at de fleste er fra en rekke ulike bransjer, slik at de kanskje ikke alle passer for virksomheten din. Men de avslører noen interessante innsikter om hva som fungerer og hva som ikke gjør det.
En studie av over 12 millioner virksomhetsfakturaer fra Xero viste at i gjennomsnitt betaler kundene om to uker sent, uavhengig av betalingsbetingelsene valgt.
Det innebærer at de betalingsmåter du velger, bør du legge til på ytterligere to uker for å estimere den faktiske mottakelsesdatoen. Xeros data viste at hvis du vil bli betalt innen 30 dager, bør du angi betalingsbetingelser på 13 dager eller mindre.
En egen studie fra FreshBooks viste at enkle endringer i ordlyden som brukes på fakturaer, kan føre til raskere betaling. For eksempel:
En enkel "vennligst betal fakturaen din" eller "takk for bedriften din" kan øke andelen fakturaer som betales med mer enn 5 prosent!
En del av terminologien vi dekket i siste avsnitt er heller ikke like effektiv som enklere språk. Skriving av "30 dager" i stedet for "Net 30", for eksempel, resulterte i raskere betaling av fakturaer. Hvis du vil at folk skal ta en handling, spør du dem på en helt klar måte er det vanligvis en god ide.
Både Xero og FreshBooks-studiene er enige: spør etter omgående betaling virker ikke.
I Xero-studien ble fakturaer som ba om umiddelbar betaling faktisk betalt etter nesten 20 dager i gjennomsnitt. Og i FreshBooks-studien var det mer enn 30 dager. FreshBooks konkluderer med:
De fleste synes å tolke "ved mottak" som "når du har lyst til det". Det er som om de mottar en faktura med ordene "betales ved mottak" og umiddelbart dumper den inn i "når" hauger.
Så selv om du ber om umiddelbar betaling kan virke som en god ide, er det bedre å spesifisere et bestemt antall dager, for å fokusere kundens sinn på en fast frist.
Her er en annen overraskende konklusjon fra FreshBooks-studiet: Lading av interesse for sen betaling resulterer i enda flere utbetalinger. Det ser ut til at trusselen om interesse ikke virker som avskrekkende, og kan faktisk be folk om å sammenligne din relativt lave straksrente med de høye tingene på ting som kredittkort, og finne ut at de får en god avtale ved å forsinke.
Denne siste skal ikke komme som en overraskelse: Å tilby elektroniske betalingsmåter resulterer i mye raskere betaling. Dette fra Harvest:
Ifølge våre data får Harvest-fakturaer med mulighet til å betale via PayPal, betalinger nesten 16 dager raskere (dobbelt så fort) enn fakturaer uten elektronisk betalingsalternativ.
Dette er spesielt effektivt hvis du bruker en faktureringsapp, der betalingene er integrert slik at kunden kan betale med noen få klikk. Men selv om du sender ut en papirfaktura eller sender e-post til en PDF, gjør det enklere og raskere for kunden å betale, er en ikke-brainer.
I denne veiledningen har jeg snakket om betalingsbetingelser for faktura, men klienten bør ikke lære om vilkårene dine via fakturaen. Du bør angi betalingsbetingelsene rett ved begynnelsen av forholdet, slik at det ikke er noen overraskelser senere.
Når du setter opp kontrakten med en ny klient, må du ta med betalingsbetingelsene. Du vil kanskje sette opp milepæler for prosjektet, eller belaste en prosentandel av avgiften på forhånd, før arbeidet begynner.
Uansett hvilken struktur du velger, sørg for å få klientens avtale helt fra begynnelsen, og deretter kan du følge opp fakturaer for hver betaling senere, og vilkårene vil bare være en påminnelse, ikke et nytt punkt som skal diskuteres eller bestrides.
Når du har gjort arbeidet, er det viktig å sende fakturaen omgående. En studie av FreeAgent fant at:
Overraskende ser det ut til å sende en faktura raskt til og med å tilsidesette vilkårene du har bedt om betaling - fakturaer som ble sendt opptil 15 dager etter at arbeidet var ferdig, ble betalt raskt, selv om betalingsbetingelsene var lengre.
I gjennomsnitt ble fakturaer sendt ut innen en uke betalt innen fem dager, men en ukes forsinkelse fordobler ventetiden: fakturaer sendt ut etter to uker ble betalt etter 10 dager.
Dette skyldes sannsynligvis en kombinasjon av to faktorer: det er best å kontakte kunden når resultatet av ditt gode arbeid fortsatt er friskt i sinnet, og også ved fakturering raskt, viser du at du tar betalingen seriøst, og at de burde også. Hvis du forsinker, vil de trolig også gjøre det. Så få fakturaen ut raskt!
For flere tips, inkludert hva du skal gjøre hvis klienten ikke betalt i tide, se min nybegynnere guide til fakturaer:
I denne opplæringen har du lært om de beste betalingsbetingelsene som skal brukes for å unngå forfalte fakturaer.
Vi startet med en titt på hvilke faktura betalingsbetingelser er, inkludert definisjoner av noen vanlig terminologi.
Da så vi på de beste betalingsvilkårene som skulle brukes. Vi så at det er bra å undersøke industristandarder, men at du ikke bør bli begrenset av dem hvis du kan gjøre et godt tilfelle for noe annet. Vi så på resultatene av enkelte studier for å se hvilke vilkår som var de beste.
Til slutt dekket vi noen andre tips for å få fakturaer betalt i tide, for eksempel å etablere betalingsbetingelser i kontrakten, og sende fakturaer ut raskt.
Du vet nå hvilke faktura betalingsbetingelser er, og hvilke som pleier å fungere best. Den endelige avgjørelsen er opp til deg og dine individuelle forretningsbehov - det finnes ingen løsning for alle størrelser. Men med undersøkelsesdataene og annen informasjon som er inkludert her, vil du være i en bedre posisjon til å ta den avgjørelsen for deg selv.
Avtaleikon designet av Aha-Soft fra Noun-prosjektet.
Accentsconagua