Share
Når du legger til en ny ansatt i din bedrift eller et nytt medlem av teamet ditt, kan du ikke forvente at de skal vite alt fra dag ett. Og selv om du sikkert bør ta deg tid til å trene dem, er tiden alltid mangelfull for trening.
Derfor utvikler selskaper av alle størrelser standard operasjonsprosedyrer, eller SOPer. Disse viktige prosessdokumenter inneholder nødvendige instruksjoner om hvordan du fullfører kritiske prosesser i et selskap. Skriving av standard operasjonsprosedyrer sikrer at en bedrift kan fortsette å løpe jevnt etter hvert som ansatte kommer og går.
Standard operasjonsprosedyrer gir kontinuitet i virksomheten. Ansatte, kunder og arbeidsplassen vil endres. SOPs vil sikre at et standard sett med oppgaver kan fortsette å bli fullført mens alle skifter.
I denne artikkelen skal vi snakke om viktigheten av standard operasjonsprosedyrer og hvordan de skal utvikles. La oss dykke inn.
Så, hva er en SOP? Og hvorfor skal du implementere SOP i din bedrift?
En SOP, eller Standard Operating Procedure, er bare en dokumentasjon for hvordan en prosess fungerer. SOP fungerer best som en trinnvis liste over prosedyrer som alle kan følge med litt trening.
Bedrifter utvikler SOPs for en rekke grunner. En av disse grunnene er at SOPs bidrar til å redusere treningstiden for nye lagmedlemmer. Gi dem en godt bygget SOP, og de vil ha en betydelig start på å fullføre oppgaven ved hånden.
Når all HR-opplæring og påbygging er ferdig, kan en velskrevet SOP fungere som det første introduksjonspunktet for nye teammedlemmer.
En av de viktigste årsakene til å skrive standard operasjonsprosedyrer er å sikre kontinuitet. Har du noen gang jobbet med noen som var avgjørende for lagets suksess på grunn av deres kunnskap og erfaring? Jeg har sett denne typen person forlater selskaper mange ganger, og prosessen bryter ned og kan ikke fullføres.
Det er sikkert ingen erstatter topp talent enkelt, sikkert. Men SOP er en god sikring som bidrar til å sikre at viktige oppgaver fortsatt vil bli gjennomført, selv om nøkkelmedlemmene endrer roller eller forlater nye muligheter. Selv etter hvert som lagmedlemmer endres, vil en velopprettet SOP sikre at andre ansatte kan fullføre oppgaven.
SOP er også en viktig juridisk beskyttelse for et selskap. Faktum i saken er at vi opererer i et litigious miljø som er fulle av søksmål. Å sikre at kritiske prosesser dokumenteres og gjennomgås av ansatte, kan gi et beskyttelseslag for et selskap.
SOP sikrer at en bedrift kan fortsette å fungere jevnt. (Bildekilde: Envato Elements)Men standard operasjonsprosedyrer er ikke bare for store Fortune 500-selskaper. I frilanspraksis har jeg utviklet SOPer som hjalp meg med å outsource bestemte deler av virksomheten min. Det inkluderer oppgaver som jeg foretrekker å ikke gjøre, som å sende kundene mine fakturaer eller til og med redigere et dokument for publisering.
La oss innse det: Hvis du ikke har en prosessdokumentert, har du ikke en prosess. Du har noen skritt som du noen ganger utfører tilfeldig. Standard operasjonsprosedyrer er bare det - standardisert. De kan overlates til andre uten at prosessen brytes ned.
Fremfor alt bør frilansere og småbedriftseiere vurdere å skape SOP slik at deres praksis kan vokse.
Det er sannsynlig at du ikke startet småbedrifter med det ene formål å opprette fakturaer. Du gikk ut og begynte å tilby dine tjenester på grunn av lidenskapen du har for arbeidet ditt, ikke alle administrative ting som følger med det.
Men du vet også at du ikke bare kan forsømme disse forretningsprosessene. Fakturering, for eksempel, er avgjørende for å opprettholde virksomheten din og fortsette ditt kreative arbeid. Dette er den ideelle oppgaven som bør ha en SOP bygget for den, slik at den kan potensielt bli outsourcet eller håndtert av andre.
Å gå fra å være en enkeltpersoners kreative praksis til en voksende, blomstrende virksomhet, krever at du implementerer disse skalerbare prosessene som du kan outsource eller overlate til andre teammedlemmer.
Jeg er sikker på at ingen blir begeistret av tanken på å skrive SOPs. Men økende praksis handler om å sette skalerbare systemer på plass som kan vokse med arbeidsbelastningen. En del av det utvikler SOP for disse forretningskritiske prosessene. La oss snakke om hvordan du bygger dem.
Skriving av standard operasjonsprosedyrer er ikke bare for store selskaper. Enhver bedrift som ønsker å utvide seg utover det nåværende nivået, trenger SOPs til å skalere opp.
La oss bruke eksemplet som jeg nevnte tidligere, hvordan fakturere for min virksomhet, som et eksempel på hvordan du skriver en SOP.
Standard operasjonsprosedyrer kan ta noen former, men kanskje det mest populære formatet er et tekstdokument som inneholder en trinnvis liste som skal følges. La oss bygge et eksempel på en SOP (standard operasjonsprosedyre) for utstedelse av fakturaer til klienter ved måneden.
Det er vanskelig å få innkjøp på å lage SOP hvis leseren eller preparat ikke forstår hvorfor arbeidet betyr noe. Derfor begynner jeg alltid med Hvorfor.
For mitt standard operasjonsprosedyre eksempel, vil jeg holde det enkelt. Formålet med å opprette fakturaer er enkelt: å få betalt! Inkludert det som begrunnelsen vil hjelpe noen å vite at denne prosessen er viktig og at det er viktig å løpe hver måned.
Et enkelt tekstdokument som dette skal åpne opp med en kort beskrivelse av prosessen og hvorfor det er viktig for virksomheten.Sørg også for å ta med noen administrative detaljer om hvem som skal opprettholde SOP. Det identifiserer hvem som skal jobbe med det.
Hvor passer den dokumenterte prosessen inn i det overordnede forretningsbildet? Når skal det utføres, og hvilke andre trinn kreves før det kan fullføres? Mange prosesser er avhengige av andre trinn, så sørg for at dette er fanget.
Sørg for å dokumentere "Når å fullføre" en del av prosessen slik at alle forstår når du skal sette SOP i bevegelse. Når utføres oppgaven, og hvor ofte utføres oppgaven? Dette er alle detaljer som må fanges i en SOP slik at alle kan etterfølges av andre.
Nå har vi kommet til den viktigste delen av SOP-byggeprosessen: enkle trinn som alle kan følge.
Dokumentere trinnene som er involvert i prosessen. Gjør dem så enkle som mulig. For meg synes jeg det er lettest å skrive en SOP-trinnliste mens jeg utfører oppgaven for meg selv, slik at ingenting glemmes.
Opprett enkle trinn som alle kan følge slik at standard operasjonsprosedyre kan gjentas.Det er mulig at du kan trenge å inkludere conditionals i listen din. Det er greit å starte med et skritt med "hvis ...", så lenge du adresserer scenariet.
Mange SOP'er vil dra nytte av skjermbilder som illustrerer de enkelte trinnene i en prosess. Spesielt hvis du ber brukeren om å bruke et bestemt app- eller prosjektstyringssystem, hjelper det
For meg bruker jeg vanligvis Trello til freelancing praksis. Skjermbilder som jeg ville inkludere en SOP ville omfatte gjennomganger av hvordan du utfører en oppgave i Trello, for eksempel. Husk at brukeren aldri har brukt systemet, så flere detaljer er alltid nyttige.
Her er den beste måten å teste ut levedyktigheten til dine standard operasjonsprosedyrer: prøv å levere dem, og se om de bryter.
Jeg vet at når jeg skriver standard operasjonsprosedyrer, er jeg skyldig i å glemme nybegynnerperspektivet. Jeg har sannsynligvis gjort oppgaven så lenge at jeg har glemt hva det er å starte uten kjennskap til prosessen.
Derfor er testingen så viktig. Du må sette SOPene i handling for å se om andre forstår dem. Send det til en frilanser eller et annet lagmedlem for å se om det er fornuftig å være ny.
Etter at du har utviklet SOP, har du kommet til den viktigste delen av prosessen: distribuere og gjøre dem nyttige. For mange lag ser på å opprette SOP som en engangsprosess som ikke trenger regelmessig vedlikehold. Godt skapt dokumentasjon er ikke nyttig med mindre den er distribuert og utnyttet.
For det første er det avgjørende at du har et sted som du kan lagre SOP, slik at alle som vil bli påvirket av dem, kan få tilgang til dem. Dette kan være en Dropbox-del, en delt nettverksstasjon eller til og med en intranettside.
Fremfor alt bør SOPene være tilgjengelige og lagret på bare ett sted. Jeg har sett dem blitt ubrukelige fordi alle begynner å opprettholde separate kopier av filen, og de blir snart synkroniserte. Sørg for at alle jobber fra samme mesterkopi, slik at SOPs opprettholder bruken som de var ment for.
Jeg har jobbet i mange situasjoner hvor skrive dokumentasjon og SOP er en engangs prosess. Et stort trykk skjer fra overordnet ledelse for å dokumentere aktive prosesser, og teamet bruker mange timer til å dokumentere standard operasjonsprosedyrer.
Seks måneder senere utvikler prosessene seg og endres. Og SOPene lagrer seg, ikke oppdatert for å matche virkeligheten til den nye prosessen. Ganske snart bruker ingen SOPene fordi de ikke er representative for hvordan prosessen fungerer.
For å bekjempe dette må du periodisk oppdatere SOPene slik at de ikke blir for langt ut av synkronisering. Det er kritisk at vedlikeholdsoperatøren regelmessig vurderer standard operasjonsprosedyrer.
Hver SOP bør ha en prosesseier som er ansvarlig for å oppdatere og redigere den med jevne mellomrom for å sikre at den samsvarer med den nåværende prosessen. Dette er den eneste måten at SOP holder sin brukbarhet og brukes av teamet ditt.
Screencasts er et av mine favorittformater for undervisning, og de jobber også svært godt for å dokumentere prosesser.
Du har kanskje ikke hørt om screencasts, men jeg er sikker på at du har sett dem i aksjon. En screencast er bare et opptak av en digital skjerm, typisk med kommentarer og voiceover-fortelling for å legge til flere detaljer.
En screencast er den perfekte måten å illustrere et konsept ved å se en ekspert utføre en oppgave.Prøv en screencasting-plattform som Screenflow eller Camtasia for å registrere en prosess. Selv om det bare supplerer en skriftlig SOP, kan den legge til en annen vinkel som er mer illustrerende enn skriftlige instruksjoner alene.
Anrop kan for eksempel illustrere og markere bestemte elementer i videoen. Ta en titt på opplæringen nedenfor for et eksempel på hvordan du kan bruke en kommentar i Screenflow for å lage svært spesifikke innkallinger for detaljer.
En av de andre grunnene til at screencasts fungerer bra, er at du kan legge til flere detaljer som ikke passer til et skriftlig format. Jeg liker å lage "betingede" instruksjoner i screencasts. For eksempel kan du illustrere alternativer som "hvis situasjonen er A, klikk på dette alternativet, hvis situasjonen er B, klikk på dette alternativet i stedet."
Screencasts kan tjene som egne SOPs. Jeg har funnet ut at de er en av de mest effektive måtene å lære andre. Det gjør dem til en ideell passform for å skape standard operasjonsprosedyrer fordi de skaper øyeblikkelig forståelse for korrekturleseren.
Hvis du har vekstpotensier for småbedrifter eller frilanspraksis, trenger du systemer og trinn som hjelper deg med å skalere. Vi har nettopp undersøkt spørsmålet om hva som er en SOP. Du har også lært SOP-definisjonen. Dessuten har du lært hvordan du skriver en SOP.
Å sette effektive systemer på plass vil sikre at du kan legge til flere ansatte i teamet ditt eller ta på deg mer arbeid mens du outsourcer. Sjekk ut disse tre gode forretningsprosessopplæringene for å lære mer:
Hvilke systemer har du på plass for å dokumentere og øke din bedrift? Sørg for å gi meg beskjed med en kommentar til denne opplæringen.
Accentsconagua