Share
Hittil i denne serien på HR for småbedrifter har vi sett på viktige menneskelige ressurser som ansettelse, trening og kommunikasjon.
Men det er også noen grunnleggende krav du må oppfylle som en liten bedriftseier eller HR-offiser. Når folk kommer til jobb for deg, er det ditt ansvar å sørge for en trygg og sunn arbeidsplass, å overholde de relevante arbeidsrettene i ditt land, for å opprettholde gode poster, og å betale lønninger og fordeler raskt og effektivt.
Kjenner du de små bedriftens HR-krav til å ta vare på dine ansatte? (fotokilde)I denne veiledningen vil vi dykke inn i disse emnene og vise deg hvordan du overholder disse viktige menneskelige ressursbehovene i småbedrifter. De kan ikke være de mest spennende tingene du vil gjøre i din småbedrift, men de er kritiske hvis du vil ha lykkelige og produktive ansatte - og unngå noen organisatoriske eller juridiske hodepine underveis.
Merk: Når du leser denne opplæringen, husk at den er rettet mot et globalt publikum. Sysselsetting lover og andre regler varierer mye avhengig av landet du er basert på - og noen ganger er det lokale regler å være oppmerksom på for din by, stat, provins osv. Så selv om vi skal gå gjennom noen generelle eksempler her , for det meste basert på amerikanske forskrifter, sørg for å sjekke din lokale situasjon og helst få profesjonell juridisk rådgivning for å sikre at du overholder alle relevante lover i ditt område.
Hvis du mener at arbeidssikkerhet eller "helse og sikkerhet" regelverk bare handler om irriterende regjeringens byråkrati, er det her en sjokkerende statistikk for deg: i USA alene i 2015 døde 4 836 ansatte av skader på arbeidsplassen. (Lurer på om antall ikke-dødelige tilfeller er? 2,9 millioner.)
La disse tallene synke inn i en stund.
Det bør da være klart at ditt første og viktigste ansvar som småbedriftseier er å holde dine ansatte trygge. Så i denne første delen går vi gjennom noen grunnleggende prinsipper for arbeidssikkerhet.
Merk: Jeg baserer mye av denne informasjonen på rådene i US Occupational Safety and Health Administration's excellent Small Business Handbook. Boken selv går inn i mye mer detalj, og det er gratis å lese online eller laste ned som PDF, så jeg vil anbefale å se på det.
Start med å analysere arbeidsplassen din og prosessene dine ansatte må følge. Se etter potensielle farer og lag en omfattende oversikt.
Noen arbeidsplasser er mer åpenbart farlig enn andre. Risikoen på et produksjonssted hvor arbeidstakere håndterer giftige kjemikalier og tung maskineri, er lettere å se enn de på et kontor, for eksempel. Men på noen arbeidsplass kan ting gå galt.
Hvert år i USA dør for eksempel 27 personer og over 10 000 er skadet av heiser. Tusenvis av mennesker skader seg, noen ganger seriøst, ved å trippe over løse ledninger, åpne pulteskuffer, gjenstander som er igjen i passasjer og så videre. Dårlig utformede arbeidsstasjoner og kontorsstoler kan la ansatte sårbare for ryggsmerter, repeterende bevegelsesskader og andre alvorlige plager. En gammel eller dårlig vedlikeholdt bygning kan skape et antall farer, fra feilkoblinger for å løsne takfliser.
Så start med å lage en liste over mulige farer. Du kan kanskje ha en erfaren helsepersonell på arbeidsplassen din og gjennomføre en gratis undersøkelse som en del av et subsidiert regjeringsprogram. Eller du kan betale for en privat konsulent til å gjøre det.
Oppfordre ansatte til å varsle deg om alt de ser i deres jobber som er potensielt usikre - de er den beste ressursen for å hjelpe deg med å kompilere den opprinnelige sikkerhetsbeholdningen, og deretter holde den oppdatert.
Når du har vurdert risikoen, prøv å eliminere så mange farer som mulig, og hvor du ikke kan eliminere dem, i det minste sikte på å kontrollere dem og redusere deres sannsynlighet.
Vanligvis innebærer dette å sette opp bestemte prosedyrer som hver ansatt bør følge (f.eks Når du betjener denne maskinen, må du bruke øyevern og kontrollere at sikkerhetsfangen fungerer som den skal). Sørg derfor for at alle kjenner prosedyrene, at de er riktig dokumentert, og at tegn eller plakater er på plass for å minne folk.
Her er noen andre viktige skritt:
Følgende veiledning kan være nyttig:
Å identifisere risikoen og sette kontrollen på plass er stor, men hva hvis dine ansatte fortsatt ikke følger de riktige prosedyrene? Det er kritisk at alle tar sikkerheten på arbeidsplassen seriøst, og du kan sette den tonen ved dine egne handlinger.
Å demonstrere din forpliktelse til arbeidstakeresikkerhet vil oppmuntre dine ansatte til å ta emnet seriøst også, og det kan bidra til å unngå ulykker. På toppen av det viser det seg at du verdsetter dem og deres fysiske velvære, så det sender en kraftig melding som kan forbedre deres generelle lykke og trivsel.
Så skape en klar politikk for sikkerhet og helse på arbeidsplassen, og legg det frem på kontoret og på intranett- eller selskapets nettside. Hold møter for å kommunisere politikken personlig, og hold ledere og ansatte ansvarlige for å overholde det.
Fortsett å gjennomgå og oppdatere retningslinjene og prosedyrene dine regelmessig, oppfordre innspill og forslag fra ansatte. Og hvis du krever at folk gjør ekstra arbeid for å sikre at prosedyrer følges, må du sørge for at de har tid og ressurser til å gjøre det effektivt.
Etter alle disse trinnene vil du ikke immunisere deg fra arbeidsulykker, men det vil bidra til å redusere sannsynligheten og skape et tryggere arbeidsmiljø for alle.
Sysselsetting lover er en viktig del av småbedrifter menneskelige ressurser krav og de kan være svært komplisert. Disse lovene styrer også små bedrifter, så du må være opp til hastighet og sørge for at du overholder alle regelverket. Igjen, vi skal se på noen generelle eksempler her basert på amerikanske lover, men sørg for å sjekke situasjonen for din egen virksomhet, og få individuelt juridisk råd om mulig.
En av de vanligste former for arbeidslov omhandler spørsmålet om likestilling. I hovedsak bør du ikke diskriminere i ansettelsespraksis basert på kjønn, rase, religion, nasjonal opprinnelse, alder, funksjonshemming osv. Og du bør ha klare retningslinjer for å beskytte mot diskriminering og trakassering på arbeidsplassen. Du kan også bli pålagt å legge opp meldinger på arbeidsplassen for å informere ansatte om deres rettigheter og deres overholdelse av lovene.
Noen få eksempler på lovene som påvirker dette området i USA.
Arbeidere i mange land har rett til å organisere og forhandle kollektivt eller bli med i en union. De har ofte rett til å bli betalt overtid dersom de jobber ekstra timer, og å ha et visst antall arbeidsbrudd i løpet av dagen.
Det kan være regler for hvor mye ferietid eller andre fordeler du må oppgi, og hvis du gir betalt ferie og ansatte ikke bruker det, må du kanskje betale dem den monetære ekvivalenten. Og det er mange flere rettigheter, både store og små, som arbeidere har kjempet for gjennom årene, og hadde kodifisert i loven.
Noen ganger er det unntak, for eksempel i USA er lønnstakere generelt fritt fra lovene som gjelder overtid og arbeidsbrudd, og uavhengige entreprenører er unntatt fra mange av reglene som gjelder for faste ansatte. Men du må være forsiktig med hvordan du klassifiserer folk, fordi det er regler om det også, og det er lett å falle av dem.
Også, ikke glem ting som foreldreorlov og medisinsk permisjon. Du må tillate ansatte å ta seg tid i henhold til lovene i ditt land, og sørg for at jobben deres fortsatt er tilgjengelig for dem når de kommer tilbake.
Vi dekket prinsippene om arbeidsplasssikkerhet i det siste avsnittet, men det kan også være spesifikke lover og forskrifter du må overholde og plakater du må vise på arbeidsplassen. Så i tillegg til arbeidet du gjør for å gi en trygg arbeidsplass, må du sørge for at du også følger alle relevante regler.
Filing er ikke den mest spennende oppgaven du noensinne vil gjøre, men det er viktig. Den gode nyheten er at kravene er ganske enkle. Du må bare beholde en fil (eller filer, som vi ser på et minutt) for hver ansatt, som inneholder viktig informasjon om deres ansettelse. Og viktigst av alt, du må holde disse filene veldig sikre, fordi de inneholder sensitiv informasjon.
Ideelt sett har du to separate filer for hver ansatt: en for generell arbeidsinformasjon, og en annen for medisinsk informasjon. (Og i enkelte land må du kanskje beholde innvandringsrelaterte poster.) Her er det som skal gå i hver:
Denne filen samler all informasjon relatert til en bestemt ansatt på ett sted. Du kan starte det når du ansetter dem, ved å slippe i deres CV og hente dokumenter eller skjemaer de har signert.
Deretter kan du legge til dokumenter mens du går, for eksempel:
Hvis en ansatt har en medisinsk tilstand eller funksjonshemning som påvirker sitt arbeid, kan det hende du må holde journaler, men du burde alltid beholde dem i en egen fil på et veldig sikkert sted.
Det er fordi medisinsk informasjon er veldig personlig, og noen som kanskje trenger å få tilgang til arbeidstakerens generelle fil, bør ikke se medisinske journaler. Så hold denne informasjonen i en egen fil, og vær veldig streng om hvem som kan få tilgang til denne filen og hvorfor.
I enkelte land kan det hende du må beholde bevis på at en arbeidstaker er kvalifisert til å jobbe i landet. I USA, for eksempel, kalles dette Form I-9. Fordi innvandringsansatte kan be om å sjekke disse skjemaene, bør du holde dem skilt fra arbeidstakerens andre opplysninger, slik at du bare kan gi dem regjeringen uten å gi tilgang til all ansattes personlige data.
Et annet grunnleggende HR-krav for hver liten bedrift er å betale folk til rett tid og gi eventuelle fordeler. Vi har allerede sett på hvordan du angir lønnsatser og fordeler tidligere i denne serien, men når du har gjort det, må du sørge for at du gjør mekanikken til den riktig.
For det første betyr det å betale folk til tid, uansett hva. Som vi oppdaget i kontantstrømopplæringen, sliter små bedrifter ofte med tilstrekkelig kontantstrøm, men hvis du klarer det forsiktig og gjør nøyaktige prognoser, kan du sikre at du alltid har nok til rådighet. Og hvis du trenger å utsette eventuelle utbetalinger, er lønnene til ansatte ikke de som skal rote med. Betaler noen sent forteller dem at de ikke respekteres, og / eller at virksomheten er i alvorlige problemer. Uansett, det er en sikker måte å få dem til å oppdatere sin CV og se etter en ny jobb.
Men utover det må du også sørge for at du beregner det riktige beløpet, ta de riktige skattefradragene, beholde og gi de riktige postene, legg inn de riktige skjemaene med skattemyndighetene, og så videre.
Du må også holde deg til fordelene - gi ansatte de riktige opplysningene og gjøre det enkelt for dem å få tilgang til fordelene sine, og holde oversikt over for eksempel hvor mange feriedager hver person har tatt ut av deres samlede rett. Hvor fordeler tilbys av en tredjepart, for eksempel et helseforsikringsselskap, må du forsikre deg om at alle er registrert som skal være innmeldt, og at alt går bra og at folk har tilgang til den hjelpen de trenger.
For mer informasjon om løpende lønn effektivt, se følgende veiledning:
I denne opplæringen har du sett hvordan du overholder noen viktige HR-krav til småbedrifter. Du har lært hvordan du skal holde dine ansatte trygge, hvordan du holder deg på arbeidslover og regler, hvordan du opprettholder gode poster, og hvordan du gir lønn og fordeler effektivt.
I neste veiledning i denne serien om HR for småbedrifter, lærer du hvordan du skal håndtere det dilemmaet som ingen småbedriftseier ønsker å møte: når en nøkkelansatt ønsker å slutte. Ser deg snart!
Accentsconagua