Hva er MS Outlook? (Pro Email Software Tool)

E-post er en stor del av folks dag. Ifølge en kilde sender den gjennomsnittlige forretningsmannen og mottar over 100 meldinger om dagen. Vi stoler på e-post så mye at mange kontrollerer det hele tiden - selv når vi er på badet eller i sengen.

Med så mye tid brukt på e-post er åpenbart e-postpakken vi velger viktig. Det er mange e-postsystemer der ute, og en av de mest populære er Microsoft Outlook.

Tenker du på å bruke MS Outlook, eller bruker din bedrift allerede Outlook? I så fall må du vite hva Microsoft Outlook brukes til. Det er her denne opplæringen kan hjelpe.

Du kan være klar over at Microsoft Outlook er en e-postpakke som er en del av Microsoft Office-produktivitetspakken. Det du kanskje ikke vet er at det kan gjøre mye mer enn bare å sende og motta e-postmeldinger.

I denne opplæringen lærer du alt om Outlook. Vi definerer Outlook for deg. Du vil finne ut hva Outlook brukes til. I tillegg diskuterer vi forskjellen mellom Microsoft Outlook og Outlook.com.

Guide til Inbox Zero Mastery (gratis eBook Download)

Før du går videre med å lære hvordan du bruker Microsoft Outlook, må du ta tak i vår gratis eBook: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er fullpakket med innboksen organisasjonsstrategier og killer tips for å administrere all din innkommende e-post mer effektivt.

La oss nå lære hva Outlook er og hvordan det brukes. 

Hva er Outlook Email?

Du lurer kanskje på hva Microsoft Outlook er. Du vet sikkert sikkert at det er e-postprogramvare som følger med et betalt Microsoft Office-abonnement. Og du ville ha rett. Men Outlook har flere muligheter enn bare e-post.

Outlook kan hjelpe deg med å organisere timeplanen din med en kalender og oppgavelister, lagre kontaktinformasjon, sende påminnelser og mer. Det er ikke rart at Outlook ofte blir referert til som en personlig informasjonssjef (PIM).

Hvis du vurderer å bruke Outlook for dine organisatoriske og e-postbehov, er det viktig å forstå at det kan være noen forskjeller i verktøyet, avhengig av hvilken versjon du har. Utsiktene har eksistert siden slutten av 1990-tallet, og det har vært mange endringer gjennom årene. Med eldre versjoner kan det være noen forskjeller i brukergrensesnittet, og noen av de nyere funksjonene kan mangle. I forbindelse med denne serien av opplæringsprogrammer, snakker vi om MS Outlook 2016.

Hvis du ikke har Microsoft Office, men vil bruke Outlook, ikke bekymre deg. Du kan bruke Microsofts gratis webbaserte e-post, Outlook.com. Den nettbaserte versjonen har mange av de samme funksjonene som desktopversjonen av Outlook, selv om det er noen forskjeller. (Hvis du hadde en Hotmail- eller Windows Live-konto, kan du ha den allerede siden disse kontoene ble konvertert til Outlook.com)

Hva er Outlook.com?

Kjenner du forskjellen mellom Outlook.com og Microsoft Outlook?

Mange refererer til Outlook-e-post når de faktisk snakker om den gratis webbaserte Outlook.com-e-postprogramvaren. Ikke bare er navnene på de to programvarepakken like, de deler også litt funksjonalitet. Men det er noen store forskjeller.

Her er hva du trenger å vite om forskjellene mellom MS Outlook og Outlook.com:

1. Koste. MS Outlook er en del av ditt betalte Microsoft Office-abonnement, som også inneholder den nyeste Office-programvaren. Outlook.com, er en gratis nettbasert e-postpakke med noen av funksjonene i Outlook.
2. Annonser.MS Outlook har ingen annonser. Outlook.com-grensesnittet har derimot synlige annonser (selv om de holdes på et minimum).
3. Din egen server. Outlook kan konfigureres til å kjøre på din egen e-postserver, noe som gjør den ideell for bedrifter og organisasjoner. Outlook.com kjører på nettet.
4. Innboksstørrelse. Outlook.com-brukere har opptil 15 GB lagringsplass. MS Office 365 brukere får 50 GB lagringsplass for å starte. (Outlook-brukere som opererer med en Microsoft Enterprise-konto, kan ha enda mer plass.)
5. Vedleggsstørrelse. Den kombinerte filstørrelsesgrensen for Outlook.com er 20 MB. For virksomheten Outlook-kontoer, starter den kombinerte filgrensen også ved 20 MB. Du kan lære å håndtere store e-postvedlegg i Outlook med denne opplæringen.
6. Teknisk støtte. Outlook.com inkluderer ikke telefonstøtte, selv om du kan kontakte brukerstøtte via kontaktskjema. Du kan også finne svar på dine spørsmål her. Med nyere versjoner av MS Office (som inkluderer Outlook), kan du imidlertid nå en kundeservice på telefon.

Likevel, hvis du leter etter en grunnleggende gratis e-postpakke for å dekke dine behov, kan Outlook.com passe regningen. For en sammenligning mellom Outlook.com og Gmail (en annen gratis e-postpakke), studer denne veiledningen:

Merk: Med mindre annet er nevnt, refererer denne opplæringen til Microsoft Outlook (tilgjengelig med Microsoft Office) og ikke den webbaserte Outlook.com. Selv om noen funksjoner fungerer for begge e-postplattformene.

Microsoft Outlook Fordeler

Hvis du bruker Microsoft Outlook til e-post eller informasjonshåndteringsbehov, gratulerer du. Det er et solid valg - og du er ikke alene. Ifølge Microsoft av tallene er det over en milliard Microsoft Office-brukere over hele verden. Det betyr at det er mange Outlook-brukere.

Det er noen konkrete fordeler med å bruke Microsoft Outlook i forhold til andre e-postleverandører. Her er bare noen få:

• Populær i mange store organisasjoner.Forskning fra iDatalabs indikerer at over 40 000 selskaper bruker Microsoft Outlook over hele verden. Hva dette betyr er at hvis du forstår hvordan du bruker Outlook, har du allerede fått en nyttig ferdighet for mange arbeidsplasser.
• Fungerer bra med MS Exchange. Microsoft Exchange er en bedriftsnivå server som brukes av skoler, bedrifter og andre store organisasjoner.
• Kompatibel med populær programvare.Naturligvis fungerer Outlook sømløst med Microsoft Office. Men det fungerer også bra med mange andre tilleggsprogrammer som er tilgjengelige via Microsoft-kontorbutikken.
• Inkluderer organisasjonsverktøy.Selv uten tillegg, inneholder Outlook sine egne organisatoriske verktøy som en adressebok og kalender.
• God sikkerhet.Outlook har mange sikkerhetsfunksjoner. For eksempel tilbyr den tofaktorautentisering, meldingskryptering, og muligheten til å se ny kontoaktivitet.
• Teknisk støtte. Microsoft tilbyr teknisk telefonstøtte (ekstra kostnad for noen planer), som er tilgjengelig 24/7. Hvis du har et problem, er dette en stor fordel.

Hva brukes Microsoft Outlook til?

Vi har allerede rørt på noen av bruken av Microsoft Outlook, men her er en mer komplett liste:

• e-post. Dette er trolig den mest grunnleggende bruken av Outlook. Bruk den til å sende og motta e-postmeldinger.
• Kalender. Bruk den innebygde Outlook-kalenderen til å planlegge og spore avtaler og møter. Du kan til og med planlegge påminnelser for deg selv. Kalendere kan også deles.
• Adressebok. Aldri miste en kontaktinformasjon igjen. Outlook lar deg ikke bare lagre e-postinformasjon for dine kontakter, men også annen informasjon som telefonnumre og adresser.
• Gjøremålsliste. Du kan bruke MS Outlook til å sette opp en oppgaveliste for deg selv.
• Spor sendte meldinger.Du kan be om kvittering for en melding du sender som forteller deg om meldingen er mottatt eller lest. (Dette varierer avhengig av mottakerens e-postsystem.)
• Send vedlegg. Hvis du har bilder eller dokumenter du må sende, kan du legge dem til en e-postmelding.
• Planlegg ressurser. Hvis du bruker Outlook på jobben, kontrollerer du hvem som bruker konferanserom eller delt utstyr ved å legge dem til møter.
• Sorter meldinger ved hjelp av regler. MS Outlook Regler-verktøyet er en praktisk måte å automatisk utføre en rekke oppgaver på, men det er best når det brukes til å filtrere og sende meldinger automatisk.
• Legg til grafiske elementer.Ved hjelp av MS Offices Smart Art-funksjonalitet kan du legge til bilder i kroppen din, og tilpasse dem fra e-posten.
• Del skrivebordet ditt i en e-post. Har du et problem med en app? Denne kjente funksjonen lar deg ta et skjermbilde fra e-post og sette det inn i meldingen.
• Ha live samtaler. Kontorkommunikator lar deg øyeblikkelig sende kontaktene dine hvis de er tilgjengelige.

Og selvfølgelig er det mange andre måter å bruke Outlook også. Du kan trolig tenke på noen få bruksområder som er spesifikke for situasjonen din.

Kom i gang med MS Outlook

Hvis du bruker Outlook på skolen eller arbeidsplassen, kan det allerede være satt opp for deg. Eller du kan bli bedt om å jobbe med organisasjonens IT-spesialist for å konfigurere Outlook-e-post.

Hvis du er en liten bedrift, solo profesjonell, eller hvis du setter opp Outlook for hjemmebruk - er det opp til deg å konfigurere ditt e-postsystem. Disse instruksjonene fra Microsoft kan hjelpe deg med å opprette e-postkontoen din. 

Når Outlook-e-posten din er konfigurert, viser denne dybdeopplæringen hvordan du skriver din første e-post:

Du finner flere Outlook-opplæringsprogrammer i vår læreveiledningsserie, Slik bruker du Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide). Det er to måter å bruke læringsguiden på:

1. Gå gjennom hver veiledning for å få en mer fullstendig forståelse for bruk av MS Outlook.
2. Velg og velg bare veiledningene i Outlook du trenger, eller som interesserer deg.

Slik lager du Outlook-meldingene dine mer profesjonelt

Når du har begynt å bruke Microsoft Outlook som e-postpakke, vil du være sikker på at e-postmeldingene dine er så profesjonelle som mulig, slik at du får et godt inntrykk. Her er en liste over e-veiledninger som lærer deg hvordan du skriver profesjonelle e-postmeldinger på en rekke emner:

Flere nyttige tips og strategier for e-post

Ikke glem å registrere deg på nyhetsbrevet Tuts + Business og ta vår gratis eBok: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. Den er fullpakket med innboksen organisasjonsstrategier og killer tips for å administrere all din innkommende e-post mer effektivt. 

Konklusjon

Som du har oppdaget, er MS Outlook et kraftig Pro-e-programvareverktøy. Nå som vi har forklart hva Outlook er og hva Outlook brukes til, har du informasjonen du trenger for å avgjøre om det er for deg.

Enten du bestemmer deg for å bruke Microsoft Outlook alene eller du jobber for et selskap som bruker Outlook, er det noen konkrete fordeler med å bruke Microsoft Outlook i forhold til andre e-postleverandører. 

?