Share
I de siste årene har antall verktøy tilgjengelig for bedrifter eksplodert. Dagene "Ingen noen gang ble sparket for å velge IBM" er vel og borte. Nå, i stedet for å betale store summer for en middelmådig generell løsning, kan bedrifter nøye investere i spesialiserte produkter og applikasjoner som passer perfekt til det de prøver å gjøre. For eksempel på Tuts + bruker vi Trello som vår prosjektledelse app. Det holder styr på hver opplæring som noen jobber med. Trellos funksjonssett er akkurat det vi trenger. Andre virksomheter som har en annen arbeidsflyt, kan imidlertid finne Trello for begrenset og i stedet trenger noe som Basecamp som er litt mer tradisjonelt.
Problemet med å ha alle disse forskjellige verktøyene er tilgjengelig, er at de hovedsakelig er laget av forskjellige små bedrifter. Alle Microsofts produkter samarbeider rett ut av esken, men det samme kan ikke sies for en tilfeldig samling verktøy fra små utviklere. Du kan bruke Slack til å administrere teamet ditt, Shopify å selge produktet, Zendesk for å håndtere støtte og et dusin andre programmer som gjør noe viktig. Koble alle disse forskjellige appene og få dem til å leke fint sammen, er hvor Zapier kommer inn.
I denne opplæringen skal jeg se på hvordan og hvorfor jeg bruker Zapier i virksomheten din for bedre oppgaveautomatisering. Jeg begynner med å utforske hva som er Zapier og hva det brukes til, og deretter skissere hvordan det kan være til nytte for deg og vise deg hvordan du blir satt opp.
De fleste moderne webapplikasjoner har en API (Application Program Interface) som tredjepartsutviklere kan bruke til å samhandle med den. De kan gjøre ting som laste opp informasjon, laste ned lagrede data og ellers koble til appen. Hvis det ikke var for Twitters API, ville vi alle bli sittende fast med bare deres offisielle kunder.
Hva Zapier gjør er å ta to tjenester og fungere som en mellommann for deres APIer. Det er et verktøy for å koble til alle de forskjellige programmene du bruker.
En prøve Zap.Si at du vil laste ned eventuelle e-postvedlegg som sendes til Gmail-kontoen din, til en bestemt Dropbox-mappe. Vel, siden både Gmail og Dropbox har APIer, med Zapier kan du. Hver ny e-postvedlegg du får, vil utløse Zapier å laste ned filen og laste den opp til Dropbox. Zapier kaller disse trigger-action parene zaps.
Zapier har mer enn 500 apps knyttet til deres tjeneste. For hver app er det et par triggere og handlinger. Du kan til og med ha en utløser utføre flere handlinger. Dette betyr at det i hovedsak er ubegrenset unikt Zaps som skal gjøres, som bedriften din kan legge til for bedre oppgaveautomatisering.
Nøkkelen, konsistensen og synligheten er de viktigste fordelene Zapier bringer til forretningsflyten din.
For det første kan Zapier fremskynde vanlige forretningsoppgaver. Tenk deg at det er politikk for å laste opp alle klientfiler til en dedikert Dropbox-mappe. Du kan lage en Zap som laster ned alle filene en klient sender til Gmail-kontoen din, og laster den opp til en bestemt mappe. Hver klient vil trenge sin egen Zap, men det vil fungere i bakgrunnen og redde deg eller dine ansatte bryet med å gjøre det manuelt. Det er sannsynligvis dusinvis av disse små oppgaver som du gjør hver dag som kan bli automatisert. Kombinert kan de spare litt tid.
Fortsett med eksemplet ovenfor, la oss vurdere konsistens. Folk er ikke perfekte. De glemmer ting, gjør feil og slår seg vanligvis av og til. Datamaskiner er mye bedre å utføre enkle forretningsoppgaver pålidelig. Hvis du vil sikre at hver eneste fil en klient sender deg ender i sin dedikerte Dropbox-mappe, er en Zap den beste måten å gjøre det på. En viktig e-post vil ikke gå gjennom sprekker bare fordi den ble sendt klokka fem på fredag ettermiddag. Hver gang du har en bestemt protokoll eller formel som må følges når du flytter informasjon mellom forskjellige programmer, bør du vurdere å bruke Zapier.
Zapier er også en flott måte å legge til synlighet for arbeidsflytene dine. Enten du bruker Slack eller e-post for å administrere alt, kan du få Zapier til å pinge deg når en ansatt (eller en Zap) gjør noe viktig. Igjen ved hjelp av e-posteksemplet kan du opprette en multi-trinns Zap som vil legge ut en kunngjøring om at en klients fil er lagt til i Dropbox i hoved slakkkanalen. Dette betyr at alle kan se hva som skjer.
Ved å bruke en Zap for å legge til synlighet til noe, er det akkurat hva jeg skal vise deg hvordan du gjør i neste avsnitt.
La oss begynne å lage en enkel Zap. Jeg skal lage en som kobler til min Twitter-konto til Slack. Se skjermbildet nedenfor eller les videre for den skriftlige versjonen av denne korte opplæringen.
Jeg vil ha hver tweet som nevner meg for å bli sendt til en #tweets Slack kanal. Dette er typen ting som kan være nyttige for et lite selskap som ønsker at alle skal se tilbakemeldingen fra Twitter fra sine kunder.
For å følge med, trenger du en Twitter konto og a Slack kanal. Begge er gratis, så hvis du ikke allerede har dem, må du registrere deg før du fortsetter.
Gå til Zapiers nettsted og registrer deg for en gratis konto. Når du har konfigurert en konto, klikker du på Lag en Zap! knappen for å komme i gang.
Først må du velge Trigger App. For oss skal det være Twitter. Bruk søkefeltet til å finne og velg det.
Zapier har over 500 forskjellige utløserprogrammer.Twitter har åtte forskjellige utløsere, men den vi er interessert i er Søk omtale. Velg den og klikk Lagre + Fortsett.
Deretter må du koble din Twitter konto til Zapier. Klikk Koble til en ny konto og logg inn og gi Zapier alle relevante tillatelser. Når du er ferdig, klikk Lagre + Fortsett en gang til.
For Søkeord, Jeg vil bruke min Twitter håndtak, @harryguinness. På denne måten vil enhver tweet som nevner meg, utløse Zapier. Avhengig av hva virksomheten din gjør, vil du kanskje bruke mer generelle vilkår, for eksempel produktnavnet ditt. Skriv inn hva du vil og klikk Fortsette.
Konfigurere nevnte trigger.For å fullføre oppsettet av triggeren, vil Zapier be deg om å teste det ved å hente det siste resultatet for søkeordet. Klikk Hent og fortsett for å sikre at alt kjører riktig. Med det gjort er utløseren satt opp og klar til å gå.
Med utløseren klar, er det på tide å konfigurere Zapier, slik at tweet blir sendt til Slack. Bruk søkefeltet til å finne Slack og velg det.
Slakk har mange forskjellige handlinger å velge mellom. For denne Zap, velg Send kanalmelding og så Lagre + Fortsett.
Slack har mange handlinger for deg å velge mellom.Som med Twitter, må du logge inn og gi Zapier tillatelse til å få tilgang til alt. Gjør det og klikk deretter Lagre + Fortsett.
Deretter er det på tide å konfigurere hvordan meldingen vil vises i Slack. Velg Kanal du vil bruke fra den relevante rullegardinmenyen.
Du har mye kontroll over hvordan meldinger vises Slack.Den viktigste delen er Meldingstekst. Klikk på + ikonet i øverste høyre hjørne av boksen og Zapier vil trekke all informasjon fra test tweet. Du kan velge noen av disse fyll inn verdiene, og de vil bli dynamisk befolket når Zapier kjører.
Setter opp hvordan tweets vil vises.Jeg satte meg opp slik at Slack-meldingen inkluderer avsenderens brukernavn, de Tekst av deres melding og URL som kobler tilbake til det. For dette Zap, Du kan legge resten av Zapiers standard som de er, og klikk Fortsette.
Nå er det dags å teste handlingen. Klikk Opprett og fortsett, vent noen øyeblikk, og sjekk deretter for å se at tweetet er lagt ut på Slack. Hvis det er, er du alt bra. Klikk Bli ferdig, navnet ditt Zap og slå den på. Nå når noen tweets på deg, vil den dukke opp i din Slack-kanal.
Zapier har en rekke forskjellige planer for enhver bedrift. Friplanen som vi brukte i denne opplæringen, er greit hvis du bare trenger et par Zaps som kjører sjelden: du er begrenset til 5 Zaps, og de kan bare løpe 100 ganger per måned. Det er også et lite antall Premium-apper som du ikke kan bruke. Du kan heller ikke opprette Multi-Step Zaps med en gratis plan, som har mer enn én handling.
Zapiers prisplaner.Hvis du treffer noen av disse grensene, må du oppgradere til en av sine betalte nivåer. For $ 20 dollar i måneden, får grunnplanen deg 20 Zaps og 3000 løp. Planer går opp i pris og Zaps derfra. Hvis ingen av planene virker for deg, er Zapier glad for å sortere deg ut med en tilpasset løsning.
Zapier er et kraftig verktøy for tilkobling av forskjellige applikasjoner. Ettersom små bedrifter har flyttet seg fra monolitiske enkeltpakker med programvare til mindre mer spesifikke apper, er det et behov for verktøy for å koble dem sammen. Hvis du skal bruke tre eller fire forskjellige verktøy, vil du at de skal leke fint.
I denne opplæringen viste jeg deg hvordan du lager en enkel Zap. Du kan dykke mye dypere inn i Zapier og lage Zaps som er skreddersydd for din virksomhet og verktøyene du bruker. Jeg anbefaler at du leker med Zapiers gratis plan, se hvilke utløsere og handlinger som er tilgjengelige for appene du bruker, og finn ut hvor de kan hjelpe virksomheten din.
Hvis du bare bruker ett eller to verktøy som vi gjør på Envato Tuts +, kan du kanskje ikke finne det for nyttig, men hvis du klarer oppgaver på tjuevis forskjellige tjenester, kan det forbedre virksomheten din dramatisk..
Accentsconagua