Når prosjektet er over - oppfølgingsmøtet

På slutten av et prosjekt er det et par ting du kan gjøre. Du kan levere filene eller materialene til klienten, en skriver eller laste dem opp til en server. Deretter regner du det og glemmer det.

Dårlig ide.

En bedre ide er å gjennomføre et oppfølgings møte. Salgs- og bygningsklientrelasjoner er eller bør være en pågående prosess. Et oppfølgingsmøte bidrar til å øke verdien, styrke tilliten og sement forholdet. Det hjelper deg med å gjøre en bedre jobb neste gang. Det skiller deg fra de andre gutta hvis policy er: Gjør det, regning det og glem det.

Planlegg et oppfølgingsmøte

De andre gutta skal bruke mye tid og penger på å finne en jevn strøm av nye kunder, i stedet for å utnytte sine eksisterende kunder for ytterligere virksomhet. Sannheten er i Pareto-prinsippet, også kjent som 80/20-regelen. Når det gjelder virksomhet, står regelen at 80 prosent av bedriftens inntekter kommer fra 20 prosent av kundene dine.

Det kan koste opptil fem ganger mer å lande en ny klient enn den gjør for å bygge på dine eksisterende.

Det lille vinklet er et praktisk stykke informasjon for å mulle over i tankene dine. For å holde selskapet, er det en annen factoid: Det kan koste opptil fem ganger mer for å lande en ny klient enn den gjør for å bygge på dine eksisterende. Noen kilder går så langt som å si 10 prosent. Plutselig blir det tydelig hvorfor du bør fremme og bygge videre på dine nåværende kundeforhold. Oppfølgingsmøtet er en taktikk for å hjelpe deg med å gjøre det.

Når prosjektet er fullført, sett opp et møte med klienten. En lunsj er praktisk for dette og ofte et mindre stressende miljø uten massevis av forstyrrelser. Hvis du jobber med eksterne klienter, gjør det sannsynligvis ikke for mye mening å fly halvveis over jorden til lunsj. Det pleier å spise inn i fortjenestemarginen. Heldigvis lever vi i den mirakuløse Internett-alderen, som har gjort å jobbe med eksterne klienter like enkelt som lokale. Noen ganger, enda enklere.

Det er noen muligheter for eksterne oppfølgingsmøter. Det kan være en enkel instant messenger samtale, eller e-post frem og tilbake. Begge vil gi deg en papirspor og dokumentasjon. Skype er et flott verktøy for å gjennomføre online møter med eller uten video. GoToMeeting er et annet alternativ, som også Googles Talk and Voice-produkter. Sørg alltid for å spørre klienten om deres preferanse for nettmøteverktøy. Det kan kreve litt testing, men når du trener noe, kan disse verktøyene være like effektive som et møte mot ansikt.

Oppfølging av kundetilfredshet kan være en skummelt ting, men hvis du gjør det, blir du en bedre tjenesteleverandør. Her er noen av spørsmålene du vil spørre under møtet:

• Hvordan føler de at prosjektets arbeidsflyt gikk?
• Hva gikk bra og hvorfor?
• Hva var ikke så varmt og hvorfor?
• Var kvaliteten på arbeidet de hadde forventet?
• Gikk den generelle prosessen og opplevelsen som forventet?
• Hvis ikke, er det noe som burde forandres for neste prosjekt?
• Var det uventede ting? Hvis ja, hva kan gjøres for å eliminere overraskelser?
• Er det planlagt oppdateringer, endringer eller revisjoner for fremtiden?
• Kan du vise prosjektet i porteføljen din (det er alltid godt å be om å unngå potensielle problemer på veien)?

Disse er bare å hoppe starte din innsats. Over tid utvikler du en liste over spørsmål som fungerer for dine spesifikke omstendigheter.

Dette er også en flott tid å spørre om det er noen tjenester eller materialer som vil knytte seg til eller forbedre det forrige prosjektet. Med andre ord, opp-selger. Dette er en første fetter å samle vitnemål og henvisninger, som er gjenstand for de neste innleggene i denne serien.