Share
Tenk deg dette. Du er invitert til å intervjue for en jobb som er ideell for deg. Du stiller ikke alarm natten før. Du våkner sent, og rulle ut av sengen uten tid til å forberede seg. Du smider på de skitne klærne du hadde i går, og ta en bit kald pizza til frokost. Du har ikke engang børstet håret ditt.
Utilfreds, rett?
Eller forestill deg dette. Du er invitert til sjefs kontor for å snakke om et viktig prosjekt. Hvis dette prosjektet går bra, kan du bli fremmet. I stedet for å være oppmerksom på samtalen, stirrer du ut av vinduet, tapper foten din på gulvet, og gir bare en serie grunts som svar på ethvert forslag sjefen din gir.
Hvis du oppførte seg slik, ville du fortjener å bli sparket, ikke fremmet.
Du ville ikke komme opp sent og unkempt for et intervju. Og med mindre du har en kamikaze-tilnærming til kontorpolitikk, ignorerer du ikke sjefen din når han snakker til deg.
Vi bruker timer med å praktisere intervjueteknikker. Vi frykter over hva vi vil si i et møte med sjefen vår. Så hvorfor tar vi ikke samme grad av omsorg for å skrive e-post? Eller når vi bryr oss, hvorfor ikke e-postmeldinger har den innflytelsen vi tror de burde?
En grunn er at vi svømmer i en e-postdrøm. Ifølge forskningen fra McKinsey Global Institute, bruker den gjennomsnittlige arbeidstaker to og en halv time pr. Dag med e-post. Det tilsvarer 81 virkedager hvert år - eller en fjerdedel av arbeidslivet ditt.
I mellomtiden, forskning ved teknisk forskningskonsultasjon Radicati-gruppen fant at gjennomsnittlig bedriftsbruker sendte eller mottok 108 e-postmeldinger per dag i 2013. Det vil stige til 116 e-postmeldinger per dag innen 2017.
Litt rart da, at det er så mange sloppily skrevet e-poster som flyter gjennom cyberspace. Hvem har tid til å kaste sammen å komponere veltalende meldinger når det er så mye å skrive?
På den annen side, hvis e-post er sentralt i våre liv, bør det ikke være en ferdighet vi alle har mestret? Hvis du skal tilbringe et fjerdedel av arbeidslivet ditt, skriver du e-post, og lærer å gjøre det effektivt, vil gjøre deg mer effektiv og hjelpe deg med å komme videre.
Tenk på det på denne måten. Hvis du tilbrakte en fjerdedel av arbeidslivet ditt og ga presentasjoner, ville du ikke lære alt du kunne om hvordan du presenterer? Eller hvis du brukte en fjerdedel av arbeidslivet ditt i samspill med kunder, ville du finne ut alle ressursene du kunne finne på kundeservice, rett?
Så, hva er annerledes med e-post?
Ville det ikke vært bra å vise at du er en sann pro i hver e-post du sender? Og enda bedre hvis du skriver e-postmeldinger som folk faktisk leser og tar handling på?
E-post saker. Hvordan du skriver din e-post, betyr noe for de som mottar e-postene dine. Enda viktigere, din evne til å skrive e-post vil få stor innflytelse på din karrierevei. Men ikke ta mitt ord for det. La oss ta en titt på hva ekspertene sier. Men først…
Før du graver inn i denne opplæringen, få vår nye e-poststrategier eBook: Den ultimate guiden til Inbox Zero Mastery. (Det er tilgjengelig for GRATIS nedlasting med nyhetsbrevet Tuts + Business.) Det er fullpakket med handlingsbare e-strategier du kan sette for å bruke raskt.
La oss nå lære alt om hvorfor e-skriveferdigheter er så kritiske.
Planlegger du å komme videre på jobb? Hvis du har ambisjoner, må du lære å skrive e-postmeldinger som gir resultater.
Som ferdighetene du trenger, forklarer du:
Å kunne kommunisere effektivt er det viktigste av alle livsferdigheter ... Hvis du søker jobb eller ser etter en kampanje med din nåværende arbeidsgiver, må du nesten sikkert vise gode kommunikasjonsevner. Når din karriere utvikler seg, er betydningen av kommunikasjon ferdigheter øker.
E-post er hvordan vi tilbringer mesteparten av tiden vår, og det er din største mulighet. Det gir deg to timer hver dag å demonstrere dine kommunikasjonsferdigheter til din nåværende arbeidsgiver.
Trenger du mer overbevisende? Maggie Worth, kommunikasjonsdirektør ved Universitetet i Vest-Georgia, skriver:
Ansatte som har demonstrert muligheten til å representere seg selv og selskapet på en klar, overbevisende og profesjonell måte, er mer sannsynlig å bli valgt for avanserte stillinger.
Dr. Stephanie Heald-Fisher, leder for Graduate Programmet på Globe University, forklarer hvordan e-post er spesielt viktig for å vinne kampanjer:
I dagens forretningsmiljø, uavhengig av bransjen, kommuniserer effektivt, betyr det vanligvis en stor bruk av e-post og bruker e-post betyr å kunne skrive ... E-posten er ofte det første inntrykket mottakerens gevinster av avsenderen. En dårlig skrevet e-post resulterer i et dårlig førsteinntrykk.
Å bli forfremmet påvirkes også av skriveferdigheter. Gode skriveferdigheter kommuniserer intelligens, profesjonalitet og kompetanse. Dårlig skriveferdigheter kommuniserer mangel på intelligens, profesjonalitet og kompetanse. Igjen blir ditt faglige bilde påvirket av dine skriveferdigheter. Jo bedre dine ferdigheter er, jo bedre er bildet ditt og jo bedre er sjansene dine for kampanjen.
Med andre ord, med mindre du lærer å skrive klare, profesjonelle, intelligente e-poster, vil dine medarbeidere og sjefen din anta at du er inkompetant. Du vil alltid være fast i bunnen av karriere stigen.
Og komponere god e-post betyr ikke bare at du vet hvordan du skriver en setning.
Skriver ikke e-post noe alle vet hvordan de skal gjøre? Tross alt, i dagens verden, vet de fleste av oss hvordan de skal lese og skrive. Vi kjenner vår stavemåte og grammatikk. Er det ikke nok?
Det er sikkert sant at alle med rudimentære datakompetanse kan komponere og send en e-post. Og alle med grunnleggende sosiale ferdigheter vil vite hvordan de skal sikre at e-posten deres ikke er åpenlyst fornærmende.
På den annen side, tenk på alle de dårlig skrevet e-postene du har mottatt i livet ditt. De kan ha vært grammatisk korrekt. Men de gjorde ikke mye mening.
Bare fordi en person kan snakke ikke gjør dem til en god offentlig høyttaler. På samme måte, bare fordi en person kan skrive betyr ikke at de kan skrive gode e-poster.
Å skrive effektive e-poster er en ferdighet, og det er en du kan lære. Du må trenge også, men du har en fjerdedel av arbeidslivet ditt for å bruke det. Så hvorfor ikke bruke litt tid på å ta tak i teorien?
Vi graver inn hva som gjør e-postene effektive i et øyeblikk. Først, la oss se på noen av de største e-postfeilene.
Som de fleste mottar jeg mange e-poster. De fleste e-postene jeg mottar er effektive. De får meg til å føle meg bra, og la meg få vite hvilken handling jeg må ta. Jeg gleder meg til å svare, og jeg liker å gjøre det.
Nå og da mottar jeg e-postmeldinger som gjør meg doble. "Spurte de det virkelig?" Jeg lurer. Eller "sa de egentlig det?"
I øyeblikket mottar jeg et håndterbart nivå av e-post, og jeg har en policy for å svare på hver enkelt e-post jeg mottar. Men det er tider da jeg egentlig ikke ville svare. Dette skjer oftest når jeg mottar ett av følgende:
De verste e-postene jeg mottar er gretten en liners fra noen som aldri har kontaktet meg før. Hvis du skal skrive til meg, har du i det minste rett til å bruke navnet mitt, og for å presentere deg selv.
Det virker som om jeg ikke er alene når jeg mottar forvirrende eller uhøflig e-post. En nylig undersøkelse fra Sendmail viste at nesten to tredjedeler av oss (64%) har sendt eller mottatt en e-post som forårsaket utilsiktet sinne eller forvirring. I Sendmails undersøkelse ble folk mest opprørt av:
Skrive ineffektive e-postmeldinger er ikke bare skadelig for dine karrieremuligheter. Det er også dårlig for arbeidsgiveren din. Katharine Hansen, kreativ leder av Quintessential Careers, forklarer:
E-post er så tungt og globalt vant til å kommunisere på arbeidsplassen ... at uklart, ødelagte, dårlig skrevet e-postmeldinger sløser med tid, penger og produktivitet.
Forhåpentligvis er e-postene dine ikke så ille som de jeg har skissert ovenfor. Og forhåpentligvis sender e-postene ikke mottakerne forvirret eller sint.
Hvis du tror at e-postene dine trenger å fungere, ikke vær panikk! Du kan rette opp situasjonen. La oss begynne å ta en titt på Hvorfor Det er så enkelt for e-poster å gi et dårlig inntrykk.
Har du noen gang spilt en drink ned selv før et viktig forretningsmøte? Selv etter at du har ryddet opp, var du sikker på at alle ville legge merke til. Men ingen sa et ord.
Det kalles spotlight-effekten, og alle lider av det. Psykolog Amie M. Gordon forklarer hvordan det fungerer:
Vi har en tendens til å overvurdere hvor mye våre handlinger og utseende blir lagt merke til av andre ... Vi er forankret av egne erfaringer og vi har problemer med å justere langt nok unna dem for å nøyaktig anslå hvor mye oppmerksomhet andre mennesker betaler oss.
Med andre ord ser vi på verden gjennom tonede linser, og vi kjemper for å se verden fra andre synspunkt.
Når det kommer til å skrive e-post, er det et problem. Vi kan skrive noe som gir total mening i våre egne tanker. Men bare fordi det er fornuftig å meg betyr ikke at det vil være fornuftig å du.
Dette gjelder spesielt når det gjelder å injisere følelser inn i vår skriving.
Lea Winerman fra American Psychological Association forklarer:
Årsaken til denne kommunikasjonsforbindelsen ... er egoentrisk - det veletablerte sosiale psykologiske fenomenet hvor folk har en vanskelig tid å løsne seg fra sine egne perspektiver og forstå hvordan andre vil tolke dem.
Forskning viser at folk overvurderer deres evne til å formidle en bestemt tone i en e-postmelding-om den tonen er sarkastisk, morsom eller seriøs. Folk overvurderer hvor godt de kan kommunisere en stemme i meldinger de sender.
Sannheten er å oppdage tone i stemmen i e-post er en nesten umulig oppgave. Studier fant en suksessrate på 56% i å oppdage tone i stemmen. Det høres kanskje bra ut, men det er faktisk bare marginalt bedre enn sjansen.
Hva kan gjøres om dette? Svaret er å skrive effektive e-poster.
Vi har sett på hvorfor det er så viktig å skrive gode e-poster, og hvorfor e-postmeldinger mislykkes så ofte. Men hvordan kan du skrive gode e-postmeldinger som tolkes riktig og få resultater?
I denne Tuts + Business-serien ser vi på en rekke tilnærminger du kan ta for å skrive effektive e-poster. Når du er gjennom serien, har du mestret teorien om e-post. Og hvis innboksen din er like nær typisk, har du god sjanse til å trene.
For å fullføre denne artikkelen, la oss ta en kort titt på hva som gjør et e-postarbeid. Effektive e-poster:
Er du klar til å forbedre dine e-postskriftsevner? Så hold deg innstilt.
Husk at det ikke bare er å skrive effektive e-postmeldinger som er viktige for å mestre, men det er også å lære hvordan du administrerer e-postene dine og holde innboksen din organisert.
Registrer deg for Tuts + Business Nyhetsbrev og få GRATIS Innboks Zero Mastery eBook. Ikke la innboksen din bli et uorganisert rot. Oppdag hvordan du bruker de beste e-postadministrasjonsteknikkene nå.
Grafisk kreditt: Tastatur designet av Liesl Kruger fra Noun Project.
Accentsconagua