Share
Med den ubøyelige angrepet av den digitale tidsalder har papirløse systemer fått økende trekkraft og relevans. Selv om fordelene er ubestridelige, er det tidspunkter når arbeidsflyter er langt fra friksjonsløse og ofte kjedelige, noe som gjør dem mindre tiltalende.
Det er imidlertid håp, og i denne skjermbildet vil jeg lære deg hvordan du kan utnytte programmer som Mail, Hazel og Evernote for å automatisere minst ett aspekt av din papirløse arbeidsflyt.
Du vil trenge:
En kopi av Evernote (Mac App Store eller Direct Download).
Det første trinnet er å sette opp en e-postregel som vil filtrere hvilken som helst e-post fra verktøyet ditt. For å gjøre det, klikker du bare på Mail> Innstillinger og velg deretter regler tab.
Klikk på Legg til regel, gi regelen et meningsfylt navn og velg deretter noen forhold. Hvis du trenger å tilordne mer enn en betingelse, så merk deg om du vil matche alt eller noe, siden dette vil påvirke hvordan e-postadresser blir matchet.
Når du velger mer enn én betingelse, ta notat om det passer alle eller alle. Når du er fornøyd med forholdene dine, er det på tide å tildele noen handlinger. For den første handlingen, velg å Merk som Les. For den endelige handlingen, velg Kjør Applescript og velg deretter fra rullegardinmenyen med tilgjengelige skript Åpne i Finder.
Nå som du har finneren åpen på riktig sted, åpner du AppleScript Editor. Du kan finne AppleScript Editor i Verktøy-mappen eller eventuelt oppmelde spotlight og skrive AppleScript Editor.
Lim inn i følgende kode og lagre deretter skriptet / Brukere / DITT BRUKER / Bibliotek / Programskript / com.apple.mail /
-- Boilerplate kode for Mail Regler ved bruk av vilkår fra søknaden "Mail" på utført posthandling med meldinger theMessages for rule theRule - Script Starts Her fortell programmet "Mail" - Angi nedlastingsmappen for vedlegg satt _downloadsFolder til (sti til nedlastingsmappe) som rik tekst - Gjenta følgende handlinger for hver e-post som er matchet med regel gjenta med hver melding i meldingene - Få emails-emnet satt til emnet for hver melding - Gjenta med hver vedlegg som er funnet i e-postrepetisjon med _attatchment i hverMessage's vedlegg - Endre navn vedlegg med følgende mønster: - Utility Company (Tag) | E-postfelt (Tittel) | Original Attatchment (Filnavn) - og lagre nedlastingskatalogen sett originalnavn for å gi navn til _attatchment sett _savePath til _downloadsFolder & "ZON |" & theSubject & "|" & originalName Prøv lagre _attatchment i _savePath på feil errmsg vise dialogrute errmsg slutt prøve slutt gjenta - Flytt e-post til endelig destinasjon flytte hverMessage til postkasse "Regninger" av konto "Gmail" slutt gjenta slutt tell - End script og lukke boilerplate delen avslutte utføre posthandling med meldinger avslutt med vilkår fra
For å tilpasse koden for å dekke dine behov, er det viktig at du forstår det, så la oss slå det ned.
Etter at du har lagret det ovennevnte skriptet på riktig sted, bør du nå kunne velge det fra rullegardinlisten i Kjør AppleScript handling; gjør det og klikk deretter OK og til slutt klikk Søke om.
Hazel er et preferansepanelverktøy som overvåker mapper du velger, og utfører handlinger på filer og mapper når kriteriene du har definert, er oppfylt.
Forutsatt at du allerede har lastet ned og installert Hazel, må du legge til mappen Nedlastinger til mapper liste. For å gjøre det, åpne Systemvalg> Hazel og deretter bare dra den inn fra et Finder-vindu eller alternativt, klikk + og velg det.
Før du går videre, er det viktig å stoppe regelbehandlingen. Dette sikrer at ingen regler behandles før du er sikker på at reglene du har satt opp er riktige. For å stoppe regelbehandlingen, høyreklikk (Ctrl + klikk) på Nedlastinger fra mappelisten og velg Pause "Nedlastingsregler".
Nå som Hazel ser på mappen Downloads, må du definere noen regler. I Hazel er regler definert på samme måte som i Mail. Du angir noen forhold for å matche og deretter noen handlinger å utføre.
Under regler, klikk + for å legge til en ny regel. Gi det et navn og legg til din første betingelse. Velge Snill deretter er og til slutt velge PDF. Dette vil sikre at Hazel kun vil samsvare med PDF-filer. Hvis verktøyet ditt sender dine regninger i et annet format, endrer du dette på riktig måte.
For den andre betingelsen vil vi sørge for at Hazel søker etter en fil med et navn som samsvarer med mønsteret som er definert i Mail-regelen ovenfor; så velg Navn, deretter fyrstikker og til slutt i det neste feltet, skriv inn taggen som er tildelt ovenfor (Utility-selskap) etterfulgt av en "|" tegn, og dra deretter i Hva som helst token, etterfulgt av en annen "|" og til slutt en annen Hva som helst pollett.
Nå som du har definert noen forhold, må du sette opp noen handlinger. For den første handlingen, velg Kjør AppleScript, la standard innebygd skript velg og klikk deretter på rediger skript. Lim inn følgende kode i modalvinduet, klikk på kompilere og hvis det ikke er noen feil, klikker du borte fra modalvinduet.
Kompileringsknappen i Hazel. Hvis det oppdages en feil, vises den ved siden av knappen. Fortell søknad "Finder" - Lagre AppleScripts tekstelementbegrensninger sett ASTID, AppleScripts tekstbegrensninger til AppleScripts tekstavgrensere, "|" sett theListOfCustomTokens for å navngi theFile - Siden vi endret tekstavgrensere til | Vi har nå - 3 tekstelementer i theListOfCustomTokens - 1: ZON - 2: Emails-emnet (som vil bli brukt til notatetittel) - 3: Vedleggets originale navn. - Endre navn på vedlegget til det opprinnelige navnet, sett navnet på theFile til (tekst item 3 of theListOfCustomTokens), prøv - Åpne Evernote og vent 15 sekunder for å starte startprogrammet "com.evernote.evernote" aktivert med timeout på 15 sekunder - Opprett et nytt notat i notatboken "Kvitteringer" med: - Emails emne som tittel - Verktøyselskapet som en merkelapp, opprett notatittel (tekst 2 av theListOfCustomTokens som tekst) ¬ fra filen theFile notebook "Kvitteringer " ¬ tags (tekst element 1 av theListOfCustomTokens som tekst) sluttidspunkt slutten fortell om feil errmsg visningsdialog errmsg slutt prøve sett AppleScripts tekstelement avgrensere til ASTID slutt tell
Som før, la oss analysere koden for å få bedre forståelse av hva som skjer:
For den endelige handlingen, velg Bevege seg til mappe og velg deretter Søppel. Dette vil sikre at når regningsbasen din har blitt lastet opp til Evernote, stikker den ikke rundt for å skape rot på din Mac. Endelig klikk OK.
Nå som du har opprettet en regel for å matche filen din, er det på tide å la Hazel utføre sin magi, så du må unpause regelbehandling. Akkurat som før, høyreklikk på Nedlastinger i mappelisten og denne gangen, valgt Fortsett "Nedlastinger" Regler.
Siden Hazel kan ta en stund før du kjører reglene første gang, høyreklikk på Nedlastinger igjen og velg Kjør regler nå. Hvis alt gikk etter planen, burde Hazel laste opp filen til Evernote og deretter flytte den til papirkurven.
I denne opplæringen har vi dekket noen grunnleggende automatiseringskonsepter som forhåpentligvis hjelper til med å effektivisere papirløs arbeidsflyten. Disse konseptene er imidlertid ikke begrenset til dette lille omfanget, men kan heller tjene som byggesteiner for mer komplekse og ambisiøse arbeidsflyter.
Accentsconagua