Share
I denne opplæringen vil jeg vise deg hvorfor e-post ikke fungerer for deg og gi deg en løsning for å samarbeide med andre i lag for å jobbe mer effektivt og effektivt.
Foto av: Matthew Henry (lisensiert for bruk)Veksten på Internett i løpet av de siste 25 årene har åpnet nye arbeidsformer, nye næringer og nye muligheter på en måte som få kunne ha forestilt seg tilbake tidlig på 1990-tallet.
Envato hjelper for eksempel folk å lykkes.
Bla gjennom over ni millioner digitale eiendeler på Envato Market, ansett designere og utviklere gjennom Envato Studio, last ned ubegrensede grafiske eiendeler med Envato Elements, lanser enkle nettsteder på Envato Sites og lær nye ferdigheter med opplæringsprogrammer og kurs - på tvers av en rekke temaområder - med Envato Tuts+.
Foto av: Matthew Henry (lisensiert for bruk)Som moderne, ofte Internett-baserte eller aktiverte bedrifter vokser, det gjør også kommunikasjonsproblemet. Økningen i kolleger, samarbeidspartnere, kunder og leverandører resulterer i økende krav til ens tid.
Det er en rekke utfordringer for lagene, inkludert:
E-post er ikke alltid det beste verktøyet for effektiv kommunikasjon (lisensiert for bruk)E-post har vært hos oss siden hver av oss brukte Internett. For mange var det nesten mirakuløs at en melding kunne sendes og mottas, hvor som helst i verden, om noen sekunder.
Det er noe vi tar for gitt i disse dager.
E-post innboksene overløper med markedsføringsemails fra PR-firmaer, nyhetsbrevabonnementer, korrespondanse fra venner, korrespondanse fra kollegaer, krav fra sjefen, informasjon fra organisasjonen, kundespørsmål og spam.
Et fryktelig rot når distraksjonen er en konstant avløp i tide.
Det er mange forutsetninger for innboks null, men la oss være klare, det er sannsynligvis bedre å ta opp årsaken enn symptomet.
Bilde av Alok Sharma (lisensiert for bruk)Frustrert og desillusjonert med e-post, går mange til direktemeldingssystemer for å holde seg oppdatert på ting som virkelig betyr noe.
Dette innebærer adopsjon av iMessage, Telegram, WhatsApp eller lignende. Når kontakter med direktemeldinger vokser, gjør det også utfordringen å spore hva som er viktig.
Og så er det kollegaen som nekter å bruke samme meldingsapp som alle andre.
Geografisk distribuerte lag (bilde lisensiert for bruk) Organisasjonen som jeg jobber for, Envato, er stolt av å jobbe med folk, ikke bare på hovedkontor i Melbourne, Australia. Personale jobber fra kontorer og hjemmekontorer i forskjellige tidssoner rundt om i verden.
Innenfor opplæringsfagene som jeg klarer-Computer Skills, 3D & Computer Graphics og Music & Audio-jeg jobber med lag av personer i Storbritannia, Europa, USA, India, Australia og andre steder.
Denne moderne arbeidsformen betyr ofte at samarbeidspartnere ikke alltid er tilgjengelige på samme tid.
Foto av: Nicole De Khors (lisensiert for bruk)I stedet for å forfølge det uendelige målet om innboks null - som du aldri vil oppnå for lenge, er det langt mer fornuftig å bruke et teamsamarbeidverktøy.
Team Collaboration-programvare skiller lagkommunikasjon fra e-post og integrerer det med andre plattformer, for eksempel Dropbox eller Google Drive, for sømløs deling av informasjon.
Sett opp et lag med flokI dette eksemplet har jeg valgt å sette opp et lag i Flock, da det er en kostnadseffektiv måte å teste om løsningen fungerer for meg.
Flock er ikke den eneste løsningen, men det er lett å komme i gang med og komme i gang med kolleger.
Kom i gangBesøk flock.com for å registrere deg for Flock. Det er like enkelt å skrive inn e-postadressen din for å komme i gang.
Hvis e-postadressen du bruker kjører på Google Apps, gir Flock deg muligheten til å koble den til.
Dette betyr at du vil bli autentisert via Gmail-brukeropplysningene og sparer deg for å opprette enda et nytt brukernavn og en unik passordkombinasjon for tjenesten.
Lag et lagDeretter oppretter du et lag.
Skriv inn personlige detaljerNår du blir bedt om det, skriv inn dine egne profildetaljer. Skriv inn et telefonnummer, hvis du ønsker det, spesielt hvis du og dine kolleger vender tilbake til telefon til tider. Det er sannsynligvis en god feilsikker, bare i tilfelle det er problemer med Internett-tilkobling i fremtiden.
Legge til et hode og skuldre fotografi til din egen profil hjelper med lagkommunikasjon; Det er raskere å gjenkjenne og bilde av noen enn det er å lese navnet deres. Dine kolleger bør gjøre det samme.
Invitere lagmedlemmerEthvert lag er bare like godt som dets medlemmer. Flock bidrar til at det blir enkelt å invitere kolleger til å samarbeide via plattformen. Flock selv e-poster deg et par dager senere med fremgang på de som har registrert seg og de som ikke har det.
Start en kommunikasjonskanalDet er ganske mulig at laget jobber med en rekke forskjellige prosjekter med delsett av mennesker som er involvert i hver. Hvis dette er tilfelle, kan du sette opp flere kanaler og begrense dem til bare deltakerne som kreves for det samarbeidet.
Definer kanalinnstillinger: Offentlig eller PrivatSkriv inn en meningsfylt beskrivelse for kanalen. Et bilde hjelper folk å raskt skille mellom kanaler.
Veksle innstillingen for om kanalen skal være offentlig (åpen for alle medlemmer av teamet) eller privat (kun tilgjengelig for de medlemmene som godtar en invitasjon.
Vellykket samarbeid krever at alle lagmedlemmer bruker verktøyet; det kommer ikke til å spare deg mye tid hvis noen holder fast i e-post, da du vil bruke tid på å betjene to forskjellige verktøy.
Kommuniser via kanalerFlock gjør det mulig for kolleger å delta via bestemte kanaler, det kan være nyttig for hele teamet å holde seg oppdatert med bestemte prosjekter.
Kommuniser via Direkte MeldingerDet er tider når du ønsker å diskutere noe i detalj, eller diskutere noe som er privat, for eksempel priser eller fakturering. For dette kan du kommunisere direkte med ethvert lagmedlem.
For dette kan du kommunisere direkte med ethvert lagmedlem.
I denne opplæringen har jeg illustrert hvorfor e-post ikke er løsningen for å jobbe i lag, spesielt på forskjellige steder og / eller tidszoner.
Det er fordeler ved å konsolidere kommunikasjon og deling av informasjon innenfor en valgt plattform hvor folk kan klare sin tid effektivt og jobbe effektivt.
Accentsconagua