Share
Hva du skal skapeGoogle Dokumenter og -ark er utmerket verktøy for å lage orddokumenter og regneark. De gir praktisk talt all grunnleggende funksjonalitet du må redigere, formatere og dele filene dine. Men hvis du ser etter Googles skyttjeneste for å erstatte MS Office, har du lagt merke til at det fortsatt er noen få avanserte funksjoner mangler.
Den nye tilleggsfunksjonen endrer dette. Add-ons er små tredjepartsprogrammer som kan installeres direkte i Dokumenter og Ark-apper (Lysbilder og skjemaer støttes for øyeblikket ikke), og de fyller inn hullene i programvarens innfødte funksjoner. Lansert i mars 2014 er tilleggene fortsatt nye og antallet deres vokser hele tiden. De fleste av de beste er gratis, mens noen av de kraftigste verktøyene også tilbyr premium-versjoner med ekstra funksjoner.
I denne veiledningen viser jeg deg hvordan du kommer i gang med tilleggsprogrammer, hvordan du installerer dem, bruker dem og fjerner dem, og deretter veileder deg ti av de beste for å komme i gang.
Alle tilleggsprogrammer blir funnet og installert via grensesnittet Dokumenter eller Ark, på samme måte som hvordan Chrome-utvidelser er installert. Åpne et dokument og gå til Add-ons> Få tilleggsprogrammer og du kan se alle tilgjengelige alternativer for appen du bruker.
Bla gjennom de uthevede tilleggene, klikk på Alle knappen øverst i venstre hjørne for å velge en kategori, eller bruk søkefeltet for å finne noe du vil installere.
Klikk på valgt tillegg etterfulgt av + ikonet for å installere det. Skjermen som åpnes viser hvilke tillatelser tillegget krever - hvilke data og hvilke deler av kontoen du trenger for å få tilgang til. Forutsatt at du er ok med dette klikket Aksepterer og installasjonen vil fullføre.
Sjekk hva en tillegg vil gjøre før du installererNår installasjonene er lagt til, er de tilgjengelige via Add-ons alternativet i menylinjen. Hold musepekeren over dem for å avdekke sine valg. De fleste har to: den første lanserer tillegget, den andre er for hjelp (som vanligvis er svært begrenset).
Klikk for å starte add-onen, og den åpnes i et sidebjeld til høyre på skjermen. Du kan bare se ett tillegg på en gang. For å lukke det klikker du på X knapp.
Add-ons kjøres i et sidefelt i Dokumenter eller ArkDu trenger ikke å gjøre mye for å administrere tilleggene dine. Du trenger ikke å bekymre deg for å oppdatere dem - de lastes hver gang du bruker dem, slik at du alltid vil ha den nyeste versjonen. Du kan deaktivere dem for bestemte dokumenter, og også rapportere feil til utvikleren.
Gå til Add-ons> Administrer tilleggsprogrammer. Du vil nå se en liste over alle tilleggene du har installert. Klikk Få til for å se en liste over alternativer. Fjern kryss Bruk i dette dokumentet for å deaktivere tillegget fra det nåværende dokumentet du ser på. Klikk Fjerne å avinstallere tillegget fra kontoen din helt.
Det er et stort antall tilleggsprogrammer for både Dokumenter og Ark-apper, og nummeret vokser hele tiden. Her er ti av de beste for å komme i gang.
Tesaurus er den mest grunnleggende og mest avgjørende for alle Dokumenter-tillegg. En perfekt følgesvenn til den innebygde stavekontrollen, vil foreslå alternative ord for deg å bruke mens du skriver. Dessverre er add-ons ennå ikke integrert i høyreklikk-kontekstmenyene i appen, men tesaurus er fortsatt trivial å bruke. Bare marker et ord og gå til Add-ons> Tesaurus> Finn synonymer for valgt ord og det vises i sidefeltet til høyre.
Med synonymordboken sidebar åpen kan du nå skrive ord rett inn i søkeboksen for å finne forslag til andre ord.
Innholdsfortegnelsen tillegg genererer automatisk en innholdsliste som hjelper deg med å navigere i lengre og mer komplekse tekstdokumenter. De er bygget basert på bruken av stykkeformatene i dokumentet, og vil bare fungere hvis du bruker disse konsekvent - det vil ikke gjenkjenne andre kapitler eller seksjonsoverskrifter dersom de bare er stylet som vanlig teksttekst.
Stilene som brukes i Innholdsfortegnelsen, er standard overskriftstiler, og de produserer nestede resultater. Så, hver del i dokumentet ditt skal være utformet som Overskrift 1; hvert kapittel som Overskrift 2; hver seksjon i et kapittel som Overskrift 3 og så videre.
Bruk Overskriftsstiler for å lage innholdsfortegnelsenGå til Add-ons> Innholdsfortegnelse> Vis i sidefelt for å se innholdsfortegnelsen din. Det tar et sekund å bli opprettet, og du bør oppdateringsikonet for å oppdatere det når du gjør noen endringer.
Angi hvor detaljert du trenger innholdet til å væreAlle elementene i listen er klikkbare koblinger, slik at du kan hoppe raskt til et bestemt avsnitt eller kapittel. Hvis du har et spesielt komplekst dokument, klikk på Vis til nivået alternativ drop down boksen og velg hvor mye informasjon du vil bli vist. Hvis du for eksempel velger 1, vil det bare vises innhold ved hjelp av topp 1-stilen. Klikk Forfriske for å aktivere dette.
Endelig er det ikke mulig å legge inn innholdsfortegnelsen direkte til selve dokumentet, men du kan kopiere og lime det fra sidefeltet til dokumentlegemet. Når dette gjøres, vil linkene også forbli på plass. Disse koblingene peker imidlertid på den elektroniske Google Docs-filen, i stedet for å fungere som bokmerker i filen. Hvis du planlegger å eksportere dokumentet for offline bruk i et program som Word, fjern koblingene først, ellers fungerer de ikke. Klikk på en lenke og klikk Fjerne å gjøre dette for hvert element.
Hvis du bruker Google Dokumenter som en del av et lag, er sporendringer et av de viktigste tilleggene du kan bruke. Den sporer alle endringene som alle brukerne har gjort på samme dokument, og gir deg en enkel måte å godta, slette eller endre.
Sporendringer er et automatisert verktøy. Åpne den i sidefeltet ved å klikke på Add-ons> Sporendringer> Vis sporendringer. Alle endringer i dokumentet vises i sanntid, fargekodet av brukeren. Alle endringene er oppført, ikke bare innholdet i tekstredigeringer, men også formateringen endres. tikker Fremhev mine nye endringer vil også føre til at endringene dine fremheves i dokumentets kropp.
Hver endring er tydelig oppførtFor å godta eller avvise redigeringer klikker du bare på det grønne sett kryss ikon eller rødt x ikon. Alternativt klikker du Aksepter alt å godta alle endringene som er gjort.
Du kan overstyre eventuelle endringer i et dokument ved hjelp av Endringshistorikk alternativet i alle Google Dokumenter-appene. Gå til Fil> Se revisjonshistorikk for å se alle tidligere versjoner av dokumentet. Klikk Vis mer detaljerte revisjoner for å se alle lagrede versjoner av dokumentet og klikk på en for å gjenopprette den.
Hvis du noen gang trenger å legge til et kart i et dokument, gjør tilleggene til Maps for Docs dette mulig med bare et par museklikk.
Fremhev del av en adresse er et dokument og gå til Add-ons> Kart for Dokumenter> Få plassering. Et vindu åpnes som viser stedet på et kart. Hvis det er riktig, klikk deretter Lim inn til Dok og kartbildet blir limt inn i dokumentet like under adressen du valgte. Dra bildet til riktig sted hvis du trenger det.
Kart for Dokumenter fungerer med presise eller brede adresser. Søker etter et husnummer og gatenavn eller postnummer, viser et zoomet i kart over en nøyaktig plassering; en by eller et lands navn vil produsere et zoomet ut bilde av den plasseringen.
På samme måte som Maps for Docs, er Mapping Sheets et tillegg for Ark som konverterer en liste over adresser i et regneark til et Google Map.
Mapping Sheets fungerer av en fane i kalt regnearket Data. Hvis du bruker et eksisterende regneark, må du endre navn på fanen som inneholder informasjonen du er i kartlegging. Høyreklikk på fanen og velg Gi nytt navn og skriv deretter inn Data.
Gå nå til Add-ons> Mapping Sheets> Start Mapping. I sidebjørnen som åpnes, velg kolonnene som inneholder adressene dine, pluss andre kolonner du har som du kan bruke til å filtrere dataene med. Klikk Bygge, etterfulgt av Utsikt for å se dataene på et kart.
Adresser vises i et tilpasset Google MapHelloSign-tillegget lar deg få sikre og juridisk bindende eSignatures på dokumentene dine. Det er gratis for inntil tre signaturer per måned, og krever et abonnement for ubegrenset bruk, med priser som starter fra 13 dollar per måned.
HelloSign kan brukes til å ha dokumenter signert av bare deg selv, deg selv og andre eller bare av andre. For å bare signere det selv klikker du Bare meg Tegn deretter en signatur i boksen med musen, og dra den signaturen til riktig sted på dokumentet.
For å få signaturer fra andre brukere, må du sette opp dokumentet først. Klikk Meg og andre eller Bare andre under hvem må signere? og skriv deretter inn navnene og e-postadressene til alle nødvendige signatører. Hvis du trenger dem til å logge inn en bestemt rekkefølge, merk av Tilordne signerordre boksen og klikk på opp- og nedpilene for å bestille dem på nytt. Klikk Fortsette.
Nå må du legge til signaturboksene i dokumentet. Dra Signatur ikonet på plass på dokumentet og klikk på Hvem signerer her rullegardinlisten for å velge signeren. Legg til så mange signaturbokser som nødvendig, og klikk på det stiplede ikonet øverst til venstre i vinduet for å justere dem.
Du kan dessuten legge til bokser for signaturen for å legge til sine initialer, en kommentar i en tekstboks, for å krysse av i avkrysningsruten eller for å legge til datoen de signerte.
Du kan legge til en signeringsdato samt en signaturboksTil slutt klikker du Fortsette og dokumentet ditt vil være forberedt på e-post. Adressene til signatørene vil bli vist for at du skal dobbeltsjekke, deretter legge til et emneoverskrift og en melding. Klikk Forespørsel Signatur og posten vil bli sendt.
For å se de signerte dokumentene dine, klikk på innstillinger ikoner i HelloSign sidebar i Dokumenter, klikk deretter dokumenter. Alle dine signerte dokumenter er lagret her for din referanse.
Delte navn er et enkelt tillegg for Google Arkiv som skiller en enkelt Navn-kolonne i separate kolonner for hver del av navnet. Det vil ikke bare splitte John Smith i eget fornavn og etternavn, men kan også legge til en tittel, mellomnavn og suffiks også.
Den er perfekt for bruk sammen med Forms-funksjonen i Google Dokumenter, der du kan be en bruker om å skrive inn navnet sitt, men kan ikke gi dem separate bokser for hver del av navnet. Når du har splittet navnet ditt, kan du da bruke dataene sammen med en tilleggsfunksjon til postfusjon og bare adressere personen etter deres fornavn.
Hvis du vil bruke Split Name, markerer du navnene kolonne i regnearket ditt, og gå til Add-ons> Split Name> Start. I boksen som åpner kryss eller fjerner du Min kolonne har overskrift Alternativ etter behov, velg deretter hvilke kolonner du vil legge til. Hver kolonne vil bli lagt til høyre for den valgte navnet kolonnen.
Velg hvor mange navneskolonner du trengerUberConference er et annet tillegg for å hjelpe brukere som samarbeider på et prosjekt. Det brukes til å lage konferansesamtaler eller tekstchatt mellom brukerne som arbeider med et dokument.
Klikk på Invitere knappen og sidebjelken viser brukerne tilgang til dokumentet. Velg de du vil legge til - de får muligheten til å bli med i nettpraten via datamaskin eller telefon, og et tekstchattalternativ er også tilgjengelig.
For at noen skal koble seg gjennom telefonen, må de ringe inn på samtalen og bruke PIN-koden de skal sendes når du inviterer dem. Oppringingsnummeret er bare for USA for den gratis versjonen av UberConference. Du må oppgradere til premium-versjonen for å få landsspesifikke tall.
Hvis du trenger tilbakemelding, godkjenning eller pålogging på et dokument, er Workflows det ideelle tillegget for dette. Du kan legge til en eller flere korrekturlesere som vil bli sendt en lenke til dokumentet ditt, og får muligheten til å legge til en kommentar, samt godkjenne eller avvise dokumentet. Hver anmelder må også ha tilleggsprogrammet Workflows installert.
For å legge til korrekturlesere må du først gi dem redigering av tilgang til dokumentet ditt. Gå til File> Del og legg til e-postadressen deres og sørg for at de har redigeringstillatelsen (som er slått på som standard). Deretter legger du til samme e-postadresse i Legg til en anmelder boks i Arbeidsflyt sidebar, sammen med en melding om nødvendig.
Granskeren får en e-post med en lenke til dokumentet, og de kan gi tilbakemelding. Dokumentets godkjenningsstatus vises i sidefeltet. Hvis du trenger å gjøre endringer, gjør du det, klikket tilbakestille godkjenning i sidebjelken og legg til korrekturleserne dine.
For alle dokument- og spesielt tekniske dokumenter er konsistens av språk og grammatikk viktig. Hvis budsjettet ikke strekker seg til en menneskelig korrekturleser, vil konsistenskontrolløren ta vare på jobben for deg.
Denne tillegget kontrollerer at du bruker stavemåte og grammatikk på en konsekvent måte. Det vil sjekke om stavemåter, forkortelser, tall (for eksempel at du ikke skriver både tre og tre i samme dokument), bindestrek og mer. Det er et veldig enkelt verktøy: gå til Fil> Add-ons> Consistency Checker og klikk Åpen. Klikk nå bare Scan og tillegget vil fungere gjennom de ulike kategoriene det tester, og foreslår endringer underveis.
Add-ons er en svært nyttig, men svært enkel måte å forbedre funksjonaliteten til Google Dokumenter og Ark. De legger ingen oppblåsthet og det er ingen ytelse som treffes når de bruker dem, så det er virkelig ingen ulemper å installere dem. Nye tilleggsprogrammer blir stadig tilgjengelige, og hver eneste tjener til å øke verdien av Dokumenter og Ark. Hvis du har holdt av å avinstallere den gamle kopien av Office for frykt for at Docs ikke er en verdig erstatning, kan det bare være akkurat nå.
Gi tillegg til Google Dokumenter et forsøk, og gi oss beskjed om dine favoritter - eller eventuelle problemer du slår med tilleggene - i kommentarene nedenfor!
Accentsconagua